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Der Mandantenbrief, den Mandanten verstehen: einfache Sprache mit KI

Von Redaktion ratg.deStand: 19 Min. Lesezeit

Rechtsstand und Versuch vom 24.10.2026

Serie „KI in der Kanzlei – ohne Hype“ · Teil 1: Überblick: KI in der Kanzlei · Teil 2: KI-Zitate richtig prüfen · Teil 3: Mandantenbrief in einfacher Sprache (diese Seite) · Teil 4: KI-Kompetenz im Team: Schulung in 60 Minuten · Teil 5: Akte auswerten mit KI · Teil 6: Fremde Dokumente und KI-Agenten · Teil 7: Fristen und KI · Teil 8: Was KI die Kanzlei kostet (Teile 5 bis 8 in Vorbereitung)

Auf dieser Seite: Kurzantwort · Warum Mandanten Anwaltsbriefe nicht verstehen · Unser Versuch · Warum Zahlen halten und Sätze kippen · Was die KI nie allein formuliert · So gehen Sie vor · Fall · Briefvorlage und Prüfliste · Was die Prüfung kostet · Mehrere Berufsträger · Was Sie jetzt tun · Wo das nicht passt · Quellen

Kann KI meinen Mandantenbrief in einfache Sprache bringen, ohne Fehler einzubauen? Die Kurzantwort

Verständlicher ja, fehlerfrei nein: In unserem Versuch mit 54 Läufen wurde jede Fassung eines Mandantenbriefs in einfacher Sprache leichter lesbar, und kein Datum, kein Betrag war falsch. Aber 10 der 54 Fassungen enthielten einen Satz, der den Mandanten falsch entscheiden lassen kann, etwa „Verliert die Vermieterin vor Gericht: Sie zahlen …“; bei der Vorgabe „höchstens 150 Wörter“ fehlte im Familienbrief zudem jedes Mal eine Frist. Solche Fehler findet nur, wer jeden Wenn-dann-Satz und jede Einschätzung gegen das Original liest, nach unserer Schätzung 11 bis 19 Minuten je Brief.

Warum Mandanten Anwaltsbriefe nicht verstehen

Ein Mandantenschreiben richtet sich an zwei Leser: den Mandanten und jeden, der später prüft, ob richtig belehrt wurde. Daraus entstehen Sätze wie „Wird diese Frist versäumt, gilt die Kündigung gemäß § 7 KSchG als von Anfang an rechtswirksam“. Fachlich ist das genau, für einen Lageristen nach neun Jahren im Betrieb nicht. Mandanten nennen das Juristendeutsch; ins Alltagsdeutsch übersetzen muss es die Kanzlei.

Die Pflicht, den Mandanten über alle für den Fortgang der Sache wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten (§ 11 Abs. 1 BORA), erfüllt ihren Zweck nach unserem Verständnis nur, wenn er versteht, was er tun muss. Hier geht es um den einzelnen Brief, nicht darum, wann und wie oft Sie Mandanten informieren.

Was der Lesbarkeitsindex (LIX) misst

Der Lesbarkeitsindex LIX zählt zwei Dinge: die durchschnittliche Zahl der Wörter je Satz und den Anteil langer Wörter (mehr als sechs Buchstaben) in Prozent. Beides wird addiert. Niedriger heißt leichter lesbar; als grobe Einteilung gelten Werte unter 40 als leicht, 40 bis 50 als mittel, 50 bis 60 als schwer (Foliensatz Universität Hamburg, Sekundärquelle). Der LIX kennt keine Bedeutung: „Kappungsgrenze“ zählt wie „Kaltmiete“, und ein Brief mit LIX 30 kann falsch sein.

Einfache Sprache ist nicht Leichte Sprache

Leichte Sprache folgt festen Regeln für Menschen mit Lernschwierigkeiten und wird von Prüfgruppen getestet. Einfache Sprache richtet sich an alle, die keine Juristen sind: kurze Sätze, Alltagswörter, das Wichtigste zuerst. Dafür gibt es freiwillige Normen (DIN ISO 24495-1:2024-03). Eine gesetzliche Pflicht, Mandantenbriefe in einfacher Sprache zu schreiben, haben wir nicht gefunden; klare Sprache verlangt das Gesetz von Kanzleien aber bei Datenschutzhinweisen („klare und einfache Sprache“, Art. 12 Abs. 1 DSGVO) und bei Mandatsbedingungen („klar und verständlich“, § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB).

Unser Versuch: drei Mandantenbriefe, drei Modellgrößen, 54 Läufe

Die Briefe: Wir haben drei Mandantenbriefe erfunden und rechtlich durchgesehen, so, wie ein Anwalt einen ersten Brief diktiert: Arbeitsrecht (Kündigung mit Abfindungsangebot nach § 1a KSchG, Klagefrist, Meldung bei der Agentur für Arbeit; 380 Wörter), Mietrecht (Mieterhöhung, Empfehlung einer Teilzustimmung, Sonderkündigungsrecht; 313 Wörter) und Familienrecht (Antrag auf Kindesunterhalt mit Notfrist und Rückstand; 292 Wörter). Jede Fassung haben wir gegen eine Liste der Angaben und Folgen geprüft, die sie enthalten muss (12 oder 13 Prüfpunkte je Brief).

Die drei Einstellungen:

  1. E1, einfache Anweisung, so, wie man es im Alltag eintippt: „Du bist Assistenz einer deutschen Anwaltskanzlei. Schreibe den folgenden Brief an unseren Mandanten in einfache Sprache um, damit er ihn gut versteht. Gib nur den neuen Brief aus.“
  2. E2, Anweisung mit sechs Regeln (Wortlaut in der Vorlage): Daten, Beträge und Fristen genau übernehmen, nichts weglassen oder hinzufügen, kurze Sätze, Wichtigstes zuerst, darunter eine Kontrollliste mit der Stelle jeder Angabe im neuen Brief.
  3. E3, Kürze: „Du bist Assistenz einer deutschen Anwaltskanzlei. Unser Mandant liest nicht gern lange Briefe. Schreibe den folgenden Brief in einfacher Sprache und so kurz wie möglich, höchstens 150 Wörter. Gib nur den neuen Brief aus.“

Versuchskasten

Werkzeuge: Claude Haiku 5.5, Sonnet 5.5 und Opus 5.5 (Anthropic); welches Modell lief, ist beim Start jedes Laufs festgehalten, die genaue Kennung stammt aus der Selbstauskunft der Modelle.

Datum: 24.10.2026.

Läufe: 54 (3 Briefe × 3 Einstellungen × 3 Modelle × 2 Läufe), jeder Lauf neu gestartet, ohne Vorwissen aus früheren Läufen, ohne Websuche (als Anweisung).

Messung: Daten und Beträge maschinell gegen das Original abgeglichen; Inhalt von Hand gegen die Prüfpunkte; Lesbarkeit als LIX (eigene Zählung, Näherungswert); Antwortzeit vom Start bis zur fertigen Antwort. Die Prüfzeit eines Menschen ist nicht gemessen, sondern geschätzt.

Bewertung: sieben Fehlerklassen (Tabelle unten), in einer einzigen Durchsicht vergeben.

Ergebnis 1: die Fehler, gezählt

Fehlerklasse Beispiel aus dem Versuch Zahl
S Sinn verkehrt oder falsche Rechtsaussage „Verliert die Vermieterin vor Gericht: Sie zahlen die erhöhte Miete rückwirkend ab 01.01.2027.“ (Original: gewinnt sie, zahlen Sie) 3
R Folge oder Möglichkeit weggefallen „Mit einer Klage entfällt die Abfindung.“ (Original: dann nur noch über einen Vergleich oder einen Auflösungsantrag, ohne Anspruch auf die Abfindung) 4
Ü Einschätzung wird Gewissheit „Wir sehen Fehler bei der Auswahl der Gekündigten.“ (Original: „Zweifel an der Sozialauswahl“) 3
F Datum, Betrag oder Frist falsch oder erfunden – 0
G Grenzfall: Bewertung der Kanzlei als feste Regel „Mehr als 840,00 Euro darf die Vermieterin also nicht verlangen.“ (Original: „nur in Höhe von 840,00 EUR begründet“) 8
K kleine Ungenauigkeit ohne Entscheidungsfolge „Gerichtskosten“ statt „Verfahrenskosten“; Erwiderungsfrist des Gerichts weggelassen 46
Z Zusatz, der nicht im Original steht „Ein Anruf oder eine kurze Nachricht genügt.“; „Wir schicken Ihnen dann das Formular.“ 13

Die Klassen S, R und Ü nennen wir entscheidungsrelevant: Wer sich darauf verlässt, kann falsch handeln. Sie traten in 10 von 54 Läufen auf, je einmal:

kleines Modell (Haiku) mittleres Modell (Sonnet) großes Modell (Opus) zusammen
E1 einfache Anweisung 0 1 1 2 von 18
E2 mit sechs Regeln 1 0 0 1 von 18
E3 höchstens 150 Wörter 4 3 0 7 von 18
zusammen 5 von 18 4 von 18 1 von 18 10 von 54

Ergebnis 2: Lesbarkeit und Antwortzeit

Original E1 E2 E3
Brief Arbeitsrecht, LIX ca. 46 ca. 26–33 ca. 28–32 ca. 28–32
Brief Mietrecht, LIX ca. 39 ca. 27–33 ca. 28–31 ca. 26–31
Brief Familienrecht, LIX ca. 47 ca. 30–43 ca. 34–38 ca. 31–41
Antwortzeit, Median (mittlerer Wert) Haiku / Sonnet / Opus – 7 / 9 / 19 s 34 / 21 / 31 s 4 / 5 / 19 s

Was das zeigt:

  1. Alle 54 Fassungen sind nach unserer Zählung leichter lesbar als das Original. Der Mietbrief galt schon im Original als „leicht“ (ca. 39).
  2. Zahlen sind nicht das Problem. Kein Datum und kein Betrag war falsch oder erfunden. Ohne Längengrenze (E1 und E2, 36 Läufe) fehlte kein Datum und keine Frist; nur der Quadratmeterpreis im Mietbrief fiel dreimal weg. Bei Kürze fehlte im Familienbrief sechsmal von sechs die Frist für die Erwiderung, eine Frist des Gerichts, die die Kanzlei wahrt; der Mandant muss dafür nur die Unterlagen liefern. Fünfmal fehlte dort auch das Datum der Auskunftsaufforderung; im Mietbrief fiel zweimal mit der Folge auch das Datum weg.
  3. Kürze ist das größte Risiko. Sieben der zehn entscheidungsrelevanten Fehler entstanden bei der Vorgabe „höchstens 150 Wörter“. Leichter lesbar waren diese Fassungen trotzdem nicht als bei E1: Kürze macht einen Text kürzer, aber nicht einfacher.
  4. Regeln ersetzen das Lesen nicht. E2 hatte einen entscheidungsrelevanten Fehler in 18 Läufen, E1 zwei; bei so wenigen Läufen ist das kein belastbarer Unterschied. Der eine Fehler war die schwerste Umkehr des Versuchs, und ausgerechnet hier führte die Kontrollliste des Modells den Punkt richtig auf („Bei Klageerfolg: erhöhte Miete rückwirkend ab 01.01.2027 → Abschnitt 4“) und verwies auf genau den falschen Satz.
  5. Das große Modell lag am seltensten daneben, aber nicht nie: eine Überzeichnung in 18 Läufen („Sie bekommen sicher 18.900 Euro brutto“), dazu öfter Zusätze (Z).

Die Einzelbeobachtung V6 aus Teil 1 (die acht Versuche im Überblick) senkte den LIX eines Hinweisbeschlusses von ca. 51 auf ca. 32. Dabei ergänzte das Modell eine Kostenposition „unser Honorar“, die so nicht anfallen muss.

Grenzen des Versuchs: (1) Nur Modelle eines Anbieters; Fachwerkzeuge und andere Anbieter haben wir nicht getestet. Das Ergebnis ist keine Rangliste. (2) Zwei Läufe je Einstellung und Modell: „10 von 54“ ist eine Zählung in diesem Versuch, keine Fehlerquote. (3) Die Briefe sind kurz, sauber und von uns erfunden, keine Briefe aus einer Kanzlei; ebenso die Musterlösung. Im Arbeitsrechtsbrief war eine Paragrafenangabe veraltet (Sperrzeit: § 159 Abs. 1 Satz 2 Nr. 9 SGB III, nicht Nr. 7); für die Zählung spielt das keine Rolle, weil sie die Treue zum Original prüft. Echte Briefe sind länger und uneinheitlicher. (4) Die Fehlerklassen beruhen auf einer einzigen Durchsicht ohne zweite Bewertung; G, K und Z sind Ermessen. (5) Ob echte Mandanten die Fassungen verstehen, haben wir nicht getestet.

Warum Zahlen halten und Sätze kippen

Ein Sprachmodell übersetzt nicht Satz für Satz, sondern schreibt einen neuen Text; Zahlen, Daten und Namen kann es dabei aus der Vorlage abschreiben, und das gelingt sehr zuverlässig. Die Satzlogik dagegen baut es neu, also wer handelt, unter welcher Bedingung, mit welcher Folge: Aus „Gibt das Gericht der Klage statt, schulden Sie …“ wird „Verliert die Vermieterin …: Sie zahlen“. Diese Erklärung passt zu unseren Befunden, gemessen haben wir die Ursache nicht.

Zwei Kräfte verstärken das: Kürze zwingt das Modell zur Auswahl, und es streicht unbequeme Möglichkeiten; einfache Sprache liebt klare Aussagen, also wird aus „Zweifel“ „Fehler“.

In Teil 1 haben wir nach dem einen Lauf V6 geschrieben, bei Sprachaufgaben sei die Prüfzeit klein. Nach 54 Läufen schränken wir das ein: Klein ist sie nur für Zahlen.

Regel für Ihre Kanzlei: Daten und Beträge können Sie zügig abhaken. Jeden Satz mit „wenn“, „sonst“, „nur“, „nicht“ und jede Angabe, wer wem was zahlt, liest ein Mensch gegen das Original.

Was die KI nie allein formuliert

Die Prüfung gehört zur Anwältin oder zum Anwalt: Die BRAK hält „in jedem Fall“ eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der KI-Ergebnisse für nötig (BRAK-Hinweise zum KI-Einsatz, 12/2024), und die Pflicht zur gewissenhaften Berufsausübung (§ 43 BRAO) gilt für den vereinfachten Brief wie für jeden anderen. Ob Fundstellen stimmen, ist ein anderes Thema; dafür steht in Teil 2, wie Sie Zitate aus KI-Werkzeugen prüfen.

Teil des Briefs KI darf Mensch schreibt oder prüft Wort für Wort Warum (Fehlerart im Versuch)
Fristen, Daten, Beträge übernehmen gegen das Original abhaken in E3 weggelassen (K, R)
Was passiert, wenn der Mandant nichts tut umformulieren Richtung und Folge verkehrt (S), weggefallen (R)
Wer gewinnt, wer zahlt – selbst formulieren Umkehr bei der Klage (S)
Einschätzung der Kanzlei („Zweifel“, „begründet“) – Wortlaut des Fachbriefs behalten wird Gewissheit (Ü, G)
Kosten – nur aus dem Fachbrief neue Kostenposition (V6)
nächster Schritt, Zusagen der Kanzlei Vorschlag selbst festlegen „Wir schicken das Formular“ (Z)
Erklärung von Fachwörtern, Satzbau, Reihenfolge ja Stichprobe kaum Fehler

So gehen Sie vor: vom Fachbrief zum Mandantenbrief in einfacher Sprache

  1. Fachbrief zuerst: fachlich vollständig wie bisher. Er ist das Original für die Prüfung und bleibt in der Akte.
  2. Nur diesen Brief vereinfachen lassen, nie die Akte, und ohne Briefkopf, Anschrift und Aktenzeichen; Namen durch Platzhalter ersetzen („[Mandantin]“, „[Vermieterin]“). Mehr als nötig dürfen Sie nicht weitergeben (§ 43e Abs. 1 BRAO). Nur in einem Werkzeug mit den nötigen Verträgen (Fall).
  3. Anweisung ohne Längengrenze, am besten mit den Regeln von Seite 3 der Vorlage.
  4. Fassung in die Briefvorlage setzen; Fristen-Box und Kosten füllt ein Mensch aus dem Fachbrief.
  5. Prüfliste abarbeiten: Zahlen, Wenn-dann-Sätze, Einschätzungen, Neues.
  6. Freigeben mit Name und Datum.

Fall: eine Einzelkanzlei im Mietrecht

Erfundenes Beispiel. Rechtsanwalt V. führt eine Einzelkanzlei mit einer Fachangestellten (ReFa) in Teilzeit, überwiegend Mietrecht auf Mieterseite. Seine Mandantin, Frau P., hat ein Mieterhöhungsverlangen von 760 auf 880 Euro bekommen. Nach seiner Prüfung ist es nur bis 840 Euro begründet; er empfiehlt eine Teilzustimmung. Sein Brief ist der Mietbrief aus unserem Versuch.

Die ReFa lässt mit der Regel-Anweisung (E2) eine einfache Fassung erzeugen. Sie ist gut gegliedert, länger als das Original (384 statt 313 Wörter), beginnt mit dem, was Frau P. bis wann tun muss, und hat darunter eine Kontrollliste mit 24 Punkten. Einen Satz muss Rechtsanwalt V. ändern (Lauf aus dem Versuch):

Prüfpunkt Fachbrief (Original) einfache Fassung (Werkzeug) nach der Prüfung
2 Wer gewinnt, wer zahlt? „Gibt das Gericht der Klage statt, schulden Sie die erhöhte Miete rückwirkend ab dem 01.01.2027 und tragen die Kosten des Verfahrens im Umfang Ihres Unterliegens.“ „Verliert die Vermieterin vor Gericht: Sie zahlen die erhöhte Miete rückwirkend ab 01.01.2027. Außerdem tragen Sie die Kosten des Verfahrens, soweit Sie verlieren.“ „Gewinnt die Vermieterin vor Gericht, zahlen Sie die erhöhte Miete rückwirkend ab 01.01.2027. Die Kosten des Verfahrens tragen Sie, soweit Sie verlieren.“

Mit der Prüfliste: Daten und Beträge stimmen alle. Den Klagesatz findet Rechtsanwalt V. erst bei Punkt 2. Rechtlich gilt: Nach § 558b Abs. 2 BGB kann die Vermieterin auf Zustimmung klagen; den Betrag über 840 Euro muss Frau P. rückwirkend nur zahlen, soweit das Gericht der Klage stattgibt. Die zugestandenen 840 Euro schuldet sie ohnehin ab Beginn des dritten Kalendermonats nach Zugang, hier ab 01.01.2027 (§ 558b Abs. 1 BGB).

Ohne Prüfung hätte Frau P. gelesen, dass sie auch dann zahlt, wenn die Vermieterin verliert. Wer das glaubt, kann den Streit für sinnlos halten und der vollen Erhöhung zustimmen: 40 Euro im Monat mehr, als nach der Prüfung der Kanzlei begründet ist, 480 Euro im Jahr. Ob sie so entschieden hätte, zeigt das Beispiel nicht; es zeigt, welcher Satz geprüft werden muss.

Berufsrecht und Datenschutz am Fall: Der Brief enthält Mandatsgeheimnisse (§ 43a Abs. 2 BRAO; § 203 StGB); ein KI-Anbieter darf sie nur als Dienstleister erhalten, mit Vertrag in Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, Kenntnis nur, soweit für den Auftrag erforderlich, und einer Regelung zu Unterauftragnehmern (§ 43e Abs. 3 BRAO), dazu mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Mandatsdaten gehören deshalb nie in einen Verbrauchertarif, also in die kostenlose oder private Version eines Chatdienstes: In der Regel fehlen dort beide Verträge; der Anbieter verarbeitet die Eingaben dann für eigene Zwecke, und bei mehreren solchen Tarifen ist die Nutzung für Training voreingestellt. Ob zusätzlich Frau P. einwilligen muss, weil das Werkzeug ihrem Mandat dient (§ 43e Abs. 5 BRAO), ist offen; nach unserer Lesart ist das für diese übliche Nutzung eher nicht nötig – den Stand finden Sie in Teil 1, ebenso was KI-Verordnung, BRAO und DSGVO verlangen.

Briefvorlage und Prüfliste „Mandantenbrief in einfacher Sprache“

Seite 1 ist ein Muster für einen Mandantenbrief mit Pflicht-Platzhaltern: Fristen-Box („Was Sie tun müssen · bis wann · was passiert, wenn Sie nichts tun“) mit einer ausgefüllten Beispielzeile aus dem Fall, Sachverhalt, Einschätzung der Kanzlei, Möglichkeiten mit Folgen und Kosten. Seite 2 ist die Prüfliste mit Freigabevermerk und einem ausgefüllten Beispiel zu Punkt 2. Seite 3 enthält die Anweisung: die sechs Regeln aus E2, ergänzt um „Einschätzungen bleiben Einschätzungen“ und „keine Längengrenze“; diese Ergänzung haben wir nicht erneut getestet. Vor dem Einfügen entfernen Sie Briefkopf, Anschrift, Aktenzeichen und Namen.

Die Prüfliste auf Seite 2 hat acht Punkte: Daten, Wenn-dann-Sätze, Vollständigkeit der Möglichkeiten, Einschätzungen, nichts Neues, Fachwörter, Fristen-Box von Hand, Kontrollliste nicht als Prüfvermerk.

Für den ersten Brief an neue Mandanten nutzen Sie besser das Begrüßungsschreiben für neue Mandanten; die Vorlage hier ist für Briefe mit Frist und Entscheidung gedacht.

Download: Briefvorlage und Prüfliste „Mandantenbrief in einfacher Sprache“ (Word, 7 KB, drei Seiten, ohne Makros). Sie dürfen die Vorlage kostenlos verwenden und anpassen; es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen.

Was die Prüfung kostet: Rechnung mit offenem Rechenweg

Gemessen haben wir nur die Antwortzeit (3 bis 51 Sekunden). Die Prüfzeit ist eine Schätzung für die Prüfliste der Vorlage, mit diesen Annahmen: beide Texte einmal ganz lesen, 200 Wörter je Minute; für Punkt 1 jede Angabe markieren und abhaken, 10 bis 15 Sekunden je Datum, Betrag oder Frist; für die Punkte 2 bis 8 die Stellen gezielt nachlesen, 30 bis 60 Sekunden je Punkt; 1 bis 3 Minuten Korrektur. Für den Arbeitsrechtsbrief (380 Wörter mit 15 Daten, Beträgen und Fristen; Fassungen 420 bis 640 Wörter):

Schritt Minuten (Schätzung) Rechnung
Original und Fassung lesen 4–5 (380 + 420 bis 640) ÷ 200
Punkt 1: 15 Angaben abhaken 2,5–4 15 × 10 bis 15 s
Punkte 2 bis 8 3,5–7 7 × 30 bis 60 s
korrigieren 1–3 Annahme
Prüfung zusammen 11–19
einfache Fassung selbst schreiben 15–30 Annahme, nicht gemessen

Die Schätzung setzt voraus, dass Fachbrief und Fassung nebeneinanderliegen und der Prüfer die Sache kennt; bei längeren Briefen dauert es länger. Im ungünstigen Fall kostet die Prüfung damit 4 Minuten mehr als das Selbstschreiben, im günstigen spart sie etwa 19 Minuten je Brief. Bewertet mit 167 Euro je Berufsträgerstunde (Zielsatz aus unserer Rechnung zu Ihrem Stundensatz) kostet die Prüfung 31 bis 53 Euro je Brief, das Selbstschreiben 42 bis 84 Euro. Eine abgekürzte Prüfung nur der Daten und Beträge hätte im Versuch keinen der drei S-Fehler und keine Überzeichnung (Ü) gefunden; von den vier weggefallenen Folgen (R) nur die zwei, bei denen auch das Datum fehlte. Der größte Gewinn ist deshalb nicht die Zeit, sondern dass es den verständlichen Brief überhaupt gibt. Im Fall (Mietbrief mit 20 Angaben): Prüfung 11 bis 18 Minuten (31 bis 50 Euro), Arbeit der ReFa nach unserer Annahme 3 Minuten (1,35 Euro bei 27 Euro je Bürostunde), selbst schreiben 15 bis 30 Minuten.

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

Wer entscheidet: Die Partner legen einmal fest, welches Werkzeug mit welchen Verträgen genutzt wird, und machen Anweisung, Briefvorlage und Prüfliste verbindlich. Sonst arbeitet jedes Dezernat (der Arbeitsbereich eines Berufsträgers mit seinen Akten) anders.

Wer freigibt: Jeder Berufsträger gibt seine Briefe selbst frei. Die ReFa kann die Fassung erzeugen und die Punkte 1 und 7 vorprüfen; die Punkte 2 bis 5 bleiben beim Anwalt, weil sie eine rechtliche Bewertung verlangen.

Aufwand, gerechnet für zehn Berufsträger: Bei je drei vereinfachten Briefen pro Woche sind das 30 Briefe und 5,5 bis 9,5 Stunden Prüfzeit pro Woche (30 × 11 bis 19 Minuten), bewertet mit 167 Euro rund 920 bis 1.590 Euro; selbst geschrieben wären es 7,5 bis 15 Stunden. Einmalig kommen rund 1.300 Euro hinzu: zwei Stunden einer Partnerin für die Anpassung der Vorlage, je eine halbe Stunde Einweisung für zehn Berufsträger und acht Mitarbeiter.

Unsere Entscheidungsregel für die Partner: vier Wochen erproben, die Prüfzeit in einer eigenen Liste ohne Aktenbezug mitschreiben, nicht auf der Prüfliste in der Akte, und die Liste nach der Entscheidung löschen; weiterführen, wenn sie im Schnitt unter 15 Minuten liegt (dem unteren Wert fürs Selbstschreiben) und eine Stichprobe der Partner (je Dezernat ein Brief im Monat) keinen übersehenen entscheidungsrelevanten Fehler findet, sonst lassen. Unsere Schätzung von 11 bis 19 Minuten liegt knapp an dieser Schwelle; deshalb entscheidet die Erprobung. Dazu kommen Lizenzen für einen Geschäftstarif ohne Trainingsnutzung, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO, nach den Preisseiten einiger Anbieter etwa 20 bis 35 Euro oder US-Dollar je Nutzer und Monat, oft ohnehin für anderes bezahlt.

Haftung und Versicherung: Ein falscher Satz im Brief ist ein Fehler der Kanzlei, nicht des Werkzeugs. Fehler der Mitarbeiter muss sie sich zurechnen lassen wie eigene (§ 278 BGB); ersatzpflichtig wird sie, wenn der Mandant sich auf den Satz verlässt und dadurch einen Schaden erleidet. Die Berufshaftpflicht ist Pflicht (§ 51 BRAO). Die BRAK weist auf das Risiko hin, dass ein Versicherer ab einem gewissen Automatisierungsgrad die Deckung mangels anwaltlicher Tätigkeit verweigert (BRAK-Hinweise zum KI-Einsatz, 12/2024). Fragen Sie Ihren Versicherer, ob er Vorgaben zum KI-Einsatz macht. Legen Sie die abgehakte Prüfliste mit Name und Datum zur Akte; sie hält fest, dass und wie geprüft wurde (die Handakte muss ein „geordnetes und zutreffendes Bild“ über die Bearbeitung geben können, § 50 Abs. 1 BRAO).

Was Sie jetzt tun

  1. Inhaberin oder Inhaber, diese Woche: festlegen, welches Werkzeug für Mandantenbriefe genutzt werden darf (Vertrag nach § 43e BRAO, Auftragsverarbeitung); Verbrauchertarife für alles mit Mandatsbezug sperren.
  2. Büroleitung, diese Woche: die Briefvorlage herunterladen (Word, 7 KB), ins Textsystem übernehmen, Kanzleidaten eintragen, die Anweisung von Seite 3 an jedem Arbeitsplatz ablegen.
  3. Anwältin oder Anwalt, je Brief: vorgehen wie unter So gehen Sie vor, Prüfpunkte 2 und 4 nie überspringen, die abgehakte Prüfliste zur Akte legen.
  4. Alle, die Mandantenbriefe schreiben, nächste zwei Wochen: einen eigenen erledigten Brief (ohne Briefkopf und Namen, in einem zugelassenen Werkzeug) mit E1 und mit der Anweisung aus der Vorlage vereinfachen und die Fehler mit der Prüfliste zählen.
  5. Inhaberin oder Inhaber, nach vier Wochen: gefundene Fehler und die Prüfzeiten aus der eigenen Liste sammeln, nach der Entscheidungsregel weiterführen oder lassen, die Liste danach löschen; die Übung gehört in die Schulung (Teil 4 der Serie).

Wo das nicht passt

„Dann schreibe ich gleich einfach.“ Das ist das stärkste Gegenargument, und es stimmt oft. Wer ohnehin kurz und klar schreibt, spart mit KI wenig; unser Versuch zeigt nicht, dass ein Modell besser schreibt als eine geübte Anwältin. Er zeigt, dass es schneller einen lesbaren Entwurf liefert, den man prüfen muss.

„Der Mandant braucht den genauen Text.“ Dann schicken Sie beides: den Fachbrief und die einfache Fassung mit dem Satz „Dieser Brief erklärt unser Schreiben vom … in einfacher Sprache“. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der genaue Fachbrief einen falschen Satz in der einfachen Fassung ausgleicht: Widersprechen dürfen sich die beiden nicht.

Kennzeichnung und Information: Als KI-Text kennzeichnen müssen Sie den Brief nicht; die Pflicht zur Kennzeichnung (Art. 50 Abs. 4 KI-VO) betrifft Texte, die die Öffentlichkeit informieren, nicht einen Brief an einen einzelnen Mandanten. Eine berufsrechtliche Pflicht, den Mandanten über den KI-Einsatz zu informieren, sieht die BRAK im Grundsatz nicht; sie empfiehlt aber einen offenen Umgang und im Zweifel eine Regelung im Mandatsvertrag (BRAK-Hinweise zum KI-Einsatz, 12/2024).

Wo die Vorlage nicht passt: für Schriftsätze und Briefe an Gegner oder Gerichte; für Mandanten mit Fachwissen (Rechtsabteilung, Steuerberater), die den genauen Text wollen; für Briefe in einer Fremdsprache, die wir nicht getestet haben; für Leichte Sprache, die eigene Regeln und eine Prüfung mit Prüfgruppen braucht. Bei der Auswahl des Werkzeugs sind ein Anwalt für Berufsrecht und, falls bestellt, Ihr Datenschutzbeauftragter die richtigen Ansprechpartner; bei Verarbeitung im Ausland ist § 43e Abs. 4 BRAO, außerhalb von EU und EWR zusätzlich Kapitel V der DSGVO zu prüfen.

Quellen

Alle abgerufen am 24.10.2026, soweit nicht anders angegeben.

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