Willkommenspaket: Was ein neuer Mandant am ersten Tag bekommt

Was bekommt ein neuer Mandant am ersten Tag? Ins Willkommenspaket für neue Mandanten gehört zuerst ein kurzes Begrüßungsschreiben mit Aktenzeichen, Ansprechpartner und den nächsten Schritten. Dazu kommen Unterlagen, die ohnehin fällig sind: die Datenschutzinformation, falls der Mandant sie nicht schon mit der Terminbestätigung bekommen hat, denn fällig ist sie bei der Erhebung der Daten (Art. 13 DSGVO), eine Kopie von Mandatsvereinbarung und Vollmacht und eine Mandanteninformation zu Erreichbarkeit, Kosten und Kommunikationsweg. Unten finden Sie das Inhaltsverzeichnis, ein Begrüßungsschreiben als Muster, einen durchgespielten Fall aus dem Arbeitsrecht und alle Mustertexte als Word-Datei, mit Bausteinen für weitere Rechtsgebiete und einer Kurzfassung für die Einzelkanzlei.

Auf dieser Seite: Inhalt · Muster Begrüßungsschreiben · Fall · Kommunikationsweg · beA und digitale Übergabe · Mehrere Berufsträger · Was das Paket kostet · Befragung zum Schluss · Technik und KI · Was Sie jetzt tun · Wo das nicht passt

Begriffe kurz:

• Handakte: die Akte, die die Kanzlei über ein Mandat führt.
• Gegenstandswert: der Wert der Sache, nach dem sich viele gesetzliche Gebühren richten.
• Vorschuss: eine Zahlung auf die voraussichtliche Vergütung vor Abschluss der Sache.
• Deckungszusage: die Bestätigung der Rechtsschutzversicherung, dass sie die Kosten übernimmt.
• Textform: eine lesbare Erklärung mit Namen auf einem dauerhaften Datenträger, also auch E-Mail oder PDF, ohne Unterschrift (§ 126b BGB).
• Güteverhandlung: der erste Termin vor dem Arbeitsgericht, in dem das Gericht eine Einigung versucht.
• Verantwortlicher: wer im Sinne des Datenschutzrechts über Zweck und Mittel einer Datenverarbeitung entscheidet.
• Berufsausübungsgesellschaft: eine Gesellschaft, in der Anwälte ihren Beruf gemeinsam ausüben, etwa eine Partnerschaft oder GmbH.
• eBO: das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach, über das Privatpersonen und Unternehmen sicher mit Gerichten, Behörden und Anwaltskanzleien kommunizieren können.
• Mein Justizpostfach: das kostenlose Postfach der Justiz für Privatpersonen; zur Anmeldung braucht man eine BundID, etwa mit dem Online-Ausweis.
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: nur Absender und Empfänger können die Nachricht lesen, nicht der Mail-Anbieter dazwischen.

Was ins Willkommenspaket gehört

Eine Mappe, die niemand liest, hilft nicht. Deshalb steht vorne ein Begrüßungsschreiben von höchstens einer Seite. Es verweist auf die Anlagen, und jede Anlage hat eine Nummer.

Nr.	Teil	Pflicht?
1	Begrüßungsschreiben	empfohlen
2	Datenschutzinformation	Pflicht, falls noch nicht erteilt
3	Kopie Mandatsvereinbarung	Wahl
4	Kopie Vollmacht	Wahl
5	Mandanteninformation	empfohlen
6	Vorschussrechnung	Wahl
7	Unterlagenliste und Zeitplan	empfohlen
8	Pflichthinweise des Rechtsgebiets	je nach Gebiet

Die Gründe, Teil für Teil:

• 1 Begrüßungsschreiben. Die Kanzlei muss den Mandanten über wesentliche Vorgänge unverzüglich unterrichten und Anfragen unverzüglich beantworten (§ 11 BORA). Das Schreiben legt fest, wer das tut und auf welchem Weg. Muster unten.
• 2 Datenschutzinformation. Fällig ist sie zum Zeitpunkt der Erhebung (Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO), also meist schon vor dem Erstgespräch: kurz am Telefon, vollständig mit der Terminbestätigung. Hat der Mandant sie so bekommen, muss die Kanzlei sie nicht wiederholen (Art. 13 Abs. 4 DSGVO); das Paket enthält sie dann noch einmal zum Nachschlagen. Sie muss präzise, verständlich und in klarer und einfacher Sprache sein (Art. 12 Abs. 1 DSGVO).
• 3 und 4 Mandatsvereinbarung und Vollmacht. Zwei Blätter: Eine Vergütungsvereinbarung darf nicht in der Vollmacht stehen (§ 3a Abs. 1 Satz 2 RVG). In Ehesachen braucht der Anwalt eine besondere, auf das Verfahren gerichtete Vollmacht (§ 114 Abs. 5 FamFG).
• 5 Mandanteninformation. Sie hält schriftlich fest, was im Erstgespräch gesagt wurde, etwa dass sich die Gebühren nach dem Gegenstandswert richten. Dieser Hinweis ist vor Übernahme des Auftrags Pflicht, wenn Wertgebühren anfallen (§ 49b Abs. 5 BRAO).
• 6 Vorschussrechnung. Die Kanzlei kann einen angemessenen Vorschuss fordern (§ 9 RVG). Bei Rechtsschutz fordert sie ihn meist bei der Versicherung an. Wie viel Liquidität das bringt, zeigt der Beitrag zur Vorschussrechnung nach § 9 RVG.
• 7 Unterlagenliste und Zeitplan. Ein Baustein je Rechtsgebiet; die Word-Datei enthält Arbeits-, Familien- und Mietrecht.
• 8 Pflichthinweise. Im Arbeitsrecht etwa der Hinweis, dass in der ersten Instanz jede Seite ihren Anwalt selbst zahlt (§ 12a Abs. 1 ArbGG).

Warum die Kopie des Pakets in die Handakte gehört: Die Handakte muss ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung geben können (§ 50 Abs. 1 Satz 1 BRAO). Fehlt ein vorgeschriebener Hinweis, etwa nach § 12a ArbGG oder § 49b Abs. 5 BRAO, kann das eine Pflichtverletzung aus dem Mandatsvertrag sein, für deren Schaden die Kanzlei einstehen muss (§ 280 Abs. 1 BGB). Mit der Kopie und dem Versanddatum lässt sich später zeigen, dass und wann der Hinweis gegeben wurde.

Was aus der alten Mappe wegfällt: Werbeartikel, Visitenkartenstapel, Kanzleizeitung und ein „Marketingpapier“ zur Frage, wie der Mandant die Kanzlei gefunden hat.

Download: Mustertexte für das Willkommenspaket: Inhaltsverzeichnis, Begrüßungsschreiben, Versand-E-Mail, Mandanteninformation mit Bausteinen für Arbeits-, Familien- und Mietrecht, Datenschutzinformation, digitale Übergabe, Freigabeblatt, Kurzfassung für die Einzelkanzlei (Word)

Makros gibt es keine. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen.

Muster: das Begrüßungsschreiben

So sieht das Schreiben im Fall unten aus: Herr L. wehrt sich gegen seine Kündigung, die Betreffzeile nennt deshalb seine Sache. Die Teile in eckigen Klammern ersetzt die Kanzlei, die Word-Datei enthält dieselbe Vorlage mit Platzhaltern.

Betreff: Ihre Kündigung vom [Datum] – unser Aktenzeichen 112/26

Sehr geehrter Herr L.,

vielen Dank für Ihr Vertrauen. Ihre Sache bearbeitet Rechtsanwältin [Name], unterstützt von Frau [Name]. Im Urlaub vertritt Rechtsanwalt [Name]. Sie erreichen uns Montag bis Freitag von 9 bis 12 Uhr unter [Telefon] und über den Upload-Link, den Sie per SMS erhalten haben.

Was als Nächstes passiert: Die Klage reichen wir bis spätestens [Datum] beim Arbeitsgericht ein. Bis Freitag hören Sie von uns, ob Ihre Rechtsschutzversicherung zugesagt hat.

Was wir von Ihnen brauchen, bis Freitag: die Unterlagen nach Anlage 7.

Bitte beachten Sie: Melden Sie sich bis Donnerstag bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend, wie im Gespräch besprochen.

Anlagen: 2 Datenschutzinformation · 3 Mandatsvereinbarung · 4 Vollmacht · 5 Mandanteninformation · 7 Unterlagenliste und Zeitplan

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Das ist alles, was auf die erste Seite gehört. Kosten, Ablauf und Datenschutz stehen in den Anlagen. Die Telefonzeiten sollten zu dem passen, was die Kanzlei tatsächlich halten kann; die Pflicht bleibt, Anfragen unverzüglich zu beantworten (§ 11 BORA).

Fall: ein Kündigungsschutzmandat in einer Einzelkanzlei

Beispiel, erfunden. Eine Einzelanwältin für Arbeitsrecht, eine Fachangestellte halbtags. Herr L., Lagerleiter, hat am Montag eine Kündigung zum Ende des übernächsten Monats erhalten. Er ruft am Dienstag an und bekommt am Telefon einen kurzen Datenschutzhinweis. Die Kanzlei prüft, ob sie tätig werden darf (Ablauf der Mandatsannahme); die Terminbestätigung für Mittwoch enthält die vollständige Datenschutzinformation als Link.

Mittwoch, 10 Uhr, Erstgespräch. Herr L. will gegen die Kündigung vorgehen. Die Anwältin erklärt ihm vier Dinge, bevor er das Mandat erteilt:

• Die Klage muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung erhoben werden (§ 4 Satz 1 KSchG). Die Anwältin trägt die Frist ab Montag mit Vorfrist ein.
• In der ersten Instanz gibt es keinen Anspruch auf Erstattung der Anwaltskosten, auch wenn er gewinnt. Darauf muss die Anwältin vor Abschluss der Vereinbarung über die Vertretung hinweisen (§ 12a Abs. 1 Satz 1 und 2 ArbGG). Herr L. hat eine Rechtsschutzversicherung; die Kanzlei holt die Deckungszusage ein.
• Die Gebühren richten sich nach dem Gegenstandswert (§ 49b Abs. 5 BRAO).
• Weil zwischen Kündigung und Ende weniger als drei Monate liegen, muss er sich innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden, auch wenn er klagt (§ 38 Abs. 1 Satz 2 und 3 SGB III). Die drei Tage laufen ab Montag, also bleibt kaum Zeit. Wer die Meldung versäumt, riskiert eine Sperrzeit von einer Woche beim Arbeitslosengeld (§ 159 Abs. 1 Satz 2 Nr. 9 und Abs. 6 SGB III).

Herr L. unterschreibt Mandatsvereinbarung und Vollmacht, zwei getrennte Blätter. Er gibt zuerst seine dienstliche E-Mail-Adresse an. Die Anwältin bittet um die private: Auf das dienstliche Postfach kann der Arbeitgeber Zugriff haben, und genau der ist der Gegner. Den Upload-Link findet Herr L. umständlich. Er bittet von sich aus um normale E-Mail, weil er nur am Handy liest. Die Anwältin weist ihn auf die Risiken hin, nimmt Arztbriefe aus und vermerkt beides (siehe Kommunikationsweg).

Mittwoch, 14 Uhr, das Paket geht hinaus. Die Fachangestellte nimmt die Vorlage und füllt aus, was sich ändert. Herr L. bekommt eine kurze Versand-E-Mail (Muster in der Word-Datei) mit diesen Anlagen:

1. Begrüßungsschreiben wie im Muster oben, mit der Arbeitsuchendmeldung fett.
2. Datenschutzinformation zum Nachschlagen; erteilt war sie schon mit der Terminbestätigung.
3. Kopien von Mandatsvereinbarung und Vollmacht.
4. Mandanteninformation mit dem Baustein Arbeitsrecht: Kosten und § 12a ArbGG noch einmal schriftlich, Ablauf mit Güteverhandlung und Kammertermin.
5. Unterlagenliste: Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben mit Umschlag, letzte drei Gehaltsabrechnungen, Abmahnungen, Schriftwechsel mit dem Arbeitgeber, Versicherungsschein der Rechtsschutzversicherung; Frist: Freitag.

Was der Zeitplan sagt. Kündigungsschutzverfahren sind vorrangig zu erledigen; die Güteverhandlung soll innerhalb von zwei Wochen nach Klageerhebung stattfinden (§ 61a Abs. 1 und 2 ArbGG). In ihr versucht das Gericht eine gütliche Einigung (§ 54 Abs. 1 ArbGG). Herr L. weiß also am ersten Tag, dass der erste Termin bald kommt und dass dort oft über einen Vergleich gesprochen wird. Er bekommt die Frage mit: „Was wäre für Sie ein annehmbares Ergebnis?“

Freitag. Die Unterlagen kommen über den Upload-Link, nicht als Fotos per Messenger. Die Fachangestellte hakt die Unterlagenliste ab; was fehlt, steht in einer kurzen Nachricht. Die Kopie des Pakets mit Versanddatum liegt in der Handakte.

Variante Familienrecht. Eine Mandantin, die sich scheiden lassen will und kein eigenes Einkommen hat, bekommt andere Bausteine: Im Scheidungsverfahren muss sie sich durch einen Anwalt vertreten lassen (§ 114 Abs. 1 FamFG). Für die Verfahrenskostenhilfe braucht das Gericht eine Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse auf dem amtlichen Formular mit Belegen; dem Gegner darf sie nur mit ihrer Zustimmung zugänglich gemacht werden, außer er hat einen Auskunftsanspruch (§ 117 Abs. 2 und 4 ZPO). Das Formular und die Liste der Belege gehören dann in Anlage 7.

Der Kommunikationsweg: einmal klären, schriftlich festhalten

Viele Mandanten schicken von sich aus E-Mails oder Nachrichten im Messenger. Für die Kanzlei treffen dabei zwei Regelwerke aufeinander.

Berufsrecht. Die Kanzlei muss die Maßnahmen ergreifen, die zum Schutz des Mandatsgeheimnisses erforderlich, risikoadäquat und zumutbar sind. Ein Kommunikationsweg mit Risiken für die Vertraulichkeit ist jedenfalls dann erlaubt, wenn der Mandant zustimmt. Von einer Zustimmung ist auszugehen, wenn er den Weg vorschlägt oder beginnt und fortsetzt, nachdem die Kanzlei zumindest pauschal auf die Risiken hingewiesen hat (§ 2 Abs. 2 BORA).

Datenschutzrecht. Die Datenschutzaufsichtsbehörden sind strenger. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO stehen nicht zur Verfügung der Beteiligten; eine Einwilligung genügt nicht, um sie abzusenken. Nur in zu dokumentierenden Einzelfällen kann die Kanzlei auf ausdrücklichen, eigeninitiativen Wunsch der informierten Person bestimmte Maßnahmen ihr gegenüber nicht anwenden (Beschluss der Datenschutzkonferenz vom 24.11.2021). Der Beschluss ist eine Auslegung der Aufsicht, kein Gesetz, aber nach ihm wird geprüft.

Was daraus für das Paket folgt:

• Kein vorangekreuztes Kästchen „unverschlüsselte E-Mail einverstanden“ in der Mandatsvereinbarung. Ein Formular, das die Kanzlei vorgibt, ist kein eigeninitiativer Wunsch (Beschluss der Datenschutzkonferenz).
• Die Kanzlei bietet zuerst einen sicheren Weg an, etwa ein Mandantenportal, einen Upload-Link oder Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail, und nennt ihn in der Mandanteninformation. Die Transportverschlüsselung ihres Mailservers bleibt nach der Aufsicht bei jeder E-Mail mit personenbezogenen Daten Pflicht; bei hohem Risiko, und Berufsgeheimnisse sind darauf zu prüfen, erwartet die Aufsicht in der Regel zusätzlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur E-Mail, Nr. 4.2.1 bis 4.2.3). Deshalb gehen im Fall die Arztbriefe nicht per normaler E-Mail.
• Wünscht der Mandant von sich aus normale E-Mail oder einen Messenger, gibt die Kanzlei den pauschalen Hinweis auf die Risiken und vermerkt Datum, Wunsch und Hinweis, wie im Fall. Die Word-Datei enthält dafür einen Vermerk mit Beispielzeile.
• Der Wunsch gilt nur für ihn. Geht es um Daten Dritter, etwa Gesundheitsdaten von Angehörigen oder Daten von Kollegen, wägt die Kanzlei neu ab; der Beschluss stellt ausdrücklich auf die Rechte weiterer betroffener Personen ab.
• Keine dienstliche Adresse, kein Gerät des Gegners.

Wie Kanal, Rhythmus der Sachstandsmeldungen und Ansprechpartner im Erstgespräch abgesprochen werden, zeigt der Beitrag zur Kommunikation mit Mandanten.

beA und digitale Übergabe

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) richtet die Bundesrechtsanwaltskammer für jeden Anwalt ein; der Inhaber muss Zustellungen und Mitteilungen darüber zur Kenntnis nehmen (§ 31a Abs. 1 und 6 BRAO). Eine zugelassene Berufsausübungsgesellschaft hat ein eigenes beA; die Bundesrechtsanwaltskammer richtet es für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene Gesellschaft ein (§ 31b Abs. 1 BRAO). Eine Sozietät als Personengesellschaft ohne Haftungsbeschränkung, der nur Anwälte angehören, braucht keine Zulassung (§ 59f Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 BRAO). Ohne freiwilligen Antrag auf Zulassung hat eine solche GbR deshalb kein eigenes beA, nur jeder Anwalt seines. Als sicherer Übermittlungsweg führt das beA zur elektronischen Poststelle des Gerichts (§ 130a Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 ZPO).

Ein allgemeiner Kanal zum Mandanten ist das beA nicht. Erreichbar ist dort nur, wer selbst ein Postfach im elektronischen Rechtsverkehr hat. Zwei Wege gibt es für Mandanten:

• eBO. Privatpersonen und Unternehmen können es nach einer Identifizierung einrichten; dafür braucht es eine kostenpflichtige Software. Das eBO muss für Inhaber eines beA adressierbar sein, die Kanzlei kann also dorthin schreiben (§ 10 Abs. 2 Nr. 2 ERVV).
• Mein Justizpostfach. Privatpersonen können ein kostenloses Postfach der Justiz nutzen, einen Postfach- und Versanddienst des Nutzerkontos Bund (§ 13 Abs. 1 ERVV). Zur Anmeldung braucht es eine BundID, etwa mit dem Online-Ausweis; laut Justiz ist darüber auch die Kommunikation mit Rechtsanwälten möglich (Justiz Bayern, Übermittlungswege). Wichtige Schreiben sollte der Mandant dort selbst herunterladen und speichern.

Für den gewöhnlichen Mandanten ohne solches Postfach bleibt es bei Portal, verschlüsselter E-Mail, Brief oder, auf eigenen Wunsch, normaler E-Mail.

Was das für das Willkommenspaket heißt: Die Mandanteninformation sagt in zwei Sätzen, dass Schreiben des Gerichts in der Regel über das beA in der Kanzlei eingehen und der Mandant eine Kopie auf dem vereinbarten Weg bekommt. Die Kanzlei muss ihm von allen wesentlichen erhaltenen oder versandten Schriftstücken Kenntnis geben (§ 11 Abs. 1 Satz 2 BORA). Hat der Mandant ein eBO oder Mein Justizpostfach und will er diesen Weg nutzen, vermerkt die Kanzlei das; wie Postfächer in der Kanzlei organisiert werden, zeigt ein eigener Beitrag zum beA (in Vorbereitung).

Mehrere Berufsträger: eine Vorlage, viele Absender

In einer Kanzlei mit vielen Anwälten wird aus der Mappe eine Frage der Pflege. Ohne Regel schreibt jedes Dezernat seine eigene Fassung, und nach zwei Jahren stehen in drei Datenschutzinformationen drei verschiedene Speicherfristen.

• Eine Kanzleivorlage, Bausteine je Rechtsgebiet. Teile 1 bis 6 sind für alle gleich, Teile 7 und 8 liefern die Dezernate. Stand und Versionsnummer stehen in der Fußzeile.
• Freigabe in drei Schritten. Änderungswünsche gehen an die Büroleitung. Sie sammelt sie und legt sie einmal im Quartal vor: Den Inhalt gibt ein dafür benannter Partner frei, die Datenschutzinformation zusätzlich der Datenschutzbeauftragte, wenn es einen gibt. Dann bekommt die Vorlage eine neue Versionsnummer, die alte Fassung kommt mit Datum ins Archiv, und die Dezernate bekommen eine Zeile, was sich geändert hat. Dezernate ändern nur ihre Bausteine 7 und 8, mit Freigabe der Dezernatsleitung. Die Word-Datei enthält dafür ein Freigabeblatt.
• Ansprechpartner mit Vertretung. Im Begrüßungsschreiben stehen die bearbeitende Anwältin, die Fachangestellte und eine Vertretung. Mandanten, die bei Abwesenheit niemanden erreichen, rufen wieder an.
• Wer verantwortlich ist. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). In einer Berufsausübungsgesellschaft ist das in der Regel die Gesellschaft, in einer Bürogemeinschaft jede Kanzlei für ihre eigenen Mandate; teilen die Kanzleien Technik oder Personal, braucht es zusätzlich eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung oder die Auftragsverarbeitung (Art. 26 oder Art. 28 DSGVO). Die Datenschutzinformation nennt den richtigen Namen.
• Datenschutzbeauftragter. Pflicht ist er, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind; unabhängig von der Zahl auch, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (§ 38 Abs. 1 Satz 1 und 2 BDSG). Dann gehören seine Kontaktdaten in die Datenschutzinformation (Art. 13 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
• Standorte. Eine Vorlage für alle Standorte; die Anschrift im Begrüßungsschreiben ist die des Standorts, der das Mandat bearbeitet.
• Portalrechte. Wer ein Mandantenportal nutzt, gibt jedem Mandanten nur seine Akte frei und den Mitarbeitern nur die Akten ihres Dezernats.
• Kontrolle. Einmal im Quartal zieht die Büroleitung zehn neue Akten: Liegt die Kopie des Pakets mit Datum darin, ist der Kommunikationsweg vermerkt, stimmt die Fassung der Datenschutzinformation?

Was das Paket kostet

Lohnt sich die Arbeit an einer Vorlage? Eine Rechnung mit Annahmen, die Sie durch Ihre ersetzen. Für die Stundenkosten der Fachangestellten sind angesetzt: 23.520 € Personalkosten für eine Fachangestellte halbtags im Jahr, geteilt durch 219 Arbeitstage mal 4 Stunden (876 Stunden), ergeben rund 27 € je Stunde. Für Anwaltsstunden gilt ein Zielsatz von 167 €.

Die Zahl der Mandate passt zum Beitrag zur Mandatsannahme in Kanzleien mit mehreren Berufsträgern: Dort kommt die Kanzlei mit 10 Berufsträgern auf rund 880 Anfragen im Jahr. Nicht jede Anfrage wird ein Mandat; angenommen sind hier 600 neue Mandate, also gut zwei von drei Anfragen.

Annahme	Einzelkanzlei	10 Berufsträger
neue Mandate im Jahr	120	600
Minuten je Paket ohne / mit Vorlage	40 / 15	40 / 15
ersparte Zeit	50 Std.	250 Std.
Wert der Zeit (27 €/Std.)	1.350 €	6.750 €
Einführung einmalig	4 Anwaltsstd. = 668 €	12 Std. Büroleitung + 6 Partnerstd. = 1.326 €

Gerechnet: 120 × 25 Minuten = 3.000 Minuten = 50 Stunden; 600 × 25 = 15.000 Minuten = 250 Stunden; 50 × 27 € = 1.350 €; 250 × 27 € = 6.750 €; 4 × 167 € = 668 €; 12 × 27 € + 6 × 167 € = 324 € + 1.002 € = 1.326 €.

Die Vorlage hat sich also in beiden Fällen im ersten Jahr bezahlt gemacht, wenn die Minutenwerte stimmen. Sie sind geschätzt, nicht gemessen. Messen Sie in Ihrer Kanzlei fünf Pakete ohne und fünf mit Vorlage. Der größere Gewinn steht nicht in der Tabelle: Hinweise, die die Kanzlei belegen muss, stehen bei jedem Mandat gleich vollständig im Paket.

Befragung zum Schluss statt Marketingpapier

Die Frage, wie der Mandant die Kanzlei gefunden hat, gehört freiwillig ins Erstgespräch oder in eine kurze Befragung am Ende des Mandats, nicht in die Begrüßung. Der Regelfall ist ein Bogen ohne Namen, auf Papier mit dem Abschlussschreiben. Angaben, die sich keiner Person zuordnen lassen, fallen nicht unter die DSGVO (Erwägungsgrund 26 DSGVO); in einer kleinen Kanzlei ist ein Bogen allerdings schnell zuzuordnen.

Fragt die Kanzlei mit Namen oder per E-Mail, nennt die Datenschutzinformation im Paket den Zweck schon jetzt; sonst müsste sie vor der späteren Verarbeitung neu informieren (Art. 13 Abs. 3 DSGVO). Per E-Mail verschickt sie die Befragung nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Der zweite Weg ist die Ausnahme für Bestandskunden (§ 7 Abs. 3 UWG); sie setzt unter anderem voraus, dass die Kanzlei schon bei der Erhebung der E-Mail-Adresse und bei jeder Verwendung klar auf das Widerspruchsrecht hinweist. Der Bundesgerichtshof hat eine Bitte um Teilnahme an einer Zufriedenheitsbefragung als Werbung eingeordnet, auch in einer ohnehin zulässigen E-Mail mit der Rechnung (Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17). Muster und Auswertung stehen im Beitrag zur Kommunikation mit Mandanten.

Technik und KI

Für ein Willkommenspaket braucht es keine besondere Software. Welche Werkzeugarten es gibt und wofür sie taugen:

Werkzeugart	Was sie übernimmt	Worauf achten
Vorlagenfunktion der Kanzleisoftware	füllt Aktenzeichen, Namen, Anschrift selbst	Vorlage zentral, nicht je Arbeitsplatz
Seriendruck der Textverarbeitung	Felder wie «Aktenzeichen» aus einer Exportdatei der Akte	Exportdatei danach löschen
Mandantenportal oder Upload-Link	Austausch von Unterlagen, Zugang mit Passwort	Link mit Ablaufdatum, Passwort getrennt
Elektronische Unterschrift	Mandatsvereinbarung und Vergütungsvereinbarung	Textform reicht dort; Vollmacht fürs Gericht vorher prüfen
Terminbuchung im Netz	schickt die Datenschutzinformation mit der Bestätigung	nur Name und Termin, kein Sachverhalt
KI-Schreibwerkzeug	macht allgemeine Vorlagentexte verständlicher	ohne Mandantendaten

Zum Seriendruck: Die Kanzleisoftware exportiert Aktenzeichen, Name, Anschrift und Sachbearbeiter als Tabelle; in der Word-Vorlage werden die Platzhalter durch Seriendruckfelder ersetzt. Zur Unterschrift: Für die Vergütungsvereinbarung genügt Textform (§ 3a RVG), also auch ein PDF ohne Unterschrift (§ 126b BGB). Ob eine elektronisch unterschriebene Vollmacht reicht, wenn sie verlangt wird, prüft die Kanzlei vorher. Die Vollmacht ist schriftlich zu den Gerichtsakten zu reichen (§ 80 ZPO); tritt ein Anwalt auf, prüft das Gericht einen Mangel nur, wenn der Gegner ihn rügt (§ 88 ZPO). Sicher ist eine Vollmacht auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift.

Wer ein solches Werkzeug außerhalb der Kanzlei betreibt, ist Dienstleister. Die Kanzlei darf ihm Zugang zu Mandatsgeheimnissen nur eröffnen, soweit das erforderlich ist, mit einem Vertrag in Textform und einer Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 43e Abs. 1 und 3 BRAO). Datenschutzrechtlich kommt in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung hinzu (Art. 28 DSGVO); bei Diensten im Ausland gelten zusätzliche Bedingungen (§ 43e Abs. 4 BRAO). Ob die Kanzlei für ein KI-Schreibwerkzeug außerdem die Einwilligung des Mandanten braucht, weil es unmittelbar einem einzelnen Mandat dient (§ 43e Abs. 5 BRAO), ist nicht geklärt. Einfacher ist: Das Werkzeug bleibt bei der Vorlage, und ein Mensch liest jedes Schreiben, bevor es hinausgeht. Mehr dazu im Beitrag „KI in der Kanzlei“.

Was Sie jetzt tun

1. Inhaber, diese Woche: festlegen, welche der acht Teile Ihr Paket immer enthält und wer es am Tag der Annahme verschickt.
2. Büroleitung, bis Ende nächster Woche: die Word-Muster an die Kanzlei anpassen: Namen, Telefonzeiten, Vertretung, sichere Übermittlungswege, Speicherfristen aus dem Löschkonzept.
3. Inhaber oder Datenschutzbeauftragter, bis Ende nächster Woche: die Datenschutzinformation prüfen und mit der Fassung auf der Website abgleichen; beide müssen übereinstimmen.
4. Jedes Dezernat, in zwei Wochen: Baustein für das eigene Rechtsgebiet: Unterlagenliste, Ablauf, Pflichthinweise.
5. Büroleitung, in zwei Wochen: das vorangekreuzte Kästchen zur unverschlüsselten E-Mail aus allen Formularen streichen und den Vermerk zum Kommunikationsweg einführen.
6. Alle, ab dem ersten neuen Mandat: Kopie des Pakets mit Versanddatum in die Handakte.
7. Büroleitung, nach drei Monaten und dann quartalsweise: zehn neue Akten ziehen und prüfen, ob Paket, Datum und Vermerk darin liegen; dabei die Änderungswünsche für die Vorlage einsammeln.

Wo das nicht passt

Der wichtigste Einwand: „Mandanten lesen keine Mappen. Wer acht Anlagen bekommt, ruft trotzdem an.“ Das stimmt für Mappen, die mit Werbung und Prospekten gefüllt sind. Das Begrüßungsschreiben hier hat eine Seite und beantwortet die drei Fragen, die nach dem Erstgespräch typischerweise offen sind: Wer ist zuständig, was passiert als Nächstes, was muss ich bis wann tun. Die Anlagen muss niemand lesen, um das zu verstehen; sie sind da, weil die Kanzlei Datenschutzinformation und Hinweise ohnehin geben und belegen muss. Ruft der Mandant trotzdem an, kann die Fachangestellte auf Anlage und Nummer verweisen.

Weitere Grenzen:

• Eilsachen. Bei einer Festnahme, einem Gewaltschutzantrag oder einer Frist am selben Tag geht die Sache vor. Das Paket folgt am nächsten Arbeitstag; die Datenschutzinformation kann schon vorher als Link auf die Website gegeben werden.
• Unternehmen mit eigenen Vorgaben. Manche Unternehmen schicken der Kanzlei eigene Mandatsbedingungen oder Abrechnungsregeln. Dann ersetzt deren Rahmen Teile 3, 5 und 6; das Begrüßungsschreiben bleibt.
• Mandanten, die Papier brauchen. Ältere oder sehbehinderte Mandanten, Mandanten ohne E-Mail: Brief in größerer Schrift, die Mandanteninformation zum Vorlesen im Termin.
• Beratungshilfe, Prozess- oder Verfahrenskostenhilfe. Der Kostenteil der Mandanteninformation passt dann nicht; die Word-Datei hat dafür eigene Bausteine, einen für die Beratungshilfe und einen für Prozess- und Verfahrenskostenhilfe.
• Betragsrahmengebühren. Im Straf- und Sozialrecht richten sich die Gebühren oft nicht nach dem Gegenstandswert; der Satz dazu in der Mandanteninformation entfällt dann.
• Mandat nur per Telefon, E-Mail oder online. Dann kann ein Widerrufsrecht des Verbrauchers bestehen. Die Belehrung muss er vor Vertragsschluss erhalten; das Paket enthält die Bestätigung des Vertrags auf einem dauerhaften Datenträger, die spätestens vor Beginn der Arbeit vorliegen muss (§ 312f Abs. 2 BGB). Einzelheiten im Beitrag zur Mandatsannahme.
• Zweifel im Einzelfall. Ob ein Hinweis in einem bestimmten Rechtsgebiet Pflicht ist, prüft die Anwältin; bei Fragen zu Berufspflichten beraten die Rechtsanwaltskammern ihre Mitglieder (§ 73 Abs. 2 Nr. 1 BRAO).

Dieser Beitrag beschreibt einen allgemeinen Ablauf. Er prüft keinen Einzelfall und ersetzt keine Rechtsberatung.

Stand und Wiedervorlage

Stand: Oktober 2026. Rechtsstand: 23.10.2026 (BRAO, RVG, BGB, ZPO, ERVV, FamFG, ArbGG, KSchG, SGB III, UWG, BDSG, BerHG in der an diesem Tag auf gesetze-im-internet.de abrufbaren Fassung; BORA Stand 01.12.2025; DSK-Beschluss vom 24.11.2021; DSK-Orientierungshilfe E-Mail vom 27.05.2021). Wir prüfen den Beitrag im Oktober 2027 erneut und bei jeder Änderung von § 2 BORA, § 3a RVG oder § 12a ArbGG.

Quellen

• Bundesrechtsanwaltsordnung: § 31a, § 31b, § 43e, § 49b, § 50, § 59f, § 73 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
• Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA), Stand 01.12.2025: § 2, § 11 – Bundesrechtsanwaltskammer, abgerufen 23.10.2026
• Rechtsanwaltsvergütungsgesetz: § 3a, § 9 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
• Bürgerliches Gesetzbuch: § 126b, § 280, § 312f · Zivilprozessordnung: § 80, § 88, § 117, § 130a · FamFG: § 114 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
• Beratungshilfegesetz: § 4, § 6, § 8, § 8a (in den Bausteinen der Word-Datei) – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
• Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV): § 10, § 13 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
• Arbeitsgerichtsgesetz: § 12a, § 54, § 61a · Kündigungsschutzgesetz: § 4 · SGB III: § 38, § 159 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
• Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb: § 7 · BDSG: § 38 – gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.10.2026
• Bundesgerichtshof, Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17 (Kundenzufriedenheitsbefragung) – amtlicher Volltext, bundesgerichtshof.de, abgerufen 23.10.2026
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679: Art. 4, 12, 13, 26, 28, 32, Erwägungsgrund 26 – ABl. L 119 vom 04.05.2016
• Datenschutzkonferenz: Beschluss „Zur Möglichkeit der Nichtanwendung technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO auf ausdrücklichen Wunsch betroffener Personen“ vom 24.11.2021 – datenschutzkonferenz-online.de, abgerufen 23.10.2026
• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe „Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Übermittlung per E-Mail“ vom 27.05.2021 – datenschutzkonferenz-online.de, abgerufen 23.10.2026
• Bayerisches Staatsministerium der Justiz: „Übermittlungswege“ (eBO, Mein Justizpostfach) – justiz.bayern.de, abgerufen 23.10.2026