Kanzleimanagement – Prozesse

Ineffizienzen bedeuten nicht nur erhöhten Aufwand und Kosten, sondern auch Verlust von entgangenem Gewinn.

Die ordnungsgemäße Verwaltung ist die Basis, damit Ihr Geschäft funktioniert. Achten Sie darauf, dass die administrative Tätigkeit nicht den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Damit ist nicht gemeint, dass Sie administrative Tätigkeit unterlassen, nein, vielmehr legen Sie Wert darauf, Ihre Prozesse effizient zu gestalten und zu automatisieren, damit Sie Zeit für die wesentlichen Dinge haben und für das, was Sie am besten können – Ihre Mandanten zu betreuen und Ihren Mandanten zu helfen, selbst erfolgreich zu sein.

Stellen Sie sicher, dass sämtliche Informationen wie Kontakte, E-Mails, Dokumente, Aufgaben in Zusammenhang mit Ihren Klienten jederzeit leicht auffindbar sind. Es hilft Ihnen und vor allem Ihren Mitarbeitern jeden Tag, Zeit zu sparen. Überlegen Sie, wie oft Sie Informationen täglich benötigen. Sie können Ihren Tag weniger nervenaufreibend gestalten, wenn Sie eine klare Struktur Ihrer Informationen haben und Sie intuitiv wissen, wo welche Information zu finden ist.

Wie können Sie verwaltungstechnische Prozesse gestalten?

1. Identifizieren Sie Ihre Prozesse. Beispielprozesse: Kundenaufnahme, Dokumentablage, Posteingang, Postausgang, Fristen
2. Teilen Sie Ihre Prozesse in Schritte auf. Geben Sie jedem Schritt eine Zahl. So bekommen Sie auch ein Gefühl, wie umfangreich ein Prozess ist.
3. Testen Sie diese Prozesse durch, indem Sie sie mehrmalig durchspielen. Testen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern und holen Sie Feedback ein. Passen Sie die Schritte gegebenenfalls an.
4. Überprüfen, überdenken, überarbeiten Sie die Prozesse regelmäßig. Feste Intervalle (vierteljährlich) helfen dabei.

Schreiben Sie die Prozesse in ein Handbuch und teilen Sie dieses mit allen Mitarbeitern. Jeder in der Kanzlei soll wissen, wie in der Kanzlei etwas gemacht wird. Das Handbuch ist ein lebendiges Buch. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Prozess entdecken, ergänzen Sie das Handbuch. Legen Sie ein Intervall fest, wo Sie das Handbuch überarbeiten. Die Prozesse werden sich im Laufe der Zeit gleich verändern, wie das Unternehmen wächst, der Markt, die Kunden, die IT sich ändern. Als Handbuch eignet sich auch hervorragend ein Wiki, auf welches jeder Zugriff hat.

Wichtig: Wenn Sie die Effizienz eines Prozesses betrachten, betrachten Sie die Gesamtheit der Prozesse. Prozesse haben untereinander Abhängigkeiten. Bei der Gestaltung der Prozesse versuchen Sie, möglichst digital zu denken. Achten Sie aber darauf, dies nicht nur des digitalen Willens wegen zu tun, sondern ein Vorteil von digitalen Prozessen muss sein, dass Sie insgesamt effizienter arbeiten können. Dabei kann es sein, dass ein digitaler einzelner Prozessschritt länger als ein analoger Schritt benötigt, aber in Folge Sie diese Zeit wieder einholen werden.

Betrachten wir z.B. den Posteingangsprozess. Wenn Sie den Posteingang jeden Tag komplett scannen und einzelnen digitalen Klienten-Ordnern zuordnen, dauert das Scannen jeden Tag länger, als wenn Sie den Posteingang einfach in eine analoge Ablage legen und bei Bedarf raussuchen. Die Zeit für das Scannen werden Sie in der täglichen Arbeit jedoch schnell kompensieren, wenn Sie die Dokumente digital in den richtigen Ordner vorfinden.

Was benötigen Sie, um Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren?

Damit Digitalisierung funktioniert, benötigen Sie die richtige Ausstattung für Ihr Büro.

• PC, Notebook, Smartphone,
• Dokumentscanner
• Officesoftware (Word, Outlook, Acrobat Reader, Diktiersoftware,…)
• Kanzleimanagementsoftware
• Backuplösung
• Papiervernichter

Das Management von Anwaltskanzleien rationalisiert Prozesse, verbessert die Zusammenarbeit, senkt die Kosten, ordnet Ressourcen zu und hält Ihre Kanzlei in Bewegung.