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Honorar und Finanzen · Leitfaden

Finanzplanung der Kanzlei: Budget, Entnahmen, Steuern und Rücklagen für 2027

Von Redaktion ratg.deStand: Erstmals erschienen 25 Min. Lesezeit

Wie plane ich Einnahmen, Kosten und Rücklagen meiner Kanzlei für 2027? Mit einer Finanzplanung in drei Stufen: erst die Kanzlei (Honorareingänge minus Betriebsausgaben ergibt den Gewinn), dann Sie selbst (Versorgungswerk, Krankenversicherung, Einkommensteuer) und erst am Ende die Entnahme für den Lebensunterhalt. Wer so rechnet, sieht die gefährlichste Zahl des Jahres rechtzeitig: die Steuernachzahlung für das Vorjahr, die zusammen mit höheren Vorauszahlungen und einer Nachforderung der Krankenkasse in einem einzigen Monat kommen kann. Die Excel-Vorlage rechnet das mit Monatsspalten, Steuerkonto und Plan-Ist-Vergleich vor.

Auf einen Blick: die Welle im August. Im erfundenen Fall dieses Beitrags (Einzelkanzlei im dritten Jahr) kommen im August 2027 zusammen: 11.752 € Abschlusszahlung für 2026, 5.876 € höhere Vorauszahlungen für März und Juni und 4.589 € Nachforderung der Krankenkasse, zusammen 22.217 €. Rund 25 % jedes Eingangs auf dem Steuerkonto reichen übers Jahr, im August und September nicht; erst 27 % halten das Konto im Plus. Zum Fall

Auf dieser Seite: Was die Finanzplanung leisten muss · Begriffe · Einnahmen · Kosten · Investitionen · Steuern und Vorsorge · Entnahmen und Reserve · Fall · Plan und Ist · Sozietät · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Vorlage · Häufige Fragen

Was die Finanzplanung der Kanzlei leisten muss

Ein Budget ist der Plan der Zahlungen eines Jahres, Monat für Monat. Für eine Kanzlei hat es drei Stufen, und die Reihenfolge ist wichtig:

Stufe Rechnung Wer zahlt
1 Kanzlei Honorareingänge − Betriebsausgaben = Gewinn die Kanzlei
2 Vorsorge und Steuer Gewinn − Versorgungswerk − Kranken- und Pflegeversicherung − Einkommensteuer Sie privat
3 Entnahme was danach übrig ist, abzüglich der Reserven, die Sie aufbauen Sie privat

Viele Kanzleibudgets hören nach Stufe 1 auf. Dann sieht der Gewinn gut aus, und das Konto ist trotzdem leer, weil Steuer und Vorsorge aus demselben Geld bezahlt werden und nicht gleichmäßig über das Jahr fällig werden.

Wie gerechnet wird. Einzelanwälte und Sozietäten in der Form einer GbR oder Partnerschaft müssen keine Bücher führen: Sie sind keine Kaufleute (für die Partnerschaft § 1 Abs. 1 Satz 2 PartGG), und die Buchführungspflicht des § 141 AO trifft nur gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte. Sie ermitteln den Gewinn in der Regel als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG). Dann zählt, was im Jahr tatsächlich eingeht und bezahlt wird (§ 11 EStG), nicht das Rechnungsdatum. Genau so baut man auch das Budget: mit Zahlungen.

Eine Rechtsanwalts-GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Seit 2022 dürfen Anwälte auch OHG und KG wählen (§ 59b Abs. 2 Nr. 1 BRAO); seit 2024 wird eine Kanzlei mit der Eintragung zur OHG oder KG (§ 107 Abs. 1 Satz 2 HGB). Beide müssen Bücher führen (§ 238 Abs. 1 HGB); sie planen den Gewinn nach erbrachten Leistungen und die Zahlungen gesondert.

Was dieses Budget nicht ersetzt. Drei Werkzeuge auf ratg.de greifen ineinander:

Frage Werkzeug
Welchen Preis muss ich je Stunde verlangen? Stundensatz kalkulieren: Jahresbedarf geteilt durch abrechenbare Stunden
Reicht das Geld in den nächsten Wochen, mit Umsatzsteuer und offenen Rechnungen? Liquiditätsplan über 13 Wochen
Wie gut war das letzte Jahr? Kanzlei-Kennzahlen mit Formeln und Vergleichswerten
Was bleibt mir 2027, und wann wird es knapp? diese Finanzplanung

Begriffe, die oft verwechselt werden

Gewinnmarge. Gewinn geteilt durch die Einnahmen, also (Einnahmen − Betriebsausgaben) ÷ Einnahmen. Ohne die Teilung gibt es keinen Prozentwert.

Fixe und variable Kosten. Fixe Kosten fallen an, egal wie viele Mandate Sie haben: Miete, Software, Haftpflicht, Kammerbeitrag, Personal. Variable Kosten steigen mit der Arbeit: Reisekosten, Porto, Kopien. In einer Kanzlei sind fast alle Kosten fix. Deshalb ist die Einnahmenseite das Risiko des Budgets.

Durchlaufende Posten. Gerichtskosten, die Sie im Namen und für Rechnung eines Mandanten vorstrecken, sind keine Kosten, sondern durchlaufende Posten (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG). Sie gehören weder in die Kosten noch in den Gewinn; sie belasten nur das Konto, bis der Mandant erstattet.

Entnahme, Tilgung, Gewinn. Was Sie als Inhaber vom Kanzleikonto auf Ihr Privatkonto überweisen, ist eine Entnahme und keine Betriebsausgabe; sie mindert den Gewinn nicht. Dasselbe gilt für die Tilgung eines Kredits: In die Kosten gehören nur die Zinsen. Versorgungswerk, Krankenversicherung und Einkommensteuer zahlen Sie als Einzelanwalt aus dem Gewinn. Die Beiträge zum Versorgungswerk und die Basisbeiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sind Sonderausgaben (§ 10 Abs. 1 Nr. 2 und 3 EStG), keine Betriebsausgaben.

Weitere Wörter dieses Beitrags, kurz:

  • Vorauszahlung: Einkommensteuer, die Sie vierteljährlich vorab auf das laufende Jahr zahlen.
  • Abschlusszahlung: was nach dem Steuerbescheid für ein Jahr noch fehlt (Steuer laut Bescheid minus Vorauszahlungen).
  • Sonderausgaben: private Ausgaben, die das zu versteuernde Einkommen mindern, hier vor allem die Vorsorge.
  • Abschreibung (AfA): Absetzung für Abnutzung; die Kosten einer Anschaffung werden über die Jahre der Nutzung verteilt.
  • Fremdgeld: Geld, das die Kanzlei für andere empfängt; es gehört nicht ihr.
  • Steuerrücklage: der Teil jedes Honorareingangs, der auf ein eigenes Konto für die Einkommensteuer geht.

Schritt 1: Einnahmen planen – aus Mandaten, nicht aus Wünschen

Fangen Sie bei den Honorareingängen des laufenden Jahres an, Monat für Monat, netto ohne Umsatzsteuer und ohne Auslagen, die Sie weiterberechnen. Drei Fragen machen daraus einen Plan:

  1. Was ist schon da? Offene Rechnungen, angeforderte Vorschüsse und laufende Mandate, die 2027 abgerechnet werden. Das ist der sichere Teil. Setzen Sie jede offene Rechnung in den Monat, in dem sie spätestens bezahlt sein sollte; als Richtwert für die Forderungslaufzeit gelten hier höchstens 30 Tage (Annahme: Zahlungsziel 14 Tage, Mahnstufen bis Tag 30), wie im Liquiditätsplan.
  2. Wie verteilt sich das Jahr? Januar und August sind in vielen Kanzleien schwach, der Dezember stark, weil vor dem Jahresende abgerechnet wird. Übernehmen Sie Ihr eigenes Muster aus dem Vorjahr, nicht ein gleichmäßiges Zwölftel.
  3. Wie viel Neues kommt dazu? Neue Mandate je Monat mal durchschnittliches Honorar je Mandat. Den Durchschnitt kennen Sie aus Ihrer Buchhaltung, siehe die Kennzahl Honorar je Mandat.

Viele kleine Mandate, Prozess- und Verfahrenskostenhilfe, Raten. Wer viel mit Beiordnung arbeitet, plant diese Vergütung nicht mit dem Monat der Arbeit, sondern mit dem Monat der Zahlung durch die Staatskasse. Sie wird auf Antrag festgesetzt (§ 55 RVG); für entstandene Gebühren und Auslagen können Sie schon vorher einen angemessenen Vorschuss aus der Staatskasse fordern (§ 47 Abs. 1 RVG), bei Beratungshilfe nicht (§ 47 Abs. 2 RVG). Bei einem Gegenstandswert über 4.000 € zahlt die Staatskasse nur die niedrigeren Gebühren nach § 49 RVG; mit diesen Beträgen planen Sie. Wie lange die Festsetzung dauert, wissen Sie aus Ihren eigenen Akten des Vorjahres. Ratenzahler planen Sie mit den vereinbarten Raten, nicht mit dem Rechnungsbetrag.

Zur Gegenprobe: Liegt die Jahressumme unter dem Jahresbedarf aus Ihrer Stundensatz-Kalkulation (Unternehmerlohn plus Kanzleikosten), deckt das Budget Ihre eigene Vorsorge nicht, auch wenn es einen Gewinn zeigt.

Fremdgeld gehört nicht ins Budget. Was Sie für Mandanten empfangen (Zahlungen der Gegenseite, Erbteile, Kostenerstattungen), ist kein Geld der Kanzlei und keine Betriebseinnahme (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG). Es ist unverzüglich weiterzuleiten oder auf ein Anderkonto einzuzahlen (§ 43a Abs. 7 BRAO), in der Regel ein Einzelanderkonto, und unverzüglich, spätestens mit Ende des Mandats abzurechnen (§ 4 Abs. 1 BORA). Mit Geld, das zweckgebunden zur Auszahlung an andere bestimmt ist, dürfen Sie eigene Forderungen nicht verrechnen (§ 4 Abs. 2 BORA). Ein Engpass im Budget wird nie mit Fremdgeld überbrückt.

Schritt 2: Kosten – Pflichtposten zuerst

Schreiben Sie zuerst auf, was eine deutsche Kanzlei zahlen muss, dann den Rest. Jahresbeträge gehören in den Monat, in dem sie abgebucht werden, nicht als Zwölftel in jeden Monat. Sonst fehlt das Geld im Januar.

Pflichtposten Grundlage Im Budget
Berufshaftpflicht mindestens 250.000 € je Versicherungsfall (§ 51 Abs. 1 und 4 BRAO) Monat der Prämie
Kammerbeitrag Beitragsordnung der Kammer, z. B. RAK Köln 2026: 336 €, fällig 1. März (Beitragsordnung) Fälligkeitsmonat
beA-Karten je Berufsträger, dazu Mitarbeiterkarten; Preise bei der Bundesnotarkammer Bestellung, Verlängerung
Fortbildung Pflicht (§ 43a Abs. 8 BRAO) Monat des Kurses
Versorgungswerk Landesrecht und Satzung privat, Stufe 2
Kranken- und Pflegeversicherung freiwillig gesetzlich oder privat privat, Stufe 2

Fachanwälte brauchen zusätzlich mindestens 15 Zeitstunden Fortbildung je Jahr und Fachgebiet (§ 15 Abs. 3 FAO). Eine Berufsausübungsgesellschaft muss selbst eine Berufshaftpflicht abschließen (§ 59n Abs. 1 BRAO): 500.000 € je Versicherungsfall, mit Haftungsbeschränkung 1 Mio. €, wenn dort nicht mehr als zehn Personen anwaltlich oder in einem sozietätsfähigen Beruf tätig sind (auch Angestellte), sonst 2,5 Mio. € (§ 59o BRAO). Die eigene Versicherung jedes Anwalts nach § 51 BRAO bleibt daneben bestehen.

Danach kommen Raum, Software und IT, Datenbank und Literatur, Steuerberatung, Telefon und Porto, Werbung, Reisekosten und die übrigen Versicherungen der Kanzlei. Personal planen Sie mit Arbeitgeberanteilen, im Beispiel mit dem Bruttogehalt × 1,225.

Puffer. Setzen Sie auf die laufenden Kosten einen Aufschlag für Unvorhergesehenes, in der Vorlage 5 %. Der Puffer wird wie eine Ausgabe geplant. Was am Jahresende übrig ist, ist Reserve, kein Gewinn, den Sie im Dezember ausgeben.

Ist das realistisch? Laut STAR 2025 der BRAK (Wirtschaftsjahr 2024) lag der Kostenanteil am Umsatz in westdeutschen Einzelkanzleien mit Vollzeit-Anwälten im Mittel bei rund 45 %, im Kammerbezirk Köln bei rund 37 % (Kammerbericht Köln). Liegt Ihr Budget weit darunter, fehlt meist ein Posten; liegt es weit darüber, lohnt der Blick auf Raum und Personal.

Schritt 3: Investitionen planen

Eine Investition steht zweimal im Budget: als Auszahlung im Monat des Kaufs (für das Konto) und als Abschreibung (für den Gewinn). Für die Planung reichen zwei Regeln:

  • Bis 800 € netto je Gegenstand, der für sich allein nutzbar ist, ziehen Sie die Kosten im Jahr der Anschaffung voll ab (§ 6 Abs. 2 EStG): ein Bürostuhl, ein Bildschirm, ein Notebook unter dieser Grenze.
  • Darüber verteilen Sie die Kosten über die Nutzungsdauer, im ersten Jahr anteilig nach Monaten (§ 7 Abs. 1 EStG). Die Nutzungsdauer nennt Ihnen der Steuerberater.

Steuerliche Wahlrechte verschieben Steuer, nicht das Geld für die Anschaffung: die fallende Abschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter, die vor dem 01.01.2028 angeschafft werden (§ 7 Abs. 2 EStG), der Investitionsabzugsbetrag von bis zu 50 % bei einem Gewinn bis 200.000 € (§ 7g Abs. 1 EStG) und unabhängig davon eine Sonderabschreibung von insgesamt bis zu 40 % (§ 7g Abs. 5 und 6 EStG). Ob sich das lohnt, klären Sie mit dem Steuerberater.

Finanzierung. Ein Kredit erscheint nur mit seinen Zinsen in den Kosten, die Tilgung zahlen Sie aus dem Gewinn (Stufe 3; in der Vorlage Blatt „Plan“, Zeile 35). Kapital gegen Gewinnanteil scheidet aus: Dritte dürfen weder am Gewinn einer Berufsausübungsgesellschaft beteiligt werden (§ 59i Abs. 3 Satz 2 BRAO) noch am wirtschaftlichen Ergebnis einer Einzelkanzlei (§ 27 BORA). Ein Kredit mit festem Zins ist möglich, ein Darlehen mit Gewinnbeteiligung oder eine stille Beteiligung nicht.

Schritt 4: Steuern und Vorsorge – die Welle im zweiten und dritten Jahr

Hier entscheidet sich, ob das Budget trägt. Drei Regeln erklären, warum junge Kanzleien oft im Sommer des dritten Jahres in Not geraten:

  1. Vorauszahlungen hängen am letzten Bescheid. Die Einkommensteuer wird am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember vorausgezahlt (§ 37 Abs. 1 EStG). Das Finanzamt bemisst die Vorauszahlungen grundsätzlich nach der Steuer der letzten Veranlagung und kann sie bis zum Ablauf des 15. Kalendermonats nach dem Jahr anpassen (§ 37 Abs. 3 EStG). Steigt der Gewinn stark, zahlen Sie also im laufenden Jahr auf der Grundlage eines kleineren Vorjahres zu wenig.
  2. Der Bescheid für das Vorjahr bringt zwei Zahlungen auf einmal. Die Abschlusszahlung ist, soweit sie fällige Vorauszahlungen nicht betrifft, innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids zu zahlen (§ 36 Abs. 4 EStG). Erhöht das Finanzamt zugleich die Vorauszahlungen für das laufende Jahr, ist der Unterschied für schon verstrichene Termine (im Fall März und Juni) ebenfalls innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe zu zahlen (§ 37 Abs. 4 EStG); die übrigen Termine zahlen Sie in neuer Höhe.
  3. Die Krankenkasse rechnet nach. Wer freiwillig gesetzlich versichert ist, zahlt Beiträge zunächst vorläufig nach dem zuletzt erlassenen Steuerbescheid, ab dem Monat nach dessen Ausfertigung; nach dem Bescheid für das jeweilige Jahr setzt die Kasse sie endgültig fest (§ 240 Abs. 4a SGB V). Ein Gewinnsprung bringt deshalb auch hier eine Nachforderung und einen höheren Monatsbeitrag. Legen Sie den Bescheid immer vor: Wer seine Einnahmen auf Verlangen nicht binnen drei Jahren nachweist, zahlt endgültig nach der Beitragsbemessungsgrenze (§ 240 Abs. 4a SGB V). Privat Versicherte betrifft das nicht. Beim Versorgungswerk entscheidet die Satzung, ob nachberechnet wird.

Das Steuerkonto. Die Lösung ist einfach und muss trotzdem gerechnet werden: Ein Unterkonto für die Steuerrücklage, also für Einkommensteuer und Nachforderungen (auch der Krankenkasse), auf das von jedem Honorareingang ein fester Prozentsatz geht. Welcher Satz nötig ist, rechnet die Vorlage (Blatt „Steuern“, Zeile 23), einschließlich der Nachforderung der Krankenkasse für das Planjahr, die erst im Folgejahr kommt. Dass der Satz für das ganze Jahr reicht, heißt noch nicht, dass er im Monat der Nachzahlung reicht; das zeigt der Fall.

Umsatzsteuer gehört nicht ins Budget: Sie nehmen sie ein und führen sie ab. Wann sie fällig wird und wie Sie mit Soll- oder Istversteuerung planen, steht im Liquiditätsplan über 13 Wochen. Eine Ausnahme betrifft Gründer: Nach dem Gesetz melden sie im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich an; für 2021 bis 2026 gilt stattdessen die normale Grenze (§ 18 Abs. 2 Satz 4 und 6 UStG). Diese Ausnahme endet nach heutigem Stand mit 2026: Wer 2026 gegründet hat, meldet 2027 monatlich an, sofern die Regel nicht verlängert wird.

Was sonst noch gilt. Gewerbesteuer zahlen Einzelanwälte und Sozietäten mit Einkünften aus freiberuflicher Tätigkeit nicht; eine Rechtsanwalts-GmbH gilt stets als Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 GewStG).

Schritt 5: Entnahmen festlegen und Reserve halten

Eine Entnahme ist kein Gehalt, aber sie sollte sich so verhalten: ein fester Betrag jeden Monat, der Rest nach dem Jahresabschluss. Die Höhe folgt aus dem Budget, nicht aus dem Kontostand:

Tragfähige Entnahme je Monat = (Gewinn − alles, was Sie im Jahr für Vorsorge und Einkommensteuer zahlen, auch Nachzahlungen für das Vorjahr − Tilgung) ÷ 12

Gerechnet wird mit Zahlungen, nicht mit der Steuer des Jahres; sonst fehlt im Jahr der Nachzahlung genau diese. Davon ziehen Sie ab, was Sie in diesem Jahr an Reserve aufbauen wollen. Wer die Entnahme am Kontostand ausrichtet, entnimmt im Frühjahr zu viel: Dann liegt dort das Geld, das im Sommer an das Finanzamt geht.

Den Unternehmerlohn aus der Stundensatz-Kalkulation (vor Steuer und Vorsorge) vergleichen Sie mit dem Gewinn, wie in Schritt 1, nicht mit der Entnahme: Die ist schon nach Steuer und Vorsorge gerechnet.

Die Reserve. Als Richtwert gelten hier etwa drei Monatskosten auf dem Kanzleikonto (Annahme, wie in den Beiträgen zur Liquidität und zu den Kennzahlen): Kontostand ÷ Betriebsausgaben je Monat. Der Mindestbestand für Miete, Gehälter und Lastschriften ist ein Teil davon. Das Steuerkonto zählt nicht dazu, sein Geld ist schon verplant; eine Kreditlinie auch nicht, sie ist geliehenes Geld. Die Reserve fängt schwankende Eingänge auf, aber keine Forderungen, die dauerhaft zu lange offen sind.

Fall: Das Budget einer Einzelkanzlei im dritten Jahr

Erfundenes Beispiel. Ein Rechtsanwalt hat sich im Januar 2025 in Bonn mit einer Kanzlei für Erbrecht niedergelassen, nach sechs Jahren als angestellter Anwalt. Er arbeitet in einer Bürogemeinschaft zur Untermiete, bisher ohne Personal. Ab Juli 2027 will er eine ReFa halbtags einstellen. Er ist ledig, ohne Kirchensteuer, freiwillig gesetzlich versichert und Mitglied im Versorgungswerk. Gewinn 2025: 48.000 €, 2026 voraussichtlich 86.000 €.

Annahmen für 2027 (alle Werte in der Vorlage, Beträge netto):

Posten Ansatz
Honorareingänge 132.000 € (Januar 8.500 €, August 9.000 €, Dezember 15.000 €)
Personal ab Juli 1.600 € brutto × 1,225 = 1.960 € im Monat
Raum, Software, Literatur 700 €, 250 €, 125 € im Monat; ab Juli 850 € und 310 €
Übrige laufende Kosten Steuerberatung 200 €, Telefon und Porto 90 €, Werbung 100 €, Reisen und Kopien 50 € im Monat (zusammen 440 €)
Jahresposten Haftpflicht 900 € (Januar), Kammer 336 € (März), beA-Karte für die ReFa 80 € (Juli), Versicherungen 400 € (Januar), Fortbildung 2 × 450 €
Investition Juni Schreibtisch 650 €, Stuhl 450 €, Notebook 790 €, Bildschirm 210 € (je unter 800 €)
Puffer 5 % der laufenden Kosten
Versorgungswerk 1.330 € im Monat laut Bescheid (2026: 1.000 €)
Krankenversicherung 844 € im Monat vorläufig (21,1 % des Gewinns 2025; Annahme: dieser Satz gilt mit Kind, ohne Kind rund 21,7 %)
Einkommensteuer Vorauszahlungen 1.000 € je Quartal laut Bescheid für 2025; Bescheid für 2026 im Juli 2027 (Annahme)
Entnahme Lebensunterhalt 2.900 € im Monat
Konten am 1. Januar (ohne Fremdgeld) Kanzleikonto 18.000 €, Steuerkonto 4.000 €; Mindestbestand 10.000 €

Stufe 1, die Kanzlei: 132.000 € Eingänge, 37.607 € Betriebsausgaben (33.816 € laufende Kosten, 1.691 € Puffer, 2.100 € Investitionen), Gewinn 94.393 €. Die Kostenquote liegt mit 28 % niedrig, weil die Bürogemeinschaft günstig ist und die ReFa erst ab Juli kostet.

Stufe 2, die Welle im August. Im Juli kommt der Bescheid für 2026. Die Näherung der Vorlage (Grundtarif, Gewinn 86.000 € minus 22.128 € Vorsorge, nämlich 12.000 € Versorgungswerk und 10.128 € Krankenversicherung) ergibt 15.752 € Einkommensteuer für 2026; gezahlt hat er 4.000 €. Im August werden fällig:

Zahlung im August 2027 Betrag
Abschlusszahlung Einkommensteuer 2026 (15.752 € − 4.000 €) 11.752 €
Erhöhung der Vorauszahlungen März und Juni 2027 (2 × (3.938 € − 1.000 €)) 5.876 €
Nachforderung der Krankenkasse für 2026 (21,1 % von 69.750 € = 14.717 € endgültig, 10.128 € gezahlt) 4.589 €
zusammen 22.217 €

Danach steigen die Vorauszahlungen auf 3.938 € je Quartal und der Krankenkassenbeitrag ab August auf 1.345 € im Monat (21,1 % von 76.500 € ÷ 12, Grenze 2027 laut Entwurf). Über das Jahr zahlt er 27.504 € Einkommensteuer, also für zwei Jahre, und 4.589 € an die Kasse nach. Die Vorsorge steigt von 22.128 € auf 28.593 €, weil das Versorgungswerk 1.330 € statt 1.000 € im Monat verlangt und die Kasse ab August mehr nimmt.

Was das Budget zeigt:

  1. Mit 25 % Rücklagesatz wäre das Steuerkonto im August und September leer (−467 € und −1.405 €), obwohl der Satz übers Jahr reicht (nötig sind 24,5 %, mit der Nachforderung der Kasse für 2027 von rund 3.509 €). Die Zahlungen kommen geballt, die Eingänge nicht. Der Anwalt legt deshalb 2027 27 % jedes Eingangs zurück; das Steuerkonto fällt im September auf 415 € und steht am Jahresende bei 7.547 €, genug für die 777 € Einkommensteuer und die 3.509 €, die 2028 für 2027 kommen.
  2. Das Kanzleikonto hält: tiefster Stand 11.808 € im Oktober, über seinem Mindestbestand von 10.000 €. Am Jahresende stehen dort 13.360 €, 4.640 € weniger als am 1. Januar, weil 2027 die Steuer von 2026 nachgeholt wird. Das sind 4,3 Monatskosten des Jahres (37.607 € ÷ 12 = 3.134 €); gemessen an den höheren Kosten des Dezembers mit ReFa (3.869 €) sind es 3,5. Die Reserve von etwa drei Monatskosten hält also auch nach der Einstellung.
  3. Die ReFa ist bezahlbar, aber nicht zusätzlich zu einer höheren Entnahme. Nach allen Zahlungen des Jahres trägt 2027 eine Entnahme von 2.809 € im Monat (94.393 € Gewinn minus 28.593 € Vorsorge, 27.504 € Einkommensteuer und 4.589 € Nachforderung der Kasse, geteilt durch zwölf). Mit 2.900 € haben Kanzlei- und Steuerkonto am Jahresende zusammen 20.907 €, 1.093 € weniger als am 1. Januar. Das verkraftet die Reserve einmal, nicht jedes Jahr.
  4. Ab 2028 trägt die Kanzlei mehr: bei gleichem Gewinn rund 3.600 € im Monat (Näherung), weil keine Steuer für zwei Jahre mehr anfällt; abgezogen sind schon die 777 € und 3.509 € für 2027 und der Kassenbeitrag von 1.345 € in allen zwölf Monaten.
  5. Was er ändert: Er beantragt die Anpassung der Vorauszahlungen nicht, sondern legt zurück; den Bescheid für 2026 hätte er schon im Dezember 2026 einplanen können. Er fragt den Steuerberater im November, nicht erst im August.

Plan und Ist: jeden Monat zehn Minuten

Ein Budget, das nach Januar niemand ansieht, hat nur den Januar geplant. Tragen Sie zum Monatsende die Ist-Zahlen ein (Blatt „Ist“), wählen Sie den Monat und lesen Sie das Blatt „Vergleich“:

  • Einnahmen 10 % unter Plan: zuerst Rechnungen prüfen, die länger als 30 Tage offen sind, und angeforderte Vorschüsse, dann die Entnahme.
  • Kosten 10 % über Plan (bei kleinen Posten ab 500 €): Ursache klären. Eine Rechnung, die früher kam, verschiebt nur.
  • Hochrechnung: Ist bis zum Monat plus Plan für den Rest des Jahres. Liegt sie beim Gewinn deutlich anders als geplant, passen Sie den Rücklagesatz an, nicht erst im Dezember.

Woher die Ist-Zahlen kommen. Das Budget rechnet mit Zahlungen. Die einfachste Quelle sind deshalb die Umsätze des Kanzleikontos: Kontoauszug oder Export aus dem Online-Banking (CSV), nach den Zeilen der Vorlage sortiert. Wer die Buchhaltung beim Steuerberater hat, nimmt dessen monatliche Auswertung der Einnahmen und Ausgaben, sobald sie da ist, meist einige Wochen nach Monatsende. Fremdgeld, Anderkonto, Umsatzsteuer und durchlaufende Posten lassen Sie weg. Wer Bankumsätze von einem Online-Dienst (auch einem KI-Dienst) vorsortieren lässt, öffnet dem Anbieter Namen von Mandanten. Das ist nur mit sorgfältiger Auswahl, einem Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht und im Ausland bei vergleichbarem Schutz zulässig (§ 43e BRAO) und mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Steuerschätzung bleibt beim Steuerberater.

Im Fall liegen die Eingänge Ende März bei 25.200 € statt 28.000 € (−10 %), Werbung bei 840 € statt 300 €, weil die Website erneuert wurde. Die Hochrechnung der Eingänge sinkt auf 129.200 €. Das ändert am Jahr wenig, aber es ist der Moment, zwei große Nachlassmandate abzurechnen, statt bis Dezember zu warten.

Bei Sozietät und Partnerschaft

In einer Personengesellschaft (Sozietät als GbR, Partnerschaft) endet das Budget der Kanzlei beim Gewinn. Der Gewinn wird für die Gesellschaft gesondert und einheitlich festgestellt und den Partnern zugerechnet (§ 180 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Buchst. a AO). Vorsorge und Einkommensteuer trägt jeder Partner privat, mit eigenen Vorauszahlungen. Daraus folgen drei Regeln für das Budget:

  1. Steuer auch auf Gewinn, der in der Kanzlei bleibt. Behält die Sozietät 20.000 € als Reserve, versteuern die Partner diese 20.000 € trotzdem. Das Budget je Partner muss das abziehen.
  2. Entnahmen nach dem Gesellschaftsvertrag. Vorabgewinn, Quote und monatliche Entnahmen stehen im Vertrag. Ohne Regelung erfolgen Rechnungsabschluss und Gewinnverteilung im Zweifel zum Schluss jedes Kalenderjahres (§ 718 BGB), für die Partnerschaft über § 1 Abs. 4 PartGG. Monatliche Entnahmen brauchen deshalb eine Vereinbarung; sie sind Vorschüsse auf einen Anteil, der erst mit dem Abschluss feststeht.
  3. Steuerkonto je Partner. Wer seine Vorauszahlungen aus dem gemeinsamen Konto bezahlt, vermischt Gesellschaft und Privates. Jeder Partner braucht seinen eigenen Rücklagesatz.

Erfundenes Beispiel (Blatt „Partner“): Gewinn der Sozietät 240.000 €, davon 20.000 € als Reserve in der Kanzlei. Partner A erhält 20.000 € Vorabgewinn, der Rest wird hälftig geteilt. A versteuert 130.000 €, B 110.000 €. Nach Vorsorge (34.000 € bzw. 30.000 €), Einkommensteuer (Näherung 29.184 € bzw. 22.464 €) und Reserveanteil (10.833 € bzw. 9.167 €) bleiben tragfähig rund 4.665 € und 4.031 € Entnahme im Monat. Bei beiden liegt die Steuer über 20.350 €; der Solidaritätszuschlag kommt hinzu (§ 3 Abs. 3 SolzG), die Näherung rechnet ihn nicht.

Ab etwa zehn Berufsträgern ändert sich die Arbeit, nicht die Logik. Personal ist dann der größte Kostenblock; planen Sie ihn je Kopf mit Eintritt, Austritt und Gehaltsrunde, nicht als Monatssumme. Das Budget wird nach Kostenstellen geführt (Standort, Dezernat oder Partner), damit jeder Partner seinen Teil verantwortet. Eine Person pflegt es, in der Regel die Büroleitung, ein Partner zeichnet es ab. Zwei Posten fehlen in kleinen Budgets fast immer: die Auszahlung an einen Partner, der ausscheidet, nach dem Gesellschaftsvertrag, und bei einer Gesellschaft mit Haftungsbeschränkung (etwa PartGmbB oder GmbH) die Haftpflicht mit der höheren Mindestsumme ab mehr als zehn tätigen Personen (Schritt 2). Das Blatt „Partner“ der Vorlage rechnet nur die Verteilung auf zwei Partner; Personal und Kostenstellen planen Sie in den übrigen Blättern.

Eine Rechtsanwalts-GmbH plant anders: Die Gesellschafter beziehen Gehalt und Ausschüttungen, die GmbH zahlt Körperschaft- und Gewerbesteuer. Das gehört in die Hand des Steuerberaters und in einen eigenen Beitrag.

Wo das nicht passt

„Das macht doch mein Steuerberater.“ Der stärkste Einwand, und er stimmt halb. Der Steuerberater erstellt den Abschluss und die Erklärung, meist Monate nach dem Jahr, und er kennt die Steuer genauer als jede Näherung. Er sieht aber nicht, dass Sie im März eine ReFa einstellen, im Juni ein großes Mandat abrechnen und im August den Bescheid bekommen. Das Budget blickt nach vorn, der Abschluss zurück. Die Lösung ist kein Entweder-oder: Lassen Sie sich vom Steuerberater die erwartete Steuer für das laufende und das kommende Jahr nennen und tragen Sie diese Zahlen statt der Näherung in die Vorlage ein. Eine kurze Anfrage genügt:

Betreff: Planung 2027 – erwartete Einkommensteuer

Sehr geehrte Damen und Herren,

für mein Budget 2027 bitte ich um Ihre Schätzung:

1. Einkommensteuer 2026 nach dem bisherigen Stand und erwartete Abschlusszahlung;

2. wann der Bescheid für 2026 voraussichtlich kommt;

3. ob danach die Vorauszahlungen für 2027 steigen und auf welchen Betrag;

4. erwartete Einkommensteuer 2027 bei einem Gewinn von etwa [Betrag] €.

Meine Honorareingänge 2026 nach Monaten lege ich bei. Eine grobe Schätzung genügt.

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Die Näherung ist eine Näherung. Die Vorlage rechnet den Grundtarif ohne Splitting, ohne Kinderfreibeträge und ohne weitere Sonderausgaben, die Vorsorge vereinfacht voll abgezogen, 2027 mit dem Tarif 2026. Die Nachzahlung an die Kasse zieht sie nicht als Sonderausgabe ab; die Steuer liegt dadurch eher zu hoch. Kirchensteuer rechnet sie mit, wenn Sie den Satz (8 % oder 9 %) eintragen. Für Verheiratete, Eltern und alle mit weiteren Einkünften liegt die Steuer anders. Für die Entnahme reicht die Näherung, für eine Steuerentscheidung nicht.

Gründungsjahr. Ohne Vorjahr gibt es keinen Bescheid und kein Muster. Planen Sie dann mit drei Szenarien (schwach, mittel, gut) und legen Sie die Entnahme nach dem schwachen fest.

Wenige große Honorare. Im Erbrecht, im Bau- oder im Gesellschaftsrecht hängen ganze Monate an einem Mandat. Dann taugt die Monatsverteilung wenig; planen Sie die großen Mandate einzeln mit dem frühesten und dem spätesten Zahlungsmonat.

Private Krankenversicherung, andere Versorgungswerke. Die Nachforderung der Krankenkasse entfällt, dafür steigen Prämien nach eigenen Regeln; in der Vorlage setzen Sie den Beitragssatz auf 0 und tragen die Monatsprämie ein (Blatt „Steuern“, Zeilen 31 und 38). Ob und wie Ihr Versorgungswerk nachberechnet, steht in seiner Satzung. Ersetzen Sie die Beispielwerte durch Ihre Bescheide.

Steuerfragen entscheidet die Kanzlei mit ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

Was Sie jetzt tun

  1. Inhaber, Anfang Dezember: Honorareingänge 2026 nach Monaten aus der Buchhaltung oder dem Kontoauszug holen; offene Rechnungen und laufende Mandate für 2027 auflisten.
  2. Büro, Anfang Dezember: Pflichtposten und Jahresbeträge 2027 mit Fälligkeitsmonat eintragen (Haftpflicht, Kammerbeitrag, beA-Karten, Versicherungen, Software) und die Termine in den Kalender legen.
  3. Inhaber, bis Mitte Dezember: Steuerberater mit der Anfrage oben nach der erwarteten Einkommensteuer 2026 und 2027 fragen; Antwort in das Blatt „Steuern“ eintragen.
  4. Inhaber, bis zum Jahresende: Investitionen 2027 mit Monat und Betrag festlegen; größere Käufe mit dem Steuerberater abstimmen (fallende Abschreibung nur für Käufe bis Ende 2027).
  5. Inhaber, bis Mitte Januar: Steuerkonto einrichten, Rücklagesatz aus der Vorlage übernehmen und als Dauerauftrag oder feste Regel bei jedem Eingang umsetzen; Entnahme auf den tragfähigen Betrag setzen.
  6. Büro, zum Monatsende ab Januar: Ist-Zahlen aus dem Kanzleikonto eintragen (ohne Fremdgeld); Abweichungen ab 10 % an den Inhaber melden.
  7. Inhaber, jedes Quartal und nach jedem Bescheid: Hochrechnung und Reserve prüfen, Rücklagesatz und Entnahme anpassen.

Excel-Vorlage: Budget der Kanzlei 2027

Die Vorlage enthält den Fall aus diesem Beitrag als Beispiel. Gelbe Felder sind Eingaben, graue rechnen; keine Makros, Formeln sichtbar. Werte, die bei Erscheinen erst als Entwurf vorlagen, sind in der Beschriftung markiert.

  • Annahmen: Kontostände, Mindestbestand, Puffer, Entnahme, Versorgungswerk, Rücklagesatz, Ziel der Reserve
  • Plan: zwölf Monate mit Einnahmen, Kosten, Gewinn, Vorsorge, Tilgung, Kanzleikonto und Steuerkonto, Warnung bei leerem Steuerkonto, Unterschreiten des Mindestbestands oder zu hoher Entnahme, Reserve in Monatskosten
  • Ist und Vergleich: Plan und Ist bis zum gewählten Monat, Abweichung, Hochrechnung
  • Steuern: Näherung der Einkommensteuer für Vor- und Planjahr, Vorauszahlungen, Abschlusszahlung, Krankenversicherung (gesetzlich oder privat), nötiger Rücklagesatz, tragfähige Entnahme im Planjahr und im Folgejahr
  • Investitionen: sofort abziehbar bis 800 € oder linear abgeschrieben
  • Partner: Gewinnverteilung, Steuer und Entnahme je Partner einer Sozietät
  • Hinweise: Anleitung, Grenzen, die Anfrage an den Steuerberater, Nutzungsbedingungen

Budget-Vorlage für die Kanzlei (Excel) herunterladen: budget-kanzlei-2027-ratg.xlsx

Häufige Fragen

Wie hoch sollte die Steuerrücklage als Anwalt sein? Das hängt von Gewinn, Vorsorge und Nachzahlungen ab; im Fall sind es 27 % jedes Eingangs. Rechnen Sie Ihren Satz mit der Vorlage, statt eine Faustzahl zu übernehmen.

Warum verlangt das Finanzamt plötzlich höhere Vorauszahlungen? Weil es sie nach dem letzten Bescheid bemisst; für schon verstrichene Termine ist der Unterschied binnen eines Monats zu zahlen, oft zusammen mit der Abschlusszahlung (Schritt 4).

Wie viel kann ich als Einzelanwalt im Monat entnehmen? Gewinn minus allem, was Sie im Jahr für Vorsorge, Einkommensteuer (auch Nachzahlungen) und Tilgung zahlen, geteilt durch zwölf, abzüglich der Reserve, die Sie aufbauen wollen. Nicht: was auf dem Konto liegt.

Gehört die Tilgung meines Kredits ins Budget? Ja, als Zahlung aus dem Gewinn (Vorlage: Blatt „Plan“, Zeile 35), nicht als Kosten. In die Betriebsausgaben gehören nur die Zinsen.

Quellen

Alle abgerufen am 23.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.

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