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Digitalisierung und Legal Tech · Leitfaden

Kanzleisoftware auswählen: Lastenheft mit 44 Anforderungen

Von Redaktion ratg.deStand: Erstmals erschienen 20 Min. Lesezeit

Wie wähle ich Kanzleisoftware aus, ohne mich auf Herstellerangaben zu verlassen? Kanzleisoftware auswählen heißt: erst festlegen, was die Kanzlei braucht, dann Angebote daran messen. Das Werkzeug dafür ist ein Lastenheft mit prüfbaren Anforderungen, K.-o.-Kriterien und einer Gewichtung, die feststeht, bevor der erste Anbieter vorführt. Danach prüfen Sie jedes Angebot mit denselben erfundenen Testakten, nehmen die Datenübernahme ab und regeln den Ausstieg, bevor Sie einsteigen.

Die Excel-Vorlage enthält 44 Anforderungen an Kanzleisoftware, oft auch Anwaltssoftware genannt, dazu Bewertung, Testdrehbuch, Abnahmeprotokoll und Ausstiegsplan. Welche Pflichten eine kleine Kanzlei treffen, steht im Beitrag Legal Tech für kleine Kanzleien. Faustregel: Bei einem oder zwei Angeboten genügt dessen Prüfliste mit 24 Fragen; ab drei Angeboten, bei einem Wechsel mit Datenübernahme oder ab etwa zehn Berufsträgern lohnt das Lastenheft.

Auf dieser Seite: Aufbau · Die 44 Anforderungen · K.-o.-Fragen am Telefon · Nutzwertanalyse · Testen und abnehmen · Ausstieg · Fall · Mehrere Berufsträger · Vorlage · Was Sie jetzt tun · Grenzen

Erst die Anforderungen, dann die Angebote: so ist ein Lastenheft aufgebaut

Ein Lastenheft beschreibt, was der Auftraggeber verlangt; im Pflichtenheft beschreibt der Auftragnehmer, wie er das umsetzt (Begriffe nach DIN 69901-5, Ausarbeitung LMU München); bei Standardsoftware ersetzen es meist Angebot und Geschäftsbedingungen. Jede Zeile hat fünf Teile:

  • Nummer (A07, D01), damit Anbieter, Test und Vertrag auf dieselbe Zeile verweisen;
  • eine Aussage, was das Programm leisten soll, nicht wie („Dubletten erkennen“, nicht ein bestimmtes Suchverfahren);
  • Prüfweg: woran Sie im Test sehen, dass sie erfüllt ist;
  • Grundlage: Gesetz, Rechtsprechung oder eigener Ablauf;
  • Stufe: K.o. (Ausschlusskriterium: fehlt es, scheidet das Angebot aus), Soll (wichtig) oder Kann (erwünscht).

Ein Beispiel: Ein neuer Mandant heißt „Muster Bau GmbH“, in einer abgeschlossenen Akte eines ausgeschiedenen Kollegen steht als Gegner die „Muster-Bau GmbH“. Eine Suche nach genauer Schreibweise findet nichts. Das Tätigkeitsverbot gilt aber auch für Kollegen, mit denen Sie den Beruf gemeinsam ausüben, und bleibt nach deren Ausscheiden bestehen (§ 43a Abs. 4 Satz 2 und 3 BRAO). Ob ein Treffer ein Tätigkeitsverbot bedeutet, entscheiden Sie; das Programm muss ihn nur finden. A07 verlangt deshalb eine Kollisionsprüfung über alle Akten, auch abgeschlossene, die ähnliche Schreibweisen meldet. Prüfweg: genau dieser Test.

Lastenheft und Vertrag. Bitten Sie, das Lastenheft mit den Antworten zur Anlage des Vertrags zu machen. Vorrang vor den Geschäftsbedingungen des Anbieters haben nur Abreden, die im Einzelnen getroffen sind (§ 305b BGB). Ob die Anlage dazu zählt, hängt davon ab, wie sie zustande kommt und was der Vertrag zur Rangfolge sagt. Fragen Sie deshalb vor der Unterschrift, an welcher Stelle der Rangfolge das Lastenheft mit den Antworten steht.

Die 44 Anforderungen in sechs Gruppen

Zwölf Anforderungen sind als K.o. vorgeschlagen, 32 werden gewichtet. Die Stufen sind Vorschläge: Wer überwiegend Unternehmen berät, setzt etwa die E-Rechnung (C02) auf K.o.

Gruppe Zeilen davon K.o. Beispiele
Akte und Fristen A01–A10 3 Fristprotokoll, Tagesliste, Kollisionsprüfung, Word-Vorlagen, E-Mail-Ablage
beA und Justiz B01–B07 3 Eingänge mit Prüfprotokoll, Empfangsbekenntnis, Eingangsbestätigung
Abrechnung und E-Rechnung C01–C07 1 RVG, E-Rechnung, Buchungsexport, Fremdgeld
Daten und Wechsel D01–D08 2 vollständiger Export, Wechselklauseln, Datenübernahme, Schnittstelle
Datenschutz und Verschwiegenheit E01–E07 2 Vertrag nach § 43e BRAO, Auftragsverarbeitung, Serverstandort
KI-Funktionen F01–F05 1 kein Training mit Kanzleidaten, abschaltbar, Quellenangaben

Akte und Fristen

Die wichtigste Zeile ist unscheinbar: Jede Eintragung, Änderung und Streichung einer Frist wird mit Person und Zeit protokolliert (A01), und das Programm gibt je Tag eine Liste der Eingaben aus (A02). Der BGH hält die Eingabe in einen elektronischen Fristenkalender nur dann für ausreichend organisiert, wenn sie durch einen Ausdruck der eingegebenen Vorgänge oder ein Fehlerprotokoll kontrolliert wird (BGH, III ZB 96/18). Dazu kommt eine Liste aller offenen Fristen, die ohne das Programm lesbar ist (A05).

Im Alltag entscheiden zwei Zeilen, die Herstellerlisten selten prüfen: Briefe entstehen aus Word-Vorlagen mit Feldern aus der Akte, Textbausteine und Serienbriefe werden zentral gepflegt (A09); E-Mails mit Anhängen kommen in einem Schritt aus dem Mailprogramm in die Akte (A10). Wie die Akte papierlos wird, zeigt der Beitrag zur papierlosen Kanzlei.

beA und Justiz

Es zählt, was die beA-Anbindung an der Akte hinterlässt: den Eingang mit Prüfprotokoll (B01), das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB, die Bestätigung, dass ein zugestelltes Schriftstück angekommen ist), abgegeben über den vom Gericht mitgeschickten Datensatz (§ 173 Abs. 3 ZPO), und je Ausgang die Eingangsbestätigung mit den Dateinamen (B04). Sie muss sich auf die Datei mit dem Schriftsatz beziehen, nicht nur auf irgendeine Anlage (BGH, XI ZB 14/22).

Für den Ausgang verlangt die Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr (ERVV) PDF und, als Soll-Vorschrift, einen XJustiz-Datensatz, eine XML-Datei mit Gericht, Aktenzeichen und Parteien (§ 2 Abs. 1 und 3 ERVV) (B03). Nach der beA-Verordnung (RAVPV) melden sich Mitarbeiter mit eigenem Zertifikat und eigener PIN an (§ 24 Abs. 2 RAVPV); niemand braucht die Karte eines Anwalts (B06). Nachrichten wandern in die Akte, bevor das beA sie löscht (§ 27 RAVPV) (B07).

Abrechnung und E-Rechnung

Neben der RVG-Abrechnung samt Vergütung aus der Staatskasse (§ 49 RVG) gehört die E-Rechnung ins Lastenheft: ausstellen in einem Format nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG und empfangen (§ 14 UStG). Ab wann sie Pflicht ist, steht im Beitrag zu Legal Tech. Den Buchungsexport im Format, das Ihre Steuerberatung einliest (verbreitet ist das DATEV-Format), bestätigt sie nach einem Probeexport (C05).

Zwei Zeilen fehlen in vielen Listen. C07: Fremdgeld wird je Akte gebucht, und das Programm zeigt nicht weitergeleitetes Fremdgeld mit Datum an; fremde Gelder sind unverzüglich weiterzuleiten oder auf ein Anderkonto einzuzahlen (§ 43a Abs. 7 BRAO). C06: Bücher und Aufzeichnungen müssen zehn Jahre, Buchungsbelege einschließlich der Rechnungen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Wechseln Sie das System, genügt es – wenn noch keine Außenprüfung begonnen hat – erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten nur noch auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO). Das gehört in die Planung des Wechsels, abgestimmt mit der Steuerberatung.

Daten und Wechsel

D01 verlangt den vollständigen Export: Akten, Adressen, Beteiligte, Dokumente im Originalformat, Fristen mit Verlauf, Notizen, beA-Nachrichten und Rechnungen, maschinenlesbar und mit Beschreibung der Felder; eine Sammeldatei aller Dokumente genügt nicht. D08 fragt nach einer dokumentierten Schnittstelle (API), über die andere Programme Akten und Fristen lesen können.

Für Cloud-Dienste gilt seit dem 12.09.2025 Kapitel VI des Data Act, der EU-Verordnung 2023/2854 über Datenzugang und Datennutzung (Art. 50 Data Act). Erfasst sind Datenverarbeitungsdienste, nach den Erwägungsgründen auch Programme, die über das Internet bereitgestellt werden (Erwägungsgrund 81 Data Act). Nach Auffassung der Bundesnetzagentur gilt Kapitel VI für Verträge, die vor oder nach dem 12.09.2025 geschlossen wurden. Ob jede Cloud-Kanzleisoftware darunter fällt, ist im Einzelfall offen. Für Software, die nur auf Ihrem eigenen Server läuft, gilt Kapitel VI nicht; für Zusatzdienste aus der Cloud, etwa Sicherung oder KI, kann es anders sein.

Der Vertrag muss nach Art. 25 unter anderem enthalten (Art. 25 Abs. 2 Data Act): eine Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von höchstens zwei Monaten, eine Übergangszeit von höchstens 30 Kalendertagen, eine abschließende Liste der übertragenen und der ausgenommenen Daten, danach mindestens 30 Kalendertage zum Abruf und anschließend die Löschung. Wechselentgelte darf der Anbieter bis zum 12.01.2027 nur in Höhe seiner unmittelbaren Kosten verlangen, ab dem 12.01.2027 gar nicht mehr (Art. 29 Abs. 1 bis 3 Data Act). Zulässig bleiben die normalen Dienstentgelte bis Vertragsende und Vertragsstrafen bei vorzeitiger Kündigung; über beide muss der Anbieter vor Vertragsschluss informieren (Art. 2 Nr. 36, Art. 29 Abs. 4 Data Act).

Unabhängig davon regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, dass der Anbieter am Ende alle personenbezogenen Daten nach Ihrer Wahl löscht oder zurückgibt (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Für die Handakte gilt: sechs Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Auftrag endete (§ 50 Abs. 1 BRAO); D06 fragt nach Archivexport oder Lesezugang.

Die EU-Kommission hat im November 2025 mit dem sogenannten Digital Omnibus Änderungen am Data Act vorgeschlagen, darunter Übergangsregeln für kleinere Cloud-Anbieter bei Verträgen, die vor dem 12.09.2025 geschlossen wurden (Greenberg Traurig, Juli 2026). Am 23.10.2026 hatte das Europäische Parlament darüber noch nicht abgestimmt; beschlossen ist nichts (Legislative Observatory des Europäischen Parlaments).

Datenschutz und Verschwiegenheit

Zwei Verträge sind K.o.: der Vertrag nach § 43e Abs. 3 BRAO in Textform, mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, der Pflicht, sich nur die nötige Kenntnis zu verschaffen, und einer Regel zu weiteren Personen (E01), und der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO (E02); Einzelheiten in den Prüfpunkten im Beitrag zu Legal Tech. Gewichtet werden Unterauftragnehmer, Serverstandort, Zugriffe der Unterstützung nur nach Freigabe, zweiter Faktor und eine Sicherung mit nachgewiesenem Wiederherstellungstest, E03 bis E07 (Art. 32 Abs. 1 lit. c und d DSGVO).

KI-Funktionen

Fünf Zeilen genügen: alle KI-Funktionen mit Anbieter des Modells und Ort der Verarbeitung (F01), kein Training mit Kanzleidaten im Vertrag (F02, K.o.), Abschalten je Rolle (F03), Speicherdauer und Kennzeichnung von KI-Entwürfen (F04), Quellenangaben, die man öffnen kann (F05). F02 ist K.o., weil ein Anbieter, der Ihre Daten für eigene Zwecke nutzt, insoweit nicht mehr nur in Ihrem Auftrag verarbeitet (Art. 28 Abs. 10 DSGVO); zudem darf er sich nur die Kenntnis verschaffen, die der Vertrag erfordert (§ 43e Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 BRAO). Mehr im Beitrag KI in der Kanzlei.

Die zwölf K.-o.-Fragen fürs erste Telefonat

Für die Einzelkanzlei oder die erste Sortierung: Fragen Sie am Telefon, lassen Sie sich die Antworten schriftlich bestätigen. Ein Nein beendet das Gespräch.

  1. Wird jede Fristeingabe, -änderung und -streichung mit Person und Zeit protokolliert? (A01)
  2. Gibt es je Tag eine Liste der eingegebenen Fristen? (A02)
  3. Findet die Kollisionsprüfung ähnliche Schreibweisen, auch in alten Akten? (A07)
  4. Kommen beA-Eingänge mit Prüfprotokoll an die Akte? (B01)
  5. Wird das eEB über den Datensatz des Gerichts abgegeben? (B02)
  6. Liegt je Ausgang die Eingangsbestätigung mit Dateinamen an der Akte? (B04)
  7. Bleiben Buchungsdaten nach Vertragsende auswertbar? (C06)
  8. Bekomme ich alle Daten exportiert, Fristen mit Verlauf? (D01)
  9. Stehen Wechselfristen und Löschung im Vertrag? (D03)
  10. Gibt es den Vertrag nach § 43e BRAO mit allen drei Pflichten? (E01)
  11. Gibt es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO? (E02)
  12. Steht im Vertrag, dass Kanzleidaten nicht zum KI-Training dienen? (F02)

Drei Angebote, zwei Gewichtungen: die Nutzwertanalyse

Ein Nutzwertvergleich, in der Betriebswirtschaft Nutzwertanalyse genannt, rechnet je Angebot: Summe aus Gewicht mal Bewertung, geteilt durch die Höchstpunktzahl; das Ergebnis heißt Nutzwert. Es zählen nur die 32 gewichteten Zeilen, die K.-o.-Zeilen entscheiden vorher. Bewertet wird nach dem Test: 0 = nein, 1 = teilweise oder nur behauptet, 2 = ja, geprüft; ein K.o. gilt nur mit 2 als erfüllt. Gewichte gehen von 1 (nützlich) bis 3 (sehr wichtig); anders als in der Prüfliste mit 24 Fragen, wo 3 „unverzichtbar“ heißt, steht Unverzichtbares hier nicht im Gewicht, sondern als K.o.

Die Zahlen stammen aus dem Fall unten: A und B sind Cloud-Dienste, C läuft auf dem eigenen Server. Die Grundgewichtung betont Fristen, Ausstieg und Datenschutz, die Gegenprobe (dieselbe Rechnung mit zweiter Gewichtung) Abrechnung, Alltag und KI.

Angebot A Angebot B Angebot C
K.-o.-Zeilen nicht erfüllt 0 0 1 (D01: Export ohne Fristverlauf)
Nutzwert, Grundgewichtung (von 142 Punkten) 121 = 85,2 % 125 = 88,0 % 122 = 85,9 %
Abstand zum höchsten Nutzwert 2,8 Prozentpunkte – scheidet aus
Nutzwert, Gegenprobe (von 130 Punkten) 117 = 90,0 % 102 = 78,5 % 117 = 90,0 %
Kosten über drei Jahre (netto, sieben Nutzer) 38.780 € 36.196 € 39.920 €
Euro je Prozentpunkt Nutzwert (Grundgewichtung) 455,10 € 411,19 € 464,64 €

Drei Dinge zeigt die Rechnung:

  1. K.o. vor Punkten. C hätte in der Gegenprobe so viel wie A, scheidet aber aus: Sein Export liefert die Fristen ohne Verlauf. Ein Punktvorsprung gleicht eine fehlende Pflicht nicht aus.
  2. Wenige Punkte sind kein Vorsprung. In der Grundgewichtung trennen A und B 2,8 Prozentpunkte; eine einzige anders bewertete Zeile verschiebt das um dieselbe Größenordnung. Das ist ein Gleichstand. Legen Sie vorher eine Schwelle fest (die Vorlage schlägt 5 Prozentpunkte vor) und was dann entscheidet.
  3. Die Gewichtung kippt das Ergebnis. In der Gegenprobe liegt A deutlich vorn. B holt in der Gegenprobe bei Abrechnung und E-Rechnung nur 18 von 32 Punkten, A in der Grundgewichtung bei Daten und Wechsel 17 von 26 und beim Datenschutz 23 von 28. Die Zahl stellt die Frage, sie beantwortet sie nicht: Was ist Ihnen wichtiger?

Kosten über drei Jahre, für B: (98 € × 7 Nutzer × 12 + 600 €) × 3 + 2.000 + 6.500 + 1.200 = 36.196 €. „Euro je Prozentpunkt“ teilt diese Kosten durch den Nutzwert (36.196 € : 88,028 = 411,19 €). Ein Ausstiegsentgelt (1.500 Euro) steht nur bei C, weil das Verbot der Wechselentgelte für die Software auf dem eigenen Server nicht greift. Lizenzkosten in Arbeitsstunden zeigt die Rechnung im Beitrag zu Legal Tech.

Testen und abnehmen

Testdrehbuch. Eine Vorführung zeigt, was der Anbieter zeigen will; ein Testdrehbuch zeigt, was Sie brauchen. Die Vorlage enthält elf Testfälle mit erfundenen Testakten. Beispiel T02: zwei Fristen eintragen, eine verlegen, eine streichen; erwartet wird ein Protokoll aller Schritte mit Person und Zeit. Prüfweg und Testfall gehen bewusst mit der Anfrage hinaus: Der Anbieter soll wissen, woran er gemessen wird. Für Testzugänge gilt Kapitel VI des Data Act nicht (Art. 31 Abs. 2 Data Act); lassen Sie sich die Löschung der Testdaten bestätigen (D07).

Abnahme. Die Abnahme ist die Erklärung, dass eine Werkleistung im Wesentlichen vertragsgemäß ist. Einrichtung und Datenübernahme sind oft Werkleistungen; ob das in Ihrem Vertrag so ist, hängt vom Vertragstyp ab. Wegen unwesentlicher Mängel können Sie die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Setzt Ihnen der Anbieter nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme, gilt das Werk als abgenommen, wenn Sie nicht innerhalb der Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigern; der Hinweis auf diese Folge ist nur gegenüber Verbrauchern nötig, und die Kanzlei ist keine Verbraucherin (§ 640 Abs. 2 BGB). Bekannte Mängel behalten Sie sich bei der Abnahme ausdrücklich vor (§ 640 Abs. 3 BGB). Das Abnahmeprotokoll der Vorlage vergleicht dazu Akten, Adressen, Fristen, Rechnungen und Fremdgeld alt gegen neu und zehn Akten vollständig; jede Abweichung wird ein Mangel mit Frist.

Der Ausstieg gehört in den Einstieg

Ein Wechsel scheitert selten am neuen Programm, sondern am alten Vertrag. Das Blatt „Ausstieg“ rechnet die Fristen nach Art. 25 Data Act: Ein Verlangen vom 01.03.2027 ergibt bei zwei Monaten Kündigungsfrist und je 30 Tagen Übergang und Abruf rechnerisch die Übertragung bis 31.05.2027 und den Abruf bis mindestens 30.06.2027, ohne Verschiebung bei Wochenende und Feiertag; der 01.05.2027 ist ein Samstag und Feiertag. Maßgeblich bleiben Ihr Vertrag und die gesetzliche Fristberechnung.

Fall: drei Berufsträger wechseln die Kanzleisoftware in 17 Wochen

Beispiel, erfunden. Eine Partnerschaft in Niedersachsen: Rechtsanwältin P. (Baurecht), Rechtsanwalt W. (Miet- und Wohnungseigentumsrecht), die angestellte Rechtsanwältin L., Büroleiterin D., zwei Fachangestellte und eine Auszubildende, zusammen sieben Nutzer. Die bisherige Software läuft auf einem eigenen Server.

Woche 1 (ab 04.01.2027): Bestand und alter Vertrag. D. zählt 1.284 Akten, 3.912 Adressen, 214 offene Fristen und 47 offene Rechnungen. Der Wartungsvertrag läuft bis 30.06.2027 und verlängert sich um ein Jahr, wenn die Kündigung nicht bis Mittwoch, 31.03.2027, zugeht.

Woche 2: Lastenheft und Regeln. P. will Fristen, Ausstieg und Datenschutz vorn sehen, W. Abrechnung, Alltag und KI. Die Partner beschließen vor der ersten Anfrage: P.s Gewichtung gilt, W.s läuft als Gegenprobe; unter 5 Prozentpunkten Abstand sind Angebote gleichauf, dann entscheiden die Kosten über drei Jahre.

Woche 3 bis 7: Anfrage und Test. Vier Anbieter bekommen das Lastenheft; einer schickt einen Prospekt statt Antworten. D. und L. spielen das Testdrehbuch in drei Testzugängen durch. Bei A lässt sich eine Frist vor der Eingangsbestätigung streichen (A03 = 1), bei C fehlt im Export der Fristverlauf (D01 = 1).

Woche 8: Entscheidung. C scheidet aus. A und B sind gleichauf, also entscheiden die Kosten: B ist 2.584 Euro günstiger. Weil die Gegenprobe B in der Zeiterfassung schwächer zeigt, lässt sich W. die Zeiterfassung am Handy bis zum Stichtag zusagen.

Woche 9: erst Vertrag, dann Kündigung. Am Montag, 01.03.2027, unterschreiben die Partner den Vertrag mit B, mit Lastenheft als Anlage, Vertrag nach § 43e BRAO, Auftragsverarbeitung, Wechselklauseln und Datenübernahme zum Festpreis von 6.500 Euro. Erst am Dienstag, 02.03.2027, kündigen sie den Wartungsvertrag und lassen sich den Zugang bestätigen.

Woche 10 bis 16: Einrichtung, Probeübernahme, Schulung. Ab Montag, 22.03.2027, prüft D. eine Probeübernahme mit dem Abnahmeprotokoll, ab 12.04.2027 folgt die Schulung je Rolle; KI bleibt für die Auszubildende aus (F03).

Woche 17: Stichtag und Abnahme. Nach Büroschluss am Freitag, 23.04.2027, läuft die Endübernahme; ab Montag, 26.04.2027, gilt nur noch der neue Fristenkalender. D. gleicht die übertragenen Fristen mit der alten Liste ab, P. zeichnet ab (BGH, III ZB 96/18). Am Donnerstag, 29.04.2027, stimmen im Protokoll Akten, Fristen, Rechnungen und Fremdgeld. Fünf Adressen fehlen, weil Dubletten zusammengeführt wurden; D. fordert die Liste an. In zehn Stichprobenakten fehlen drei E-Mail-Anhänge (Mangel 1), in der Fristvorlage eine Vorfrist (Mangel 2). Der Anbieter prüft alle Akten und bestätigt schriftlich, dass nur diese drei Anhänge fehlen. Damit sind beide Mängel unwesentlich; D. nimmt im Auftrag der Partner unter Vorbehalt beider Mängel ab, mit Fristen bis 13.05. und 05.05.2027.

Am 30.06.2027 endet der alte Wartungsvertrag; abgeschaltet wird das alte System damit nicht. Für die Buchungsdaten genügt ein maschinell auswertbarer Datenträger erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, hier also ab 2033 (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO); bis dahin kann die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung auch das alte System selbst zur Prüfung nutzen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Vorher legen die Partner mit ihrer Steuerberatung fest, wie Buchungsdaten und Handakten (§ 50 BRAO) bis zum Ablauf der Fristen zugänglich bleiben: als Lesezugang im alten System oder in einem Archivsystem. Nach drei Monaten prüfen die Partner die zugesagte Zeiterfassung.

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

Wer entscheidet. In der Partnerschaft regelt das der Partnerschaftsvertrag; fehlt eine Regel, gelten Vorschriften des HGB entsprechend (§ 6 Abs. 3 PartGG). Danach führt jeder Partner gewöhnliche Geschäfte allein, der Widerspruch eines anderen stoppt das Geschäft, und darüber hinaus braucht es einen Beschluss aller (§ 116 Abs. 2 und 3 HGB). Ob ein Softwarewechsel mit drei Jahren Bindung noch gewöhnlich ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Klar wird es mit zwei Beschlüssen aller Partner: über Lastenheft, Gewichtung und Gleichstandsregel vor der ersten Anfrage, später über den Vertrag. Gestritten wird dann über die Gewichtung, bevor ein Angebot vorliegt. In der Gesellschaft bürgerlichen Rechts handeln die Gesellschafter ohne andere Regel nur gemeinsam (§ 715 Abs. 3 BGB).

Aufwand in Stunden und Euro. Die eigene Arbeitszeit weist kein Angebot aus. Die Vorlage schätzt sie im Blatt „Kosten“ für acht Schritte vom Bestand bis zur Schulung:

Fall: 3 Berufsträger, 7 Nutzer 10 Berufsträger, 25 Nutzer
Berufsträger (× 167 €) 50 h = 8.350 € 130 h = 21.710 €
Büro (× 27 €) 94 h = 2.538 € 228 h = 6.156 €
Eigene Arbeitszeit zusammen 10.888 € 27.866 €

Angenommen sind bei zehn Berufsträgern eine Arbeitsgruppe aus drei, eine Sitzung aller und vier Stunden Schulung je Berufsträger. Die Stundenwerte stammen aus der Stundensatz-Kalkulation: für Berufsträger der Zielsatz von 167 Euro (hier mit dem Zielsatz statt des Mindestsatzes gerechnet), für das Büro 23.520 Euro Personalkosten einer Fachangestellten halbtags im Jahr, geteilt durch 219 Arbeitstage mal 4 Stunden (876 Stunden), also rund 27 Euro je Stunde. Im Fall kommt die eigene Zeit zu den Kosten über drei Jahre noch einmal rund 30 Prozent hinzu (10.888 zu 36.196 Euro).

Haftung. Versäumt die Kanzlei eine Frist, hilft der Hinweis auf einen Programmfehler wenig: Das Verschulden des Anwalts steht dem der Partei gleich (§ 85 Abs. 2 ZPO), und die Rechtsprechung prüft die Organisation, etwa ob die Eingabe kontrolliert wurde (BGH, III ZB 96/18). Ein Programmfehler entlastet also nur, wenn diese Kontrolle ihn nicht finden konnte. In der Partnerschaft haften neben der Gesellschaft nur die Partner, die mit dem Auftrag befasst waren (§ 8 Abs. 2 PartGG); in der Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung haftet für Berufsfehler nur die Gesellschaft, wenn sie die vorgeschriebene Berufshaftpflichtversicherung unterhält (§ 8 Abs. 4 PartGG). Versichert sein müssen der einzelne Anwalt mit mindestens 250.000 Euro je Versicherungsfall (§ 51 Abs. 4 BRAO) und die Partnerschaft selbst mit mindestens 500.000 Euro, mit beschränkter Berufshaftung und höchstens zehn Berufsträgern mit 1 Mio. Euro, darüber mit 2,5 Mio. Euro (§§ 59n, 59o BRAO). Ob Sie beim Anbieter Rückgriff nehmen können, richtet sich nach Ihrem Vertrag mit ihm; Haftungsklauseln begrenzen ihn oft. Eine Haftungsgrenze in Höhe eines Jahresentgelts, bei B 8.832 Euro, deckt keinen Fristschaden.

Anders als in der Einzelkanzlei. Ab etwa zehn Berufsträgern wiegen Rechte nach Rolle (E06), Vertretung (A06) und Schnittstelle (D08) schwerer; setzen Sie sie auf Gewicht 3. Im Fall mit drei Berufsträgern bleiben A06 bei 2 und D08 bei 1.

Lastenheft-Vorlage für Kanzleisoftware (Excel)

Lastenheft-Vorlage für Kanzleisoftware (Excel-Datei .xlsx, keine Makros): sieben Blätter vom Lastenheft mit 44 Anforderungen bis zum Ausstieg, Beispielwerte aus dem Fall; gelbe Zellen überschreiben Sie. Zeilen nicht löschen oder einfügen, weil Bewertung und Kosten mit festen Zeilen rechnen: Was Sie nicht brauchen, setzen Sie auf die Stufe „entfällt“, eigene Anforderungen kommen in die freien Zeilen G01 bis G05.

Lastenheft-Vorlage herunterladen (Excel, xlsx): lastenheft-vorlage-kanzleisoftware.xlsx

Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe; sie prüft keine Verträge und ersetzt keine Rechtsberatung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.

Was Sie jetzt tun

  1. Inhaber und Büroleitung, diese Woche: Akten, Adressen, offene Fristen, Rechnungen und Fremdgeld zählen; Laufzeit und Kündigungsfrist des jetzigen Vertrags notieren.
  2. Alle Berufsträger, vor der ersten Anfrage: Stufen, beide Gewichtungen, Schwelle und Gleichstandsregel beschließen; danach nichts mehr am Gewicht ändern.
  3. Büroleitung, danach: Lastenheft an drei bis fünf Anbieter, Antwort je Zeile, vollständiges Preisblatt, zwei Wochen Frist.
  4. Büroleitung und ein Berufsträger, im Test: Testdrehbuch in jedem Testzugang; nur bewerten, was Sie gesehen haben.
  5. Alle Partner, vor der Unterschrift: K.o. zuerst, dann Nutzwert in beiden Gewichtungen; Verträge nach § 43e BRAO und Art. 28 DSGVO, Wechselklauseln, Haftungsklausel und Rangfolge des Lastenhefts prüfen.
  6. Inhaber, nach der Unterschrift: alten Vertrag fristgerecht kündigen, Zugang bestätigen lassen; Archiv der Altdaten mit der Steuerberatung klären.
  7. Büroleitung, bei der Übernahme: Probeübernahme und Abnahme mit Stichproben; bekannte Mängel vorbehalten; auf eine gesetzte Abnahmefrist rechtzeitig reagieren.

Wo die Methode nicht passt

  • „Ein Testsieger reicht doch.“ Ein Testbericht gewichtet nach dem, was der Tester wichtig fand, und prüft selten Export, Wechselklauseln oder § 43e BRAO. Das Gegenargument ist trotzdem ernst: Lastenheft, Anfrage und Test kosten im Fall gut 50 Stunden. Wer zwischen zwei Angeboten wählt, nimmt die Prüfliste mit 24 Fragen, die zwölf K.-o.-Fragen und das Testdrehbuch.
  • Einzelkanzlei mit Standardpaket. Bei einem Nutzer ist ein Nutzwertvergleich Überbau; K.-o.-Fragen und Ausstieg bleiben sinnvoll.
  • Was fehlt. Diktat und Spracherkennung, Posteingang mit Scanner, Telefonnotizen und Funktionen einzelner Rechtsgebiete (etwa Verfahrenswerte im Familienrecht) stehen nicht als eigene Zeilen in der Vorlage; tragen Sie sie nach demselben Aufbau in die freien Zeilen G01 bis G05 ein. Mehrere Standorte mit eigener IT brauchen meist fachliche Begleitung.
  • Was offen ist. Ob eine bestimmte Cloud-Kanzleisoftware unter Kapitel VI des Data Act fällt, ob der Digital Omnibus die Regeln ändert, welcher Vertragstyp gilt und wie ein Lastenheft gegen die Geschäftsbedingungen des Anbieters wirkt, ist nicht allgemein zu beantworten. Bei größeren Verträgen prüft das ein Anwalt für IT-Recht.
  • Bedienung. Ob Ihre Mitarbeiter gern damit arbeiten, zeigt kein Lastenheft, nur der Test mit ihnen selbst.

Stand und Wiedervorlage

Stand November 2026, Rechtsstand 23.10.2026. Überprüfung zum 12.01.2027 (Ende der Wechselentgelte), bei einer Änderung durch den Digital Omnibus, bei neuen Bekanntmachungen zum elektronischen Rechtsverkehr und spätestens im Mai 2027.

Quellen

Alle abgerufen am 23. und 24.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.

Kein Anbieter wird genannt oder bewertet; die Angebote A, B und C sind erfunden. DATEV steht nur als Datenformat für den Buchungsexport im Text, nicht als Anbieter von Kanzleisoftware.

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