Wie plane ich als Anwältin oder Anwalt meine Woche so, dass Fristen und Mandatsarbeit nicht kollidieren? Mit drei festen Größen, die vor allem anderen im Kalender stehen: einem täglichen Fristenblock am Morgen, festen Zeiten für Rückrufe und Post und einer Zeiterfassung, die jede Tätigkeit konkret festhält. Die Mandatsarbeit füllt die Lücken, nicht umgekehrt. Wie das in einer Einzelkanzlei aussieht und was es in Stunden und Euro bringt, rechnen wir an einer Beispielwoche durch; für Kanzleien mit mehreren Anwälten folgt ein eigener Abschnitt.
Vorlage: Wochenplan mit festem Fristenblock (Excel, ohne Makros): Raster in Viertelstunden, Auswertung, Jahresrechnung, Tagesbogen für die Zeiterfassung, Delegationsliste und Mustertexte. Vorlage herunterladen: Wochenplan mit festem Fristenblock (Excel)
Warum Zeitmanagement in der Kanzlei bei der Zeiterfassung anfängt
Sie können nur planen, was Sie kennen, und die meisten Anwälte kennen ihre eigene Woche nicht. Telefonate von fünf Minuten, Rückfragen, das Suchen einer Akte: Das wird selten erfasst und summiert sich. Gemeint ist hier die Erfassung der Zeit je Mandat, nicht die Erfassung der Arbeitszeit von Angestellten; das ist ein eigenes Thema.
Wer nach Zeit abrechnet, hat einen zweiten Grund: Die Zeiterfassung ist der Nachweis gegenüber dem Mandanten. Im Honorarstreit muss der Anwalt die abgerechneten Stunden schlüssig darlegen, und zwar über pauschale Angaben hinaus „konkret und in nachprüfbarer Weise“ (BGH, Urteil vom 04.02.2010 – IX ZR 18/09, Rn. 77). Im Beschluss vom 11.12.2014 hat der BGH klargestellt, dass das nicht nur für Strafverteidiger gilt, sondern auch im Zivilverfahren (IX ZR 177/13, Rn. 2); 2020 hat er es für ein arbeitsrechtliches Mandat bestätigt (IX ZR 140/19, Rn. 37). Ausdrücklich genannt ist das Telefonat: anzugeben ist, zu welchem Thema mit welchem Gesprächspartner wann telefoniert wurde; bloße „Telefongespräche“ genügen nicht (IX ZR 18/09, Rn. 79).
Ein nachprüfbarer Eintrag hat deshalb Datum, Akte, Beginn und Ende und eine Tätigkeit, die ein Dritter nachvollziehen kann. Stichworte genügen, wenn sie auch später noch verständlich sind (IX ZR 18/09, Rn. 78).
| Eintrag | Nachprüfbar? |
|---|---|
| 09:00–10:40, Akte 2026/014: „Klageerwiderung des Arbeitgebers gelesen (12 S.), Anlagen B1–B4 ausgewertet, Gegenargumente zur Sozialauswahl notiert“ | ja |
| 10:40–11:05, Akte 2026/014: „Telefonat mit Mandant: Arbeitszeiten 2025 und Vergleichsbereitschaft geklärt“ | ja |
| 11:05–12:35, Akte 2026/009: „Bearbeitung“ | nein |
Drei weitere Regeln bestimmen, wie Sie erfassen und abrechnen:
- Angemessenes Verhältnis: Nachgewiesene Stunden zählen nur voll, wenn sie zu Schwierigkeit, Umfang und Dauer der Sache passen (BGH, Urteil vom 04.02.2010 – IX ZR 18/09, Rn. 85). Eine unangemessen hohe vereinbarte Vergütung kann das Gericht bis zur gesetzlichen Vergütung herabsetzen (§ 3a Abs. 3 RVG).
- Kein 15-Minuten-Takt gegenüber Verbrauchern: Eine formularmäßige Abrechnung im 15-Minuten-Takt benachteiligt Verbraucher unangemessen (BGH, Urteil vom 13.02.2020 – IX ZR 140/19, Leitsatz 2). Erfassen Sie deshalb minutengenau und rechnen Sie gegenüber Verbrauchern die tatsächlichen Minuten ab. Ob ein formularmäßiger Takt gegenüber Unternehmern hält, hat der BGH offengelassen.
- Form: Wer außerhalb der reinen Beratung nach Zeit abrechnet, braucht eine Vergütungsvereinbarung in Textform. Sie muss als solche bezeichnet und von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt sein, darf nicht in der Vollmacht stehen und muss darauf hinweisen, dass der Gegner im Fall der Kostenerstattung regelmäßig nur die gesetzliche Vergütung erstattet (§ 3a Abs. 1 Sätze 1 bis 3 RVG). Fehlt die Textform, die Bezeichnung oder die Absetzung oder steht die Vereinbarung in der Vollmacht, gibt es höchstens die gesetzliche Vergütung (§ 4b RVG). Für die Beratung nach § 34 RVG gilt die Form nicht.
Wann sich ein Zeithonorar rechnet und welcher Satz dahintersteht, zeigt unser Beitrag Stundensatz als Anwalt kalkulieren.
Was 15 Minuten am Tag kosten
Annahmen wie in der Stundensatz-Kalkulation: 219 Arbeitstage im Jahr (Beispiel 2027, NRW, nach Urlaub, Krankheit und Fortbildung), 167 € netto je Stunde und eine Realisierung von 90 %, also der Anteil der erfassten Stunden, der am Ende auch bezahlt wird.
| Rechenschritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Nicht erfasste Zeit je Arbeitstag | z. B. drei Telefonate à 5 Minuten | 15 Minuten |
| Im Jahr | 15 Min. × 219 Tage ÷ 60 | 54,75 Stunden |
| Davon bezahlt | 54,75 h × 90 % | 49,275 Stunden |
| Entgangener Umsatz netto | 54,75 h × 90 % × 167 € | 8.228,93 € |
Das gilt für Mandate mit Zeithonorar. Bei Abrechnung nach RVG verlieren Sie kein Honorar, aber die Information, wie viel Zeit ein Mandatstyp wirklich kostet, und damit die Grundlage für die Frage, ob sich ein Rechtsgebiet rechnet.
Fristen passen nicht in die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ordnet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Für Fristen passt das nicht: Eine Berufungsbegründungsfrist ist nicht verhandelbar, und ihre Versäumung trifft den Mandanten. Das Verschulden des Anwalts steht dem Verschulden der Partei gleich (§ 85 Abs. 2 ZPO), und Wiedereinsetzung gibt es nur, wenn die Partei ohne Verschulden verhindert war (§ 233 ZPO). Fristen gehören deshalb als fester Block an den Anfang jedes Tages, bei einer Einzelanwältin etwa 30 Minuten:
- Heute ablaufende Fristen: Ist der Schriftsatz fertig, versandt, die Eingangsbestätigung in der Akte?
- Vorfristen des Tages: Das sind Termine vor dem Fristende, an denen die Arbeit an der Akte beginnen muss. Diese Akten bekommen jetzt ihren Platz im Wochenplan.
- Wiedervorlagen des Tages: entscheiden, erledigen oder mit neuem Datum zurücklegen. Eine Wiedervorlage ohne Entscheidung liegt morgen wieder auf dem Tisch.
Dazu gehört das beA: Jede Anwältin und jeder Anwalt muss Zustellungen und Mitteilungen dort zur Kenntnis nehmen (§ 31a Abs. 6 BRAO). Die Fachangestellte sichtet den Eingang vorher und legt vor, was eine Frist auslöst.
Unterbrechungen bündeln
Was Unterbrechungen kosten, hat eine Laborstudie der University of California, Irvine, und der Humboldt-Universität Berlin gemessen (Mark, Gudith und Klocke, CHI 2008): 48 Teilnehmer, überwiegend Studierende, bearbeiteten E-Mails und wurden etwa alle zwei Minuten unterbrochen. Sie waren sogar etwas schneller fertig (rund 20 statt knapp 23 Minuten), ohne schlechtere Qualität, berichteten aber schon nach 20 Minuten von mehr Stress, Zeitdruck und Anstrengung. Unterbrechungen kosten also vor allem Kraft, und die fehlt am Nachmittag beim Schriftsatz. Deshalb bündeln Sie, was unterbricht:
- Rückrufzeit: ein fester Block am Tag (im Beispiel 14:00 bis 14:45 Uhr). Die Fachangestellte notiert Anliegen und nennt dem Anrufer die Rückrufzeit; Ansage und E-Mail-Signatur nennen dieselbe Zeit (Mustertexte unten).
- Post und E-Mail zweimal am Tag statt laufend; während der Mandatsblöcke sind Benachrichtigungen aus.
- Fragen der Fachangestellten sammeln und am Ende des Fristenblocks besprechen. Fristen und Eilsachen kommen sofort.
Mustertexte (anpassen):
Ansage: „Kanzlei [Name], guten Tag. Wir sind gerade im Termin oder am Schriftsatz. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und kurz Ihr Anliegen. Wir rufen Sie montags bis freitags zwischen 14:00 und 14:45 Uhr zurück. Läuft heute oder morgen eine Frist ab, sagen Sie das bitte gleich zu Beginn.“
E-Mail-Signatur: „Telefonische Rückrufe: montags bis freitags 14:00–14:45 Uhr. E-Mails beantworten wir in der Regel am selben oder am nächsten Arbeitstag.“
Wochenplan einer Einzelanwältin: vorher und nachher
Beispiel (erfunden): Eine Rechtsanwältin führt in einer Mittelstadt eine Einzelkanzlei für Arbeits- und Mietrecht. Eine Fachangestellte arbeitet von 7:30 bis 11:30 Uhr. Die Anwältin arbeitet 45 Stunden in der Woche und rechnet einen Teil ihrer Mandate nach Zeit ab. Bisher tragen ihre Zeiteinträge im Schnitt 22,5 Stunden je Woche.
Vorher. Um zu sehen, wo der Rest bleibt, erfasst sie eine Woche lang alles, minutengenau, auch jedes Telefonat:
| Tätigkeit (erfasste Woche) | Stunden |
|---|---|
| Mandatsarbeit, die schon bisher einen Zeiteintrag bekam | 22,5 |
| Telefonate verstreut über den Tag (36 à 10 Minuten), bisher ohne Eintrag | 6,0 |
| E-Mail und beA, laufend zwischendurch | 5,0 |
| Fristen und Akten suchen, Rückfragen | 3,0 |
| Verwaltung, Abrechnung | 4,0 |
| nicht zuzuordnen | 4,5 |
| Summe | 45,0 |
Nur 50 % ihrer Zeit waren bisher einem Mandat zugeordnet. Diesen Anteil nennen wir Auslastung (im Beitrag zur Stundensatz-Kalkulation heißt er „abrechenbarer Anteil“). Die Telefonate waren zum großen Teil Mandatsarbeit, tauchen aber in keiner Abrechnung auf.
Nachher. Sie setzt feste Blöcke (Auszug; Dienstag und Donnerstag sind Gerichtstage, freitags kommen Verwaltung und Wochenplanung dazu):
| Uhrzeit | Montag, Mittwoch | Dienstag, Donnerstag |
|---|---|---|
| 08:00–08:30 | Fristenblock | Fristenblock |
| 08:30–09:00 | Post, E-Mail, beA | Post, E-Mail, beA |
| 09:00–13:00 | Mandatsarbeit (Telefon bis 11:30 bei der Fachangestellten, danach Ansage) | Gerichtstermine mit Fahrt |
| 13:00–14:00 | Pause | Pause |
| 14:00–14:45 | Rückrufe | Rückrufe |
| 14:45–16:00 | Mandatsarbeit | Mandatsarbeit (bis 17:30) |
| 16:00–17:30 | Mandantengespräche | |
| 17:30–18:00 | Tagesabschluss: Zeiten nachtragen, morgen planen | Tagesabschluss |
Die ganze Woche steht als farbiges Raster in der Vorlage. Ihre Auswertung: 20 Stunden Mandatsarbeit, 8 Stunden Gerichtstermine, 3,75 Stunden Rückrufe und 3 Stunden Mandantengespräche, zusammen 34,75 von 45 Stunden (77 %). Dazu kommen je 2,5 Stunden Fristenblock, Post und Tagesabschluss, 1,5 Stunden Verwaltung und 1,25 Stunden Puffer.
Die 77 % sind die Obergrenze des Plans. Eilsachen, ausgefallene Termine und eine kranke Fachangestellte verschieben jede Woche. Realistisch ist, was die Stundensatz-Kalkulation für eine Kanzlei mit Fachangestellter in Teilzeit ansetzt: 60 %. Was das bringt:
| Rechenschritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Ziel: zugeordnete Stunden je Woche | 45 h × 60 % | 27,0 h |
| Bisher | Stunden mit Zeiteintrag | 22,5 h |
| Mehr je Woche | 27,0 − 22,5 | 4,5 h |
| Mehr im Jahr | 4,5 h × 43,8 Wochen (219 Tage ÷ 5) | 197,1 h |
| Mehrumsatz netto bei Zeithonorar | 197,1 h × 90 % × 167 € | 29.624,13 € |
Der größte Teil ist keine zusätzliche Arbeit, sondern Arbeit, die schon getan, aber nicht erfasst war: die Telefonate. Wer nach RVG abrechnet, gewinnt dieselben Stunden als Zeit, nicht als Honorar. Wie Sie Auslastung und Realisierung als Kennzahl verfolgen, steht unter Auslastung und Realisierung als Kennzahl.
Ohne Fachangestellte verschiebt sich dreierlei: Der Fristenblock dauert 45 Minuten, weil Sie beA und Post selbst sichten. Das Telefon läuft während der Mandatsblöcke auf die Ansage, Rückrufe gibt es zweimal (vor der Mittagspause und um 16:30 Uhr), und Termine vergeben Sie im Rückrufblock. Die Stundensatz-Kalkulation setzt dann 50 % Auslastung an; das sind 22,5 Stunden, so viel wie im Beispiel vorher. Der Gewinn liegt dann nicht in mehr zugeordneter Zeit, sondern darin, dass die Telefonate in der Abrechnung auftauchen und die Fristen einen festen Platz haben.
Delegieren: was die Fachangestellte übernimmt
Delegieren kostet selbst Zeit (Anleiten, Kontrollieren). Es lohnt sich bei Aufgaben, die sich wiederholen und in einer Anweisung beschreiben lassen. Vorschlag für die Kanzlei aus dem Beispiel:
| Aufgabe | Wer und wann | Was bei Ihnen bleibt |
|---|---|---|
| beA-Eingang und Post sichten, der Akte zuordnen | Fachangestellte, 7:30–8:00 | Kenntnisnahme im Fristenblock |
| Fristen und Vorfristen eintragen, soweit Ihre schriftliche Organisationsanweisung das vorsieht | Fachangestellte, am Eingangstag | eigene Prüfung des Fristablaufs, sobald Ihnen die Akte zur fristgebundenen Arbeit vorgelegt wird |
| Wiedervorlagen ziehen und vorlegen | Fachangestellte, 7:30–8:00 | Entscheidung in der Akte |
| Telefon annehmen, Anliegen und Rückrufzeit notieren | Fachangestellte bis 11:30, danach Ansage | Rückruf im Rückrufblock |
| Mandantentermine vergeben, nur in Gesprächsblöcke | Fachangestellte | – |
| Kostenrechnung nach RVG vorbereiten | Fachangestellte | Prüfung, Freigabe, Versand in Textform |
| Zeiteinträge auf Lücken prüfen (Akte mit Tätigkeit, aber ohne Zeit) | Fachangestellte, freitags | Nachtragen im Tagesabschluss |
| Schriftsätze, Beratung, Vergleich, Vergütungsvereinbarung | Sie | alles |
Die Organisationsanweisung ist die schriftliche Regel der Kanzlei, wer Fristen wie einträgt und kontrolliert. Was Fachangestellte dabei selbst erledigen dürfen, ist eine Frage der Rechtsprechung zur Wiedereinsetzung und nicht Teil dieses Beitrags. Die Vergütung kann nur gefordert werden, wenn die Berechnung dem Mandanten in Textform mitgeteilt ist (§ 10 Abs. 1 RVG).
Beim Zeithonorar gilt: Der vereinbarte Stundensatz deckt im Zweifel nur die persönliche Leistung des Anwalts (BGH, Urteil vom 04.02.2010 – IX ZR 18/09, Rn. 83). Darf der Anwalt nach Belieben statt des tatsächlichen Aufwands pauschal 15 Minuten Sekretariatszeit je Anwaltsstunde abrechnen, gilt insoweit die gesetzliche Vergütung (IX ZR 140/19, Leitsatz 3). Was die Fachangestellte übernimmt, spart Ihre Zeit, wird aber nur abgerechnet, wenn die Vereinbarung es vorsieht.
Kanzleien mit mehreren Anwälten
Bei zehn Berufsträgern ändert sich das Prinzip nicht, aber die Organisation:
- Rechnung: Erfasst jeder der zehn täglich 15 Minuten nicht, sind das unter denselben Annahmen 10 × 8.228,93 € = 82.289,30 € netto im Jahr, soweit nach Zeit abgerechnet wird.
- Zentrale Fristenkontrolle: Ein Fristenkalender für die ganze Kanzlei, geführt von einer zuständigen Stelle (meist Büroleitung oder Fristenstelle) nach einer gemeinsamen Organisationsanweisung. Jede Anwältin und jeder Anwalt hat den eigenen Fristenblock, alle zur selben Uhrzeit; dann weiß das Sekretariat, wann niemand gestört wird.
- Vertretung: Wer abwesend ist, hat einen benannten Vertreter, der den Fristenblock übernimmt.
- Haftung: Das Verschulden bei einer versäumten Frist wird dem Mandanten zugerechnet (§ 85 Abs. 2 ZPO). Hat die Kanzlei die Frist schuldhaft versäumt und wäre das Verfahren sonst besser ausgegangen, haftet sie dem Mandanten für den Schaden. Dafür gibt es die Pflicht zur Berufshaftpflichtversicherung (§ 51 BRAO), für Berufsausübungsgesellschaften mit eigener Versicherung (§§ 59n, 59o BRAO). Die zentrale Kontrolle ist deshalb kein Komfort, sondern Schutz vor dem teuersten Fehler der Kanzlei.
- Auswertung: Die Zeiterfassung liefert monatlich die Auslastung je Berufsträger. Sagen Sie dem Team vorher offen, wozu die Zahlen dienen. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die Leistung oder Verhalten der Beschäftigten überwachen können; dazu gehört eine Zeiterfassung, die je Person ausgewertet wird (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Werkzeuge: was Sie wirklich brauchen
Spezialsoftware brauchen Sie nicht. Wir nennen Merkmale, keine Anbieter.
- Zeiterfassung je Akte mit Start und Stopp und einem Textfeld für die Tätigkeit; das bieten viele Kanzleiprogramme. Entscheidend ist, dass das Textfeld konkret gefüllt wird. Ohne Kanzleisoftware reicht der Tagesbogen der Vorlage.
- Fristenkalender neben dem Terminkalender: Fristen stehen im Fristenkalender, nicht als Erinnerung im persönlichen Kalender. Sehen Sie beide nebeneinander, wenn Sie Termine vergeben.
- Kalender mit wiederkehrenden Blöcken; Termine von außen nur in den Gesprächsblöcken.
- Telefon: Rufumleitung und Ansage mit Rückrufzeit. Ein externer Telefondienst erfährt Namen und Anliegen von Mandanten und ist damit Dienstleister im Sinn des § 43e BRAO. Sie müssen ihn sorgfältig auswählen und einen Vertrag in Textform schließen, der ihn unter anderem unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 43e Abs. 2 und 3 BRAO). Dazu kommt in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
- Werkzeuge, die Zeiteinträge vorschlagen (aus Kalender, E-Mail-Ausgang oder Telefonliste, teils mit KI), helfen beim Nachtragen im Tagesabschluss. Nach unserer Einschätzung ersetzen sie den Eintrag nicht: Ein nachträglich zusammengesetzter Text ist selten so konkret wie eine Notiz direkt nach der Tätigkeit. Liegen dabei Mandantendaten bei einem Anbieter, gelten dieselben Regeln wie für jeden Dienstleister.
Wo das nicht passt
„Anwaltsarbeit ist nicht planbar.“ Für einen Teil der Woche stimmt das. Eine einstweilige Verfügung, eine Haftsache oder ein Gewaltschutzantrag sprengt jeden Plan. Die Antwort ist ein anderer Anteil: Wer viele Eilsachen hat, plant nur die Hälfte der Woche fest. Zwei Blöcke bleiben auch dann, der Fristenblock am Morgen und der Tagesabschluss mit der Zeiterfassung. Sie verhindern an chaotischen Tagen, dass etwas verloren geht.
„Unterbrechungen kosten doch keine Zeit.“ Die Laborstudie scheint das zu stützen (Mark, Gudith, Klocke). Ihre Aufgabe dauerte aber rund 20 Minuten und bestand aus kurzen E-Mails; eine Klageerwiderung über drei Stunden ist etwas anderes. Wir übertragen die Studie deshalb nicht in Minuten, sondern nur in die Regel, konzentrierte Arbeit zu schützen.
Mehrumsatz ist kein Selbstläufer. Die 29.624 € im Beispiel entstehen nur, wenn genug Mandate mit Zeithonorar da sind und bezahlt werden. Wer überwiegend nach RVG oder mit Prozesskostenhilfe arbeitet, etwa im Familienrecht, gewinnt Zeit, nicht Geld.
Was Sie jetzt tun
- Sie, nächste Woche Montag bis Freitag: eine Woche vollständig erfassen, minutengenau, auch jedes Telefonat.
- Sie, am Freitag der Erfassungswoche: in die Vorlage eintragen, wie viele Stunden je Woche bisher einen Zeiteintrag bekamen (Zeile „Bisher: Stunden mit Zeiteintrag je Woche“, z. B. aus der Abrechnung), und mit der vollständig erfassten Woche vergleichen: Die Differenz zeigt, wo Ihre Zeit bleibt.
- Sie und die Fachangestellte, in der Woche danach, 30 Minuten: die Delegationsliste durchgehen und prüfen, ob die schriftliche Organisationsanweisung für Fristen noch stimmt.
- Fachangestellte, am selben Tag: Ansage und E-Mail-Signatur mit der Rückrufzeit ändern (Mustertexte oben).
- Sie, freitags um 16:15 Uhr: die nächste Woche planen, feste Blöcke zuerst (Fristenblock täglich um 8 Uhr), dann Gerichtstermine, dann Mandatsarbeit, zuletzt Puffer.
- Sie, täglich zum Schluss: 15 bis 30 Minuten Tagesabschluss, Zeiten nachtragen, morgen planen.
- Sie, nach vier Wochen: Ist und Plan vergleichen und die Blöcke anpassen, wo der Plan regelmäßig nicht hält.
Vorlage: Wochenplan mit festem Fristenblock (Excel, ohne Makros). Vorlage herunterladen (Excel)
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen. Er prüft keinen Einzelfall und ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen
Alle abgerufen am 23.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.
- BGH, Urteil vom 04.02.2010 – IX ZR 18/09, Rn. 77–79, 83, 85; Beschluss vom 11.12.2014 – IX ZR 177/13, Rn. 2; Urteil vom 13.02.2020 – IX ZR 140/19, Leitsätze 2 und 3, Rn. 37
- RVG: § 3a, § 4b, § 10; ZPO: § 85, § 233
- BRAO: § 31a, § 43e, § 51, § 59n, § 59o; BetrVG: § 87; DSGVO, Art. 28
- Mark, G.; Gudith, D.; Klocke, U.: The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress. Proceedings CHI 2008, S. 107–110, DOI 10.1145/1357054.1357072