Mandatsannahme in der Kanzlei: Ablauf und Checkliste

Was muss eine Kanzlei vor der Mandatsannahme prüfen? Zuerst, ob sie überhaupt tätig werden darf: Die Kollisionsprüfung gehört vor das inhaltliche Gespräch, nicht dahinter. Das folgt aus Verschwiegenheit und Tätigkeitsverbot (§ 43a Abs. 2 und 4 BRAO). Am selben Tag folgen die Frage nach laufenden Fristen und die Entscheidung über Annahme oder Ablehnung, denn eine Ablehnung muss unverzüglich kommen (§ 44 BRAO). Beim ersten Kontakt kommt ein kurzer Datenschutzhinweis dazu. Bis zur Annahme folgen der Hinweis auf die Abrechnung nach Gegenstandswert, wo sie gilt, bei bestimmten Mandaten die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz und eine klare Mandatsvereinbarung. Unten stehen der Ablauf mit Rollen, ein Fall und die Prüfliste (Checkliste) mit 20 Punkten, auch als Word-Datei.

Auf dieser Seite: Reihenfolge · Ablauf mit Rollen · Fall · Erstkontakt und Technik · Mehrere Berufsträger · Datenschutz · Geldwäschegesetz · Mandatsvereinbarung · Prüfliste · Was Sie jetzt tun · Wo das nicht passt

Begriffe kurz: Katalogtätigkeit ist ein Mandat, das das Geldwäschegesetz ausdrücklich nennt; nur dann gelten seine Pflichten. Wirtschaftlich Berechtigter ist, wem ein Geschäft letztlich zugutekommt, wenn der Mandant für jemand anderen handelt.

Warum die Reihenfolge entscheidet

Ein Anwalt darf nicht tätig werden, wenn er einen anderen Mandanten in derselben Rechtssache bereits im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat. Das Verbot gilt auch für alle, mit denen er den Beruf gemeinschaftlich ausübt, und es bleibt bestehen, wenn der betroffene Kollege die Kanzlei verlässt (§ 43a Abs. 4 Satz 1 bis 3 BRAO).

Wer sich zuerst den Fall erzählen lässt und danach prüft, hat im Ernstfall schon Einzelheiten gehört, die der Verschwiegenheit unterliegen (§ 43a Abs. 2 BRAO) und die er weder verwenden noch vergessen kann. Stellt sich der Widerstreit erst später heraus, muss die Kanzlei die Mandanten unverzüglich informieren und alle Mandate in derselben Rechtssache beenden (§ 3 Abs. 2 BORA). Im schlechtesten Fall verliert sie also nicht nur den neuen Mandanten, sondern auch den alten, wenn dessen Mandat noch läuft.

Für die Prüfung selbst gibt das Gesetz Spielraum: Soweit es nötig ist, um ein Tätigkeitsverbot zu prüfen, dürfen Tatsachen, die der Verschwiegenheit unterliegen, einem Rechtsanwalt auch ohne Einwilligung des Mandanten offenbart werden (§ 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO).

Muss eine Kanzlei jedes Mandat annehmen? Nein. Eine Pflicht zur Übernahme besteht nur in gesetzlich bestimmten Fällen, vor allem bei Beiordnung durch das Gericht, bei Bestellung als Pflichtverteidiger und bei der Beratungshilfe, die nur aus wichtigem Grund abgelehnt werden darf (§§ 48, 49, 49a BRAO). Wer ablehnt, muss das aber unverzüglich tun (§ 44 BRAO).

Hier geht es um den Platz der Kollisionsprüfung im Ablauf, nicht um ihre Einzelheiten.

Der Ablauf der Mandatsannahme mit Rollen

Die Mandatsannahme, oft auch Mandantenaufnahme oder Intake genannt, läuft für Anfragen per Telefon, E-Mail, Kontaktformular und am Empfang gleich. In einer Einzelkanzlei ohne Personal übernimmt der Anwalt alle Schritte, die Reihenfolge bleibt; der Aufnahmebogen hat dafür eine Kurzfassung ohne Rollen.

Schritt	Wer	Was
1. Erstkontakt	Fachangestellte	Namen der Beteiligten, Art der Sache in einem Stichwort, Post mit Zugangsdatum, Rückrufnummer; kurzer Datenschutzhinweis
2. Kollisionsabfrage	Fachangestellte	alle Namen suchen, auch Geburtsname und Firma; Ergebnis mit Datum und Kürzel
3. Treffer und Fristen	Anwältin oder Anwalt	Treffer bewerten, gemeldete Fristen ansehen; am selben Tag
4. Annehmen oder ablehnen	Anwältin oder Anwalt	Ablehnung unverzüglich (§ 44 BRAO); sonst Termin
5. Terminbestätigung	Fachangestellte	Datenschutzinformation, Kosten, Hinweis Gegenstandswert (bei Wertgebühren), Unterlagen, Ausweis
6. Erstgespräch und Annahme	Anwältin oder Anwalt	Sachverhalt, Geldwäschegesetz ja oder nein, Hinweise, Vereinbarung, Vollmacht
7. Akte anlegen	Fachangestellte, Büroleitung	Beteiligte in die Kollisionsdaten, Fristen mit Vorfrist, Prüfliste in die Handakte

Drei Entscheidungen bleiben bei der Aufnahme bei der Anwältin oder dem Anwalt: ob ein Treffer einen Widerstreit bedeutet, wann eine gemeldete Frist abläuft und ob die Kanzlei annimmt oder ablehnt. Die Handakte muss ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung des Auftrags geben (§ 50 Abs. 1 BRAO). Die ausgefüllte Prüfliste mit Datum und Kürzel zeigt später, wann die Kanzlei was geprüft hat.

Fall: eine Familienrechtskanzlei mit drei Anwälten

Beispiel, erfunden. Eine Kanzlei mit drei Anwältinnen und Anwälten für Familienrecht und zwei Fachangestellten.

Montag, 9.10 Uhr. Frau B. ruft an. Sie will sich scheiden lassen und beginnt sofort zu erzählen. Die Fachangestellte unterbricht freundlich: „Bevor eine Anwältin Einzelheiten hört, prüfen wir, ob wir für Sie tätig werden dürfen. Ich brauche dafür nur drei Angaben.“ Sie notiert Frau B. mit Geburtsnamen und Geburtsdatum, den Ehemann Thomas B. mit Geburtsdatum und als Art der Sache „Scheidung, Umgang“. Auf die Frage nach Post vom Gericht nennt Frau B. einen Beschluss des Familiengerichts zum Umgang mit dem Sohn, zugegangen vor neun Tagen. Die Fachangestellte rechnet keine Frist aus, sondern notiert „Beschluss Umgang, Zugang vor 9 Tagen, Umschlag aufheben“. Sie gibt den kurzen Datenschutzhinweis (siehe Datenschutz) und sagt einen Rückruf bis 14 Uhr zu.

9.20 Uhr. Die Kollisionsabfrage ergibt einen Treffer: Ein Kollege hat vor drei Jahren einen „Thomas B.“ in einer Mietsache beraten. Geburtsdatum und Anschrift in der Altakte weichen ab. Die Anwältin, die das Mandat übernehmen soll, vermerkt „andere Person, kein Widerstreit, 9.25 Uhr“ und zeichnet ab.

9.30 Uhr. Der Umgang ist eine Kindschaftssache (§ 151 Nr. 2 FamFG). Die Beschwerde ist grundsätzlich binnen eines Monats einzulegen, in einigen Verfahren binnen zwei Wochen, gerechnet ab schriftlicher Bekanntgabe (§ 63 Abs. 1 bis 3 FamFG). Welche Frist gilt, prüft die Anwältin am Beschluss selbst. Bis dahin gilt die Merkregel: im Zweifel die kürzere Frist mit Vorfrist eintragen.

10.00 Uhr. Rückruf, Termin am Mittwoch. Die Terminbestätigung (Vorlage 1 im Aufnahmebogen) nennt die Kosten und den Hinweis auf den Gegenstandswert (§ 49b BRAO) und bittet um Beschluss, Umschlag und Personalausweis.

Mittwoch, Erstgespräch. Frau B. erzählt jetzt alles. Zwei Punkte verändern die Annahme:

Sie hat seit der Geburt des Sohnes kein eigenes Einkommen. Bei begründetem Anlass muss die Anwältin auf Verfahrenskostenhilfe und Beratungshilfe hinweisen (§ 16 Abs. 1 BORA).
Das gemeinsame Haus soll verkauft werden, und die Kanzlei soll den Verkauf begleiten, also den Kaufvertrag prüfen und mit den Käufern verhandeln. Wer für den Mandanten an der Planung oder Durchführung eines Immobilienverkaufs mitwirkt, ist insoweit Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a Doppelbuchst. aa GwG). Die Anwältin identifiziert Frau B. anhand des Personalausweises, legt eine Kopie zur Akte und klärt die übrigen Sorgfaltspflichten (siehe Geldwäschegesetz).

Frau B. erteilt im Büro das Mandat für die Beschwerde und die Scheidung; der Hausverkauf steht als eigener Gegenstand in der Mandatsvereinbarung. Die Vollmacht ist ein eigenes Blatt, eine Vergütungsvereinbarung gibt es nicht. Am Donnerstag legt die Fachangestellte die Akte an: Frau B., Thomas B. als Gegner und das Jugendamt stehen mit ihrer Rolle in den Kollisionsdaten, die geprüfte Beschwerdefrist steht abgezeichnet im Kalender, die Prüfliste liegt in der Handakte.

Variante: der Treffer passt. Hätte der Kollege vor zwei Jahren Thomas B. zu genau dieser Ehe beraten, dürfte die ganze Kanzlei nicht für Frau B. tätig werden (§ 43a BRAO). Eine Ausnahme gäbe es nur, wenn beide nach umfassender Information in Textform zustimmten (§ 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO) und die Kanzlei die Bearbeitung vollständig trennte (§ 3 Abs. 4 BORA). In einer Scheidung kommt das praktisch nicht in Betracht, und der Kollege selbst bliebe ohnehin ausgeschlossen. Also ruft die Anwältin noch am Montag zurück und lehnt ab, ohne Gründe und ohne ein Wort über das Altmandat (§ 43a Abs. 2 BRAO). Sie sagt Frau B., dass bei einem Beschluss eine Frist laufen kann und sie sich deshalb rasch an eine andere Kanzlei wenden sollte. Warum am selben Tag: Wer schuldhaft verzögert ablehnt, haftet für den Schaden aus der Verzögerung (§ 44 Satz 2 BRAO).

Für den Vorlauf bis zum Erstgespräch nehmen wir im Fall rund zehn Minuten Arbeitszeit an: vier Minuten Telefon, zwei Minuten Abfrage, einige Minuten für Anwältin und Rückruf. Das ist eine Annahme, keine Messung.

Erstkontakt und Technik

Was am Telefon und im Kontaktformular gefragt wird, steht in Teil A der Prüfliste; der Aufnahmebogen enthält dazu die Sätze aus dem Fall. Drei Punkte für den Alltag:

Fehlen Angaben zum Gegner, etwa das Geburtsdatum, sucht die Fachangestellte mit dem Namen, vermerkt „Gegner nur mit Namen geprüft“, und die Kanzlei prüft im Termin erneut. Die Suchregeln (Umlaute, Doppelnamen, Firmen) stehen im Aufnahmebogen.

Kein Freitextfeld für den Sachverhalt im Kontaktformular der Website. Es holt den Fall vor die Kollisionsprüfung und sammelt mehr Daten als nötig; die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sind (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). In solche Felder schreiben Anfragende mitunter auch Angaben zur Gesundheit, die besonders geschützt sind (Art. 9 DSGVO). Direkt am Formular steht ein Link auf die Datenschutzinformation.

Technik und KI. Für die Abfrage genügt eine Liste mit Name, Geburtsname, Geburtsdatum, Rolle, Akte und Datum. Ein Werkzeug darf Treffer vorschlagen und ein Chat auf der Website Namen und Termine aufnehmen, aber nicht den Sachverhalt vor der Prüfung; die Bewertung bleibt bei einem Menschen. Ein externer Dienst, der Daten unter Verschwiegenheit erhält, ist nur unter den Bedingungen des § 43e BRAO zulässig, unter anderem mit einem Vertrag in Textform und einer Verpflichtung zur Verschwiegenheit; verarbeitet der Dienst personenbezogene Daten im Auftrag, braucht es zusätzlich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Telefonate ohne Befugnis aufzuzeichnen, etwa um sie maschinell abzuschreiben, ist strafbar (§ 201 Abs. 1 StGB); ohne ausdrückliche Zustimmung des Anrufers gehört das nicht in den Ablauf.

Mehrere Berufsträger und Standorte

Eine Kollisionsdatei für alle. Das Tätigkeitsverbot erfasst alle, die den Beruf gemeinschaftlich ausüben (§ 43a BRAO). Deshalb sucht jede Abfrage über alle Standorte, Dezernate und den Altbestand. Eine Person ist für die Datei verantwortlich und prüft monatlich, ob neue Akten vollständig eingetragen sind.
Neue Kollegen bringen Mandate aus der alten Kanzlei mit; was zur Prüfung erforderlich ist, darf offenbart werden (§ 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO).
Haftung. Schon die Anbahnung eines Mandats begründet Pflichten (§ 311 Abs. 2 BGB). Fehler der Fachangestellten bei der Aufnahme muss sich die Kanzlei wie eigene zurechnen lassen (§ 278 BGB). Wird eine übersehene Kollision oder eine verpasste Frist bekannt, ist der Berufshaftpflichtversicherer innerhalb einer Woche zu informieren (§ 104 Abs. 1 VVG). Die Versicherungsbedingungen können zusätzliche Anzeigepflichten enthalten. Bei wissentlicher Pflichtverletzung, etwa wenn trotz erkannter Kollision weitergearbeitet wird, darf der Versicherungsschutz ausgeschlossen sein (§ 51 Abs. 3 Nr. 1 BRAO).
Kontrolle: monatliche Stichprobe, siehe Schritt 7 unter Was Sie jetzt tun.
Was es kostet. Eine Rechnung mit Annahmen, die Sie durch Ihre ersetzen: Eine Kanzlei mit 10 Berufsträgern und zusammen 4 Anfragen je Arbeitstag, 220 Arbeitstage, 10 Minuten Vorlauf je Anfrage kommt auf 880 Anfragen und rund 147 Stunden im Jahr, davon bei 3 Anwaltsminuten je Anfrage rund 44 Anwaltsstunden. Dem steht gegenüber, dass eine einzige spät entdeckte Kollision zwei Mandate kosten kann (§ 3 BORA).

Datenschutz bei der Aufnahme

Werden Daten bei der betroffenen Person selbst erhoben, muss die Kanzlei sie zum Zeitpunkt der Erhebung informieren, unter anderem über Verantwortlichen, Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer (Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO).

Zulässig und von den Datenschutzaufsichten empfohlen ist ein zweistufiges Vorgehen (Leitlinien WP260 rev.01, Rn. 38): Am Telefon nennt die Kanzlei in einem Satz, wer sie ist, wozu sie die Angaben verwendet, dass sie die Namen für künftige Kollisionsprüfungen speichert und wo die vollständige Information mit den Rechten der Anruferin steht. Diese ist schon in diesem Moment abrufbar, etwa als Seite auf der Website, und geht auf Wunsch per E-Mail hinaus. Den Wortlaut des Telefonsatzes enthält der Aufnahmebogen. Hat die Person die Information schon, etwa aus einem früheren Mandat, und hat sich nichts geändert, muss die Kanzlei sie nicht wiederholen (Art. 13 Abs. 4 DSGVO).

Für die Daten des Gegners, die die Kanzlei von ihrer Mandantin erhält, gilt eine Ausnahme: Die Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO entfällt, soweit die Daten dem Berufsgeheimnis unterliegen (Art. 14 Abs. 5 Buchst. d DSGVO). Gibt ein Unternehmen als Mandant Daten Dritter an die Kanzlei, etwa von Beschäftigten oder Vertragspartnern, muss es diese darüber in der Regel nicht informieren, sofern ihr Interesse an der Information nicht überwiegt (§ 29 Abs. 2 BDSG).

Geldwäschegesetz: nur bei bestimmten Mandaten

Rechtsanwälte sind nicht bei jedem Mandat Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, sondern nur bei den Tätigkeiten im Katalog des § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG: vor allem bei Immobilien-, Gesellschafts-, Vermögensverwaltungs- und Steuermandaten (vollständige Kurzliste im Aufnahmebogen). Eine Scheidung, eine Kündigungsschutzklage oder eine Verkehrsunfallsache steht nicht im Katalog. Fällt ein Mandat darunter, gilt:

Identifizieren vor Begründung des Mandats (§ 11 Abs. 1 Satz 1 GwG): Vorname, Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift (§ 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG), überprüft anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises (§ 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG).
Kopie und Aufbewahrung: Die Kanzlei darf und muss den Ausweis kopieren (§ 8 Abs. 2 Satz 2 GwG). Sie bewahrt die Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre auf, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem das Mandat endet; längere gesetzliche Fristen gehen vor, spätestens nach zehn Jahren sind sie zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG).
Weitere Sorgfaltspflichten: Neben der Identifizierung verlangt das Gesetz zu klären, ob der Mandant für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt, welchem Zweck das Mandat dient und ob eine politisch exponierte Person beteiligt ist, und das Mandat laufend zu überwachen (§ 10 Abs. 1 Nr. 2 bis 5 GwG).
Wenn das nicht gelingt: Kann die Kanzlei die Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 GwG nicht erfüllen, darf sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen (§ 10 Abs. 9 Satz 1 GwG). Das gilt nicht, wenn sie nur rechtlich berät oder vor Gericht vertritt, es sei denn, sie weiß, dass der Mandant das bewusst für Geldwäsche nutzt (§ 10 Abs. 9 Satz 3 GwG).

Wer Mandate aus dem Katalog übernimmt, braucht außerdem eine Risikoanalyse (§ 5 GwG) und interne Sicherungsmaßnahmen (§ 6 GwG), im Umfang passend zur Kanzlei; von der Dokumentation der Risikoanalyse kann die Aufsicht auf Antrag befreien (§ 5 Abs. 4 GwG), für Anwälte die Rechtsanwaltskammer (§ 50 Nr. 3 GwG). Ab dem 10.07.2027 gilt die EU-Geldwäscheverordnung (EU) 2024/1624 mit neuen Pflichten für die Anwaltschaft; die Bundesrechtsanwaltskammer hat dazu Auslegungshinweise veröffentlicht (BRAK, Geldwäscheprävention).

Die Mandatsvereinbarung: was hineingehört

Ein Mandat kommt auch mündlich zustande. Schriftlich festgehalten wird es trotzdem, weil sonst später niemand weiß, was beauftragt war. Bestandteile, die in fast jede Kanzlei passen:

Baustein	Inhalt und Regel
Gegenstand und Umfang	was die Kanzlei übernimmt und was nicht (im Fall: Beschwerde und Scheidung, Hausverkauf als eigener Gegenstand)
Hinweis Gegenstandswert	wenn sich die Gebühren nach dem Gegenstandswert richten: Hinweis darauf vor Übernahme des Auftrags (§ 49b Abs. 5 BRAO); mit Datum dokumentieren, damit er nachweisbar ist
Vollmacht	eigenes Dokument; eine Vergütungsvereinbarung darf nicht in der Vollmacht stehen (§ 3a Abs. 1 Satz 2 RVG)
Vergütungsvereinbarung, nur wenn gewollt	Textform, als Vergütungsvereinbarung bezeichnet, von anderen Vereinbarungen außer der Auftragserteilung deutlich abgesetzt, nicht in der Vollmacht, mit dem Hinweis, dass Gegner oder Staatskasse regelmäßig nur die gesetzliche Vergütung erstatten (§ 3a Abs. 1 RVG). Für eine Gebührenvereinbarung über eine Beratung nach § 34 RVG entfallen Textform, Bezeichnung, Absetzung und die Trennung von der Vollmacht (§ 3a Abs. 1 Satz 4 RVG); den Hinweis zur Erstattung nimmt der Satz nicht aus.
Erstberatung	ohne Vereinbarung bei Verbrauchern höchstens 190 Euro Gebühr für das erste Beratungsgespräch, zuzüglich Auslagen und Umsatzsteuer (§ 34 Abs. 1 Satz 3 RVG)
Vorschuss	angemessener Vorschuss für entstandene und voraussichtliche Gebühren und Auslagen (§ 9 RVG)
Hinweis Verfahrenskosten- und Beratungshilfe	bei begründetem Anlass (§ 16 Abs. 1 BORA); mit Datum dokumentieren

Mandat nur per Telefon, E-Mail oder online, Mandant ist Verbraucher? Dann kann ein Fernabsatzvertrag vorliegen (§ 312c Abs. 1 BGB), mit Widerrufsrecht des Verbrauchers (§ 312g Abs. 1 BGB). Ohne Belehrung beginnt die Widerrufsfrist nicht, und das Widerrufsrecht erlischt erst nach zwölf Monaten und 14 Tagen (§ 356 Abs. 3 und 4 BGB); Wertersatz für frühe Arbeit setzt ein ausdrückliches Verlangen des Mandanten und eine ordnungsgemäße Belehrung voraus (§ 357a Abs. 2 BGB). Wer regelmäßig so Mandate annimmt, legt einmal fest, wann und wie er belehrt, im Zweifel mit der Kammer. Wird der Vertrag wie im Fall im Büro geschlossen, stellt sich die Frage nicht.

Musterklauseln für Vergütungsvereinbarungen sind nicht Teil dieses Beitrags. Was neue Mandanten nach der Annahme bekommen, also das Onboarding, beschreibt der Beitrag zum Willkommenspaket.

Prüfliste vor der Mandatsannahme

Jeder Punkt wird mit Datum und Kürzel abgehakt oder als „entfällt“ markiert. Die Liste kommt in die Handakte, bei Ablehnung in den Ordner „Abgelehnte Anfragen“.

A. Erstkontakt (Fachangestellte, beim Anruf)

☐ 1. Anfragende Person: Name, Geburtsname, Geburtsdatum, Anschrift, Rückrufnummer
☐ 2. Gegner und weitere Beteiligte mit Namen, bei Unternehmen Firma und Sitz; fehlende Angaben vermerken
☐ 3. Art der Sache in einem Stichwort, kein Sachverhalt
☐ 4. Post von Gericht, Behörde oder Gegenseite: Art, Zugangsdatum, Umschlag aufheben
☐ 5. Weg der Anfrage vermerkt (Telefon, E-Mail, Formular, Empfang)
☐ 6. Kurzer Datenschutzhinweis mit Verweis auf die vollständige Information gegeben, Rückruf mit Uhrzeit zugesagt

B. Vor dem Erstgespräch (am selben Tag)

☐ 7. Kollisionsabfrage über alle Namen, Ergebnis immer mit Datum und Kürzel (Fachangestellte)
☐ 8. Jeder Treffer von einer Anwältin oder einem Anwalt bewertet und vermerkt
☐ 9. Gemeldete Fristen von einer Anwältin oder einem Anwalt angesehen, im Zweifel die kürzere mit Vorfrist eingetragen
☐ 10. Entscheidung: Termin oder Ablehnung; Ablehnung unverzüglich, mit Hinweis auf mögliche Fristen, auf Wunsch Datenschutzinformation zugeschickt
☐ 11. Terminbestätigung mit Datenschutzinformation, Kosten des Erstgesprächs, Hinweis Gegenstandswert (bei Wertgebühren), Unterlagenliste, bei Bedarf „Ausweis mitbringen“

C. Erstgespräch und Annahme (Anwältin oder Anwalt)

☐ 12. Geldwäschegesetz: Katalogtätigkeit ja oder nein, Ergebnis vermerkt
☐ 13. Bei ja: identifiziert vor Begründung des Mandats, Ausweiskopie; wirtschaftlich Berechtigter, Zweck und politisch exponierte Person geklärt, laufende Überwachung vorgemerkt
☐ 14. Hinweis Gegenstandswert (bei Wertgebühren) erteilt, mit Datum dokumentiert (spätestens jetzt)
☐ 15. Hinweis auf Verfahrenskosten- oder Beratungshilfe bei Anlass, mit Datum dokumentiert
☐ 16. Mandatsvereinbarung mit Gegenstand und Umfang; Vollmacht als eigenes Dokument; Vergütungsvereinbarung in Textform, als solche bezeichnet, deutlich abgesetzt, nicht in der Vollmacht, mit dem Hinweis zur Erstattung
☐ 17. Nur per Telefon, E-Mail oder online geschlossen und Mandant Verbraucher: Kanzleiregel zum Widerruf angewendet

D. Akte anlegen (Fachangestellte, Büroleitung)

☐ 18. Alle Beteiligten mit Rolle in die Kollisionsdaten übernommen
☐ 19. Fristen nach Prüfung mit Vorfrist im Kalender, von der Anwältin oder dem Anwalt abgezeichnet
☐ 20. Prüfliste ausgefüllt in der Handakte; Willkommensschreiben verschickt

Download: Aufnahmebogen Mandatsannahme mit Textvorlagen und Kurzfassung für die Einzelkanzlei (Word)

Die Word-Datei enthält die Liste mit Beispielzeile, Gesprächsleitfaden, Suchregeln, Geldwäsche-Kurzliste, zwei Textvorlagen und eine Kurzfassung für die Einzelkanzlei, ohne Makros. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen.

Was Sie jetzt tun

Inhaber, diese Woche: schriftlich festlegen, dass vor jedem Erstgespräch die Kollisionsabfrage steht, auch bei Notfällen, und wer Treffer bewertet.
Büroleitung, bis Ende der Woche: den Aufnahmebogen an jeden Arbeitsplatz mit Telefon legen und die Fachangestellten eine Viertelstunde lang am Fall oben einweisen.
Büroleitung, in zwei Wochen: das Kontaktformular nach Erstkontakt und Technik umbauen.
Anwalt für Organisation, in zwei Wochen: die Textvorlagen für Terminbestätigung und Ablehnung an die Kanzlei anpassen und freigeben.
Inhaber, bis Monatsende: festlegen, welche Rechtsgebiete der Kanzlei den Katalog des Geldwäschegesetzes berühren, wer dort identifiziert und wo die Kopien liegen.
Inhaber, bis Monatsende: eine Kanzleiregel für Mandate, die nur per Telefon, E-Mail oder online zustande kommen, festhalten; im Zweifel mit der Kammer.
Büroleitung, nach vier Wochen und dann monatlich: zehn neue Akten ziehen und prüfen, ob die Prüfliste darin liegt, die Kollisionsabfrage vor dem Erstgespräch datiert und die Frist abgezeichnet ist.

Wo das nicht passt

Der wichtigste Einwand: „Wer am Telefon nicht zuhören darf, fühlt sich abgewiesen und ruft die nächste Kanzlei an.“ Das Risiko gibt es. Es wird kleiner, wenn der Grund in einem Satz genannt wird und der Rückruf eine feste Uhrzeit am selben Tag hat; mehr zur Erreichbarkeit der Kanzlei. Die Kanzlei schützt damit auch den Anrufer, den sie sonst nach einem späten Treffer wieder fortschicken müsste. In Eilfällen (Gewaltschutz, Festnahme, Frist am selben Tag) dauert die Namensabfrage zwei Minuten, der Anrufer bleibt in der Leitung, dann übernimmt die Anwältin.

Weitere Grenzen:

Bürogemeinschaft: Eine Bürogemeinschaft ist keine gemeinschaftliche Berufsausübung im Sinne des Tätigkeitsverbots (§ 3 Abs. 3 BORA).
Speicherdauer der Kollisionsdaten: Wie lange Namen von Gegnern und von abgelehnten Anfragen gespeichert bleiben, legt die Kanzleileitung im Löschkonzept fest, beraten vom Datenschutzbeauftragten, wenn es einen gibt. Pflicht ist er in der Regel erst, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG).
Zweifel im Einzelfall: Ob ein Treffer „dieselbe Rechtssache“ betrifft, entscheidet eine Anwältin oder ein Anwalt, nie die Telefonliste. Die Rechtsanwaltskammern beraten ihre Mitglieder in Fragen der Berufspflichten (§ 73 Abs. 2 Nr. 1 BRAO).

Dieser Beitrag beschreibt einen allgemeinen Ablauf. Er prüft keinen Einzelfall und ersetzt keine Rechtsberatung.

Quellen

Rechtsstand 23.10.2026; Normen in der an diesem Tag abrufbaren Fassung.

Bundesrechtsanwaltsordnung: § 43a, § 43e, § 44, §§ 48 bis 49b, § 50, § 51, § 73 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA), Stand 01.12.2025: § 3, § 16 – Bundesrechtsanwaltskammer, abgerufen 23.10.2026
Rechtsanwaltsvergütungsgesetz: § 3a, § 9, § 34 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
Geldwäschegesetz: § 2, § 5, § 6, § 8, § 10, § 11, § 12, § 50 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
Bundesrechtsanwaltskammer: Geldwäscheprävention, Änderungen ab 10.07.2027 – brak.de, abgerufen 23.10.2026
Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679: Art. 5, 9, 13, 14, 28 – ABl. L 119 vom 04.05.2016
Artikel-29-Datenschutzgruppe: Leitlinien für Transparenz, WP260 rev.01 vom 11.04.2018, Rn. 38, vom Europäischen Datenschutzausschuss bestätigt – ec.europa.eu, abgerufen 23.10.2026
Bundesdatenschutzgesetz: § 29, § 38 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
FamFG: § 63, § 151 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
Bürgerliches Gesetzbuch: § 278, § 311, § 312c, § 312g, § 356, § 357a – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
Strafgesetzbuch: § 201 · Versicherungsvertragsgesetz: § 104 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026

Berichtigt am 24.10.2026: Der Satz zur Beratung nach § 34 RVG in der Tabelle zur Mandatsvereinbarung stellt jetzt klar, dass § 3a Abs. 1 Satz 4 RVG den Hinweis zur Erstattung nicht ausnimmt, und Prüfliste Punkt 16 sowie der Aufnahmebogen nennen diesen Hinweis nun ebenfalls.

Mandatsannahme: Was vor dem ersten Gespräch geprüft sein muss