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Kollisionsprüfung in der Kanzlei: Ablauf und Prüfliste

Von Redaktion ratg.deStand: 18 Min. Lesezeit

Wann und wie prüft eine Kanzlei, ob ein neues Mandat eine Interessenkollision auslöst? Vor dem ersten inhaltlichen Gespräch, und erneut bei jedem neuen Beteiligten und jedem neuen Berufsträger. Die Kollisionsprüfung hat vier Stufen: alle Namen mit Rolle erfassen, jeden Namen in Varianten suchen, jeden Treffer von einer Anwältin oder einem Anwalt in fünf Fragen bewerten lassen, das Ergebnis festhalten. Ein Interessenkonflikt im Sinne des Gesetzes setzt dieselbe Rechtssache und konkret widerstreitende Interessen voraus. Dazu zwei Fälle und eine Prüfliste mit Excel-Vorlage.

Auf dieser Seite: Wann eine Interessenkollision vorliegt · Ablauf · Bewertung in fünf Fragen · Welche Daten · Software · Fall · Einzelkanzlei · Prüfliste · Mehrere Berufsträger · Was Sie jetzt tun · Wo das nicht passt

Wann eine Interessenkollision vorliegt: § 43a Abs. 4 BRAO

Für Fachangestellte: Hier geht es darum, wonach die Anwältin bewertet; Ihnen genügen Ablauf, Suchregeln und Prüfliste.

Der Grundsatz, oft Interessenkonflikt genannt: Der Rechtsanwalt darf nicht tätig werden, wenn er einen anderen Mandanten in derselben Rechtssache bereits im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat (§ 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO). Zwei Begriffe tragen die Prüfung:

  • Dieselbe Rechtssache. Maßgebend ist der sachlich-rechtliche Inhalt der anvertrauten Angelegenheit, auch wenn dasselbe materielle Interesse in verschiedenen Ansprüchen oder Verfahren steckt. So sah der Bundesgerichtshof den Zugewinnausgleich der Eltern und den Unterhalt ihres volljährigen Kindes als dieselbe Rechtssache an (BGH, Urteil vom 23.04.2012 – AnwZ (Brfg) 35/11, Rn. 7 f.). Einen Verstoß sah das Gericht dort trotzdem nicht, weil die Interessen im konkreten Fall nicht gegeneinander standen (Rn. 15). Ein anderes Aktenzeichen schließt dieselbe Rechtssache also nicht aus.
  • Widerstreitende Interessen. Sie werden objektiv und nach den konkreten Umständen bestimmt; die Einschätzung der Mandanten zählt dabei mit, ihr bloßes Einverständnis hebt einen objektiven Widerstreit aber nicht auf (ebenda, Rn. 10, 12, 14). Ein nur möglicher, „latenter“ Konflikt, der vielleicht später einmal entsteht, genügt nicht (Rn. 14).

Das Verbot reicht über die Person hinaus. Satz 2 erstreckt es auf alle, die mit dem Ausgeschlossenen den Beruf gemeinschaftlich ausüben (Sozietätserstreckung: das Verbot des einen gilt für die ganze Kanzlei), Satz 3 lässt es fortbestehen, wenn er die Kanzlei verlässt. Die Erstreckung gilt auch für Mandate, die einem Anwalt persönlich erteilt wurden, nicht aber in einer Bürogemeinschaft, also beim bloßen Teilen von Räumen und Personal (§ 3 Abs. 3 BORA).

Die Ausnahme betrifft nur die Erstreckung: Sie entfällt, wenn die betroffenen Mandanten nach umfassender Information in Textform zugestimmt haben und geeignete Vorkehrungen die Verschwiegenheit sichern (Satz 4); ebenso ein Verbot gegenüber der Berufsausübungsgesellschaft, also der Kanzlei als Gesellschaft, selbst (Satz 5). Wer selbst befasst war, bleibt immer ausgeschlossen. Textform heißt: lesbare Erklärung mit Namen auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB), also etwa eine E-Mail.

Oft übersehen: Was jemand als Referendar bei einem Anwalt bearbeitet hat, sperrt nur ihn, nicht seine Kollegen (Abs. 5). Ebenso zählen Tätigkeiten außerhalb des Anwaltsberufs (Abs. 6) und frühere Ämter mit, etwa als Richter, Schiedsrichter, Mediator oder Notar; Insolvenzverwalter, Testamentsvollstrecker und Betreuer sperren, wenn der Anwalt gegen den Träger des verwalteten Vermögens vorgehen soll (§ 45 Abs. 1 BRAO). Soweit es für die Prüfung erforderlich ist, dürfen Tatsachen unter Verschwiegenheit einem Rechtsanwalt ohne Einwilligung offenbart werden (§ 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO).

Abgrenzung: Parteiverrat und Mehrfachverteidigung

Wer als Anwalt in derselben Rechtssache beiden Parteien pflichtwidrig dient, macht sich wegen Parteiverrats strafbar, mit Freiheitsstrafe von drei Monaten bis zu fünf Jahren (§ 356 Abs. 1 StGB). Nicht jeder berufsrechtliche Verstoß ist strafbar. In Strafsachen gilt zusätzlich: Ein Verteidiger darf nicht mehrere Beschuldigte derselben Tat zugleich verteidigen (§ 146 StPO).

Der Ablauf der Kollisionsprüfung mit Rollen

Wo die Prüfung im Ablauf der Mandatsannahme steht, ist dort beschrieben: vor dem inhaltlichen Gespräch. Hier geht es um die Prüfung selbst, mit Rollen nach dem Grundsatz „wer erledigt, wer kontrolliert“.

Stufe Wer Was
1. Erfassen Fachangestellte alle Namen aus dem Erstkontakt, je Name die Rolle
2. Suchen Fachangestellte jeden Namen einzeln, als Teilwort und in Varianten; Ergebnis mit Zeile, Datum, Uhrzeit, Kürzel
3. Bewerten Anwältin oder Anwalt jeden Treffer mit den fünf Fragen
4. Festhalten Fachangestellte, gezeichnet von der Anwältin oder dem Anwalt Prüfvermerk in die Handakte, bei Ablehnung in den Ordner „Abgelehnte Anfragen“

Neu geprüft wird bei jedem neuen Beteiligten (Streitverkündung an einen Dritten, Erben, Insolvenzverwalter), bei jedem Eintritt eines Berufsträgers und nach dem Zusammenführen von Datenbeständen. Wer erkennt, dass er entgegen dem Verbot tätig geworden ist, muss die Mandanten unverzüglich informieren und alle Mandate in derselben Rechtssache beenden (§ 3 Abs. 2 BORA).

Dokumentation. Ausdrücklich vorgeschrieben ist ein Vermerk nur für die Ausnahme mit Zustimmung (§ 3 Abs. 4 Satz 2 BORA). Auch „kein Treffer“ gehört in die Akte. Das ist keine ausdrückliche Pflicht, belegt aber später, dass geprüft wurde; dazu passt, dass die Handakte, also die Akte des Anwalts zum Mandat, ein geordnetes und zutreffendes Bild der Bearbeitung geben soll (§ 50 Abs. 1 BRAO).

Die Bewertung eines Treffers in fünf Fragen

Ein Treffer ist zunächst nur ein ähnlicher Name. Die fünf Fragen, jede mit Vermerk:

  1. Dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen? Geburtsdatum, Anschrift, Registernummer, Geschäftsführer vergleichen. Nein: „andere Person“ mit dem unterscheidenden Merkmal.
  2. Dieselbe Rechtssache? Gleicher Lebenssachverhalt, auch bei anderem Anspruch oder Verfahren. Nein: Grund vermerken, etwa „früher Mietsache, jetzt Verkehrsunfall“.
  3. Konkret widerstreitend? Nicht allein, was die Mandanten wünschen, sondern was im konkreten Fall objektiv gegeneinander steht.
  4. Wer war befasst? Selbst, ein Kollege, ein ausgeschiedener Kollege, als Referendar, außerhalb des Anwaltsberufs oder in einem Amt nach § 45 BRAO; in Strafsachen zusätzlich § 146 StPO.
  5. Ist eine Ausnahme möglich? Nur bei der Erstreckung auf Kollegen (Satz 2, 3), beim Verbot der Kanzlei als Gesellschaft (Satz 5) und bei der Erstreckung eines Verbots nach § 45 Abs. 1 Nr. 3 BRAO (§ 45 Abs. 3 Satz 2 BRAO): Zustimmung aller betroffenen Mandanten und getrennte Bearbeitung nach § 3 Abs. 4 BORA. Sonst ablehnen, wie im Fall der Mandatsannahme.

Was eine Ablehnung enthält (Inhaltspunkte, kein Mustertext; am Telefon wie im Brief):

  • dass die Kanzlei nicht übernimmt, ohne Gründe und ohne ein Wort über andere Mandate (§ 43a Abs. 2 BRAO);
  • den Hinweis, dass Fristen laufen können und rasch anderer Rat nötig ist;
  • ohne Verzögerung, denn sie ist unverzüglich zu erklären (§ 44 BRAO);
  • Datum und Kürzel, Ablage unter „Abgelehnte Anfragen“.

Welche Daten die Prüfung braucht

Für die Abfrage am Telefon genügen wenige Angaben, für die Bewertung eines Treffers nicht. Keine Norm schreibt Felder vor; dies ist unser Vorschlag, zugleich die Spalten der Vorlage:

Feld Warum
Name, Vorname, Geburtsname, frühere Namen Treffer trotz Heirat oder Scheidung
Geburtsdatum, Ort Namensgleiche unterscheiden
Firma mit Rechtsform, Sitz, Registernummer Unternehmen eindeutig erkennen
verbundene Personen und Unternehmen (Geschäftsführer, Gesellschafter, Mutter- und Tochtergesellschaft) Treffer über den Unternehmensverbund
Rolle: Mandant, Gegner, Gegenanwalt, Streitverkündeter, Erbe, Versicherer, sonstiger Beteiligter die Bewertung hängt an der Rolle
Akte, Sachgebiet, Gegenstand in Stichworten, Sachverhaltsanker ohne Anker keine Antwort auf „dieselbe Rechtssache?“
Berufsträger, Zeitraum, Status (laufend, abgeschlossen, abgelehnte Anfrage) Erstreckung, Fortwirkung
Herkunft (Aktenanlage, Altbestand, Eintritt eines Kollegen) Lücken im Altbestand sichtbar machen

Ein Sachverhaltsanker (Objektanschrift, Unfalldatum, Vertragsnummer) macht den Lebenssachverhalt eindeutig, ohne ihn zu erzählen. Mehr als Stichworte gehört nicht hinein; Daten sind auf das notwendige Maß zu beschränken (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

Suchregeln: jeden Namen einzeln suchen, Doppelnamen je Teil; Unternehmen nur mit dem Kernnamen ohne Rechtsform („Wohnbau“ statt „W. Wohnbau GmbH“); Teilwort statt exakter Suche, lieber zu viele Treffer als zu wenige. Umlaute, ß, Bindestriche und Punkte gleicht die Spalte „Suchform“ der Vorlage selbst an.

Wie lange die Daten bleiben: Verbot und Erstreckung enden nicht mit der Zeit, auch nicht mit dem Austritt (§ 43a Abs. 4 Satz 3 BRAO); Handakten sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 50 Abs. 1 BRAO), Daten nicht länger als nötig zu speichern (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Wie lange Namen bleiben, legt die Kanzleileitung im Löschkonzept fest, ihrer schriftlichen Regel zum Löschen. Eine Möglichkeit ist ein schmales Register (Name, Rolle, Akte, Sachgebiet, Jahr), das die Akte überdauert. Altmandate eines neuen Kollegen bleiben, solange Prüfungen sie brauchen: nur Stichworte, Herkunft „Eintritt“, genutzt nur für die Kollisionsprüfung. Für abgelehnte Anfragen genügt eine kurze Frist, denn wer vor jedem inhaltlichen Gespräch ablehnt, hat in der Regel nicht beraten.

Was die Software bei der Kollisionsprüfung findet und was nicht

Ob die Kollisionssuche des Kanzleiprogramms trifft, hängt vor allem an den Daten. Prüfpunkte für Ihre Installation: Werden Gegner und weitere Beteiligte bei der Aktenanlage mit Rolle übernommen? Erfasst die Suche abgeschlossene und übernommene Altakten? Sucht sie als Teilwort, mit Schreibvarianten und phonetisch, also nach gleich klingenden Namen wie „Maier“ und „Meyer“? Wird jede Abfrage mit Datum, Benutzer und Suchbegriff gespeichert? Lassen sich Akten für einzelne Personen sperren (§ 3 Abs. 4 BORA), im beA über die Rechte je Postfach (beA im Team)?

Wann die Tabelle nicht mehr reicht. Die Vorlage taugt für die Einzelkanzlei: bis 500 Zeilen, ein Suchbegriff je Durchgang, ohne Phonetik, Protokoll und Rechte. Sucht mehr als eine Person, kommen Standorte zusammen oder sind Hunderte Namen auf einmal abzugleichen wie beim Eintritt eines Kollegen, gehört die Prüfung in die Kanzleisoftware. Für den Altbestand fragen Sie Ihren Anbieter, ob er die Beteiligten aller Akten mit Rolle als Liste ausgibt, etwa als CSV- oder Excel-Datei; die Spalten lassen sich in die Vorlage kopieren.

KI-Werkzeuge können Treffer vorschlagen. Ein externer Dienst mit Mandatsdaten ist nur unter den Bedingungen des § 43e BRAO zulässig und braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Einzelbeobachtung (ein Modell, ein Lauf, ohne Bewertung). Claude Haiku 5.5 (Anthropic; Version nicht unabhängig bestätigt) fand am 22.10.2026 in einem erfundenen Verzeichnis alle vier eingebauten Treffer, auch über Geburtsname, Komplementär-GmbH und Geschäftsführer. Ungefragt urteilte es aber falsch, die Kanzlei könne nur mit Zustimmung des Mandanten oder nach Ende seines Mandats übernehmen; das Ende eines Mandats beseitigt kein Verbot aus früherer Beratung. Mehr: KI in der Kanzlei.

Die Regel: Das Werkzeug sucht, der Mensch bewertet.

Fall: Ein Quereinsteiger bringt Altmandate mit

Beispiel, erfunden. Eine Partnerschaft in einer Mittelstadt in Baden-Württemberg: Partnerin S. (privates Baurecht), Partner T. (Versicherungsrecht), Partner V. (Gesellschaftsrecht), Büroleiterin M. und eine weitere Fachangestellte. Zum nächsten Quartal soll Dr. R. als vierter Partner eintreten. Der Quereinsteiger kommt aus einer großen Wirtschaftskanzlei, wo er Bauträger beraten hat, und bringt Vorbefassungen mit: frühere Befassungen mit Sachen, die wieder auftauchen können.

Acht Wochen vor dem Eintritt schickt Dr. R. Partner V. eine Liste der Mandate seit seiner Zulassung, an denen er selbst mitgearbeitet hat; wer nie in die Bearbeitung eingebunden war, ist nicht vorbefasst (BT-Drs. 19/27670, S. 164). Die Liste stimmt er mit seiner bisherigen Kanzlei ab und nennt nur Name, Rolle, Gegenstand in Stichworten und Zeitraum, wie es § 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO gegenüber einem Rechtsanwalt erlaubt; dazu seine Referendarstationen. 140 Mandate, 390 Namen. Partner V. bewertet und entscheidet, weil er keines der Mandate führt, um die es geht. Die Büroleiterin bekommt von ihm nur die Namen und sucht sie in seinem Auftrag im Kanzleiprogramm; die Gegenstände vergleicht er selbst. Sieben Treffer, vier davon offensichtlich andere Personen. Drei zeigen das Spektrum:

Treffer 1: ein Firmenname. Auf der Liste: „W. Wohnbau GmbH, Abwehr von Mängelansprüchen der Erwerber, Wohnanlage Am Mühlbach“. In den Kollisionsdaten steht dieselbe Gesellschaft als „W Wohnbau GmbH“, ohne Punkt, als Gegnerin: Partnerin S. vertritt drei Erwerber aus dieser Anlage, die einen Vorschuss für die Beseitigung derselben Mängel einklagen. Die exakte Suche fand nichts, erst der Kernname „Wohnbau“ traf. Bewertung: dieselbe Gesellschaft (Name und Wohnanlage), dieselbe Rechtssache (dieselben Mängel derselben Anlage), konkret widerstreitend. Dr. R. darf in diesen Mandaten nie tätig werden (Satz 1); mit seinem Eintritt wäre die ganze Partnerschaft gesperrt (Satz 2, § 43a BRAO).

Die Ausnahme braucht die Zustimmung der betroffenen Mandanten, hier der drei Erwerber und der W. Wohnbau GmbH. Der Haken: Dass Dr. R. die Bauträgerin beraten hat, darf die Kanzlei den Erwerbern nur sagen, wenn die Bauträgerin das erlaubt, es sei denn, sie wissen es schon. Dr. R. fragt deshalb zuerst sie und informiert sie per E-Mail über die Vorkehrungen; sie stimmt per E-Mail zu. Danach informiert Partnerin S. die Erwerber per E-Mail, und sie stimmen ebenso zu.

Zu jeder der drei Akten hält die Kanzlei fest (§ 3 Abs. 4 BORA): Bearbeitung nur durch Partnerin S. und die zweite Fachangestellte; Papierakte verschlossen; elektronische Akte und beA-Postfächer für Dr. R. gesperrt; Gesprächsverbot schriftlich; alles mit Datum und Kürzel, vor seinem ersten Arbeitstag.

Variante: Lehnt die Bauträgerin ab, gibt es keine Ausnahme. Die Partner wählen dann: Eintritt erst nach dem Ende der Mandate, die Mandate so rechtzeitig niederlegen, dass die Erwerber sich anders vertreten lassen können (§ 627 Abs. 2 BGB), oder kein Eintritt. Kündigt die Kanzlei, entfällt ihre Vergütung, soweit die Erwerber die bisherige Arbeit nicht mehr nutzen können (§ 628 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Treffer 2: ein gleicher Name. „J. Albers“ auf der Liste und als Mandant von Partner T. Ob es dieselbe Person ist, lässt die Liste offen; sie nennt aber eine Gewerbemiete von 2021, Partner T. führt eine Sache zur Berufsunfähigkeitsversicherung. Vermerk: „nicht dieselbe Rechtssache“.

Treffer 3: eine Referendarstation. Als Referendar hat Dr. R. bei einem Anwalt mitgearbeitet, der eine Versicherung in einem Deckungsstreit gegen einen Bauunternehmer vertrat (Streit, ob die Versicherung für einen Bauschaden zahlt). Der Prozess läuft nach mehreren Gutachten noch; Partner T. hat den Bauunternehmer nach einem Anwaltswechsel für die Berufung übernommen. Dr. R. ist gesperrt, die Partnerschaft nicht (§ 43a Abs. 5 BRAO). Die Akte bekommt er trotzdem nicht, weil er Einzelheiten aus der Station kennt.

Was es gekostet hat (Blatt „Aufwand“): 390 Namen zu je einer halben Minute sind 3,25 Bürostunden, sieben Treffer zu je zehn Minuten knapp 1,2 Anwaltsstunden, Treffer 1 drei weitere Anwaltsstunden, die Sperren eine Bürostunde. Mit 167 Euro je Anwaltsstunde (Zielsatz aus der Rechnung zum Stundensatz) und 27 Euro je Bürostunde (unsere Annahme) rund 811 Euro, gegen drei laufende Mandate, die sonst verloren gewesen wären.

Kurzfall: Einzelkanzlei im Familien- und Mietrecht

Beispiel, erfunden. Rechtsanwältin E. arbeitet allein in einer Kleinstadt in Rheinland-Pfalz und sucht und bewertet selbst.

  • Anfrage 1: Herr D. will sich gegen Kindesunterhalt wehren. Die Suche trifft „Eheleute D., Mediation zu Trennung und Unterhalt“: Frau E. hat das Paar früher als Mediatorin begleitet. Dieselbe Rechtssache, ein Verbot nach § 45 Abs. 1 Nr. 1 BRAO, das keine Zustimmung aufhebt. Sie lehnt ab, ohne Gründe.
  • Anfrage 2: Eine Mieterin will sich gegen eine Eigenbedarfskündigung wehren. Den Vermieter hat Frau E. früher bei einer Räumung gegen einen anderen Mieter vertreten. Andere Wohnung, anderer Lebenssachverhalt, also nicht dieselbe Rechtssache. Sie darf übernehmen, vermerkt den Grund und schweigt über das alte Mandat (§ 43a Abs. 2 BRAO).

Ihre Rechnung (unsere Annahmen, Blatt „Aufwand“): 200 Anfragen zu je drei Minuten Suche und Vermerk sind zehn Stunden im Jahr, 20 Treffer zu je zehn Minuten gut drei Stunden, mit 167 Euro zusammen rund 2.227 Euro. Einmalig kommen sechs Stunden für den Altbestand dazu; mit einer Aushilfe zu 27 Euro je Stunde sind das 162 Euro.

Prüfliste Kollisionsprüfung

Jeden Punkt mit Datum und Kürzel abhaken oder als „entfällt“ markieren. Die Prüfliste vor der Mandatsannahme fragt, ob geprüft wurde; diese Liste beschreibt, wie.

A. Erfassen (Fachangestellte)

  • ☐ 1. Alle Namen aus dem Erstkontakt, auch Geburtsname, frühere Namen und Firma mit Rechtsform
  • ☐ 2. Zu jedem Namen die Rolle; fehlende Angaben vermerkt („Gegner nur mit Namen geprüft“)
  • ☐ 3. Bei Unternehmen: bekannte Geschäftsführer, Gesellschafter, Mutter- oder Tochtergesellschaft

B. Suchen (Fachangestellte)

  • ☐ 4. Jeden Namen einzeln, Doppelnamen je Teil, Unternehmen nach Kernnamen
  • ☐ 5. Teilwort und Schreibvarianten (ä/ae, ß/ss, Bindestrich), phonetisch, wenn vorhanden
  • ☐ 6. Über alle Standorte, Dezernate (Arbeitsbereiche einzelner Anwälte), abgeschlossenen Akten, abgelehnten Anfragen und den Altbestand
  • ☐ 7. Ergebnis mit Suchbegriffen, Datum, Uhrzeit und Kürzel, auch „kein Treffer“

C. Bewerten (Anwältin oder Anwalt)

  • ☐ 8. Jeder Treffer: dieselbe Person? dieselbe Rechtssache? konkret widerstreitend? Grund vermerkt
  • ☐ 9. Bei echtem Treffer: wer war befasst (selbst, Kollege, ausgeschieden, Referendar, außerhalb des Anwaltsberufs, Amt nach § 45 BRAO)?
  • ☐ 10. Strafsache: § 146 StPO geprüft
  • ☐ 11. Entscheidung: kein Widerstreit, Ablehnung ohne Gründe, Ausnahme nach Teil D oder nur die befasste Person gesperrt (keine Erstreckung)

D. Nur bei der Ausnahme nach § 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO

  • ☐ 12. Alle betroffenen Mandanten bestimmt, auch die frühere Mandantin auf der anderen Seite
  • ☐ 13. Geklärt, was die Kanzlei offenlegen darf (Erlaubnis der früheren Mandantin, soweit nicht schon bekannt), bevor andere informiert werden
  • ☐ 14. Information und Zustimmungen in Textform liegen vor, je Mandant mit Datum
  • ☐ 15. Getrennte Bearbeitung nach § 3 Abs. 4 BORA eingerichtet und zu jedem Mandat vermerkt: Personen, Sperre Papier, Sperre elektronische Akte und beA, Gesprächsverbot

E. Neu prüfen

  • ☐ 16. Neuer Beteiligter im laufenden Mandat (Streitverkündung, Erbe, Insolvenzverwalter, weiterer Gegner)
  • ☐ 17. Eintritt eines Berufsträgers: Altmandate, an denen er mitgearbeitet hat, Referendar- und Mitarbeiterstationen, Ämter nach § 45 BRAO vor dem ersten Arbeitstag abgeglichen; an Mitarbeitende vor dem Eintritt nur die Namen
  • ☐ 18. Zusammenführung von Datenbeständen (Softwarewechsel, Fusion): Altbestand vollständig übernommen, Lücken vermerkt

Was die Information vor einer Zustimmung enthalten sollte (kein Mustertext; den Wortlaut formuliert im Einzelfall eine Anwältin oder ein Anwalt): dass ein Berufsträger der Kanzlei in derselben Sache für die andere Seite tätig war oder ist, soweit die Offenlegung erlaubt ist; wer das ist und dass er im Mandat nicht tätig wird; welche Vorkehrungen die Verschwiegenheit sichern; dass die Zustimmung freiwillig ist; was geschieht, wenn jemand nicht zustimmt. Das Gesetz verlangt umfassende Information und eine Zustimmung in Textform (§ 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO); sicher ist, auch die Information in Textform zu geben, etwa per E-Mail.

Download: Kollisionsprüfung: Erfassungsbogen, Abfrage und Prüfvermerk (Excel, ohne Makros)

Sechs Blätter: Anleitung, Kollisionsdaten mit automatischer Suchform, Abfrage, Prüfvermerk mit den fünf Fragen und Teil D, Eintritt, Aufwand mit allen Rechnungen dieser Seite; Beispielzeilen aus dem Fall. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen.

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

  • Eine Kollisionsdatei für alle Standorte. Die Erstreckung erfasst alle, die den Beruf gemeinschaftlich ausüben (§ 43a BRAO), auch angestellte und freie Anwälte (BT-Drs. 19/27670, S. 163). Getrennte Listen je Standort oder Dezernat sind die häufigste Lücke; Kooperationen im Einzelfall prüfen.
  • Wer freigibt. Einen echten Treffer bewertet und gibt ein Partner frei, der in keinem der beiden Mandate tätig ist, im Fall Partner V.; das ist unser Vorschlag, keine Pflicht.
  • Was es im Jahr kostet: Für eine Kanzlei mit zehn Berufsträgern rechnet das Blatt „Aufwand“ den Vorlauf aus der Mandatsannahme, zwei Eintritte und die monatliche Kontrolle durch; Ihre eigenen Zahlen setzen Sie dort ein.
  • Software und Einführung: Ob die Kollisionssuche zum Vertrag gehört, sagt Ihr Anbieter. Die Einführung kostet vor allem Zeit, nach unserer Annahme 40 Bürostunden für Altbestand und Rollen und acht Anwaltsstunden für Regeln und Schulung: rund 2.416 Euro einmalig.
  • Was eine übersehene Kollision kostet: Fällt Treffer 1 erst nach dem Eintritt auf, muss die Kanzlei alle drei Erwerber-Mandate beenden (§ 3 Abs. 2 BORA) und kann die Vergütung verlieren, soweit die Erwerber die Arbeit nicht mehr nutzen können (§ 628 Abs. 1 Satz 2 BGB). Bei 20 Anwaltsstunden je Mandat und zwei Stunden Abwicklung sind das rund 11.022 Euro, ohne Regress und Rufschaden. Zur Meldung an den Versicherer siehe Mandatsannahme. Wer trotz erkannter Kollision weiterarbeitet, riskiert den Versicherungsschutz (§ 51 Abs. 3 Nr. 1 BRAO).

Was Sie jetzt tun

  1. Inhaber, diese Woche: festlegen, wer Treffer bewertet und wer echte Treffer freigibt; als Blatt „Kollisionsprüfung“ ins Prozesshandbuch.
  2. Büroleitung, bis Ende der Woche: die Prüfpunkte aus Was die Software findet an der eigenen Installation klären, vor allem: Sind Gegner und Altbestand durchsuchbar?
  3. Büroleitung, in zwei Wochen: die Suchregeln an jedem Arbeitsplatz aushängen und am Treffer 1 aus dem Fall zeigen, warum der Kernname zählt.
  4. Büroleitung, ab Monatsende monatlich: eine Stunde Kontrolle: zehn neue Akten ziehen, alle Beteiligten mit Rolle erfasst, Abfragen datiert, Treffer vermerkt?
  5. Inhaber, bis Monatsende: im Löschkonzept festlegen, wie lange Kollisionsdaten und abgelehnte Anfragen bleiben, mit dem Datenschutzbeauftragten, wenn es einen gibt.
  6. Inhaber, vor jedem Eintritt: das Blatt „Eintritt“ der Excel-Vorlage spätestens sechs Wochen vor dem ersten Arbeitstag ausfüllen lassen.

In der Einzelkanzlei übernimmt die Anwältin alle Rollen; Schritt 6 entfällt meist.

Wo das nicht passt

Der wichtigste Einwand: „Wir sind klein, wir kennen unsere Mandanten.“ Die eigenen vielleicht. Die Kollision kommt aber oft nicht über einen Mandanten, sondern über einen Gegner von vor fünf Jahren, einen Geburtsnamen, eine frühere Mediation wie im Kurzfall oder eine Gesellschaft, deren Geschäftsführer früher Mandant war.

„Die Zustimmung löst das schon.“ Sie löst nur die Erstreckung, nie das Verbot für den, der selbst befasst war, und sie verlangt die Zustimmung auch der Seite, die nichts davon hat.

Grenzfälle wie Konzerne (sind Gesellschafter, Geschäftsführer oder Muttergesellschaft „Partei“?) hängen vom Einzelfall ab; die Liste hilft beim Finden, nicht beim Bewerten. Bei Zweifeln entscheidet eine Anwältin oder ein Anwalt, wenn nötig mit der Rechtsanwaltskammer, die ihre Mitglieder in Fragen der Berufspflichten berät (§ 73 Abs. 2 Nr. 1 BRAO).

Dieser Beitrag beschreibt einen allgemeinen Ablauf. Er prüft keinen Einzelfall und ersetzt keine Rechtsberatung.

Quellen

Alle abgerufen am 24.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.

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