Was muss in einen Aktenvermerk, damit er Monate später noch etwas taugt? Ein Aktenvermerk muss ohne seinen Verfasser verständlich sein: wann, mit wem, auf welchem Weg, was der Mandant gesagt oder entschieden hat, worauf Sie hingewiesen haben, wer was bis wann zugesagt hat und ob eine Frist oder Wiedervorlage notiert ist. Wer einen Aktenvermerk schreibt, braucht keine gesetzliche Feldliste; der Maßstab ist § 50 BRAO: Die Handakte muss ein „geordnetes und zutreffendes Bild“ der Bearbeitung geben. Die Word-Vorlage enthält die Felder, ein ausgefülltes Muster und eine Prüfliste.
Auf dieser Seite: Wozu der Vermerk dient · Pflichtfelder · Kurzfassung · Dasselbe Telefonat zweimal · Hinweise und Bestätigung · Software · Mehrere Berufsträger · Was Sie jetzt tun · Wo das nicht passt · Vorlage
Wozu der Aktenvermerk dient
Ein Aktenvermerk hält in der Akte fest, was sonst nirgends steht: ein Telefonat, eine Weisung, einen Hinweis. Er dient vier Zwecken:
- Gedächtnis: Mandate laufen Monate oder Jahre.
- Vertretung: Wer bei Urlaub oder Krankheit übernimmt, braucht Stand, Zusagen und offene Punkte aus der Akte (zur Übergabe siehe Urlaubsvertretung).
- Handakte: Ein Gespräch, das nicht vermerkt ist, fehlt im „geordneten und zutreffenden Bild“ nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BRAO. Für die elektronische Akte gilt das entsprechend (§ 50 Abs. 4 BRAO); die Handakte und damit der Vermerk ist sechs Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Auftrag endet (§ 50 Abs. 1 Satz 2 und 3 BRAO).
- Nachweis: Später kann es darauf ankommen, ob Sie auf ein Risiko hingewiesen haben. Welches Gewicht ein Vermerk dann hat, entscheidet das Gericht nach freier Überzeugung (§ 286 Abs. 1 ZPO). Ein zeitnaher, vollständiger Vermerk ist besseres Material als eine Erinnerung, aber keine Garantie.
Der Inhalt unterliegt der Verschwiegenheit (§ 43a Abs. 2 BRAO). Ein Vermerk gehört deshalb in die Akte, nicht auf einen Zettel oder in eine private Notiz-App; § 2 Abs. 2 BORA verlangt Schutzmaßnahmen, die dem Risiko angemessen und zumutbar sind.
Aktenvermerk schreiben: die Pflichtfelder
Die Felder sind unsere Empfehlung, keine Pflicht aus einer Norm: Was braucht jemand, der die Akte in einem halben Jahr zum ersten Mal öffnet?
| Feld | Warum |
|---|---|
| Akte (Aktenzeichen, Kurzbezeichnung) | Ohne Aktenbezug ist der Vermerk nicht in der Handakte. |
| Datum, Uhrzeit von–bis | Reihenfolge der Ereignisse; die Dauer trägt zugleich die Zeiterfassung. |
| Gesprächsweg, wer wen angerufen hat | Bei Zusagen und Weisungen zählt oft, von wem die Initiative kam. |
| Beteiligte, Identität geprüft | Am Telefon ist eine Stimme kein sicherer Nachweis: bekannte Nummer, bekannte Stimme, Rückruf? |
| Anlass und Unterlagen | Worauf sich das Gespräch bezieht, was der Mandant schicken will. |
| Inhalt: Tatsachen | Was gesagt wurde, getrennt von Ihrer Bewertung. |
| Weisung oder Entscheidung des Mandanten | Als solche gekennzeichnet, wichtige Sätze wörtlich. |
| Erteilte Hinweise | Dass und worüber Sie hingewiesen haben, mit Reaktion des Mandanten. |
| Zusagen und offene Punkte | Wer, was, bis wann; auch Zusagen des Mandanten. |
| Frist oder Wiedervorlage notiert | Ja oder nein, durch wen, am. Die Frist selbst steht im Fristenkalender. |
| Verfasser, erstellt am | Wurde der Vermerk nicht gleich geschrieben, steht das Datum dabei. |
| Nachtrag | Mit Datum und Namen, nie den alten Text überschreiben. |
Keine Kürzel, die nur Sie verstehen: „Mdt. will VglAng. n. ann.“ kann „nicht annehmen“ oder „noch annehmen“ heißen. Die kurze Telefonnotiz, mit der das Sekretariat einen Rückrufwunsch weitergibt, ist ein eigenes Thema: Sie gibt eine Nachricht weiter, der Aktenvermerk hält den Inhalt eines Gesprächs fest, das für das Mandat Folgen hat.
Wenn wenig Zeit ist: vier Pflichtangaben
Bleibt nur eine Minute, genügen vier Angaben (Akte, Datum und Verfasser setzt meist die Software):
- Wer mit wem, wann, wer hat angerufen.
- Was der Mandant entschieden oder angewiesen hat, wörtlich, wenn es darauf ankommt.
- Worauf Sie hingewiesen haben, in einem Stichwort.
- Wer was bis wann tut, Frist notiert ja oder nein.
Beispiel (erfunden), Mietrecht: Rechtsanwalt Demir vertritt eine Mieterin nach einer Eigenbedarfskündigung. Der Anwalt der Vermieterin ruft an:
Di 27.10.2026, 11:05–11:10, Anruf RA Vogt (Vermieterin) bei RA Demir. Angebot: Aufhebung, 3.000 € Umzugshilfe, Auszug 31.03.2027, Antwort bis 06.11.2026. Kein Hinweis erteilt (Mandantin nicht beteiligt). RA Demir informiert die Mandantin bis 28.10.2026 schriftlich; Frist 06.11. notiert, Frau Kraus, 11:15.
Dasselbe Telefonat zweimal: schlechter und guter Aktenvermerk
Beispiel (erfunden): Rechtsanwältin Berg führt eine Einzelkanzlei mit einer Fachangestellten, Frau Arslan. Sie vertritt Herrn Kühn nach einem Verkehrsunfall. Der Haftpflichtversicherer des Gegners bietet schriftlich 4.200 Euro „zur Abgeltung aller Ansprüche aus dem Unfall“ an (Abgeltungsklausel: mit der Zahlung sind alle Ansprüche erledigt), gefordert waren 5.600 Euro. Das Angebot gilt bis Freitag, 30.10.2026. Am Mittwoch, 21.10.2026, ruft Herr Kühn an.
Fassung 1, so wie sie oft entsteht (im Postfach als Notiz an sich selbst):
21.10. Tel. Mdt. wg. VglAng. – will noch nicht, erst Arzt. Schreibe Vers. NB
Fassung 2, mit den Pflichtfeldern (in der Akte):
Aktenvermerk · Akte 112/26 Kühn ./. Nordwest Versicherung, Verkehrsunfall
Datum, Zeit: Mittwoch, 21.10.2026, 16:40–16:52 Uhr · Weg: Telefon, der Mandant hat angerufen · Identität: Anruf von der Mobilnummer aus dem Aufnahmebogen, Stimme bekannt · Beteiligte: Herr Kühn, RAin Berg
Anlass: Vergleichsangebot des Versicherers vom 19.10.2026 über 4.200 Euro zur Abgeltung aller Ansprüche aus dem Unfall, Annahme bis Fr 30.10.2026 (Angebot in der Akte).
Inhalt: Herr Kühn hat weiter Knieschmerzen. Termin beim Orthopäden am Do 05.11.2026.
Hinweise erteilt: Die Abgeltungsklausel erfasst nach ihrem Wortlaut auch Schäden, die erst später bekannt werden; ein Ergebnis zum Knie läge vor Fristablauf nicht vor. Herr Kühn hat das wiederholt.
Weisung des Mandanten: „Bitte nicht annehmen, bevor ich beim Arzt war.“ Kanzlei soll um Verlängerung bis Fr 20.11.2026 bitten.
Zusagen: RAin Berg schreibt dem Versicherer bis Fr 23.10.2026. Herr Kühn schickt den Arztbericht nach dem Termin. Offen: Was geschieht, wenn der Versicherer nicht verlängert, mit Herrn Kühn bis 28.10.2026 besprechen.
Frist/Wiedervorlage notiert: ja. Ende des Angebots 30.10.2026, Wiedervorlage Fr 06.11.2026 (Arztbericht da?), eingetragen von Frau Arslan am 21.10.2026, 17:05 Uhr.
Verfasser: RAin Berg, geschrieben am 21.10.2026, 16:58 Uhr
Was Fassung 1 fehlt:
- Akte, Zeit, Verfasser: Die Notiz liegt im Postfach, in der Handakte fehlt das Gespräch (§ 50 BRAO). Ohne Uhrzeit lässt sich ein weiterer Kontakt am selben Tag nicht einordnen; „NB“ ist ein Kürzel ohne Erklärung.
- Hinweis: Dass über die Abgeltung späterer Schäden gesprochen wurde, steht nirgends. Gerade das zählt, wenn Herr Kühn später sagt, er habe es nicht gewusst.
- Weisung: „will noch nicht, erst Arzt“ lässt offen, ob er abgelehnt, abgewartet oder um Verlängerung gebeten hat.
- Zusage und Frist: „Schreibe Vers.“ hat kein Datum, Annahmefrist und Wiedervorlage fehlen.
Fassung 2 hat Frau Berg sechs statt einer Minute gekostet, mit 167 Euro je Anwaltsstunde (Zielsatz aus der Rechnung zum Stundensatz) knapp 14 Euro.
Am nächsten Morgen nimmt Frau Arslan einen Anruf an. Ihr Vermerk:
Do 22.10.2026, 09:10–09:13, Herr Kühn hat angerufen (Nummer aus dem Aufnahmebogen). Weisung: „Bitte dem Versicherer noch nicht schreiben, ich rufe Frau Berg morgen früh an.“ Ich habe nichts zugesagt außer der Weitergabe. Vorgelegt RAin Berg 09:15. Achtung: widerspricht der Zusage „Schreiben bis 23.10.“ (Vermerk vom 21.10.). Frau Arslan · Kenntnis genommen: RAin Berg, 22.10.2026, 11:30
Die Fachangestellte entscheidet nicht, sie hält fest, legt vor und markiert den Widerspruch (unser Vorschlag).
Hinweise vermerken und dem Mandanten bestätigen
Vermerken Sie, dass und worüber Sie hingewiesen haben und wie der Mandant reagiert hat, nicht einen vorformulierten Belehrungstext. „Über Risiken belehrt“ sagt nicht, über welche. „Abgeltungsklausel erklärt, erfasst auch spätere Schäden; Mandant hat das wiederholt“ sagt es. Schreiben Sie am selben Tag und notieren Sie die Entscheidung des Mandanten getrennt, besonders wenn er einem Rat nicht folgt.
Wichtige Hinweise bestätigen Sie ihm zusätzlich in einer kurzen E-Mail, auf dem Weg, dem er zugestimmt hat (§ 2 Abs. 2 BORA), ähnlich der Entscheidungsmitteilung im Beitrag zur Kommunikation mit Mandanten. Hinein gehören: Bezug auf das Gespräch, das Angebot in einem Satz, Ihre Hinweise in verständlichen Worten, seine Entscheidung, wie Sie sie verstanden haben, wer was bis wann tut, und die Bitte, sich zu melden, wenn er etwas anders verstanden hat. Schreiben Sie Vermerk und E-Mail so, dass der Mandant beide lesen dürfte: sachlich, ohne abwertende Bemerkungen. Personenbezogene Daten in Vermerken können unter sein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO fallen.
Was die Kanzleisoftware beim Aktenvermerk leistet
Viele Kanzleiprogramme kennen die Aktennotiz als eigenen Dokumenttyp, mit Datum, Uhrzeit und angemeldetem Benutzer. Prüfen Sie an Ihrer Installation vor allem: Sehe ich, wer einen Vermerk wann geändert hat? Wenn nicht, schreiben Sie Nachträge als neuen Vermerk.
Ein Telefonat ohne Einwilligung des Gesprächspartners aufzunehmen, ist in aller Regel strafbar (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB, „unbefugt“); das gilt auch für Werkzeuge, die dafür das Gespräch mitschneiden. Wer Vermerke diktiert und das Diktat von einem externen Dienst abschreiben lässt, beachtet § 43e BRAO und braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO; mehr in den KI-Regeln für die Kanzlei.
In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern
- Eine Vorlage für alle. Vermerkt jedes Dezernat (Arbeitsbereich eines Anwalts mit seinen Akten) anders, findet die Vertretung nichts. Die Vorlage legt der zuständige Partner oder die Büroleitung fest, mit Pflichtfeldern, die die Software erzwingt (sonst den Anbieter fragen), und einem Verzeichnis erlaubter Kürzel.
- Was es kostet. Annahme für zehn Berufsträger: je Berufsträger drei bis acht Gespräche am Tag mit Weisung, Hinweis, Zusage oder Frist, eine Minute mehr je Vermerk (Kopf und Verfasser setzt die Software), 219 Arbeitstage. Das sind 110 bis 292 Stunden im Jahr, mit 167 Euro rund 18.300 bis 48.800 Euro; in der Mitte (fünf Gespräche) 30.478 Euro, je Berufsträger gut 18 Stunden. Mit zwei Minuten verdoppelt sich alles. Eine Rückfrage wegen eines unklaren Vermerks kostet nach unserer Annahme eine Viertelstunde, also 41,75 Euro. Der Aufwand trägt sich, wenn je Berufsträger eine bis knapp drei solcher Rückfragen in der Woche entfallen.
- Einführung und Fazit. vier Bürostunden für die Vorlage (108 Euro) und eine Stunde Besprechung mit zehn Berufsträgern und acht Mitarbeitenden (1.886 Euro), zusammen rund 1.994 Euro. Die Einführung ist billig, die laufende Minute nicht: volle Vermerke nur bei Weisung, Hinweis, Zusage oder Frist, sonst die Kurzfassung.
- Haftung. Die Schlichtungsstelle der Rechtsanwaltschaft zählte 2025 in Schlichtungsverfahren mit Schadensersatzforderungen 744 Vorwürfe, darunter 20 Fälle fehlender Aufklärung über die Erfolgsaussichten und 8 Fälle „Vergleichsreue“, also den Vorwurf, vor einem Vergleich nicht ausreichend über dessen Folgen aufgeklärt worden zu sein (Tätigkeitsbericht 2025). Wurde mündlich aufgeklärt, ist der Vermerk oft das einzige Schriftstück darüber. Eine Vorschrift zu Inhalt und Form von Vermerken gibt es nicht; Maßstab bleibt § 50 BRAO, und welches Gewicht der Vermerk hat, hängt vom Fall ab.
- Aufsicht. Wer Weisungen im Büro entgegennehmen lässt, bleibt für die Bearbeitung verantwortlich; die Stichprobe aus Schritt 5 wiederholen Sie jährlich.
Was Sie jetzt tun
- Inhaberin oder zuständiger Partner, diese Woche: die Vorlage durchgehen und festlegen, welche Felder bei Ihnen Pflicht sind.
- Büroleitung, bis Ende nächster Woche: die Felder als Vorlage in der Kanzleisoftware anlegen.
- Büroleitung, gleichzeitig: ein Verzeichnis erlaubter Kürzel anlegen, eine Seite.
- Alle, ab sofort: Vermerke am selben Tag schreiben, in die Akte, nicht ins Postfach; Weisungen an die Anwältin vorlegen.
- Inhaberin, nach vier Wochen: zehn Vermerke aus zehn Akten ziehen und mit der Prüfliste der Vorlage lesen: Versteht sie jemand, der die Akte nicht kennt?
- Alle, in der nächsten Teambesprechung: ein schlechtes Beispiel aus der eigenen Kanzlei, ohne Namen, wie im Fall umschreiben.
In der Einzelkanzlei übernehmen Sie die Schritte 1, 2 und 5 selbst; Schritt 6 entfällt.
Wo das nicht passt
Der wichtigste Einwand: „Dafür habe ich keine Zeit, ich telefoniere den ganzen Tag.“ Dann gilt der volle Vermerk nicht für jedes Gespräch. Eine Terminabsprache braucht ihn nicht; Gespräche mit Weisung, Hinweis, Zusage oder Frist brauchen mindestens die vier Pflichtangaben.
Der Vermerk ersetzt keine Fristenkontrolle; überwacht wird die Frist im Fristenkalender.
Offen bleiben hier: Einsicht des Mandanten in interne Vermerke, Aufbewahrung über sechs Jahre hinaus (andere Aufbewahrungspflichten bleiben nach § 50 Abs. 5 BRAO unberührt) und die Rolle des Vermerks im Haftungsprozess. Dafür brauchen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt für Berufsrecht, Ihre Rechtsanwaltskammer oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Dieser Beitrag beschreibt einen allgemeinen Ablauf. Er prüft keinen Einzelfall und ersetzt keine Rechtsberatung.
Vorlage: Aktenvermerk für die Kanzlei
Download: Aktenvermerk: Vorlage mit Pflichtfeldern, Muster und Prüfliste (Word, ohne Makros)
Drei Seiten: Formular mit den Feldern aus der Tabelle und der Kurzfassung, der Vermerk aus dem Fall als Muster und eine Prüfliste mit acht Punkten. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen.
Quellen
Alle abgerufen am 28.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.
- Bundesrechtsanwaltsordnung: § 43a, § 43e, § 50
- Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA), Stand 01.12.2025: § 2
- Zivilprozessordnung § 286; Strafgesetzbuch § 201
- Schlichtungsstelle der Rechtsanwaltschaft, Tätigkeitsbericht 2025, Kap. IV.5 (S. 25 f.)
- Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679: Art. 15, Art. 28
- Aufwand: eigene Rechnung mit offen gelegten Annahmen (oben)