Leistungskennzahlen sind dazu da, kritische Erfolgsfaktoren zu messen und darzustellen. Jede Anwaltskanzlei unterliegt auch den wirtschaftlichen Gesetzen, somit sollte man sich auch darüber Gedanken machen. Dabei ist es nicht Ziel, alle möglichen KPIs einfach blind zu messen. Für jeden Leistungskennzahlen sollte ein Ziel überlegt werden und auch mit welchen Maßnahmen das Ziel angesteuert werden kann. 

Fragen Sie sich, ob Sie aktiv Ihre Ziele in Ihrem Unternehmen erreichen und ob sie Ihre Kanzlei voranbringen. Wenn Sie das nicht eindeutig mit “Ja” beantworten können, ist es an der Zeit, dies schriftlich anzugehen. Um wirklich erfolgreich zu sein und Ihr Unternehmen zu vergrößern, müssen Sie in der Lage sein: 

  • Finden Sie Verbesserungsbereiche heraus und finden Sie Lösungen für diese Probleme
  • Sehen Sie, was Sie davon abhält, Ihre Ziele zu erreichen, und stoppen Sie es
  • Beachten Sie und feiern Sie, wenn Sie und Ihr Team einen Sieg erleben

Der beste Weg, dies alles zu erreichen, besteht darin, die Daten Ihrer Anwaltskanzlei und die Leistungskennzahlen (KPIs) zu verfolgen und zu messen. 

„Verbessern Sie die allgemeine Gesundheit Ihres Unternehmens.„

Was sind Leistungskennzahlen in Anwaltskanzleien? 

Leistungskennzahlen sind Kennzahlen, mit denen bestimmte Ziele in allen Bereichen Ihrer Anwaltskanzlei gemessen werden, z. B. Finanzen, Marketing, Geschäftsentwicklung und mehr. Durch Messen und Verfolgen Ihrer KPIs können Sie: 

  • Überwachen Sie den Zustand Ihres Unternehmens. Mithilfe von KPIs können Sie sehen, wie gut Ihre Anwaltskanzlei abschneidet. Mithilfe von KPIs können Sie beispielsweise ganz einfach verfolgen, wie Ihre Finanzen sind und wie stark Ihr Unternehmen jeden Monat wächst. Sie ermöglichen es Ihnen, Probleme und Erfolge schnell zu erkennen, sodass Sie Maßnahmen ergreifen können, indem Sie neue Ziele erstellen oder die Bemühungen Ihres Teams umleiten.
  • Vereinfachen Sie die Entscheidungsfindung. Mit den oben genannten Informationen können Sie fundierte und rationale Entscheidungen für alles in Ihrem Unternehmen treffen. Sie müssen nicht raten, ob eine Entscheidung die richtige ist. Stattdessen können (und sollten) Sie alle Variablen messen, um die beste Entscheidung für die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen.
  • Verfolgen Sie Ihre Gewinne. Indem Sie Ihre KPIs verfolgen, verfolgen Sie Ihre Gewinne. Durch die Überwachung der Daten von Anwaltskanzleien können Sie ganz einfach Anreize für die harte Arbeit Ihrer Mitarbeiter schaffen. Wenn Sie Ihre Zahlen erfüllen, profitieren schließlich alle davon.

Wir wissen, dass die Auflistung aller Vorteile den Einschüchterungsfaktor von Daten nicht verbirgt. Sie haben Jura studiert, nicht Betriebswirtschaft. Das Verfolgen und Messen der Daten Ihrer Anwaltskanzlei ist jedoch nicht so schwierig, wie es sich anhört. Lassen Sie sich von uns den Einstieg zeigen. 

So verwenden Sie KPIs, um Ihre datengesteuerte Anwaltskanzlei auszubauen 

Bevor wir weiter eintauchen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Geschäftsziele zu überlegen. Diese Ziele sind die Grundlage für die Verwendung von KPIs, um Ihr Unternehmen zu vergrößern. Einige Beispiele für Ziele von Anwaltskanzleien sind: 

  • Einstellung eines neuen Mitarbeiters
  • Steigerung des Umsatzes
  • Sinkende Geschäftskosten
  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit
  • Erstellen und Starten eines neuen Rechtsdienstes
  • Verbesserung Ihrer finanziellen Gesundheit

Denken Sie daran, Ihre Ziele sollten S.M.A.R.T sein: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Wenn Sie klare und spezifische Ziele haben, weisen Sie KPIs zu, um Ihren Erfolg zu messen.  

Arten von KPIs für erfolgreiche Unternehmen 

KPIs können alle Aspekte Ihres Unternehmens abdecken, einschließlich Ihrer Finanzen, Kundenzufriedenheit, Marketing und Geschäftsentwicklung. 

Finanziell 

Möchten Sie Ihre Einnahmen steigern oder die finanzielle Gesundheit Ihrer Anwaltskanzlei verbessern? Sie möchten einige Finanzkennzahlen verfolgen, darunter (ohne darauf beschränkt zu sein): 

  • Einnahmen (Bargeld,Liquidität)
  • Rechnungsbetrag (Gestellte Rechnungen)
  • Offene Rechnungen (Was kommt noch rein)
  • Anstehende Investitionen 
  • Fixe Kosten

Unabhängig von Ihren Zielen empfehlen wir, einige grundlegende Finanzdaten zu erfassen, um die Gesundheit Ihres Unternehmens im Auge zu behalten. Um einen schnellen Gewinn zu erzielen, beschränken Sie Ihre Finanzkennzahlen auf die fünf wichtigsten Finanzzahlen, die Sie zum Verständnis Ihres Geschäfts benötigen. 

Kundenzufriedenheit 

Ihre Kunden sind Ihr wertvollstes Kapital. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie bestimmte Kennzahlen beobachten, an denen Ihre Kunden beteiligt sind. 

Die KPIs zur Kundenzufriedenheit hängen mit mehreren wichtigen Wachstumszielen von Anwaltskanzleien zusammen, z. B. der Erhöhung von Empfehlungen, der Steigerung des Umsatzes (zufriedene Kunden sind treue Kunden) und der Verbesserung des allgemeinen Kundenerlebnisses. Einige Beispiele für zu verfolgende KPIs sind: 

  • Netto-Promotor-Score (NPS)
  • Kundenbindungsrate (Retention Rate)
  • Geschwindigkeit, mit der Sie Fälle schließen
  • Anzahl der Fällepro Klient

Ihr Netto-Promoter-Score misst, ob Ihre derzeitigen oder ehemaligen Kunden Ihre juristischen Dienstleistungen anderen empfehlen würden. Ein zufriedener Kunde tut dies eher. Diese Metrik wird am häufigsten mithilfe einer Umfrage bei der endgültigen Bereitstellung Ihrer Dienste erfasst. Notieren Sie sich bei jedem neuen Mandanten, ob der Mandant durch eine Empfehlung gekommen ist.  

Mit der Kundenbindungsrate lässt sich berechnen, wie hoch der Prozentsatz an Kunden ist, die Sie in Ihrer Kanzlei innerhalb einer bestimmten Zeit halten können.  

Maßnahmen wie die Dauer der Fälle, Kundenbindung und ob ein Mandant Ihnen häufiger Fälle gibt, können Ihnen Einblicke geben, wie zufrieden Ihre Kunden mit Ihren Dienstleistungen sind. Haben Sie einen niedrigeren NPS als erwartet? Verlieren Sie Kunden? Kommt ein Klient nur einmal und dann nie wieder? In diesem Fall ist Ihre Kundenzufriedenheit gering und es müssen Maßnahmen ergriffen werden, um sie zu verbessern. 

Marketing und Geschäftsentwicklung 

Funktioniert Ihre aktuelle Marketingstrategie? Ohne die Messung von KPIs gibt es keine Möglichkeit zu wissen. Indem Sie die Marketingkennzahlen für Ihr Unternehmen verfolgen, können Sie die Leistung Ihrer Marketingstrategie sehen und bei Bedarf optimieren. Einige dieser Metriken umfassen: 

  • Besuche auf Ihrer Website
  • Anzahl der generierten Kontaktaufnahmen möglicher neuer Klienten
  • ConversionRate, z.B. Verhältnis der Besucher und Auftrag.  
  • Akquisitionsskosten/ Kapitalrendite (ROI) 

Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass der Datenverkehr auf Ihrer Website rückläufig ist, reicht möglicherweise ein neuer Inhalt aus. Wenn Sie niedrige Conversion-Raten und dennoch hohe Besucherzahlen feststellen, inspiriert Ihre Website potenzielle Kunden nicht dazu, Sie anzurufen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Handlungsaufforderungen ändern oder Ihre Website aktualisieren. 

Wie hoch sind Ihre Akquisitionskosten? Was kommt dabei zurück? Wenn Sie eine Werbung in einer Zeitung schalten, wieviel Mandate generieren Sie daraus?  

Marketing und Geschäftsentwicklung gehen Hand in Hand, da beide für die Erreichung langfristiger Wachstumsziele von entscheidender Bedeutung sind. Einige Beispiele für zu verfolgende Geschäftsentwicklungsmetriken sind: 

  • Anzahl neuer Kunden pro Monat
  • Mitbewerberpreise
  • Verkaufszykluslänge
  • Anzahl der Leads, die zu Aufträgen werden

Rentabilitätskennzahlen und Finanzkennzahlen von Anwaltskanzleien 

Jede Anwaltskanzlei sollte über eine dokumentierte langfristige Finanzstrategie und ein Rentabilitätsmodell verfügen. Tatsächlich hat jedes gesunde Unternehmen einen schriftlichen Plan zur Prognose von Einnahmen, Ausgaben, Nettogewinn und Barreserven. Verfolgen Sie die Rentabilität und die finanziellen KPIs Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Plan umsetzen. 

5 Finanzkennzahlen, die Ihr Unternehmen verfolgen muss 

Um sinnvolle finanzielle KPIs auszuwählen, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem Buchhalter oder Steuerberater, damit Sie Ihre Ziele auf der Grundlage der für Ihr Unternehmen gesunden Ziele festigen können. Wählen Sie dann Finanzindikatoren aus, die diesen Zielen entsprechen. 

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier fünf Finanzkennzahlen, die Sie jederzeit kennen müssen, um die Gesundheit Ihres Unternehmens beurteilen zu können: 

  1. Umsatzrentabilität: Diese Zahl erklärt, wie viel Prozent Ihres Umsatzes Gewinn sind. Ein gutes Ziel ist 10-15 Prozent, wobei alle Partner marktüblich bezahlt werden.
  2. Forderungen über 30 Tage: Mit dieser Metrik können Sie einen Überblick darüber erhalten, wie viel Bargeld Ihnen derzeit von Ihren Kunden geschuldet wird. Je kleiner die Zahl, desto mehr Geld haben Sie für Ihr Unternehmen.
  3. Kassenbestand: Ob in Ihrer Tasche oder auf Ihrem Geschäftsbankkonto, der Kassenbestand bezieht sich auf den Bargeldbetrag, den Sie zur Verfügung haben. Ein solides Ziel sind Betriebskosten für Ihr Unternehmen im Wert von 90 – 120 Tagen.
  4. Arbeitsprozentsatz: Diese Kennzahl bezieht sich auf den Gesamtabrechnungsaufwand Ihres Unternehmens als Anteil Ihres Bruttoumsatzes. Sie sollten ca. 30 Prozent anstreben.
  5. Realisierungsrate: Schließlich ist Ihre Realisierungsrate die Anzahl der verrechneten Stunden gegenüber den insgesamt geleistetenStunden ineinem bestimmten Zeitraum, normalerweise einem Monat. Ihr Ziel sollte hier 95 Prozent oder mehr sein. 

So erfassen Sie Daten und verfolgen Ihre KPIs 

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch bei uns sind, ein großes Lob! Diese Informationen müssen verarbeitet werden, insbesondere wenn Sie mit dem KPI-Spiel noch nicht vertraut sind. Der schwierigste Teil ist zu wissen, welche Daten für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Machen Sie es sich einfach, indem Sie klein anfangen: 

  • Wählen Sie drei Geschäftsfragen aus. Wählen Sie basierend auf Ihren Zielen drei Geschäftsfragen aus, die Sie beantworten möchten, und finden Sie einen Weg, diese zu messen. Eine Ihrer Fragen könnte beispielsweise lauten: „Wie viele neue Kunden nehme ich pro Monat auf?“ Oder „Wie viel monatlichen Umsatz benötige ich, um mein Jahresziel zu erreichen?“ Wählen Sie Metriken aus, mit denen Sie diese Fragen beantworten können.
  • Planen Sie ein System zur Aktualisierung und Nachverfolgung. Wie werden Sie Ihre Metriken verfolgen? Wie oft wirst du sie erfassen? Wer ist für die Verfolgung verantwortlich? Erstellen Sie einen Plan, an den Sie sich in Zukunft halten können.
  • Wöchentlich messen. Wir empfehlen, Ihre Daten wöchentlich zusammenzustellen und an Ihren vorherigen Daten zu messen.

Erfassung und Organisation der Daten Ihrer Anwaltskanzlei 

Abhängig von den ausgewählten Punkten gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Daten zu erfassen. Wenn Sie beispielsweise Leads von Ihrer Website oder dem Online-Verkehr verfolgen, kann Google Analytics diese Metriken für Sie erfassen. Andere Kennzahlen wie Ihre Anzahl neuer Kunden pro Woche müssen möglicherweise manuell oder über das CRM-Tool Ihrer Anwaltskanzlei erfasst werden. 

Der Schlüssel besteht darin, Ihre Daten so zu organisieren, dass keine Zahlen an verschiedenen Stellen vorhanden sind, damit Sie einfach und schnell Erkenntnisse aus Ihren Zahlen gewinnen können. Außerdem ist es für Ihr Team einfacher, die Daten zu visualisieren, wenn sie gut organisiert sind. 

Wenn Sie noch kein zentrales Repository für die Gestaltung Ihrer Daten haben, empfehlen wir, ein neues Dokument oder eine neue Tabelle zu erstellen, auf die wichtige Akteure in Ihrem Unternehmen zugreifen und diese aktualisieren können. Verwenden Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle auf einem freigegebenen Laufwerk oder nutzen Sie Ihre Kanzleisoftware dazu. 

KPI und Teamverantwortung 

Wenn Sie ein Team haben, sind Sie nicht allein bei der Verfolgung der KPIs Ihrer Anwaltskanzlei. Geben Sie jedem Ihrer Teammitglieder einen eigenen KPI. Dann motivieren Sie sie für ihre harte Arbeit, wenn sie ihr Ziel erreichen. Infolgedessen fühlt sich Ihr Team für den Erfolg Ihres Unternehmens verantwortlich, steigert die Arbeitsmoral und hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen. 

Überprüfen Sie die KPIs und Datenpunkte der Anwaltskanzlei 

Es reicht nicht aus, die Daten zu sammeln – Sie müssen etwas damit tun. Gehen Sie mit Ihrem Team in wöchentlichen Besprechungen Ihre KPIs und Datenpunkte durch. Wenden Sie einen Teil der Agenda Ihres Teams darauf an, zu diskutieren, was getan werden kann, um sich zu verbessern und gleichzeitig Siege zu feiern. Beachten Sie, was funktioniert und was nicht, um einen umsetzbaren Plan für die weitere Entwicklung zu erstellen. 

Sie werden sich vielleicht fragen, ob Sie die Zeit – oder sogar die Fähigkeiten – haben, um alles zu verwalten, was wir hier dargelegt haben, zusätzlich zur Verwaltung der Kundenlast und zur Ausführung der täglichen Abläufe Ihres Unternehmens. Möglicherweise überlegen Sie sogar, ob Sie einen Business Manager beauftragen sollen, um die Daten für Sie zu sammeln und zu analysieren. Dies ist zwar eine großartige Lösung für Unternehmen, die zahlreiche Datenpunkte sammeln. Wir sind jedoch der Ansicht, dass dies beim ersten Einstieg nicht erforderlich ist. 

Sie müssen mit den Zahlen Ihrer Anwaltskanzlei vertraut sein. Sie müssen wissen, was Sie verfolgen und warum. Machen Sie die Verfolgung und Messung der wichtigsten Leistungsindikatoren Ihrer Anwaltskanzlei zu einer Priorität. Planen Sie jede Woche eine Zeit ein, in der Sie alles zusammenbringen können. Legen Sie in Ihrem wöchentlichen Meeting einen Tagesordnungspunkt fest, um die Zahlen und die daraus resultierenden Aktionspunkte zu besprechen. 

Wir wissen, dass sich dies zunächst überfordernd anfühlen kann. Denken Sie daran, dass Sie nicht alleine sind. Und Sie müssen das Rad auf keinen Fall neu erfinden.