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Kanzleiorganisation: Leitfaden für kleine Kanzleien

Von Redaktion ratg.deStand: 19 Min. Lesezeit

Wie organisiere ich eine kleine Anwaltskanzlei so, dass nichts verloren geht, wenn jemand fehlt? Gute Kanzleiorganisation, oft auch Kanzleimanagement genannt, heißt: Für die wenigen Abläufe, bei denen Fristen, Geld oder Mandatsgeheimnisse auf dem Spiel stehen, ist schriftlich festgelegt, wer was tut, wer vertritt und wer kontrolliert. In einer kleinen Kanzlei sind das vor allem der Posteingang, das beA mit seinen Zugängen, die Vertretung, die Akte und die Verschwiegenheit des Teams. Ein Prozesshandbuch mit einer Seite je Ablauf reicht dafür. Das Gerüst dazu können Sie unten als Word-Datei herunterladen.

Zwei Wege durch diesen Leitfaden. Einzelkanzlei: Beginnen Sie mit der Vertretung, dann beA im Team und Posteingang. Sie brauchen fünf Blätter: Vertretung, beA-Zugänge, beA-Eingang, Akte und Ihre Fristen-Anweisung. Kanzlei mit rund zehn Berufsträgern: Lesen Sie zusätzlich Größere Kanzleien.

Auf dieser Seite: Warum Organisation Pflicht ist · Prozesshandbuch · Rollen · Posteingang · beA im Team · Vertretung · Akte, Verschwiegenheit, Datenschutz · Größere Kanzleien · Fall · Rechnung · Download · Was Sie jetzt tun · Wo das nicht passt · Quellen

Warum Kanzleiorganisation keine Geschmacksfrage ist

In der Anwaltskanzlei ist Organisation auch eine Rechtsfrage. Der Anwalt hat seinen Beruf gewissenhaft auszuüben (§ 43 BRAO). Versäumt eine Partei eine Notfrist, bekommt sie Wiedereinsetzung nur, wenn sie ohne Verschulden verhindert war. Das Verschulden ihres Anwalts steht dabei ihrem eigenen gleich (§§ 85, 233 ZPO). Ein Versehen der Fachangestellten muss sich die Partei nach der Rechtsprechung nicht zurechnen lassen, wohl aber einen Fehler in der Organisation, den der Anwalt zu verantworten hat. Deshalb kommt es auf die Organisation an.

Für den beA-Versand hat der Bundesgerichtshof das so gefasst: Versendet der Anwalt fristwahrende Schriftsätze über das beA, muss er sein Personal anweisen, stets den Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung zu kontrollieren, und das zumindest stichprobenweise überprüfen (Beschluss im Volltext). Anweisen und Überprüfen sind zwei getrennte Pflichten. Am sichersten lässt sich beides zeigen, wenn es schriftlich festgehalten ist.

Die Fristenkontrolle selbst behandelt dieser Leitfaden nicht. Hier geht es um das, was organisiert sein muss, damit Fristen überhaupt im Kalender ankommen.

Prozesshandbuch für die Kanzlei: eine Seite je Ablauf

Manche nennen es Kanzleihandbuch. Gemeint ist kein Qualitätshandbuch mit 80 Seiten, sondern acht bis zehn Blätter für die Abläufe, bei denen Fristen, Geld oder Geheimnisse berührt sind. Für jedes Blatt hat sich eine Methode in vier Schritten bewährt:

  1. Erfassen. Wer den Ablauf heute erledigt, schreibt ihn auf, wie er tatsächlich läuft.
  2. Nummerieren. Jeder Schritt bekommt eine Nummer und genau eine verantwortliche Rolle. Schritte ohne Rolle sind die Lücken.
  3. Durchspielen. Eine zweite Person arbeitet nach dem Blatt, am besten die Vertretung. Wo sie nachfragen muss, fehlt ein Satz.
  4. Prüfen. Ein fester Termin, halbjährlich, außerdem nach jeder Störung und jedem Personalwechsel.

Aufwand. Rechnen Sie mit etwa anderthalb Stunden je Blatt einschließlich Durchspielen; das ist eine Annahme, keine Messung. Neun Blätter ergeben dann rund 13,5 Stunden, die fünf Blätter einer Einzelkanzlei rund 7,5 Stunden. Was das in Euro bedeutet, hängt von Ihrem Kostensatz je Stunde ab; den Rechenweg zeigt der Leitfaden Stundensatz kalkulieren.

Word, Wiki oder Kanzleisoftware? Zweitrangig. Manche Kanzleiprogramme bilden Aufgaben, Wiedervorlagen und den beA-Export selbst ab (beA-Support 6457). Dann beschreibt das Handbuch nicht jeden Klick, sondern die Einstellungen, die Rollen und was gilt, wenn das Programm ausfällt. Wer Eingangspost künftig von einem KI-Werkzeug vorsortieren lässt, gibt Mandatsdaten an einen Dienstleister; dafür gelten die Regeln unten zu Verschwiegenheit und Datenschutz, und das Ergebnis prüft weiter ein Mensch. Mehr dazu im Leitfaden KI in der Kanzlei.

Rollen: wer erledigt, wer kontrolliert

„Das macht Frau K.“ geht gut, bis Frau K. krank ist. Ins Handbuch gehören deshalb Rollen mit Vertretung.

Einige Aufgaben kann der Anwalt nicht abgeben. Das Recht, Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur (QES) auf dem sicheren Übermittlungsweg zu versenden, kann er nicht auf andere übertragen (§ 23 RAVPV). Ein Schriftsatz, den die Fachangestellte vorbereitet, geht also entweder vom Anwalt selbst hinaus oder mit seiner QES; das Versenden selbst kann er dann übertragen (§ 23 RAVPV, § 130a ZPO). Seine QES erzeugt der Anwalt heute etwa über die Fernsignatur der Bundesnotarkammer; die frühere beA-Karte Signatur wird seit Ende 2022 nicht mehr ausgegeben (beA-Support 6109). Für das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) gilt dasselbe: Mitarbeitende können es vorbereiten, versenden aber erst, wenn der Anwalt es qualifiziert signiert hat (§ 23 RAVPV, beA-Support 6253). Ohne QES darf ein eEB aus dem Postfach nur der Anwalt selbst abgeben oder seine Vertretung oder ein Zustellungsbevollmächtigter (§ 23 RAVPV).

Aufgabe wer Grundlage
Papier- und beA-Eingang sichten, der Akte zuordnen Posteingang (Fachangestellte) beA: § 31a Abs. 6 BRAO
Fristen vorläufig notieren und vom Anwalt bestätigen lassen Posteingang, Anwalt eigene Organisationsanweisung
eEB abgeben Anwalt selbst, mit seiner QES oder seine Vertretung § 173 Abs. 3 ZPO, § 23 Abs. 3 RAVPV
Schriftsatz ohne QES versenden nur der Anwalt selbst § 23 Abs. 3 RAVPV
Eingangsbestätigung prüfen, Stichproben Posteingang, Anwalt BGH VIII ZB 9/20 (Beschluss im Volltext)
beA-Nachrichten in die Akte exportieren Posteingang beim Sichten; Büroleitung prüft monatlich § 27 RAVPV
beA-Rechte vergeben und entziehen Anwalt mit Karte oder eine Person mit Karte, der er das erlaubt hat § 23 Abs. 3 RAVPV, Rechte 18 und 19 (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte)
Vertretung bestellen, im beA einrichten jeder Anwalt für sein Postfach § 53 BRAO, § 54 BRAO
Neue Mitarbeitende verpflichten Inhaber § 43a Abs. 2 BRAO

Was darf die Fachangestellte im beA? Mit den passenden Rechten: Nachrichten öffnen, exportieren, ordnen, Entwürfe und eEB vorbereiten, Nachrichten versenden, auch qualifiziert signierte Schriftsätze (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte, § 23 RAVPV). Mit Karte und ausdrücklicher Erlaubnis auch Rechte anderer verwalten (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte). Nicht: Schriftsätze ohne QES versenden, ein eEB ohne QES abgeben oder ein eEB selbst signieren, Karte oder PIN des Anwalts benutzen (§ 23 RAVPV, § 26 RAVPV). Gibt sie ein eEB ab, muss es der Anwalt vorher qualifiziert signiert haben, und die Mitarbeiterkarte kann gar keine QES erzeugen (beA-Support 6109). Die Liste mit den Rechtenummern steht im Gerüst.

Posteingang in der Kanzlei: der Ablauf, an dem alles hängt

Was nicht im Posteingang ankommt, kommt in keinem Fristenkalender an. Eine kleine Kanzlei hat mindestens vier Eingangswege: Papier, beA, E-Mail und Telefon. Für jeden beantwortet das Handbuch drei Fragen: Wer sieht wann nach? Wie kommt das Stück in die Akte? Wer merkt, wenn niemand nachgesehen hat?

beA. Der Inhaber eines Postfachs muss die nötige Technik vorhalten und Zustellungen und Mitteilungen über das beA zur Kenntnis nehmen (§ 31a BRAO). Drei Eigenheiten gehören ins Handbuch:

  • Keine Abwesenheitsnotiz. Das beA beantwortet Eingänge nicht automatisch. Es kann aber bei jedem Eingang eine E-Mail an hinterlegte Adressen schicken, auch an Mitarbeitende; einstellen lässt sich das nur mit der beA-Karte (beA-Support 6501).
  • Kein Archiv. Nachrichten dürfen frühestens 90 Tage nach Eingang in den Papierkorb und dort frühestens nach weiteren 30 Tagen automatisch gelöscht werden (§ 27 RAVPV). Wer nicht exportiert, kann nach etwa vier Monaten auch den Nachweis verlieren. Der Export enthält das Prüfprotokoll und belegt den rechtzeitigen Zugang beim Gericht auch dann noch, wenn die Nachricht im beA gelöscht ist (beA-Support 6457).
  • Das eEB ist Arbeit des Anwalts. Die elektronische Zustellung an Anwälte wird durch das eEB nachgewiesen (§ 173 ZPO). Das Handbuch legt fest, dass die Frist notiert ist, bevor das eEB hinausgeht.

Papier. Öffnen, Eingangsdatum anbringen, der Akte zuordnen. Wer jedes Schreiben am Eingangstag scannt, investiert morgens Zeit und spart sie, wenn später jemand das Schreiben sucht. Ob sich das rechnet, zeigt die Rechnung; wie die Kanzlei ganz ohne Papierakte arbeitet, der Beitrag zur papierlosen Kanzlei.

E-Mail und Telefon. Das Handbuch regelt, ob Mandantenmails an eine Sammeladresse gehen und wer Telefonnotizen mit Fristbezug in die Akte legt.

beA im Team: Karten, Zertifikate, Rechte

Der Zugang zum beA verlangt zwei voneinander unabhängige Sicherungsmittel (§ 31a BRAO): eine Karte oder ein Softwarezertifikat und die PIN dazu (beA-Support 6114). Für die Organisation zählen fünf Regeln.

  1. Eine Person, ein Zugang. Der beA-Support empfiehlt für jede Mitarbeiterin eine eigene Karte oder ein eigenes Softwarezertifikat. Nur dann zeigt das Journal (das Protokoll des Postfachs), wer eine Nachricht gelesen, verschoben oder gelöscht hat; bei geteilten Zugängen können im Wiedereinsetzungsverfahren Probleme entstehen (beA-Support 6101). Wer ein Zertifikat hat, darf es keiner weiteren Person überlassen und muss die PIN geheim halten (§ 26 RAVPV).
  2. Karte oder Softwarezertifikat bewusst wählen. Die Karte lässt sich nicht kopieren. Das Softwarezertifikat ist eine Datei, die sich beliebig vervielfältigen lässt; dafür braucht es keinen Kartenleser (beA-Support 6114). Rechte vergeben (Recht 19) geht nur mit Karte (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte). Für das Ändern der PIN einer Karte verlangt die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer einen Kartenleser der Sicherheitsklasse 3 mit Display und eigener Tastatur (Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer).
  3. Rechte nach Rolle. Der Anwalt legt Mitarbeitende an, gibt ihnen die Rolle „Mitarbeiter“ und einzelne Rechte und schaltet ihren Zugang mit seiner Karte frei (beA-Support 6152). Er kann Rechte jederzeit ändern oder widerrufen (§ 23 RAVPV). Er kann auch einer Person mit Karte erlauben, selbst Rechte zu vergeben (§ 23 RAVPV); im beA sind das die Rechte 18 „Mitarbeiter verwalten“ und 19 „Berechtigungen verwalten“. Mit 18 allein legt man nur Benutzer an; Rechte vergibt erst, wer auch 19 hat, und 19 lässt sich nur Nutzern mit Karte zuordnen (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte). Wer beides der Büroleitung einräumt, lässt sie auch bei seiner Abwesenheit Benutzer anlegen, Rechte und Rollen vergeben, auch die Rolle „Vertretung“, und die Zugänge freischalten (beA-Anwenderhandbuch, Benutzerverwaltung). Damit die Büroleitung im Journal nachsehen kann, braucht sie außerdem das Recht 20 (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte).
  4. Austritt am letzten Arbeitstag. Über „Zugang löschen“, angemeldet mit Karte oder Zertifikat und PIN der Person, verschwindet sie aus allen Postfächern der Kanzlei (beA-Support 6152, beA-Support 6105). Das geht nur für Mitarbeitende ohne eigenes Postfach. Einem angestellten Anwalt, der geht, entzieht man stattdessen in jedem Postfach der Kanzlei Rolle und Rechte (beA-Support 6105, § 23 RAVPV). Ein Softwarezertifikat soll bei einem Wechsel gekündigt werden; eine Mitarbeiterkarte, die in der Kanzlei bleibt, kann nach der Entkopplung eine andere Person nutzen (beA-Support 6105).
  5. Verlust sofort melden. Verliert ein Anwalt seine beA-Karte, lässt er sie bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer sperren; die Sperre ist endgültig (beA-Support 6112). Eine Ersatzkarte gibt es nur, wenn er sie beim Sperranruf gleich mitbeantragt, und sie kostet Geld (Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer). Geht eine Mitarbeiterkarte verloren, entziehen Sie zuerst in jedem Postfach der Kanzlei Rolle und Rechte; ob und wie die Karte gesperrt wird, richtet sich nach den Angaben der Bundesnotarkammer (Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, beA-Support 6101). Bei Verdacht, dass ein Zertifikat oder eine PIN in falsche Hände geraten ist, muss der Postfachinhaber unverzüglich alles Nötige tun (§ 26 RAVPV). Die Sperrnummer gehört ins Handbuch.

Wenn die Technik ausfällt. Ist die elektronische Einreichung aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Einreichung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die Störung ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen, das Dokument auf Anforderung elektronisch nachzureichen (§ 130d ZPO). Das gilt für technische Störungen, nicht für organisatorische Lücken wie eine nicht eingerichtete Vertretung. Die Vorschrift gilt für den Zivilprozess; andere Gerichtsbarkeiten haben entsprechende Regeln. Ein eigener Leitfaden „beA in der Kanzlei organisieren“ ist in Vorbereitung.

Vertretung: wer übernimmt und was sie sehen kann

Ein Anwalt muss für seine Vertretung sorgen, wenn er länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben, oder sich länger als zwei Wochen von seiner Kanzlei entfernen will (§ 53 BRAO). Die Vertretung soll ein anderer Anwalt übernehmen, den er selbst bestellt. Findet er keinen, bestellt die Kammer auf seinen Antrag. Tut er beides nicht, soll die Kammer von Amts wegen bestellen, nachdem sie ihn zuvor aufgefordert hat (§ 53 BRAO).

Für das beA macht das einen großen Unterschied:

  • Selbst bestellt und eingerichtet: Der Vertretene muss der Vertretung einen Zugang zu seinem beA einräumen; sie muss zumindest Eingänge lesen und eEB abgeben können (§ 54 BRAO). Im beA gibt es dafür die Rolle „Vertretung“, die sich auf einen Zeitraum begrenzen lässt (beA-Support 6153). Als vertraulich gekennzeichnete Nachrichten deckt die Rolle nicht ab; dafür kann der Vertretene ihr zusätzlich die Rechte 11, 16 und 17 geben (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rollen).
  • Selbst bestellt, aber ohne Zugang: Die Vertretung kann über die Kammer einen Notzugang bekommen. Auch er zeigt nur Absender und Eingangszeit, keine Inhalte (§ 25 Abs. 4 RAVPV).
  • Von der Kammer bestellt: automatisch nur die Übersicht der Eingänge, mit Absender und Eingangszeit, ohne Betreff, Text und Anhänge (§ 25 RAVPV).

Ins Handbuch gehören deshalb: wer wen vertritt, in der Einzelkanzlei meist eine Kollegin aus einer anderen Kanzlei auf Gegenseitigkeit; dass die Rolle vor jeder Abwesenheit eingerichtet und getestet ist; und wer bei plötzlicher Krankheit was tut. Eine eigene Prüfliste „Vertretung im Urlaub“ ist in Vorbereitung.

Akte, Verschwiegenheit, Datenschutz

Die Akte. Der Anwalt muss mit seinen Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung geben können und sie sechs Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Auftrag endete; das gilt auch für elektronische Akten (§ 50 BRAO). Andere Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt (§ 50 BRAO). Für Rechnungen und Buchhaltung der Kanzlei gelten längere steuerliche Fristen, für Buchungsbelege acht und für Bücher zehn Jahre (§ 147 AO). Das Handbuch braucht ein Aktenzeichenschema, eine Regel, was in die Akte gehört (auch beA-Export und Telefonnotiz), und einen jährlichen Termin für das Aufbewahrungsende, etwa mit der Prüfliste zum Jahresende.

Die Verschwiegenheit. Der Anwalt muss seine Beschäftigten in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten, sie über die strafrechtlichen Folgen belehren und auf die Einhaltung hinwirken; das gilt auch für Praktikanten und Aushilfen, nicht für angestellte Anwälte und Referendare (§ 43a BRAO). Gibt er Mandatsgeheimnisse an Dienstleister wie den IT-Betreuer, verlangt das Gesetz eine sorgfältige Auswahl und einen Vertrag in Textform: mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Belehrung über die Strafbarkeit, mit Beschränkung auf das Nötige und mit einer Regel, ob der Dienstleister weitere Personen einsetzen darf (§ 43e BRAO). Dient ein Dienstleister nur einem einzelnen Mandat, etwa ein Übersetzer, braucht es zusätzlich die Einwilligung des Mandanten (§ 43e BRAO). Sorgt der Anwalt nicht dafür, dass ein solcher Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wird, und offenbart dieser ein Geheimnis, kann sich der Anwalt selbst strafbar machen (§ 203 StGB).

Der Datenschutz. Neben der Verschwiegenheit gilt das Datenschutzrecht (§ 43e BRAO). Ein IT-Betreuer mit Zugriff auf Mandantendaten verarbeitet in der Regel im Auftrag der Kanzlei; dann braucht es zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO). Persönliche Zugänge und ein sauberer Austritt gehören zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, die die DSGVO verlangt (DSGVO). Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, werden die Daten gelöscht, soweit keine andere Pflicht entgegensteht (DSGVO).

Größere Kanzleien: was sich bei rund zehn Berufsträgern ändert

  • Zuständigkeit. Eine Person führt das Handbuch, eine Partnerin oder ein Partner gibt Änderungen frei. Wer im beA Rechte vergeben darf, steht namentlich in Teil A; die Rechte 18 und 19 bekommen so wenige wie möglich (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte).
  • Gesellschaftspostfach. Eine zugelassene Berufsausübungsgesellschaft hat ein eigenes beA (§ 31a BRAO). Das Recht, daraus Dokumente ohne QES zu versenden, darf sie nur vertretungsberechtigten Anwälten einräumen, die in ihr tätig sind (§ 23 RAVPV).
  • Mehrere Standorte. Für jede weitere Kanzlei eines Anwalts und auf Antrag für jede Zweigstelle einer Gesellschaft gibt es ein weiteres Postfach (§ 31a BRAO). Jedes braucht einen Eintrag in Teil A und einen Posteingang.
  • Kosten. Je Person eine Karte oder ein Zertifikat; die Preise nennt die Zertifizierungsstelle bei der Bestellung. Der größere Posten ist die Zeit zum Aufsetzen (Aufwand).
  • Haftpflicht. Fragen Sie Ihren Berufshaftpflichtversicherer, ob er Anforderungen an die Kanzleiorganisation stellt. Ein Handbuch beantwortet solche Fragen ohne Zusatzarbeit.

Fall: Was einer kleinen Kanzlei fehlte, als die Inhaberin ausfiel

Beispiel, frei erfunden. Eine Kanzlei in einer Kreisstadt: die Inhaberin (Arbeits- und Mietrecht), ein angestellter Anwalt (Verkehrsrecht), zwei Rechtsanwaltsfachangestellte, eine davon Büroleiterin, und eine Auszubildende. Ein Handbuch gibt es nicht. Die Inhaberin hat ihre persönliche beA-Karte. Für ihr Postfach hat sie einen einzigen Mitarbeiterzugang angelegt, ein Softwarezertifikat „Sekretariat“, das auf zwei Rechnern liegt und von allen drei Mitarbeiterinnen genutzt wird.

Der Ausfall. Im Februar verunglückt die Inhaberin an einem Montag und liegt bis Donnerstag im Krankenhaus. Sobald feststeht, dass sie länger als eine Woche ausfällt, muss sie für ihre Vertretung sorgen (§ 53 BRAO). Kann sie das selbst nicht, bleibt nur die Kammer, und deren Vertretung sieht im beA zunächst nur, wer wann etwas geschickt hat (§ 53 BRAO, § 25 RAVPV). Der angestellte Anwalt übernimmt die Akten, hat aber in ihrem beA keine Rolle. Die Büroleiterin sieht ein Urteil des Arbeitsgerichts mit eEB-Anforderung. Sie kann das eEB vorbereiten, aber nicht abgeben (beA-Support 6253). Die Rolle „Vertretung“ kann nur die Inhaberin mit ihrer Karte vergeben, weil sie die Befugnis dazu niemandem eingeräumt hat (§ 23 RAVPV, beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte). Ihre Karte samt PIN der Büroleiterin zu überlassen, ist kein Ausweg: Das verbietet die Verordnung (§ 26 RAVPV). Erst am Donnerstag, nach der Entlassung aus dem Krankenhaus, richtet die Inhaberin die Rolle zu Hause mit ihrer eigenen Karte ein.

Was sonst auffällt. Im Journal ist nicht zu erkennen, wer die Nachricht geöffnet hat, weil alle dasselbe Zertifikat nutzen (beA-Support 6101). Zwei Nachrichten aus dem Herbst liegen schon im Papierkorb, weil niemand exportiert hat (§ 27 RAVPV). Eine Fachangestellte, die im Januar gegangen ist, hatte das Zertifikat auf ihrem Laptop (beA-Support 6105). Ob hier eine Frist gefährdet war, hängt vom Einzelfall ab. Das Beispiel zeigt die Lücken: keine Vertretung mit beA-Rolle, keine persönlichen Zugänge, kein Export, kein Austrittsablauf.

Was die Kanzlei danach änderte. Neun Blätter nach dem Gerüst, geschrieben zu dritt an zwei Nachmittagen. Eigene Mitarbeiterkarten statt Sammelzertifikat, gegenseitige Rolle „Vertretung“ der beiden Anwälte, ein Kollege aus der Nachbarstadt als zweite Vertretung, die Rechte 18 und 19 für die Büroleiterin, Export jeder beA-Nachricht beim Sichten und eine monatliche Kontrolle, dass nichts nur im beA liegt.

Variante Einzelkanzlei: Eine Familienrechtlerin ohne Personal braucht davon nur zwei Dinge sofort: eine Kollegin, die sie gegenseitig vertritt und der sie die Rolle „Vertretung“ befristet einrichtet, und den Export beim Sichten mit einem monatlichen Blick, ob alles in der Akte liegt.

Rechnung: Lohnt sich Scannen am Morgen?

Der alte Merksatz lautet: Scannen kostet morgens Zeit, Suchen kostet sie den ganzen Tag. Die Zahlen unten sind Annahmen für das Beispiel, nicht gemessen; setzen Sie Ihre eigenen ein.

Größe Annahme Ihre Zahl
Papierstücke je Tag 25
Scannen, benennen, zuordnen je Stück 40 Sekunden
Zugriffe je Tag auf ein Schreiben, das nicht am Platz liegt 10
Zugriff Papierakte / elektronische Akte 3 Minuten / 30 Sekunden
Arbeitstage im Jahr 220

Scannen kostet 25 × 40 Sekunden, rund 17 Minuten am Tag. Gespart werden 10 × (180 − 30) Sekunden, 25 Minuten. Es bleiben rund 8 Minuten am Tag, bei 220 Arbeitstagen rund 31 Stunden im Jahr. Die Schwelle liegt bei knapp sieben Zugriffen am Tag (1.000 ÷ 150 = 6,7): Wer seltener sucht, spart mit dem Scannen keine Zeit.

Die Formel: Scannen lohnt sich, wenn Zugriffe × (Zeit Papier − Zeit digital) größer ist als Stücke × Zeit je Scan. Nicht eingerechnet: Die Vertretung kann die elektronische Akte auch von zu Hause lesen.

Download: Prozesshandbuch-Vorlage für die Kanzlei

Prozesshandbuch-Gerüst (Word, ohne Makros):

  • Teil A: Kanzlei auf einen Blick, mit Beispielzeilen.
  • Teil B: Rollen und die Liste „Was darf die Fachangestellte im beA?“.
  • Teil C: ein Leerblatt und neun Ablaufblätter, darunter ein vollständiges Blatt „Austritt“.
  • Teil D: Vorlage für die Verschwiegenheitsverpflichtung neuer Mitarbeitender.
  • Teil E: kurze Begriffserklärungen und Änderungen.

Für Fristen und Postausgang enthält das Gerüst nur Prüffragen; die eigene Organisationsanweisung schreiben Sie selbst.

Prozesshandbuch-Vorlage herunterladen (.docx) · Nutzungsbedingungen

Was Sie jetzt tun

  1. Jeder Anwalt, vor der nächsten Abwesenheit: Vertretung benennen, im beA die Rolle „Vertretung“ befristet einrichten, den Zugang einmal testen lassen.
  2. Inhaber, diese Woche: festlegen, wer das Handbuch führt, und einen halbjährlichen Prüftermin eintragen.
  3. Büroleitung, in zwei Wochen: Teil A ausfüllen: wer hat welchen beA-Zugang, welche Karte läuft wann ab, wo steht die Sperrnummer.
  4. Inhaber, in einem Monat: geteilte Zugänge durch persönliche ersetzen, Zertifikate Ausgeschiedener kündigen, Verschwiegenheitsverpflichtungen nachholen.
  5. Posteingang ab sofort beim Sichten, Büroleitung monatlich: jede beA-Nachricht in die Akte exportieren; einmal im Monat prüfen, dass nichts nur im beA liegt.
  6. Büroleitung mit dem Team, im ersten Quartal: die Blätter Posteingang, Vertretung und Austritt schreiben und von einer zweiten Person durchspielen lassen.
  7. Inhaber, bei jeder Neueinstellung und jedem neuen Dienstleister: Verpflichtung in Textform, beA-Zugang, Einweisung, Vertrag nach § 43e BRAO und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wo das nicht passt

„Wir sind drei Leute, wir reden jeden Tag miteinander.“ Der ernsthafteste Einwand, und für den normalen Tag stimmt er. Das Handbuch ist für den Tag, an dem die Person fehlt, die alles weiß. Und die Rechtsprechung verlangt beim beA-Versand eine Anweisung an das Personal und Stichproben (Beschluss im Volltext); was nur mündlich gesagt wurde, lässt sich später schwer zeigen. Wer den Aufwand klein halten will, schreibt nur die fünf Blätter der Einzelkanzlei.

Fristen: Fristenbuch, Vorfrist und Ausgangskontrolle sind eine eigene Organisationsanweisung mit Haftungsfolgen. Dieser Leitfaden enthält sie bewusst nicht. Wer sie jetzt schreibt, sollte sie von einem Anwalt mit Erfahrung im Berufs- und Haftungsrecht durchsehen lassen.

Wann Sie Rat brauchen: wenn die Kammer eine Vertretung von Amts wegen bestellen will, wenn ein Zertifikat in fremde Hände gelangt ist oder wenn Mandatsdaten an einen Dienstleister im Ausland gehen sollen (§ 43e BRAO).

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Stand und Wiedervorlage

Rechtsstand 23.10.2026; beA-Funktionen nach dem Stand des beA-Supports (Release 4.6.3, in Betrieb seit 17.09.2026, beA-Support). Dieser Leitfaden wird im Mai 2027 geprüft und jedes Mal, wenn einer der angekündigten Leitfäden erscheint.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen. Er prüft keinen Einzelfall und ersetzt keine Rechtsberatung.

Quellen

Alle abgerufen am 23.10.2026; Gesetze und Verordnungen in der Fassung von gesetze-im-internet.de.

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