Finanzen im Fokus

„Halten Sie Ihr Geschäft auf Kurs und berücksichtigen Sie dabei die langfristige Finanzstrategie Ihres Unternehmens.„

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Methoden, nach denen Sie suchen sollten, wenn es um die Finanzen Ihrer Anwaltskanzlei geht:

• Sie haben eine dokumentierte langfristige Finanzstrategie und ein Rentabilitätsmodell, das Ihre kurzfristigen Budgets und Berichte an den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens ausrichtet.
• Sie haben Zugang zu ausreichend Kapital und Cashflows, um Ihr Unternehmen auf absehbare Zeit zu finanzieren.
• Sie befolgen schriftliche Budgets und überwachen regelmäßig konsistente Finanzberichte und finanzielle Leistungsindikatoren.
• Ihre Rechnungs-, Zahlungs- und Inkassosysteme konzentrieren sich auf die Zahlungspräferenzen Ihrer Kunden, damit diese ihre Rechnungen pünktlich bezahlen können.
• Sie zahlen sich ein einheitliches marktübliches Gehalt, das von Boni oder Ausschüttungen getrennt ist, und Sie investieren einen angemessenen Betrag in Ersparnisse und Ruhestand.

Erstellen Sie eine langfristige Finanzstrategie

Als Geschäftsinhaber müssen Sie stets den Überblick behalten, Ihr Budget prognostizieren und den Cashflow Ihrer Anwaltskanzlei täglich verwalten. Sie benötigen auch eine Vision für die Zukunft Ihres Unternehmens, Ihrer Mitarbeiter und Ihrer selbst. Stellen Sie sich eine große Kanzlei mit mehreren Anwälten vor, die große Fälle und Mandanten aufnimmt? Oder sehen Sie Ihre Firma als eine stabile Einzelpraxis, die Sie und Ihre Familie bequem ernähren kann? Wenn Sie eine Vision für die Zukunft Ihres Unternehmens haben, werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit dort landen – und Sie werden mit größerer Wahrscheinlichkeit glücklich sein, wenn Sie dies tun.

Erhalten Sie Zugang zu Kapital- und Cashflow-Mitteln für Ihr Unternehmen

Sobald Sie eine Vision für das, was Ihr Unternehmen werden wird, und einen Plan für die Erreichung dieses Ziels haben, benötigen Sie Zugang zu ausreichend Kapital und Cashflow. Sie können eine Anwaltskanzlei mit nur ein paar tausend Euro finanzieren, aber mehr Kapital gibt Ihnen mehr Freiheit, um Ihr Geschäft rentabel zu machen.

Es gibt viele Möglichkeiten, Finanzierungen zu erhalten, darunter:

• Ihre persönlichen Ersparnisse. Zumindest ein Teil Ihrer Finanzierung sollte aus Ihren persönlichen Ersparnissen stammen. Auf diese Weise haben Sie etwas Spiel. Wenn es schwierig wird, ist es wahrscheinlicher, dass Sie weiterarbeiten, weil Sie mehr zu verlieren haben.
• Kredite von Freunden und Familie. Ein Darlehen von Freunden oder der Familie kann den zusätzlichen Vorteil eines Zinssatzes haben, der unter dem Marktzinssatz liegt. Diese Kredite können jedoch auch mit Bedingungen verbunden sein und die Beziehung belasten, wenn sie nicht rechtzeitig zurückgezahlt werden. Da jede Beziehung anders ist, ist es wichtig, dass Sie Ihren Komfort abwägen, bevor Sie einen Kredit annehmen.
• Bankdarlehen. Bankdarlehen bieten niedrigere Zinssätze als Kreditkarten.
• Startinkubatoren. Inkubatoren können neuen Geschäftsinhabern helfen, indem sie Sie mit den erforderlichen Mitteln unterstützen und am Erfolg Ihres Unternehmens mitpartizipieren. ACHTUNG: In Österreich ist eine Beteiligung am Erfolg einer Anwaltskanzlei verboten. Siehe § 46 RL-BA

Budgets, Finanzberichte und Finanzkennzahlen

Ein Budget ist entscheidend für den finanziellen Erfolg Ihrer Anwaltskanzlei. Ohne Budget wissen Sie nicht, wie viel Geld Ihre Anwaltskanzlei in der nächsten Woche, im nächsten Monat oder im nächsten Jahr ausgeben wird. Sie wissen wiederum nicht, wie viel Umsatz erforderlich ist, um Ihre Anwaltskanzlei rentabel zu machen.

Erster Schritt: Erstellen eines Budgets für eine Anwaltskanzlei

Das Budget Ihrer Anwaltskanzlei besteht im Grunde genommen aus einer Liste von Ausgaben, die nach Kategorien geordnet und in relevante Teile unterteilt sind. Sie müssen Ihre Ausgaben und die Einnahmen, die Sie erwarten, schätzen. Wenn Sie rechnen, haben Sie eine genaue Vorstellung davon, wie viel Sie mit Arbeit einnehmen müssen, um Ihr Unternehmen rentabel zu machen.

Grundlagen der Buchhaltung

Die Buchhaltung hat für Anwälte die Tendenz, beängstigend zu klingen, aber es ist wirklich einfacher als Sie denken. Die Buchhaltung ist ein zuverlässiges System zur Verfolgung der Finanztransaktionen Ihrer Anwaltskanzlei. Der Schlüssel ist, es regelmäßig zu tun. Sie müssen diszipliniert sein. Notieren Sie sich jedes Mal, wenn eine Transaktion vorliegt. Andernfalls können sich schlechte Gewohnheiten entwickeln.

Im Laufe der Zeit kann eine nicht regelmäßig durchgeführte Buchhaltung von Anwaltskanzleien zu einem Schneeball werden oder zu einem Chaos werden, das schwer zu entwirren ist. Wenn das Chaos Anderkonten betrifft, kann es sogar zu Problemen mit der Kammer und Ihrer Anwaltslizenz kommen.

Aber, was ist, wenn die Buchhaltung gut gemacht ist? Es kann das leistungsstärkste Instrument sein, um Ihnen objektive, umsetzbare Daten über die finanzielle Gesundheit und das Wohlergehen Ihrer Anwaltskanzlei zu liefern.

Jahresabschluss der Anwaltskanzlei

Im Allgemeinen enthält ein vollständiger Abschluss von Anwaltskanzleien vier grundlegende Finanzberichte. Sie sind:

• Gewinn- und Verlustrechnung (oder Gewinn- und Verlustrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung). Das ist der Große. Es zeigt das Gesamteinkommen Ihres Unternehmens abzüglich Ihrer Gesamtausgaben.
• Bilanz. Hier wird der „Saldo“ der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens sowie des gesamten Eigenkapitals der Eigentümer des Unternehmens angezeigt. Bilanzierungspflichtig sind aber nur Gesellschaften und Unternehmen bestimmter Größe.
• Kapitalflussrechnung. Diese Erklärung gibt an, woher Ihr Geld kommt und wohin es fließt, und gruppiert diese Zu- und Abflüsse.
• Erklärung des Gewinns. Dieser Bericht hilft Ihnen zu verstehen, ob Sie einen Cash-Überschuss aus Ihrer Geschäftstätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit erzielen.

Jeder dieser Finanzberichte von Anwaltskanzleien kann eine Quelle großartiger Erkenntnisse über Ihr Unternehmen sein, obwohl professionelle Beratung oft am besten ist, um diese Erkenntnisse zu gewinnen, insbesondere wenn Sie gerade erst anfangen. Beispielsweise betrachten viele Anwälte ihre Anwaltskanzleien als rentabel, wenn sie alle Rechnungen der Kanzlei und die Gehälter ihrer Anwälte bezahlen können. Dies ist jedoch nicht das einzige Maß für die Rentabilität. Um Ihre Anwaltskanzlei rentabel zu machen, benötigen Sie ein tieferes Verständnis Ihrer Key Performance Indikatoren (KPIs), einschließlich der Zeit, die Sie für jeden Fall aufwenden, und des Vergleichs mit dem Einkommen, das der Fall generiert.

Wenn Sie eine eingehendere Analyse durchführen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung vom Finanzbild Ihrer Anwaltskanzlei. Sie können sehen, dass einige Fälle wesentlich rentabler sind als andere. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass Sie in einigen Fällen erheblich mehr Zeit investieren müssen als mit dem Gewinn, den sie erzielen, oder dass einige Ihrer Anwälte oder Mitarbeiter viel effizienter arbeiten als andere. Diese Erkenntnisse können Ihnen helfen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, welche Fälle zu übernehmen sind und wie Sie die Arbeit Ihres Unternehmens strukturieren.

Best Practices in Fakturierungs-, Zahlungs- und Inkassosystemen

Die Leute erzählen Ihnen vielleicht viel über Rechnungsstellung und Zahlung, aber alles hängt davon ab: Die Führung einer profitablen Anwaltskanzlei ist erheblich einfacher, wenn Ihre Kunden Sie bezahlen. Um dies zu erreichen, müssen Sie einige bewährte Methoden für Rechnungs-, Zahlungs- und Inkassosysteme befolgen, darunter:

• Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit regelmäßig, und zwar genau dann, wenn Sie die Arbeit erledigt haben. Andernfalls werden viele Zeiten nicht in Ihrer Abrechnung aufscheinen. Selbst nach einem Tag wissen Sie oft schon nicht mehr im Detail, wie viele Minuten Sie für was gearbeitet haben. Sie werden wahrscheinlich viel harte Arbeit vergessen, die Sie investiert haben.
• Vorauskasse. Diese Vorschüsse geben Ihnen die Gewissheit, für Ihre harte Arbeit bezahlt zu werden. Verfolgen Sie genau, ob der Vorschuss durch Ihre bereits getätigte Arbeit aufgebraucht ist und ersuchen Sie Ihren Klienten, weitere Vorschüsse einzubezahlen, bevor Sie mit der Arbeit fortfahren.
• Arbeiten Sie nicht, wenn Sie nicht bezahlt werden. Viele Anwälte machen den Fehler, weiter zu arbeiten, wenn ein Mandant nicht mehr zahlt.
• Verlangen Sie Gebühren für Ausgaben im Voraus. Wenn Sie Barauslagen haben, ersuchen Sie Ihren Klienten, diese im Voraus zu bezahlen. Nichts ist schlimmer, wenn Sie Barauslagen tätigen, die Sie dann nicht mehr erhalten. Sie verlieren dadurch Geld.
• Legen Sie die Abrechnungsformalitäten fest. Seien Sie flexibel in Bezug auf die Zahlungsanforderungen Ihres Kunden und besprechen Sie die Abrechnungsvereinbarungen und Ihren Abrechnungsplan im Voraus. Durch das Festlegen von Abrechnungsformalitäten behalten Kunden auch die Kontrolle über ihre Finanzen.

Was sollten Sie sich selbst und Ihren Mitarbeiter bezahlen?

Verwechseln Sie sich nicht mit Ihrer Anwaltskanzlei. Wie viel Geld Ihre Anwaltskanzlei aufnimmt, ist nicht dasselbe wie viel Geld Sie mit nach Hause nehmen. Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, müssen Sie sich ein marktübliches Gehalt zahlen, das von Ihrer Verantwortung abhängt. Wenn Sie beispielsweise tagsüber Fälle bearbeiten und dann bis spät in die Nacht Marketing und Budgetausgleich erledigen, sollte Ihr Gehalt alles widerspiegeln, was Sie tun.

Wenn Sie sich wie jeder andere Mitarbeiter regelmäßig ein Gehalt zahlen, wird Ihr Leben stabil. Es ist aber auch eine gute Geschäftspraxis. Es hilft Ihnen, Ihre Rolle zu klären und genaue Daten für Ihren Buchhalter bei der Erstellung von Finanzberichten zu erfassen. Es hilft sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nachhaltig ist.

Was Ihre Mitarbeiter betrifft, sollte Ihr Vergütungssystem gegenüber bestehenden Anwälten und Mitarbeitern fair sein und es Ihrer Kanzlei ermöglichen, neue Anwälte und Mitarbeiter von höchster Qualität einzustellen.

Wenn Unternehmen keinen Gewinn erzielen, ist es manchmal der Schlüssel zum Personalabbau. Niemand will das jemals tun, aber es kann der beste Weg sein. Halten Sie Ihr Geschäft auf Kurs und berücksichtigen Sie dabei die langfristige Finanzstrategie Ihres Unternehmens.

Versicherungsschutz

Um die zukünftige Sicherheit Ihres Unternehmens wirklich unter Kontrolle zu haben, müssen Sie das Unerwartete einplanen. Ein wichtiger Teil davon ist der richtige Versicherungsschutz für Anwaltskanzleien. Die Anwaltskammern bieten hierzu an oder schreiben einen Versicherungsschutz verpflichtend vor.

Steuern

Steuern können Anwälte auch auf unerwartete Weise treffen. Viele Anwälte halten Dinge für steuerlich absetzbar, die es wirklich nicht sind. Darüber hinaus kann Ihre Steuerschuld höher sein als erwartet, insbesondere wenn Sie gerade erst anfangen und ein Unternehmen führen. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Steuerberater ist eine gute Idee, damit Sie Ihre Steuerschuld im Voraus planen können.

Wichtige Steuern und Abgaben sind:

• Umsatzsteuer (monatlich)
• Einkommenssteuer (jährlich)
• Kammerbeiträge
• Haftpflichtversicherung
• Sozialversicherung
• Pensionsversicherung

Eine erfolgreiche Anwaltskanzlei berücksichtigt zuerst die Zahlen und erstellt einen soliden Finanzplan für die Zukunft. Was mit einer Vision begann, sollte mit einem ausreichenden Cashflow, einem Budget, einem detaillierten Abrechnungsprozess und einem Marktgehalt fortgesetzt werden, das Ihre harte Arbeit widerspiegelt. Im weiteren Verlauf entwickeln Sie neue Wachstumschancen wie neue Tätigkeitsbereiche, Teammitglieder und Dienstleistungen. Machen Sie weitere Fortschritte und schaffen Sie die profitable Anwaltskanzlei, die Sie sich von Anfang an vorgestellt haben.