Was kostet ein Mitarbeiter den Arbeitgeber? Eine Rechtsanwaltsfachangestellte mit 3.200 € Monatsgehalt in Vollzeit kostet die Kanzlei rund 54.000 € im Jahr: 38.400 € Gehalt, rund 9.400 € Arbeitgeberanteile, Umlagen und Berufsgenossenschaft, dazu rund 6.200 € für den Arbeitsplatz. Je Stunde sind das 27 bis 36 €, je nachdem, welche Frage Sie beantworten wollen; die Tabelle unten ordnet das. Unser Rechenblatt Vollkosten (Excel, XLSX) rechnet das mit Ihren Zahlen nach.
Auf dieser Seite: Überblick · Welche Zahl wofür · Gehalt · Arbeitgeberanteile · Umlagen und Berufsgenossenschaft · Arbeitsplatz · Von Jahr zu Stunde · Fall · Delegation · Rechenfehler · Mehrere Berufsträger · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Rechenblatt
Kosten eines Mitarbeiters auf einen Blick
Vollkosten sind alle Kosten, die eine Stelle verursacht, nicht nur das Gehalt. Die Tabelle rechnet zwei Beispiele mit den Beitragssätzen 2026: eine Fachangestellte in Vollzeit (40 Stunden) und eine in Teilzeit (20 Stunden) mit dem halben Gehalt.
| Posten im Jahr | Vollzeit, 3.200 € | Teilzeit, 1.600 € |
|---|---|---|
| Gehalt (12 Monate) | 38.400,00 € | 19.200,00 € |
| Sozialversicherung Arbeitgeber (21,15 %) | 8.121,60 € | 4.060,80 € |
| Umlagen U1, U2, U3 (3,07 %) | 1.178,88 € | 589,44 € |
| Berufsgenossenschaft (rund 0,3 %) | 114,78 € | 57,39 € |
| Personalkosten | 47.815,26 € | 23.907,63 € |
| Arbeitsplatz (Annahme) | 6.200,00 € | 5.800,00 € |
| Vollkosten | 54.015,26 € | 29.707,63 € |
Auf das Bruttogehalt kommen also rund 24,5 % Arbeitgeberkosten, oft Lohnnebenkosten genannt; der Arbeitsplatz kommt noch dazu. Die Teilzeitkraft liegt mit 1.600 € im Übergangsbereich; dort trägt die Kanzlei rund 140 € im Jahr mehr (siehe Wo das nicht passt).
Welche Zahl wofür
Aus denselben Kosten entstehen vier Stundenwerte. Eine Anwesenheitsstunde ist jede Stunde, in der die Kraft im Dienst ist; eine produktive Stunde ist der Teil davon, in dem sie Akten bearbeitet (wir setzen 85 % an).
| Zahl (Vollzeit) | enthält | wofür |
|---|---|---|
| 27 € | Personalkosten je Anwesenheitsstunde | Grundwert für Bürozeit in unseren Beispielrechnungen |
| 32 € | Personalkosten je produktive Stunde | eine vorhandene Kraft übernimmt eine Aufgabe oder stockt auf |
| 31 € | Vollkosten je Anwesenheitsstunde | Kosten der Stelle im Budget |
| 36 € | Vollkosten je produktive Stunde | lohnt sich eine neue Stelle? |
Merksatz: Übernimmt jemand, der schon da ist, mehr Arbeit, zählen nur Gehalt und Beiträge, denn Raum und Software sind bezahlt. Betriebswirte nennen das Grenzkosten, also die Kosten der zusätzlichen Einheit. Geht es um eine neue Stelle, zählen die Vollkosten.
Baustein 1: das Gehalt
Einen allgemeinverbindlichen Tarifvertrag für Fachangestellte gibt es nach unserer Recherche nicht. Wir rechnen mit 3.200 € brutto im Monat. Das Gehaltsportal gehalt.de nennt für Rechtsanwaltsfachangestellte einen Median von 3.198 € bei 40 Wochenstunden; die Hälfte der Angaben liegt zwischen 2.852 € und 3.586 € (gehalt.de). Der Median ist der mittlere Wert: Die Hälfte verdient weniger, die Hälfte mehr. Das ist kein amtlicher Wert. Mit 2.852 € kostet die Anwesenheitsstunde zu Vollkosten 27,86 €, mit 3.586 € sind es 34,12 €. Setzen Sie Ihr tatsächliches Gehalt ein.
Zum Gehalt gehört alles, was beitragspflichtig ist, auch Sonderzahlungen. Ein 13. Gehalt von 3.200 € hebt die Vollkosten auf rund 57.900 € und die Anwesenheitsstunde von 30,83 € auf 33,06 €. Auf Einmalzahlungen wie das 13. Gehalt fällt keine Umlage U1 an (§ 7 Abs. 2 AAG).
Baustein 2: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026
Für eine Fachangestellte trägt die Kanzlei 2026 diese Anteile am Bruttogehalt (lohn-info.de):
| Zweig | Satz gesamt | Anteil Kanzlei |
|---|---|---|
| Rentenversicherung | 18,6 % | 9,3 % |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6 % | 1,3 % |
| Krankenversicherung, allgemeiner Satz | 14,6 % | 7,3 % |
| Zusatzbeitrag der Krankenkasse (Durchschnitt) | 2,9 % | 1,45 % |
| Pflegeversicherung | 3,6 % | 1,8 % |
| Zusammen | 21,15 % |
Der allgemeine Beitragssatz der Krankenversicherung steht im Gesetz (§ 241 SGB V), ebenso der der Arbeitslosenversicherung (§ 341 Abs. 2 SGB III). Den Beitragssatz der Pflegeversicherung von 3,6 % hat die Bundesregierung per Verordnung festgesetzt (§ 1 Abs. 1 PBAV 2025); § 55 Abs. 1 SGB XI nennt noch den früheren Satz von 3,4 %. Der Rentenbeitrag beträgt seit 2018 unverändert 18,6 % (Deutsche Rentenversicherung).
Beschäftigte und Arbeitgeber tragen die Krankenversicherung je zur Hälfte (§ 249 Abs. 1 SGB V), also auch den Zusatzbeitrag. 2,9 % ist der amtliche Durchschnittswert für 2026; den Satz Ihrer Mitarbeiterin legt deren Kasse fest, die Techniker Krankenkasse etwa 2,69 % (TK). Das verschiebt die Personalkosten im Beispiel um rund 40 € im Jahr.
Zwei Besonderheiten: Den Zuschlag für Kinderlose zur Pflegeversicherung trägt die Arbeitnehmerin allein (§ 58 Abs. 1 Satz 3 SGB XI). In Sachsen ist der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung mit 1,3 % niedriger (§ 58 Abs. 3 SGB XI).
2027: Die Rechengrößen für 2027 waren im Oktober 2026 noch nicht in Kraft; es lag nur der Entwurf der Bundesregierung vor. Nach dem Stand Oktober 2026 soll der Rentenbeitrag bei 18,6 % bleiben (lohn-info.de). Den durchschnittlichen Zusatzbeitrag für 2027 gibt das Bundesgesundheitsministerium bis zum 1. November im Bundesanzeiger bekannt (§ 242a Abs. 2 SGB V); den Satz Ihrer Mitarbeiterin legt deren Krankenkasse fest.
Baustein 3: Umlagen und Berufsgenossenschaft
Drei Umlagen zahlt die Kanzlei allein:
- U1 finanziert die Erstattung der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Sie zahlen sie, wenn die Kanzlei im Vorjahr in mindestens acht Monaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt hat (§ 3 Abs. 1 AAG). Der Satz hängt von Kasse und gewähltem Erstattungssatz ab, bei der Barmer 2026 etwa 1,9 % für 50 % bis 4,0 % für 80 % Erstattung (Barmer).
- U2 finanziert die Erstattung bei Mutterschaft, gilt für alle Arbeitgeber; 2026 verlangt etwa die Barmer 0,42 % (Barmer), die TK 0,44 % (TK).
- U3 ist die Insolvenzgeldumlage, 2026 einheitlich 0,15 % (§ 360 SGB III).
Maßgeblich ist die Krankenkasse der jeweiligen Mitarbeiterin (lohn-info.de). Wir rechnen mit 2,5 % und 0,42 % (Barmer, 65 % Erstattung), mit U3 also 3,07 %; alle Einzelwerte stehen im Rechenblatt. Bei Krankheit zahlt die Kanzlei das Gehalt bis zu sechs Wochen weiter (§ 3 Abs. 1 und 3 EFZG), frühestens nach vier Wochen Beschäftigung, und bekommt aus U1 den gewählten Anteil zurück.
Berufsgenossenschaft: Die Beschäftigten einer Kanzlei sind bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) gesetzlich unfallversichert; den Beitrag zahlt die Kanzlei allein (§ 150 Abs. 1 SGB VII). Er errechnet sich aus Entgelt, Gefahrklasse und Beitragsfuß; für Kanzleien gilt die Gefahrklasse 0,63 (VBG), der Mindestbeitrag beträgt 48 € (VBG). Für eine Vollzeitkraft sind das rund 115 € im Jahr, etwa 0,3 % des Gehalts. Maßgeblich ist Ihr Veranlagungsbescheid.
Baustein 4: der Arbeitsplatz
Für Raum, Software und Technik je Stelle gibt es keine Statistik, die sich auf Kanzleien übertragen ließe. Die Beträge sind unsere Annahmen; setzen Sie Ihre eigenen ein.
| Posten im Jahr | Vollzeit | Teilzeit | Herleitung |
|---|---|---|---|
| Raum mit Nebenkosten | 3.300 € | 3.300 € | 15 bis 20 m² zu 16,50 € warm |
| Kanzleisoftware je Benutzer | 1.200 € | 1.200 € | öffentliche Listenpreise rund 80 bis 130 € im Monat ohne Umsatzsteuer, siehe Legal Tech für kleine Kanzleien |
| Weitere Software- oder KI-Lizenz je Platz | 0 € | 0 € | im Beispiel keine, Ihre Lizenz eintragen |
| Technik (PC, zwei Bildschirme, Headset) | 500 € | 500 € | Nutzung drei bis vier Jahre |
| Büro-Software, E-Mail, Telefonie | 400 € | 400 € | Spanne 300 bis 600 € |
| Fortbildung | 500 € | 250 € | Spanne 300 bis 800 € |
| Arbeitsmittel, Sonstiges | 300 € | 150 € | |
| Arbeitsplatz | 6.200 € | 5.800 € |
Diese Kosten stehen in jeder Kanzleirechnung schon bei den Sachkosten; hier werden sie nur einer Stelle zugeordnet, nicht zusätzlich gezählt.
Von den Jahreskosten zur Stunde
Wir rechnen mit 219 Arbeitstagen zu acht Stunden, also 1.752 Anwesenheitsstunden. Mit 85 % produktivem Anteil bleiben 1.489 Stunden; eine Studie zu diesem Anteil kennen wir nicht. Daraus folgen die Werte der Tabelle oben: 27,29 € und 32,11 € Personalkosten, 30,83 € und 36,27 € Vollkosten je Stunde.
Auch die 219 Tage sind eine Annahme. Der Mindesturlaub beträgt 24 Werktage (§ 3 Abs. 1 BUrlG), also 20 Tage bei einer Fünftagewoche; mehr Urlaub und Krankheitstage senken die Zahl. Mit 207 Arbeitstagen steigt die Anwesenheitsstunde zu Vollkosten auf 32,62 €, die produktive Stunde auf 38,37 €.
Teilzeit ist je Stunde teurer. Bei 20 Wochenstunden halbieren sich Gehalt und Stunden, der Arbeitsplatz bleibt fast gleich: 33,91 € statt 30,83 € je Anwesenheitsstunde. Teilen sich zwei Teilzeitkräfte Raum und Technik, sind es 31,74 €.
Unsere Bürostunde von 27 € in anderen Beiträgen ist derselbe Grundwert: Die Stundensatz-Kalkulation setzt für Personal 12 Gehälter plus 22,5 % Arbeitgeberkosten an, das ergibt 26,85 €. Mit den genaueren Umlagen dieses Beitrags (24,5 %) sind es 27,29 €; gerundet bleibt es bei 27 €.
Fall: Kanzlei mit drei Personen
Erfundenes Beispiel. Eine Anwältin für Miet- und Arbeitsrecht beschäftigt eine Fachangestellte in Vollzeit (3.200 €) und eine mit 20 Wochenstunden (1.600 €). Weil das Büro ausgelastet ist, schreibt sie Kostenrechnungen und Mahnungen teils selbst. Soll sie die Teilzeitkraft auf 30 Stunden aufstocken oder eine zweite Vollzeitkraft einstellen?
Das Büro kostet heute 71.722,89 € Personalkosten und 12.000 € Arbeitsplätze, zusammen 83.722,89 € im Jahr.
| A: Aufstockung um 10 Stunden | B: neue Vollzeitstelle | |
|---|---|---|
| zusätzliche Kapazität | 10 Wochenstunden | 40 Wochenstunden |
| Kosten im Jahr | 11.953,81 € | 54.015,26 € |
| produktive Stunden im Jahr | 372 | 1.489 |
| Kosten je produktive Stunde | 32,11 € | 36,27 € |
| trägt sich ab … Anwaltsstunden zu 167 € | 72 | 324 |
| Anteil an den gewonnenen produktiven Stunden | 19 % | 22 % |
Die Rechnung nimmt an, dass die Bürokraft in einer Stunde erledigt, was die Anwältin bisher in einer Stunde selbst gemacht hat. Für A ist sie eher vorsichtig: Heute liegt die Teilzeitkraft im Übergangsbereich, die Kanzlei zahlt dort schon rund 140 € im Jahr mehr; mit 2.400 € gelten die Regelanteile, die echten Mehrkosten sind also um diesen Betrag niedriger.
Ergebnis: Die Aufstockung ist die günstigere Stunde und braucht keinen Platz, bringt aber nur ein Viertel der Kapazität. Die zweite Vollzeitstelle lohnt sich, wenn die Anwältin dauerhaft mehr abrechenbare Arbeit hat, als sie schafft: gut sieben abgerechnete Stunden je Woche. Das zeigt ihre Zeiterfassung über einige Wochen.
Delegation: was eine abgegebene Stunde bringt
Bei einem Ziel-Stundensatz von 167 € netto aus unserer Stundensatz-Kalkulation ist eine Anwaltsstunde 5,2-mal so viel wert wie eine produktive Stunde einer vorhandenen Bürokraft (32,11 €). Jede Stunde Büroarbeit, die die Anwältin abgibt und mit abrechenbarer Arbeit füllt, bringt rechnerisch 134,89 €; muss dafür eine neue Stelle her, sind es 130,73 € (Vollkosten 36,27 €).
Bedingung: Die frei gewordene Zeit wird tatsächlich abgerechnet. Sonst spart die Delegation nur Arbeitszeit.
Typische Rechenfehler
- Nur das Gehalt rechnen. 38.400 € Gehalt sind 47.815 € Personalkosten; der Unterschied ist fast ein Viertel.
- Die U1-Erstattung als feste Ersparnis einplanen. Sie fließt nur, wenn jemand krank ist, und ersetzt nur einen Teil des Gehalts. Unsere Rechnung lässt sie weg und ist damit vorsichtig.
- Anwesenheit für Arbeitszeit halten. Die produktive Stunde ist rund 5 € teurer als die Anwesenheitsstunde.
- Arbeitsplatz doppelt zählen, einmal in den Sachkosten der Kanzlei und noch einmal je Kopf.
In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern
Für eine Kanzlei mit zehn Berufsträgern und sechs Fachangestellten in Vollzeit ergibt das Rechenblatt (sechs Stellenspalten) 286.891,56 € Personalkosten und 324.091,56 € Vollkosten im Jahr. Drei Punkte sind anders als in der kleinen Kanzlei:
- Erstattungssatz bei U1. Zwischen dem niedrigsten und dem höchsten Barmer-Satz liegen 2,1 Prozentpunkte, bei sechs Vollzeitkräften 4.838,40 € Umlage im Jahr, gegen eine höhere oder niedrigere Erstattung bei Krankheit. Das entscheidet die Partnerversammlung oder die kaufmännische Leitung, nicht eine einmal gesetzte Einstellung im Lohnprogramm.
- Grenze von 30 Arbeitnehmern. Angestellte Anwältinnen und Anwälte sind Arbeitnehmer und zählen mit, die Inhaber nicht. Auszubildende und schwerbehinderte Menschen zählen nicht mit, Teilzeitkräfte nur anteilig: bis 10 Wochenstunden mit 0,25, bis 20 mit 0,5, bis 30 mit 0,75 (§ 1 Abs. 1, § 3 Abs. 1 AAG). Maßgeblich ist das Vorjahr: Lag die Kanzlei dort in mehr als vier Monaten über 30, entfällt U1 für das ganze folgende Jahr. Dann trägt sie die Lohnfortzahlung bei Krankheit ohne Erstattung.
- Lohnsumme und Berufsgenossenschaft. Sechs Fachangestellte kommen auf 230.400 €. Erst über 270.000 € fällt bei der VBG die Lastenverteilung nach Entgelten an, 1,7851 € je 1.000 € darüber (VBG); mit angestellten Anwälten sind das je 100.000 € darüber rund 179 € im Jahr.
Aufwand: Die Büroleitung pflegt das Rechenblatt einmal im Jahr, etwa drei Stunden, rund 81 €. Haftung und Versicherung spielen keine eigene Rolle; die Beiträge berechnet die Lohnabrechnung.
Wo das nicht passt
„Mit Vollkosten wirkt jede Stelle teurer, als sie ist.“ Das stimmt, wenn man sie für die falsche Frage nimmt. Wer mit 36 € rechnet, ob eine vorhandene Kraft eine Aufgabe übernimmt, unterschätzt den Nutzen der Delegation; dafür gelten 32 €, und hat die Kraft ohnehin Leerlauf, kostet die Stunde zusätzlich nichts.
Minijob und Midijob: Für Minijobs gelten Pauschalabgaben, siehe unseren Beitrag zu Mindestlohn und Minijob. Im Übergangsbereich (2026: 603,01 € bis 2.000 € im Monat) zahlen Beschäftigte weniger als den Regelanteil, der Arbeitgeber mehr (§ 20 Abs. 2a SGB IV): am unteren Ende deutlich mehr, zur Grenze von 2.000 € hin immer weniger. Die 20-Stunden-Kraft im Beispiel liegt mit 1.600 € dort. Nach unserer Rechnung trägt die Kanzlei für sie rund 12 € im Monat mehr, also rund 140 € im Jahr mehr als in der Tabelle. Den genauen Betrag zeigt Ihre Lohnabrechnung.
Was fehlt: Steuerfolgen, Altersversorgung, Sachbezüge, Kosten der Personalsuche. Diese Seite ist allgemeine Information; für Lohnabrechnung und Steuerfragen ist Ihre Steuerberatung zuständig.
Was Sie jetzt tun
- Büroleitung, diese Woche: im Rechenblatt je Mitarbeiterin Gehalt, Sonderzahlungen und Wochenstunden eintragen.
- Büroleitung, diese Woche: Zusatzbeitrag, U1 und U2 im Blatt „Werte“ einsetzen. Das Blatt rechnet mit einem Satz für alle Stellen; sind Ihre Mitarbeiterinnen bei verschiedenen Kassen, nehmen Sie die Kasse, bei der die meisten versichert sind. Die Umlagen trägt die Kanzlei allein; auf der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin müssen sie deshalb nicht stehen (§ 1 Abs. 2 EBV). Die Sätze nennt Ihr Lohnbüro, sonst die Krankenkasse der Mitarbeiterin. Beispielzeile: „Barmer, U1 2,50 % (Erstattung 65 %), U2 0,42 %“. Den VBG-Bescheid danebenlegen.
- Inhaber, in diesem Monat: die Arbeitsplatzkosten mit Ihren Zahlen aus Miete, Softwareverträgen und Anlagenverzeichnis ersetzen.
- Inhaber, in diesem Monat: die Vollkosten in die Jahresplanung übernehmen, etwa in die Finanzplanung der Kanzlei.
- Inhaber, vor jeder Personalentscheidung: im Blatt „Entscheidung“ Aufstockung und neue Stelle gegenüberstellen und mit der Zeiterfassung prüfen, ob die Stunden abrechenbar sind.
- Büroleitung, jedes Jahr im Januar: neue Beitragssätze, Umlagen und Gehälter eintragen.
Rechenblatt: Vollkosten einer Mitarbeiterin (Excel)
Rechenblatt Vollkosten herunterladen (Excel, XLSX, 16 KB) – keine Makros, fünf Blätter: Anleitung, Werte (Beitragssätze 2026 mit Fundstellen), Arbeitsplatz, Vollkosten (bis zu sechs Stellen und die Summe der Kanzlei), Entscheidung (Delegation, Aufstockung, neue Stelle). Gelbe Felder tragen Sie ein, graue sind feste Sätze oder rechnen; die Beispielwerte sind die aus diesem Beitrag.
Das Rechenblatt ist ein Muster zur allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.
Quellen
Alle abgerufen am 28.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.
- SGB V § 241, § 242a, § 249; SGB III § 341, § 360; SGB IV § 20; SGB VII § 150; SGB XI § 55, § 58; PBAV 2025 § 1; AAG § 1, § 3, § 7; EFZG § 3; BUrlG § 3; EBV § 1
- Deutsche Rentenversicherung, Werte der Rentenversicherung
- lohn-info.de, Sozialversicherungsbeiträge 2026; geplante Beiträge 2027; Umlageverfahren U1/U2
- Barmer, Rechengrößen 2026 (PDF), Umlagetabelle S. 2
- Techniker Krankenkasse, Aktuelle Beitragssätze in der Sozialversicherung
- VBG, Gefahrtarif 2022 (PDF), Gefahrtarifstelle 05; Information der VBG zu den Beitragsbescheiden 2025, Rundschreiben 125/2026 der Steuerberaterkammer Stuttgart (PDF)
- gehalt.de, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r