Was gehört in eine Telefonnotiz, damit in der Kanzlei keine Frist und kein Rückruf verloren geht? Neben Name, Nummer und Uhrzeit braucht eine Kanzlei vier Felder, die eine allgemeine Bürovorlage meist nicht vorsieht: die Rolle des Anrufers, die Akte oder den Vermerk „neu – Kollisionsprüfung offen“, die Frage „Frist genannt: ja oder nein“ und die Weitergabe an die Vertretung. Die Notiz gehört in die Akte, nicht als Zettel auf den Tisch. Unsere Telefonnotiz-Vorlage (Word, DOCX) enthält alle Felder und ein ausgefülltes Beispiel.
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Wozu die Telefonnotiz dient
Die Telefonnotiz bringt eine Nachricht vollständig zu der Person, die sie bearbeiten muss, und wird Teil der Handakte, sobald sie ein Mandat betrifft. Für die Handakte gilt ein klarer Maßstab: Der Anwalt muss mit ihr „ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können“ (§ 50 Abs. 1 Satz 1 BRAO). Ein Zettel mit „bitte zurückrufen“ leistet das nicht.
Die Notiz gibt eine Nachricht weiter; der Aktenvermerk hält den Inhalt eines Gesprächs fest, das Folgen für das Mandat hat. Was in einen solchen Vermerk gehört, steht in unserem Beitrag zum Aktenvermerk. Wie schnell die Kanzlei zurückruft, regelt die Rückrufregel in unserem Beitrag zur Kommunikation mit Mandanten; die Notiz sorgt dafür, dass die Zusage gehalten werden kann.
Die Felder der Telefonnotiz
| Feld | Warum es in der Kanzlei nötig ist |
|---|---|
| Datum, Uhrzeit, angenommen von | Nachweis des Anrufs; Rückfrage an die Person, die abgenommen hat |
| Anrufer mit Rolle: Mandant, Gegenseite, Gericht oder Behörde, neue Anfrage | Die Rolle entscheidet, was am Telefon gesagt werden darf und wer zurückruft |
| Rückrufnummer, erreichbar, „nur diese Nummer“ | Ein Rückruf ins Leere kostet Anwaltszeit; ein Rückruf auf die falsche Nummer kann Vertrauliches verraten |
| Akte oder „neu – Kollisionsprüfung offen“, bei neu der Name der Gegenseite | Vor einem Gespräch zur Sache muss feststehen, dass die Kanzlei nicht schon die Gegenseite vertritt |
| Anliegen in einem Satz, möglichst mit den Worten des Anrufers | Wer zurückruft, weiß, worum es geht, ohne nachzufragen |
| Frist oder Termin genannt? ja/nein, von wem gesetzt | Bei ja geht die Notiz sofort persönlich an die zuständige Person oder ihre Vertretung |
| Zugesagt: Rückruf bis (Tag, Uhrzeit), durch wen | Hält fest, was der Anrufer erwartet |
| Weitergegeben an, am, wie | Zeigt, wo die Nachricht liegt, auch bei Abwesenheit |
| Aktenvermerk nötig? | Trennt Nachricht und Gesprächsinhalt |
| Erledigt am, von, Ergebnis kurz | Schließt die Notiz ab; offene Notizen fallen auf |
Das Feld Frist genannt ist das wichtigste. „Persönlich“ heißt: anrufen oder ansprechen, nicht nur ablegen. Ob es eine Frist des Gerichts, der Gegenseite oder nur ein Wunsch des Anrufers ist, kreuzt die Vorlage an; ob und wie die Frist notiert wird, entscheidet die Fristenkontrolle der Kanzlei, nicht die Person am Telefon. Für den Fall, dass niemand erreichbar ist, legt die Kanzlei vorher fest, wer im Termin unterbrochen wird.
Bei einer neuen Anfrage nimmt die Notiz nur auf, was für die Kollisionsprüfung und den Rückruf nötig ist: Name, Nummer, Gegenseite, Anliegen in einem Satz. Auskunft zur Sache gibt es erst nach der Kollisionsprüfung.
Fall: dieselbe Nachricht zweimal
Erfundenes Beispiel. Eine Arbeitsrechtskanzlei in Bremen mit vier Personen: Inhaberin, ein angestellter Anwalt, zwei Fachangestellte. Montags von 9 bis 11 Uhr sind beide Anwälte im Termin. Kanzleiregel: Bei einer Frist ruft die Fachangestellte den zuständigen Anwalt auf dem Diensthandy an; läuft sie heute oder morgen ab, auch im Termin.
Um 9:40 Uhr ruft der Mandant Jonas Kessler an. Die Gegenseite, sein früherer Arbeitgeber, verlangt bis Donnerstag eine schriftliche Erklärung von ihm, sonst werde sie Gehalt einbehalten. Das Schreiben kam heute mit der Post.
Schlechte Fassung: „Hr. K. hat angerufen, bitte zurückrufen.“ Der Anwalt sieht den Zettel nach dem Termin, ruft zurück, erreicht niemanden und erfährt erst am nächsten Tag von der Frist.
Gute Fassung (wie Seite 2 der Vorlage): Montag, 9:40 Uhr, angenommen von der Fachangestellten · Jonas Kessler, Mandant · erreichbar ab 13 Uhr · Akte Kessler gegen Nordlicht Logistik GmbH (erfunden) · Anliegen: „Die Firma will bis Donnerstag eine schriftliche Erklärung von mir, sonst behalte sie das Gehalt ein. Das Schreiben kam heute per Post, ich schicke es gleich per Mail.“ · Frist genannt: ja, Donnerstag, gesetzt von der Gegenseite · Aufgabe in der Akte angelegt, Anwalt um 9:45 Uhr auf dem Diensthandy angerufen, nicht erreicht, um 10:30 Uhr in der Pause erreicht · Rückruf zugesagt bis 15 Uhr · Aktenvermerk nötig: ja.
Weil die Frist erst am Donnerstag abläuft, muss der Anwalt den Termin dafür nicht unterbrechen; es genügt, dass er ihn in der Pause erreicht. Der Anwalt ruft den Mandanten um 14:10 Uhr zurück und legt einen Aktenvermerk an. Die gute Fassung kostet die Fachangestellte etwa eine Minute mehr.
Zweites Beispiel, Familienrecht (erfunden): Eine Mandantin in Trennung bittet, nur auf ihrem Handy zurückzurufen und auf der gemeinsamen Festnetznummer keine Nachricht zu hinterlassen. Das steht im Feld „Rückrufnummer“ mit dem Kreuz „nur diese Nummer, keine Nachricht hinterlassen“, damit auch die Vertretung es sieht.
Rechnet sich die Minute? Die Kanzlei nimmt etwa sechs Nachrichten am Tag auf (Annahme). Eine Minute mehr je Notiz sind an 219 Arbeitstagen 21,9 Stunden Bürozeit. Führt ohne die Felder jede dritte Notiz zu einer Rückfrage von fünf Minuten beim Anwalt (Annahme), sind das 36,5 Stunden Anwaltszeit im Jahr, die die vollständige Notiz spart. Bewertet man beide Seiten gleich mit der Bürostunde von 27 Euro, stehen 591,30 Euro Mehraufwand 985,50 Euro Ersparnis gegenüber, netto 394,20 Euro. Die 27 Euro sind die gerundeten Personalkosten einer Fachangestellten halbtags aus unserer Stundensatz-Kalkulation: 23.520 Euro im Jahr, geteilt durch 876 Stunden (219 Tage zu je vier Stunden). Der eigentliche Gewinn sind die 36,5 Anwaltsstunden, die für Mandatsarbeit frei werden. Ihre Zahlen ersetzen unsere Annahmen.
Mailbox-Ansage: ein Vorschlag
Damit auch Nachrichten auf der Mailbox die Felder füllen, kann die Ansage danach fragen:
„Sie sind verbunden mit der Kanzlei [Name]. Wir sind [Tage] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] erreichbar. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und, falls vorhanden, unser Aktenzeichen. Steht eine Frist oder ein Termin an, sagen Sie das bitte gleich am Anfang. Wir rufen Sie zurück.“
Die Nachricht wird wie eine Telefonnotiz in die Akte übertragen. Für die Ansage während des Urlaubs gibt es einen eigenen Vorschlag im Beitrag zur Urlaubsvertretung.
Weitergabe: wohin die Notiz geht
Die Notiz kommt in die Akte in der Kanzleisoftware oder als Aufgabe auf die Liste der zuständigen Person, bei Abwesenheit an die Vertretung laut Vertretungsplan. Nicht geeignet sind ein Zettel am Bildschirm, den Besucher lesen können, und eine unverschlüsselte Mail an eine private Adresse. Die Verschwiegenheit bezieht sich auf alles, was dem Anwalt in Ausübung seines Berufes bekannt geworden ist (§ 43a Abs. 2 BRAO), auch auf Namen und Anliegen.
Dass die Fachangestellte die Nachricht aufnimmt und weitergibt, ist erlaubt: Macht der Anwalt Geheimnisse seinen Beschäftigten zugänglich, ist das kein Offenbaren im Sinne des Strafrechts (§ 203 Abs. 3 Satz 1 StGB). Er muss sie aber in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen belehren (§ 43a Abs. 2 Satz 4 BRAO).
Für Inhaber: Aufbewahrung, Datenschutz, Telefondienst
Aufbewahrung. Eine Notiz zu einem Mandat gehört zur Handakte, auch elektronisch (§ 50 Abs. 4 BRAO), und wird sechs Jahre ab Ende des Jahres aufbewahrt, in dem der Auftrag endet (§ 50 Abs. 1 Satz 2 und 3 BRAO). Für Notizen zu Anfragen ohne Mandat legt die Kanzlei eine eigene Löschfrist fest, am besten mit der oder dem Datenschutzbeauftragten, falls die Kanzlei eine Person benannt hat. Dabei ist abzuwägen, welche Namen die Kollisionsprüfung später noch braucht. Was mit übertragenen Papierzetteln und Mailbox-Nachrichten geschieht, regelt die Kanzlei ebenfalls; die Vorlage hat dafür ein Feld.
Datenschutz. Rechtsgrundlage ist für Mandanten und Anfragende in der Regel der Vertrag oder seine Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Dritte wie die Gegenseite das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Notiert wird nur, was die Bearbeitung braucht (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO); die Vorlage hat deshalb kein freies Feld für Sonstiges. Erhebt die Kanzlei Daten Dritter nicht bei ihnen selbst, müsste sie diese grundsätzlich informieren (Art. 14 DSGVO). Das entfällt, soweit dadurch Informationen offenbart würden, die ihrem Wesen nach geheim gehalten werden müssen (§ 29 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Wer selbst anruft und die Informationen noch nicht hat, etwa bei einer neuen Anfrage, ist nach Art. 13 DSGVO zu informieren; wie das am Telefon in zwei Stufen geht, steht in unserem Beitrag zur Mandatsannahme.
Aufzeichnen ist keine Lösung. Wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich strafbar, schon der Versuch ist strafbar (§ 201 Abs. 1 und 4 StGB).
Externer Telefondienst. Er ist Dienstleister im Sinne des Berufsrechts (§ 43e Abs. 1 BRAO). Daraus folgen Grenzen, keine Empfehlung:
- Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Kenntnisnahme nur soweit erforderlich, Regel zu weiteren Personen (§ 43e Abs. 3 BRAO); im Ausland ein vergleichbarer Geheimnisschutz (§ 43e Abs. 4 BRAO).
- Eine Einwilligung des Mandanten verlangt das Gesetz nur für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen (§ 43e Abs. 5 BRAO); die Gesetzesbegründung stellt darauf ab, ob ein besonderer Bedarf im einzelnen Mandat besteht (BT-Drs. 18/11936, S. 36). Ein Telefondienst, der für die Kanzlei die Anrufe annimmt, gehört nicht dazu.
- Zusätzlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); die Datenschutzkonferenz nennt das Callcenter ohne wesentliche eigene Entscheidungsspielräume als Beispiel (DSK-Kurzpapier Nr. 13). Beides kann in einem Vertrag stehen.
KI am Telefon. Telefonassistenten mit KI nehmen Anrufe an, verschriften Mailbox-Nachrichten oder fassen Gespräche zusammen. Wird dabei ein laufendes Gespräch ohne Befugnis aufgenommen, ist die Grenze des § 201 StGB berührt. Erhält der Anbieter Zugang zu den Gesprächen, ist er Dienstleister nach § 43e BRAO und in der Regel Auftragsverarbeiter; es gelten dieselben Verträge wie beim Telefondienst, wird die Leistung im Ausland erbracht, auch § 43e Abs. 4 BRAO. Die Verschriftung ersetzt nicht die Felder „Frist genannt“ und „Weitergegeben“.
In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern
In größeren Kanzleien wandert eine Notiz zwischen Zentrale, Sekretariat und Dezernat (dem Arbeitsbereich eines Anwalts mit eigener Sachbearbeitung) und geht dabei leichter verloren.
Wer entscheidet: Die Partner beschließen einmal die Felder und den Weg der Notiz, auch wer bei Abwesenheit mehrerer Anwälte eine Frist annimmt. Die Büroleitung richtet die Notizmaske in der Kanzleisoftware für alle gleich ein.
Eine Eingangsstelle: Anrufe, die im Dezernat nicht angenommen werden, gehen an die Zentrale. Sie legt die Notiz in der Akte an, nicht als Mail an Kollegen. So sieht auch die Vertretung, was offen ist. Eine einfache Kennzahl ist die Zahl der Notizen ohne „Erledigt“ am Freitag.
Was es kostet: Bei zehn Berufsträgern mit je vier Notizen am Tag kostet die Mehrminute 40 Minuten am Tag. Dem stehen zwei Minuten Suchen je Notiz auf Papier oder in Postfächern gegenüber (Annahme), also 80 Minuten. Netto bleiben 40 Minuten am Tag, an 219 Arbeitstagen 146 Stunden im Jahr, bei 27 Euro je Stunde 3.942 Euro. Das Einrichten der Notizmaske kostet einmal etwa vier Stunden der Büroleitung (Annahme), also 108 Euro.
Haftung und Versicherung: Für Fehler ihres Personals haftet die Kanzlei gegenüber dem Mandanten wie für eigene (§ 278 BGB). Geht eine Frist verloren, weil eine Notiz liegen blieb, kann das ein solcher Fall sein; ersatzpflichtig ist ein Schaden nur, wenn der Mandant ohne den Fehler besser stünde. Die Berufshaftpflichtversicherung muss sich auch auf diese Vermögensschäden erstrecken (§ 51 Abs. 1 Satz 2 BRAO); ob ein konkreter Schaden gedeckt ist, regelt der Versicherungsvertrag.
Wo das nicht passt
„Unsere Software ordnet Anrufe automatisch der Akte zu, wir brauchen kein Formular.“ Das stimmt für Datum, Uhrzeit und Nummer. Rolle, Anliegen, Frist genannt und Zusage füllt kein Telefonsystem. Nutzen Sie die Vorlage dann als Feldliste für die Notizmaske.
Ohne Personal: Wer jeden Anruf selbst annimmt, braucht keine Weitergabe. Die Felder helfen trotzdem bei Mailbox-Nachrichten, und hat ein Gespräch Folgen für das Mandat, folgt ein Aktenvermerk.
Wann Sie Rat brauchen: Wollen Sie Gespräche aufzeichnen, einen Telefondienst oder KI-Assistenten im Ausland einsetzen oder Notizen zu abgelehnten Anfragen länger speichern, prüfen Sie das mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden, oder einem Anwalt für Berufsrecht. Diese Seite ist allgemeine Information und keine Beratung im Einzelfall.
Was Sie jetzt tun
- Büroleitung, diese Woche: die Vorlage mit der eigenen Notizmaske vergleichen; fehlende Felder (Rolle, Akte oder „neu“, Frist genannt, Weitergabe) ergänzen.
- Inhaber, diese Woche: Seite 2 der Vorlage ausfüllen: Weg der Notiz, wer bei einer Frist unterbrochen wird, Papierzettel.
- Büroleitung, diese Woche: Mailbox-Ansage nach dem Vorschlag oben anpassen.
- Inhaber, mit der oder dem Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden, in diesem Monat: Löschfrist für Notizen zu Anfragen ohne Mandat festlegen; bei externem Telefondienst oder KI-Assistenten die beiden Verträge prüfen.
- Büroleitung, nach vier Wochen: offene Notizen ohne „Erledigt“ zählen und mit den Zuständigen klären.
Vorlage: Telefonnotiz für die Kanzlei (Word)
Telefonnotiz-Vorlage herunterladen (Word, DOCX, 5 KB) – zwei Seiten, keine Makros. Seite 1 ist die Telefonnotiz zum Ausfüllen, mit rot hinterlegtem Fristfeld. Seite 2 zeigt die gute Fassung aus dem Fall, die Kanzleiregeln mit Beispielzeilen und die Mailbox-Ansage.
Die Vorlage ist ein Muster zur allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.
Quellen
Alle abgerufen am 28.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.