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Deckungsanfrage an die Rechtsschutzversicherung: Ablauf in der Kanzlei

Von Redaktion ratg.deStand: 13 Min. Lesezeit

Wer stellt in der Kanzlei die Deckungsanfrage an die Rechtsschutzversicherung, was gehört hinein, und wie bleibt dabei keine Frist liegen? Die Anfrage bereitet die Rechtsanwaltsfachangestellte (ReFa) nach einer festen Prüfliste vor, der Anwalt gibt sie frei. Wichtiger als jede Formulierung ist die Reihenfolge: zuerst die Frist notieren, dann anfragen, beides am selben Tag. Die Klagefrist im Kündigungsschutz läuft, ob die Versicherung antwortet oder nicht. Unsere Prüfliste mit Ablaufplan (Word, DOCX) enthält alle Angaben, Unterlagen und Wiedervorlagen.

Auf dieser Seite: Frist zuerst · Was in die Anfrage gehört · Ablaufplan · Fall · Ablehnung · Hinweise vor dem Auftrag · Abrechnen: offen · Mehrere Berufsträger · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Vorlage

Frist zuerst: Die Klagefrist wartet nicht auf die Rechtsschutzversicherung

Die Deckungsanfrage ist die Bitte an die Rechtsschutzversicherung, zu bestätigen, dass sie die Kosten eines bestimmten Schritts übernimmt; die zusagende Antwort heißt Deckungszusage. Eine feste Antwortfrist der Versicherung enthalten weder die Vorschriften des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG) zur Rechtsschutzversicherung noch die Musterbedingungen des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV). Diese Muster sind unverbindlich; jeder Versicherer hat eigene Bedingungen.

Die Frist des Mandanten läuft unterdessen weiter. Wer eine Kündigung angreifen will, muss „innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung“ Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 Satz 1 KSchG). Diese Frist läuft unabhängig davon, ob die Versicherung schon geantwortet hat. Wird sie versäumt, gilt die Kündigung als von Anfang an wirksam (§ 7 KSchG).

Daraus folgt eine Regel ohne Ausnahme: Die Fristnotiz hängt nie an der Deckung. Frist und Vorfrist stehen im Kalender, bevor die Anfrage das Haus verlässt.

Was in die Deckungsanfrage gehört

Den Versicherungsfall anzeigen muss der Versicherungsnehmer, und zwar „unverzüglich“ (§ 30 Abs. 1 VVG). Übernimmt die Kanzlei das, braucht sie dafür den Auftrag des Mandanten. Der Mandant kann auch selbst anfragen; die Kanzlei gibt ihm dann Unterlagen und Klageentwurf mit. Die GDV-Musterbedingungen verlangen eine vollständige und wahrheitsgemäße Unterrichtung (Abschnitt „Verhalten im Versicherungsfall“, ARB 2021, GDV). Maßgeblich sind immer die Bedingungen im Vertrag des Mandanten; die Muster dienen nur zur Orientierung.

Angaben

Angabe Warum
Versicherungsnehmer, betroffene (mitversicherte) Person, Versicherungsscheinnummer Zuordnung des Vertrags
Empfänger: Versicherer oder das im Versicherungsschein genannte selbständige Schadensabwicklungsunternehmen (ein Unternehmen, das für den Versicherer die Leistungsfälle bearbeitet) Ist ein solches Unternehmen beauftragt, gehen Ansprüche nur gegen dieses (§ 126 Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 1 VVG)
Versicherter Bereich (z. B. Arbeits-Rechtsschutz) und Versicherungsbeginn Wartezeit und versicherte Leistungsarten
Datum der Kündigung und frühere zusammenhängende Vorfälle (etwa Abmahnungen) mit Datum Danach bestimmt der Versicherer den Versicherungsfall (siehe unten)
Kurze, wahre und vollständige Schilderung des Sachverhalts Obliegenheit des Versicherungsnehmers (Verhaltenspflicht aus dem Vertrag; wer sie verletzt, kann den Schutz ganz oder teilweise verlieren)
Gegner mit Anschrift Prüfung des Versicherers
Beabsichtigte Maßnahme (außergerichtlich, Klage, Rechtsmittel) Die Zusage gilt für einen bestimmten Schritt
Laufende Fristen mit Datum, bei Eile Bitte um kurzfristige Antwort Der Versicherer sieht, warum es eilt
Gegenstandswert, soweit absehbar Grundlage der Kostenschätzung
Beauftragte Kanzlei und Bitte, den Umfang zu bestätigen freie Anwaltswahl, Umfang der Zusage

Versicherungsfall: Nach den Musterbedingungen ist das der Zeitpunkt, zu dem jemand gegen Rechtspflichten verstoßen hat oder verstoßen haben soll; bei mehreren zusammenhängenden Verstößen zählt der erste. Liegt er vor Vertragsbeginn oder in der Wartezeit von drei Monaten, besteht nach dem Muster kein Schutz. Welcher Zeitpunkt maßgeblich ist, entscheidet die Versicherung nach dem Vertrag des Mandanten.

Den Anwalt wählt der Mandant selbst (§ 127 Abs. 1 VVG); davon darf der Vertrag nicht zu seinem Nachteil abweichen (§ 129 VVG). Nennt die Versicherung eine Kanzlei, ist das ein Angebot, keine Pflicht.

Unterlagen: nur, was nötig ist. Das auslösende Schreiben (etwa die Kündigung), der maßgebliche Vertrag, die wesentliche Korrespondenz, auf Wunsch ein Klageentwurf. Keine ganze Handakte: Beigefügt wird nur, was die Versicherung für die Prüfung braucht (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Enthalten die Unterlagen Gesundheitsangaben, etwa bei einer krankheitsbedingten Kündigung, legt die Kanzlei vorher mit dem Mandanten fest, was beigefügt wird.

Verschwiegenheit: Die Anfrage enthält Mandatsgeheimnisse (§ 43a Abs. 2 BRAO; § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB). Die Kanzlei stellt sie deshalb nur im Auftrag des Mandanten; mit seiner Einwilligung liegt kein Verstoß gegen die Verschwiegenheit vor (§ 2 Abs. 4 lit. a BORA). Eine Form ist nicht vorgeschrieben; eine Bestätigung per E-Mail oder eine Aktennotiz dient dem Nachweis. Den Übermittlungsweg (Portal oder E-Mail-Adresse der Versicherung, Post) stimmt die Kanzlei mit dem Mandanten ab; auf jedem Weg geht nur hinaus, was die Prüfung braucht.

Ablaufplan mit Wiedervorlagen

Die Tage in der Spalte „Wann“ sind eigene Fristen der Kanzlei (Organisationsfristen), keine gesetzlichen.

Schritt Wer Wann
Erstgespräch: Zugangsdatum, Rechtsschutz ja oder nein, Versicherungsschein Anwalt, ReFa notiert Tag 0
Fristnotiz und Vorfrist eintragen, unabhängig von der Deckung Anwalt, Fristenkontrolle Tag 0
Hinweise vor dem Auftrag geben (siehe unten), Regel der Kanzlei zur Vergütung der Anfrage nennen Anwalt Tag 0, vor dem Auftrag
Auftrag zur Anfrage und Einwilligung zur Weitergabe der Unterlagen festhalten ReFa Tag 0
Anfrage nach Prüfliste zusammenstellen, Anwalt prüft und gibt frei, Versand ReFa, dann Anwalt Tag 0
Wiedervorlage „Antwort da?“; wenn nicht, beim Versicherer anrufen und Schadennummer erfragen; danach täglich bis zur Vorfrist ReFa Tag 3 (Arbeitstage)
Zusage: Schadennummer, bestätigter Schritt, Selbstbeteiligung in die Akte; Mandant informieren ReFa bei Eingang
Ablehnung: Grund einordnen (siehe unten), bei Erfolgsaussicht oder Mutwilligkeit die Variante im Vertrag (Schiedsgutachter oder Stichentscheid) notieren, Mandant informieren Anwalt bei Eingang
Vorfrist erreicht, Deckung offen: Anwalt bespricht mit dem Mandanten, was sein Vertrag zu Maßnahmen vor der Bestätigung sagt; die Frist wird gewahrt Anwalt Vorfrist
Neuer Schritt (Berufung, Vergleich über weitere Gegenstände): neue Anfrage ReFa je Schritt

Die letzte Zeile ist leicht zu übersehen. Nach den Musterbedingungen bestätigt der Versicherer den Umfang für den konkreten Versicherungsfall; Klage oder Rechtsmittel werden nach Möglichkeit vorher abgestimmt, soweit das zumutbar ist. Bei Maßnahmen vor seiner Bestätigung trägt er nur die Kosten, die er bei vorheriger Bestätigung getragen hätte. In der Kanzleisoftware gehören Versicherer, Schadennummer und Selbstbeteiligung in ein Feld an der Akte.

Fall: Kündigung an einem Freitag

Erfundenes Beispiel. Eine Arbeitsrechtskanzlei mit drei Anwälten und zwei ReFa vertritt Arbeitnehmer. Frau Hartwig, Sachbearbeiterin seit sechs Jahren, erhält eine ordentliche Kündigung. Sie wird ihr an einem Freitag persönlich übergeben und geht ihr an diesem Tag zu. Am Montag ruft sie an. Sie hat seit mehreren Jahren einen Arbeits-Rechtsschutz; frühere Vorfälle gab es nicht.

Montag, Tag 0. Die Kollisionsprüfung ist erledigt. Im Erstgespräch fragt Rechtsanwältin Lorenz zuerst nach dem Zugangsdatum. Die Frist endet mit Ablauf des Freitags drei Wochen nach dem Zugang (§ 4 Satz 1 KSchG; § 187 Abs. 1 BGB; § 188 Abs. 2 BGB); im Fall ist dieser Freitag kein Feiertag. Die Fristenkontrolle trägt das Fristende ein, dazu nach Kanzleiregel eine Vorfrist eine Woche vorher. Frau Lorenz gibt die Hinweise vor dem Auftrag und sagt, wie die Kanzlei die Deckungsanfrage handhabt. ReFa Herr Okafor hält Auftrag und Einwilligung fest, stellt Kündigung und Arbeitsvertrag zusammen und füllt die Prüfliste aus. Frau Lorenz liest die Schilderung, ergänzt die beabsichtigte Klage mit Fristende und gibt frei. Die Anfrage geht am selben Tag hinaus.

Donnerstag, Tag 3. Keine Antwort. Herr Okafor ruft beim Versicherer an und notiert die Schadennummer.

Variante A. Am Freitag kommt die Zusage für die erste Instanz mit 150 Euro Selbstbeteiligung (im Fall angenommen). Herr Okafor trägt beides in die Akte ein und schreibt der Mandantin. Die Klage geht vor der Vorfrist hinaus.

Variante B. Bis zur Vorfrist liegt nichts vor. Frau Lorenz ruft die Mandantin an: Die Frist geht vor. Was ihr Vertrag zu Maßnahmen vor der Bestätigung sagt und was das für sie bedeutet, bespricht sie mit ihr vor der Klage. Die Klage wird rechtzeitig erhoben.

Ablehnung: Grund zuerst einordnen

Nicht jede Ablehnung führt in dasselbe Verfahren. Nur bei zwei Gründen sieht der Vertrag ein Gutachterverfahren oder einen Stichentscheid vor, in dem ein Anwalt die Erfolgsaussicht beurteilt (Einzelheiten unter der Tabelle). Typische Gründe nach den Musterbedingungen, ohne Bewertung einer einzelnen Ablehnung:

Grund nach dem Muster Gutachter- oder Stichentscheid (§ 128 VVG)? Was die Kanzlei organisatorisch tut
Versicherungsfall vor Vertragsbeginn nein Daten prüfen, Mandanten fragen, Anwalt entscheidet
Wartezeit (im Muster drei Monate, auch im Arbeits-Rechtsschutz) nein Beginn im Versicherungsschein prüfen
Bereich nicht versichert oder ausgeschlossen nein Versicherungsschein und Bausteine prüfen
Keine hinreichende Aussicht auf Erfolg ja Hinweis des Versicherers auf das Verfahren vorhanden?
Mutwilligkeit ja wie oben
Obliegenheit verletzt (verspätet, unvollständig, nicht abgestimmt) nein vermeiden: Prüfliste, Abstimmung vor der Klage
Versicherungssumme erschöpft nein Mandanten informieren

Lehnt die Versicherung wegen fehlender Erfolgsaussicht oder Mutwilligkeit ab, muss sie das nach den Musterbedingungen unverzüglich, schriftlich und mit Begründung tun. Nur für diese beiden Gründe verlangt § 128 VVG ein Gutachterverfahren oder ein vergleichbares Verfahren im Vertrag und einen Hinweis des Versicherers darauf. Fehlt das Verfahren oder der Hinweis, „gilt das Rechtsschutzbedürfnis des Versicherungsnehmers im Einzelfall als anerkannt“ (§ 128 Satz 3 VVG). Die Musterbedingungen enthalten dafür zwei Varianten, von denen der Versicherer eine in seine Bedingungen übernimmt: das Schiedsgutachterverfahren, in dem ein vom Präsidenten der Rechtsanwaltskammer benannter Anwalt entscheidet, oder den Stichentscheid, eine begründete Stellungnahme des eigenen Anwalts, deren Kosten der Versicherer übernimmt. Welche Variante gilt, steht im Vertrag des Mandanten.

Für die ReFa heißt das: Ablehnungsschreiben am Tag des Eingangs vorlegen, Grund und Hinweis markieren. Ob und wie die Kanzlei gegen eine Ablehnung vorgeht, entscheidet der Anwalt mit dem Mandanten. Ein Streit mit dem eigenen Versicherer ist ein eigenes Mandat; die Musterbedingungen nehmen ein Vorgehen „gegen uns“ vom Versicherungsschutz aus.

Hinweise vor dem Auftrag

Zwei Hinweise gehören in den Ablaufplan, ob eine Versicherung besteht oder nicht:

  • Gegenstandswert: Richten sich die Gebühren nach dem Gegenstandswert, hat der Anwalt „vor Übernahme des Auftrags hierauf hinzuweisen“ (§ 49b Abs. 5 BRAO). Das gilt auch für Mandanten mit Rechtsschutzversicherung; das Gesetz macht keine Ausnahme.
  • Arbeitsgericht erster Instanz: Im arbeitsgerichtlichen Urteilsverfahren des ersten Rechtszugs trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst, auch wer gewinnt. Darauf ist „vor Abschluß der Vereinbarung über die Vertretung“ hinzuweisen (§ 12a Abs. 1 Satz 2 ArbGG).

Beide Hinweise hält die Kanzlei in der Akte fest, wie im Beitrag zum Aktenvermerk beschrieben; ihren Platz im Ablauf der Mandatsannahme haben sie vor dem Auftrag.

Die Zusage entlastet den Anwalt nicht. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein Kostenschaden des Mandanten aus fehlerhafter Beratung nicht deshalb entfällt, weil der Mandant Anspruch auf Deckung durch seine Rechtsschutzversicherung hat, auch wenn das Mandat nur unter dieser Bedingung erteilt wurde (BGH, Urteil vom 29.09.2022, IX ZR 204/21). Soweit der Versicherer die Kosten getragen hat, geht der Ersatzanspruch des Mandanten auf ihn über (§ 86 Abs. 1 VVG). Die Zusage ist keine Prüfung der Erfolgsaussicht durch Dritte: Für die Beratung über die Erfolgsaussichten ist es nach dem BGH ohne Bedeutung, ob der Mandant rechtsschutzversichert ist.

Deckungsanfrage abrechnen? Eine offene Frage

Ob die Kanzlei für die Deckungsanfrage eine eigene Gebühr verlangen kann, ist umstritten. Der Bundesgerichtshof hat die Frage bisher offengelassen, so 2011 (BGH, Urteil vom 13.12.2011, VI ZR 274/10) und 2015 (BGH, Urteil vom 24.09.2015, IX ZR 206/14). In beiden Entscheidungen hat er erkennen lassen, dass er eine eigene Angelegenheit eher verneint, wenn sich die Arbeit auf die Anfrage mit beigefügtem Entwurf der Klageschrift beschränkt (2011: und die Deckung ohne Weiteres erteilt wird). 2015 fügte er hinzu: Fehlt ein vorheriger Hinweis auf gesonderte Gebühren, dürfte eine solche Gebührenforderung nicht begründet sein.

Organisatorisch zählt eines: Die Kanzlei legt vorher fest, wie sie es hält, und sagt es dem Mandanten, bevor sie die Anfrage stellt. Wer diese Kosten trägt, gehört in das Gespräch vor dem Auftrag.

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

Wer entscheidet: Die Partner legen einmal fest, wer Deckungsanfragen freigibt, nach wie vielen Arbeitstagen nachgehakt wird und wie die Kanzlei die Vergütung der Anfrage handhabt. Die Büroleitung richtet Prüfliste und Aktenfeld für alle gleich ein. Sonst bekommt der Mandant von zwei Anwälten zwei Antworten.

Zentral oder je Dezernat: Eine zentrale Stelle, etwa eine ReFa für alle Deckungsanfragen, sorgt für gleiche Anfragen und einen Überblick über offene Antworten. Fragt jedes Dezernat (Arbeitsbereich eines Anwalts mit eigener Sachbearbeitung) selbst an, sind die Wege zum Anwalt kürzer, der das Mandat kennt; die Partner wählen einmal.

Was es kostet: Angenommen, jeder von zehn Berufsträgern stellt 30 Deckungsanfragen im Jahr, zusammen also 300. Bereitet die ReFa jede in 25 Minuten vor (Zusammenstellen, Versand, Wiedervorlage) und prüft der Anwalt fünf Minuten, kostet das 125 ReFa-Stunden zu 27 Euro, also 3.375 Euro, und 25 Anwaltsstunden zu 167 Euro, also 4.175 Euro, zusammen 7.550 Euro im Jahr. Macht der Anwalt alles selbst in 30 Minuten, sind es 150 Stunden zu 167 Euro, also 25.050 Euro. Der Unterschied von 17.500 Euro ist ein Zeitwert, keine Ausgabe: Er wird erst zu Geld, wenn der Anwalt die gewonnene Zeit anders nutzt. Alle Zeiten sind Annahmen.

Haftung und Versicherung: Die Verantwortung für Frist und Inhalt der Anfrage bleibt beim Anwalt, der das Mandat führt; die ReFa bereitet vor. Eine versäumte Klagefrist macht die Kündigung wirksam; eine Deckungszusage ändert daran nichts. Deshalb gehört die Fristnotiz in der größeren Kanzlei in die zentrale Fristenkontrolle und nicht in die Wiedervorlage der Deckung.

Wo das nicht passt

„Wir klagen erst, wenn die Zusage da ist. Sonst bleibt der Mandant auf Kosten sitzen.“ Das Kostenrisiko ist echt: Nach den Musterbedingungen trägt der Versicherer bei Maßnahmen vor seiner Bestätigung nur die Kosten, die er bei vorheriger Bestätigung getragen hätte. Eine versäumte Klagefrist hat dagegen eine harte Folge: Die Kündigung gilt dann als von Anfang an wirksam (§ 7 KSchG). Der Ablaufplan löst den Widerspruch nicht auf, er legt ihn rechtzeitig auf den Tisch: An der Vorfrist entscheidet der Mandant nach Aufklärung durch den Anwalt, nicht am letzten Tag.

Ohne Personal oder in anderen Rechtsgebieten: Die Einzelanwältin ohne ReFa stellt die Anfrage selbst; die Prüfliste erspart ihr Rückfragen. In anderen Rechtsgebieten laufen eigene Fristen, oft mit anderer Länge; der Anwalt bestimmt sie im Einzelfall, der Ablauf mit Fristnotiz vor der Anfrage bleibt derselbe.

Wann Sie Rat brauchen: Ob eine Ablehnung berechtigt ist, wie eine Stellungnahme im Stichentscheid aussieht und ob die Anfrage abgerechnet werden darf, sind Fragen des Einzelfalls. Diese Seite ist allgemeine Information, keine Beratung.

Was Sie jetzt tun

  1. Inhaber, diese Woche: festlegen, dass die Fristnotiz vor jeder Deckungsanfrage steht, und das allen sagen.
  2. Büroleitung, diese Woche: die Prüfliste mit der eigenen Vorlage vergleichen; fehlende Angaben (Empfänger nach Versicherungsschein, Maßnahme, Frist mit Datum) ergänzen.
  3. Inhaber, in diesem Monat: die Linie der Kanzlei zur Vergütung der Deckungsanfrage festlegen und in Seite 2 der Vorlage eintragen.
  4. Büroleitung, in diesem Monat: in der Kanzleisoftware Feld für Versicherer, Schadennummer und Selbstbeteiligung sowie die Wiedervorlage „Deckung“ mit Grund einrichten.
  5. ReFa, ab sofort: jede Ablehnung am Tag des Eingangs vorlegen, Grund und Hinweis nach § 128 VVG markieren.
  6. Büroleitung, nach drei Monaten: offene Anfragen ohne Antwort zählen und die Nachhakfrist anpassen.

Vorlage: Prüfliste Deckungsanfrage und Ablaufplan (Word)

Prüfliste Deckungsanfrage herunterladen (Word, DOCX, 6 KB) – zwei Seiten, keine Makros. Seite 1: Prüfliste der Angaben, Unterlagen und Punkte nach Eingang der Antwort. Seite 2: Ablaufplan mit Wiedervorlagen und Kanzleiregeln zum Ausfüllen. Kein Musterschreiben.

Die Vorlage ist ein Muster zur allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.

Quellen

Alle abgerufen am 31.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.

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