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Organisation und Abläufe · Leitfaden

Urlaubsvertretung in der Kanzlei: Prüfliste mit Übergabeblatt

Von Redaktion ratg.deStand: Erstmals erschienen 19 Min. Lesezeit

Serie „Fristensicher“ · Teil 1: Jahresende in der Kanzlei · Teil 2: Urlaubsvertretung (dieser Beitrag) · Teil 3: Fristen und KI · Teil 4: beA in der Kanzlei organisieren

Wer kümmert sich in meinem Urlaub um Fristen, beA und Post, und wann muss ich einen Vertreter bestellen? Eine Urlaubsvertretung müssen Sie als Anwalt nach § 53 BRAO bestellen, wenn Sie sich länger als zwei Wochen von Ihrer Kanzlei entfernen wollen; der Kammer zeigen Sie das seit August 2021 nicht mehr an. Unabhängig davon verlangt die Rechtsprechung, dass jemand Ihre Fristen wahren kann. Praktisch heißt das: eine Kollegin mit der beA-Rolle „Vertretung“, ein Übergabeblatt mit allen Fristen und ein fester Ablauf für den ersten Tag zurück.

Auf dieser Seite: § 53 BRAO · Zwei Maßstäbe · beA · Schriftsätze der Vertretung · Zeitplan · Übergabeblatt · Technik · Mehrere Berufsträger · Rechnung · Fall · Abschalten können · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Vorlage

Wann Sie nach § 53 BRAO eine Vertretung brauchen

Ein Rechtsanwalt muss für seine Vertretung sorgen, wenn er länger als eine Woche daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben, oder wenn er sich länger als zwei Wochen von seiner Kanzlei entfernen will (§ 53 Abs. 1 BRAO). Für den Urlaub gilt die zweite Schwelle, für Krankheit oder einen Unfall die erste. Bis Juli 2021 lag die Urlaubsschwelle bei einer Woche (RAK München, Mitteilungen 2021).

Wer vertritt und wer bestellt. Die Vertretung soll ein anderer Anwalt übernehmen; möglich sind auch Personen mit Befähigung zum Richteramt oder mindestens zwölf Monaten Referendariat (§ 53 Abs. 2 BRAO). Einen Anwalt bestellen Sie selbst; für andere Personen oder wenn Sie niemanden finden, bestellt die Kammer auf Antrag (§ 53 Abs. 3 BRAO). Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; eine kurze schriftliche Bestellung mit Zeitraum macht sie nachweisbar.

Keine Anzeige mehr. Seit dem 01.08.2021 zeigen Sie die Vertretung der Kammer nicht mehr an. Stattdessen müssen Sie ihr einen Zugang zu Ihrem beA einräumen (beA-Support, Suchnummer 6153).

Was die Vertretung darf. Sie hat Ihre anwaltlichen Befugnisse und handelt in eigener Verantwortung, aber für Ihre Rechnung (§ 54 Abs. 1 BRAO). Eine Vergütung regelt das Gesetz nur für die von Amts wegen bestellte Vertretung; sonst ist sie Absprache, unter Einzelanwälten oft auf Gegenseitigkeit.

Zwei Wochen zählen. Ob die Wochenenden vor und nach dem Urlaub mitzählen, sagt der Wortlaut nicht. Wer am Freitag geht und zwei Wochen später am Montag zurückkommt, ist 16 Kalendertage weg. Im Zweifel bestellen Sie; es kostet ein Gespräch und eine Seite Papier. Zur Frage, ob Erreichbarkeit unterwegs genügt, siehe Wo das nicht passt.

Zwei Maßstäbe: Berufsrecht und Fristen

§ 53 BRAO ist der eine Maßstab. Der andere kommt aus der Rechtsprechung zur Wiedereinsetzung, also zur Frage, ob das Gericht eine versäumte Frist nachträglich heilt. Ein Anwalt muss vorsorgen, damit Fristen auch gewahrt werden, wenn er ausfällt; einem Einzelanwalt ohne Personal genügt eine Absprache mit einer vertretungsbereiten Kollegin. Ist der Ausfall vorhersehbar, muss er konkrete Maßnahmen treffen (BGH, Beschluss vom 19.02.2019 – VI ZB 43/18, Beschluss im Volltext). Urlaub ist vorhersehbar.

Auch wer nur zehn Tage wegfährt und niemanden bestellen muss, braucht also jemanden, der Fristen wahren kann. Ein Fehler des Anwalts zählt im Zivilprozess als Fehler der Partei (§ 85 Abs. 2 ZPO).

beA in der Vertretung: Rolle vergeben und zurücknehmen

Der selbst bestellten Vertretung müssen Sie einen Zugang zu Ihrem beA einräumen. Sie muss zumindest Eingänge zur Kenntnis nehmen und elektronische Empfangsbekenntnisse abgeben können (§ 54 Abs. 2 BRAO). Ein solches eEB bestätigt dem Gericht, dass und wann ein zugestelltes Schriftstück angekommen ist; ab diesem Datum laufen viele Fristen.

Dafür gibt es im beA die Rolle „Vertretung“, ein fest geschnürtes Bündel von Rechten. Sie lässt sich nur Benutzern mit eigenem Anwaltspostfach zuordnen und enthält die Rechte 01, 03, 06, 14, 15 und 30: Nachrichten sehen, öffnen, erstellen und eEB abgeben oder zurückweisen, so das beA-Anwenderhandbuch (Liste der Rollen). Ein Recht zum Versenden (05) enthält sie nicht.

So richten Sie die Rolle ein (beA-Support, Suchnummer 6153):

  1. Mit Ihrer beA-Karte anmelden, Einstellungen, Benutzerverwaltung.
  2. Unter „Benutzer mit Postfach“ die Kollegin suchen, „Rechte & Rollen verwalten“, „Neue Rolle zuordnen“.
  3. Rolle „Vertretung“ wählen und auf den Zeitraum der Abwesenheit begrenzen.
  4. Den Sicherheits-Token der Vertretung freischalten, also ihre beA-Karte oder ihr Softwarezertifikat für Ihr Postfach zulassen; sonst kann sie die Rolle nicht ausüben.

Rechte können Sie jederzeit widerrufen (§ 23 Abs. 4 RAVPV). Vertrauliche Nachrichten und die E-Mail-Benachrichtigung erklärt der Leitfaden Kanzleiorganisation; wie Sie beA-Zugänge und Karten in der ganzen Kanzlei ordnen, Teil 4 dieser Serie.

Ohne Rolle wird es eng. Haben Sie den Zugang nicht eingeräumt, kann die Vertretung über die Kammer nur einen Zugang zur Übersicht bekommen: Absender und Eingangszeit, kein Betreff, kein Text, keine Anhänge (§ 25 Abs. 4 RAVPV). Ein eEB gibt sie damit nicht ab. Ihre Karte samt PIN dürfen Sie niemandem überlassen, auch nicht der Vertretung (§ 26 Abs. 1 RAVPV).

Wie die Vertretung Schriftsätze einreicht

Hier passiert der folgenreichste Fehler. Ein elektronisches Dokument muss entweder qualifiziert elektronisch signiert sein (QES, die elektronische Form der eigenhändigen Unterschrift) oder von der verantwortenden Person einfach signiert und von ihr auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden (§ 130a Abs. 3 ZPO). Einfach signiert heißt: Der Name steht unter dem Schriftsatz.

Der BGH hatte 2023 diesen Fall: Ein Verteidiger hatte die Revisionsschrift unterschrieben. Eine Kollegin reichte sie „im Rahmen der Urlaubsvertretung“ als einfach signiertes PDF über ihr eigenes beA ein; ob sie bestellt war, spielte keine Rolle. Das wahrte die Form nicht: Sie hatte keine eigene Verantwortung übernommen, etwa durch eigene Unterschrift (BGH, Beschluss vom 06.06.2023 – 5 StR 164/23, Beschluss im Volltext). Der Angeklagte bekam Wiedereinsetzung, weil allein Anwaltsverschulden vorlag; im Zivilprozess gäbe es sie so nicht (§ 85 Abs. 2 ZPO). Für den Zivilprozess hat der BGH das 2024 bestätigt: Wer einfach signiert, muss auch selbst einreichen (BGH, Beschluss vom 07.05.2024 – VI ZB 22/23, Beschluss im Volltext). Ebenso entschied er für Familiensachen (BGH, Beschluss vom 03.07.2024 – XII ZB 538/23, Beschluss im Volltext).

Daraus folgen zwei sichere Wege:

  • Die Vertretung verantwortet den Schriftsatz selbst. Sie schreibt oder prüft ihn, setzt ihren eigenen Namen als Vertreterin darunter und reicht ihn aus ihrem eigenen beA ein. Signierende und Versenderin sind dieselbe Person.
  • Qualifizierte elektronische Signatur. Wer selbst qualifiziert signiert, ist nicht an den eigenen Übermittlungsweg gebunden (§ 130a Abs. 3 ZPO).

Aus Ihrem beA kann die Vertretung einfach signierte Schriftsätze nicht schicken; dieses Recht lässt sich nicht übertragen (§ 23 Abs. 3 RAVPV). Der erste Weg ist der einfachste; Baustein D4 enthält die Schlusszeile. Zusätze, die nach Abstand klingen („i. A.“ oder „für“ ohne eigenen Namen), lassen Sie vorsichtshalber weg.

Zeitplan für die Urlaubsvertretung: vier Wochen, eine Woche, letzter Tag, erster Tag zurück

Die Abstände sind Erfahrungswerte, keine gesetzlichen Fristen. Fest steht nur der Termin im Sommer: Einen Termin zwischen dem 1. Juli und dem 31. August verlegt das Gericht im Zivilprozess auf Antrag, wenn Sie ihn innerhalb einer Woche nach Zugang der Ladung stellen; ausgenommen sind unter anderem Eilsachen, Räumungs- und Vollstreckungssachen (§ 227 Abs. 3 ZPO). Nicht anwenden lässt sich die Regel in Ehe- und Familienstreitsachen (§ 113 Abs. 3 FamFG) und vor dem Arbeitsgericht im ersten Rechtszug (§ 46 Abs. 2 ArbGG). Für Weihnachten gibt es keine solche Regel.

Vier Wochen vorher (und sobald der Urlaub feststeht)

  • ☐ Vertretung fragen und Zeitraum festlegen; kurze schriftliche Bestellung.
  • ☐ Kollisionsabgleich: Die Vertretung darf nicht in einer Sache tätig werden, in der sie selbst schon die Gegenseite beraten oder vertreten hat (§ 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO). Geben Sie ihr dafür eine Liste mit Mandanten und Gegnern Ihrer offenen Akten, ohne Inhalte. Das erlaubt § 43a Abs. 4 Satz 6 BRAO auch ohne Einwilligung der Mandanten.
  • ☐ Termine in der Abwesenheit: verlegen lassen oder von der Vertretung wahrnehmen lassen; im Zivilprozess Verlegungsantrag binnen einer Woche nach jeder neuen Ladung in den Sommer.
  • ☐ Fristen der Abwesenheit ziehen (bis zwei Wochen nach der Rückkehr); was sich vorher erledigen lässt, mit Vorfrist, also einem Erinnerungstermin vor dem Fristende, vor der Abreise erledigen.
  • ☐ Fachangestellte: Wer vertritt sie, wenn ihr Urlaub sich überschneidet?

Eine Woche vorher

  • ☐ beA-Rolle „Vertretung“ einrichten, befristet, Token freischalten.
  • ☐ Test: Nachricht der Vertretung an Ihr Postfach, als Vertretung öffnen.
  • ☐ Zugang zum Fristenkalender: eigener Benutzer, der Fristen lesen und eintragen kann. Geht das nicht, ein Ausdruck bis zwei Wochen nach der Rückkehr; neue Fristen stehen dann im Bericht, und Sie tragen sie am ersten Tag nach.
  • ☐ Mandanten mit laufenden, eiligen Sachen vorab informieren (Baustein D3).

Letzter Tag

  • ☐ Übergabeblatt durchsprechen, unterschreiben, Kopie an die Vertretung.
  • ☐ Abwesenheitsnotiz (D1) und Ansage (D2) einschalten, Papierpost regeln.
  • ☐ Erreichbarkeit festlegen: wann, wie, wofür.

Erster Tag zurück

  • ☐ Bericht der Vertretung (Teil C) durchgehen, jede notierte Frist im eigenen Kalender gegenprüfen.
  • ☐ beA-Rolle prüfen: abgelaufen oder entziehen; Benutzer im Kanzleiprogramm sperren; Benachrichtigungen zurücksetzen.
  • ☐ Abwesenheitsnotiz und Ansage aus; Auslagen der Vertretung abrechnen.

Was in den Verlegungsantrag gehört. Aktenzeichen und Termin, der Antrag nach § 227 Abs. 3 Satz 1 ZPO, das Datum, an dem die Ladung zuging (daran misst das Gericht die Woche), und ob Sie Bedenken gegen eine Videoverhandlung haben (§ 227 Abs. 4 ZPO). Baustein D6 fasst das als Prüfliste; formulieren müssen Sie selbst.

Wenn die Sommerregel nicht hilft. Erfundenes Beispiel: Eine Familienrechtlerin hat am 05.08. einen Termin im Umgangsverfahren. Für solche Kindschaftssachen verweist das Gesetz nicht auf § 227 Abs. 3 ZPO (§ 32 Abs. 1 Satz 2 FamFG); verlegt wird nur aus zwingenden Gründen (§ 155 Abs. 2 Satz 4 FamFG). Sie plant deshalb, dass die Vertretung den Termin mit ihrem Vermerk wahrnimmt. Ähnlich ist es im Mietrecht bei Räumungsklagen (§ 227 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 ZPO).

Zwischen den Jahren. Der 24. und der 31.12. sind gewöhnliche Werktage; kein Land zählt sie zu den gesetzlichen Feiertagen (so etwa Art. 1 des bayerischen Feiertagsgesetzes). Dass Bayern den Heiligen Abend als stillen Tag schützt (Art. 3 des bayerischen Feiertagsgesetzes), betrifft Veranstaltungen, nicht Fristen. Fristen können an ihnen ablaufen, auch wenn Gerichte und Kanzleien nur halbtags besetzt sind. Maßgeblich ist der Feiertag am Ort des Gerichts. Was zum Jahresende sonst ansteht, behandelt Teil 1 dieser Serie.

Das Übergabeblatt für die Vertretung

Das Übergabeblatt (Teil B der Vorlage) sagt der Vertretung auf zwei Seiten, was sie wissen muss: Zeitraum und beA-Rolle; Fristen der Abwesenheit mit Akte, Fristende, Vorfrist und dem, was zu tun ist; Termine und eilige Akten; das Ergebnis des Kollisionsabgleichs; wer die Papierpost an welchen Tagen öffnet und wohin Anrufe gehen; wann Sie erreichbar sind und was die Vertretung allein entscheidet; die Rückgabe. Wie Sie Mandanten von Anfang an sagen, wer Sie vertritt, zeigt der Beitrag zum Willkommenspaket für neue Mandanten.

Technik: Abwesenheitsnotiz, Kalender, KI

Abwesenheitsnotiz statt Weiterleitung. Die automatische Antwort im E-Mail-Programm nennt Rückkehrtag und Vertretung (Baustein D1). Leiten Sie nicht alle Mails an die Kanzleiadresse der Vertretung weiter: Die Nachrichten verlassen Ihr System und kommen nicht zurück. Besser ist ein befristeter eigener Zugang der Vertretung zu Ihrem Kanzleiprogramm oder Postfach, den Sie danach sperren; das ist eine Maßnahme nach Art. 32 DSGVO. Ebenso beim Kalender: Die Vertretung liest und trägt Fristen im Fristenkalender der Kanzlei ein, nicht in einer Kopie in ihrem eigenen, sonst steht eine Verlängerung nur in einem.

KI-Zusammenfassungen der Eingänge. Fasst ein KI-Dienst beA-Eingänge zusammen, erhält ein Dienstleister Zugang zu Mandatsgeheimnissen. Das verlangt einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht (§ 43e Abs. 3 BRAO) und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO); dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, zusätzlich die Einwilligung des Mandanten (§ 43e Abs. 5 BRAO). Fristen notiert die Vertretung aus dem Schriftstück selbst, nie aus einer Zusammenfassung, die ein Datum falsch wiedergeben kann.

Datenschutz. Die Vertretung ist keine Auftragsverarbeiterin, weil sie in eigener Verantwortung handelt (§ 54 Abs. 1 Satz 2 BRAO). Ihre Datenschutzhinweise sollten Vertretungen aber als Empfänger nennen (Art. 13 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

Die Pflicht nach § 53 BRAO trifft jeden Anwalt für sich, auch in der Sozietät. Dort lässt sich die Vertretung aber einmal ordnen und dann wiederholen.

Vertretungsplan. Feste Paare je Rechtsgebiet (Tandems) vertreten sich, auch bei Krankheit. Die Büroleitung führt den Jahresplan und gibt einen Urlaub erst frei, wenn die Vertretung eingetragen ist. Bei zehn Berufsträgern mit je zwei Wochen Sommerurlaub sind das 20 Personenwochen in den neun Wochen von Juli und August, im Schnitt gut zwei Abwesende gleichzeitig. Teil E der Vorlage enthält den Plan als Tabelle.

Dauerrolle im beA. Die Begrenzung der Rolle auf einen Zeitraum ist wählbar, nicht Pflicht (beA-Support, Suchnummer 6153). Im Tandem kann die Rolle „Vertretung“ also dauerhaft bestehen; das hilft auch bei plötzlicher Krankheit. eEB aus Ihrem Postfach gibt die Kollegin damit aber nur ab, wenn sie Sie tatsächlich vertritt (§ 23 Abs. 3 Satz 6 RAVPV). Halten Sie im Tandem deshalb schriftlich fest, wer wen wann vertritt.

Token freischalten darf neben dem Postfachinhaber, wer das Recht 19 „Berechtigungen verwalten“ hat (beA-Anwenderhandbuch, Benutzerverwaltung); dasselbe Recht erlaubt, Rollen zu vergeben (beA-Anwenderhandbuch, Liste der Rechte). Es setzt eine eigene beA-Karte voraus, ein Softwarezertifikat genügt nicht (§ 23 Abs. 3 Satz 2 RAVPV); in Frage kommt etwa die Büroleitung mit Mitarbeiterkarte. Prüfen Sie die Dauerrollen einmal im Jahr und sofort, wenn jemand die Kanzlei verlässt.

Kollisionsabgleich. In der Sozietät ist er meist schon bei der Mandatsannahme erledigt, weil das Tätigkeitsverbot für alle gilt, die den Beruf gemeinschaftlich ausüben (§ 43a Abs. 4 Satz 2 BRAO). Hat die Kanzlei eine Akte mit Zustimmung der Mandanten trotz eines Treffers bei einem Kollegen angenommen (§ 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO), vertritt dieser Kollege dort nicht. In der Bürogemeinschaft gleichen Sie ab wie mit einer fremden Kanzlei.

Haftpflicht. Jeder Anwalt muss eine Berufshaftpflichtversicherung halten, mindestens 250.000 Euro je Versicherungsfall, auch für Schäden, für die er nach § 278 BGB für Gehilfen einsteht (§ 51 Abs. 1 und 4 BRAO). Ob ein Fehler der Vertretung über deren oder Ihre Versicherung läuft, sagt § 54 BRAO nicht ausdrücklich. Lassen Sie sich vom Versicherer schriftlich bestätigen, dass beides gedeckt ist: Ihre Tätigkeit als Vertretung und die einer Vertretung in Ihren Akten; in der Berufsausübungsgesellschaft fragen Sie auch nach deren eigener Versicherung (§ 59n BRAO).

Aufwand in Stunden und Euro. Annahme je Urlaubsblock: zwei Stunden der Vertretenen, eine der Vertretung, eine des Büros. Bei zehn Berufsträgern mit je drei Urlaubsblöcken sind das im Jahr 90 Anwalts- und 30 Bürostunden. Mit 167 Euro je Anwaltsstunde (Ziel-Stundensatz aus dem Beitrag Stundensatz kalkulieren) und 27 Euro je Bürostunde kostet das rund 15.800 Euro, gut 1.580 Euro je Berufsträger.

Rechnung: Wie lange Sie ohne bestellte Vertretung frei haben

Selbstständige Anwälte arbeiteten 2024 im Mittel 45,1 Stunden in der Woche und nahmen 23 Urlaubstage, weniger als jede andere Gruppe der Anwaltschaft (STAR 2025, Bundesbericht, Abb. 2.1.7 und 2.1.8). Zwei Drittel der befragten Selbstständigen führen eine Einzelkanzlei (STAR 2025, S. 19).

Wie viele Urlaubstage am Stück gehen ohne Pflicht nach § 53 BRAO? Annahme: Sie arbeiten montags bis freitags, gehen freitags und kommen an einem Werktag zurück, kein Feiertag liegt dazwischen.

Urlaubstage am Stück Abwesend, wenn die Wochenenden zählen Abwesend, wenn nur Montag bis letzter Urlaubstag zählt
9 (bis Donnerstag der zweiten Woche) 13 Tage 11 Tage
10 (zwei volle Wochen) 16 Tage, Pflicht 12 Tage
11 17 Tage, Pflicht 15 Tage, Pflicht

Zählen die Wochenenden mit, gehen höchstens neun Urlaubstage am Stück ohne Bestellung; zählt nur die Zeit ab Montag, höchstens zehn. Die 23 Tage verteilen sich dann auf mindestens drei Blöcke.

Ausreizen lohnt sich trotzdem nicht: Auch für neun Tage brauchen Sie jemanden, der Fristen wahren kann (Zwei Maßstäbe). Diese Kollegin können Sie genauso gut bestellen.

Fall: Einzelanwältin, zwei Wochen Sommerurlaub

Erfundenes Beispiel. Rechtsanwältin B. führt in Osnabrück eine Einzelkanzlei für Verkehrs- und Versicherungsrecht, rund 70 offene Akten, eine Fachangestellte halbtags. Sie will vom Samstag, 17.07., bis Sonntag, 01.08.2027, verreisen, zehn Urlaubstage, 16 Tage weg und damit mehr als zwei Wochen. Rechtsanwältin D., Einzelkanzlei für Arbeits- und Familienrecht im selben Ort, vertritt sie; B. vertritt D. vom 16. bis 27.08.2027. Vergütung gibt es keine, Auslagen werden erstattet.

Vier Wochen vorher (Fr 18.06.). B. bestellt D. schriftlich für die Zeit vom 17.07. bis 01.08. Sie schickt D. eine Liste mit Mandanten und Gegnern ihrer offenen Akten, ohne Inhalte. D. findet einen Treffer: Der Unfallgegner in einer Akte ist ihr Mandant in einer Scheidungssache. Ein Tätigkeitsverbot besteht nur in derselben Rechtssache (§ 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO); Unfall und Scheidung sind verschiedene Sachen. Die Absprache ist Vorsicht: D. soll nicht in die Lage kommen, Wissen aus ihrem eigenen Mandat zu nutzen oder preiszugeben. Die beiden vereinbaren deshalb, dass B. in dieser Akte selbst angerufen wird, falls dort etwas eingeht.

Am selben Tag zieht B. die Fristen: Drei fallen in die Abwesenheit. Zwei erledigt sie vorher, darunter die Berufungsbegründung (Fristende Mo 26.07., eingereicht Mi 14.07.). Die dritte, eine Erwiderung bis Fr 30.07., wartet auf Unterlagen des Mandanten und kommt mit Entwurf aufs Übergabeblatt.

Termine (Mo 21.06.). Am Freitag kam die Ladung des Amtsgerichts zu einem Termin am 22.07. B. beantragt am Montag die Verlegung nach § 227 Abs. 3 ZPO; das Gericht verlegt auf September.

beA (Fr 09.07. und Do 15.07.). B. gibt D. die Rolle „Vertretung“ vom 17.07. bis 01.08. und schaltet den Token frei; der Test klappt. In der Kanzleisoftware bekommt D. einen befristeten Benutzer, der Akten lesen und Fristen eintragen kann.

Letzter Tag (Fr 16.07.). Übergabe in einer Stunde. Die Fachangestellte sortiert in der ersten Woche Post und beA-Eingänge vor; in der zweiten hat sie Urlaub, D. holt dienstags und donnerstags die Papierpost. B. nimmt weder Laptop noch beA-Karte mit.

In der Abwesenheit. Am Mi 21.07. kommt ein Urteil des Amtsgerichts mit eEB-Anforderung. Die Fachangestellte kann das eEB vorbereiten, aber nicht abgeben; D. gibt es am selben Tag ab. Sie trägt die Berufungsfrist in den Kalender der Kanzlei ein: ein Monat ab Zustellung (§ 517 ZPO). Der 21.08. ist ein Sonnabend, die Frist endet deshalb am Mo 23.08. (§ 222 Abs. 2 ZPO). Die Begründungsfrist läuft bis Di 21.09. (§ 520 Abs. 2 ZPO). Dem Mandanten schickt sie das Urteil mit dem Hinweis auf die Berufungsfrist bis 23.08. und darauf, dass B. sich am 02.08. meldet.

Am Do 22.07. fehlen die Unterlagen für die Erwiderung noch. D. ruft B. im vereinbarten Fenster an (zehn Minuten) und beantragt dann die Verlängerung der Frist bis Fr 06.08. (§ 224 Abs. 2 ZPO), mit ihrem eigenen Namen als Vertreterin unter dem Schriftsatz, aus ihrem eigenen beA. Das Gericht verlängert.

Erster Tag zurück (Mo 02.08.). Bis 12 Uhr keine Termine. D. bringt ihren Bericht: neun beA-Eingänge, ein eEB, ein Schriftsatz, vier Anrufe von Mandanten. B. gleicht jede Frist mit ihrem Kalender ab, prüft, dass die Rolle abgelaufen ist, sperrt D.s Benutzer und schaltet die Abwesenheitsnotiz ab. Die Erwiderung reicht sie am 05.08. ein; vor dem 16.08. übernimmt sie D.s Übergabeblatt.

Ohne Vorbereitung hätte D. kein eEB abgeben können. Und hätte sie den von B. vorbereiteten Verlängerungsantrag mit B.s Namen nur einfach signiert aus ihrem beA geschickt, hätte er die Form nicht gewahrt (BGH, XII ZB 538/23, Beschluss im Volltext).

Abschalten können

Wer die Fristen übergeben hat, kann den Urlaub auch als Urlaub nehmen:

  • Ein Fenster, ein Kanal. Die Vertretung ruft nur im vereinbarten Zeitfenster an und nur für Entscheidungen, die ohne Sie nicht gehen; E-Mail und beA lesen Sie nicht. Im Fall rief sie in 16 Tagen einmal an.
  • Was die Vertretung allein entscheidet, steht vorher fest. Fristverlängerung, eEB, Auskunft an Mandanten: ja. Vergleich, neues Mandat: nein.
  • Der erste Tag zurück gehört dem Bericht. Ein halber Tag ohne Termine reicht; danach hilft ein fester Fristenblock am Morgen (siehe Zeitmanagement für Anwälte).

Wie die Kanzlei Anrufe in der Abwesenheit annimmt, behandelt ein eigener Beitrag zur Erreichbarkeit.

Wo das nicht passt

„Ich bin im Urlaub erreichbar und lese das beA am Laptop.“ Der Wortlaut knüpft an das Entfernen von der Kanzlei an, nicht daran, ob Sie erreichbar sind. Eine Entscheidung, nach der Laptop und beA unterwegs die Pflicht entfallen lassen, ist nicht bekannt. Und wer unterwegs krank wird, ohne Netz ist oder die Karte verliert, hat keine Vertretung mit Rolle.

Vertretung durch Assessoren oder Referendare. Hier bestellt immer die Kammer, auf Ihren Antrag (§ 53 Abs. 3 BRAO). Hat die Person kein beA, richtet die BRAK ihr eines ein; Zugang zu Ihrem Postfach bekommt sie von der BRAK automatisch nur zur Übersicht (§ 25 Abs. 1 und 3 RAVPV). Planen Sie Vorlauf ein und klären Sie beim beA-Support, ob die Rolle „Vertretung“ zusätzlich möglich ist.

Krankheit, Unfall, Tod. Bei unvorhergesehenem Ausfall gilt die Ein-Wochen-Schwelle (§ 53 Abs. 1 Nr. 1 BRAO). Dann hilft vor allem die Absprache von vorher; nach BGH VI ZB 43/18 kann es genügen, die Vertretung anzurufen und um eine Fristverlängerung zu bitten (Beschluss im Volltext). Stirbt ein Anwalt, kann die Kammer einen Abwickler bestellen (§ 55 Abs. 1 BRAO).

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Was Sie jetzt tun

  1. Inhaber, diese Woche: eine Kollegin oder einen Kollegen für die Vertretung auf Gegenseitigkeit fragen, auch für Krankheit; Telefonnummern beidseitig hinterlegen.
  2. Kanzleileitung, diesen Monat: Tandems und Jahresplan festlegen (Teil E), Dauerrollen im beA einrichten, Deckung beim Versicherer erfragen.
  3. Büro, bei jeder Ladung in den Sommer: im Zivilprozess innerhalb einer Woche Verlegung beantragen oder die Vertretung einplanen.
  4. Inhaber, sobald der nächste Urlaub feststeht: das Übergabeblatt (Word, docx) herunterladen, kopieren und dem Zeitplan folgen.

Vorlage: Übergabeblatt für die Urlaubsvertretung

Urlaubsvertretung: Zeitplan, Übergabeblatt und Bausteine (Word-Datei, keine Makros). A: Zeitplan-Prüfliste mit 15 Punkten von vier Wochen vorher bis zum ersten Tag zurück. B: Übergabeblatt mit Tabellen für Fristen und Termine der Abwesenheit, Kollisionsabgleich, Erreichbarkeit und Rückgabe. C: Bericht der Vertretung. D: Bausteine für Abwesenheitsnotiz, Telefonansage, Vorabinformation an Mandanten, Schlusszeile für Schriftsätze der Vertretung, eine kurze Bestellung und eine Prüfliste für den Verlegungsantrag im Sommer. E: Vertretungsplan für Kanzleien mit mehreren Berufsträgern. Kursive Zeilen sind Beispiele aus dem Fall.

Übergabeblatt für die Urlaubsvertretung herunterladen (Word, docx)

Die Vorlage beschreibt einen allgemeinen Ablauf und ersetzt keine Rechtsberatung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.

Quellen

Alle abgerufen am 23. und 24.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.

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