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Mindestlohn und Minijob 2027: Was Kanzleien anpassen

Von Redaktion ratg.deStand: 18 Min. Lesezeit

Zahlen für 2027

Was ändert sich zum 01.01.2027 für Aushilfen, Minijobber und Auszubildende in der Kanzlei? Der Mindestlohn 2027 beträgt 14,60 Euro je Stunde, die Minijob-Grenze 633 Euro im Monat. Beginnt eine Ausbildung 2027, gilt im ersten Jahr eine Mindestvergütung von 764 Euro; für alle anderen Auszubildenden gilt die Tabelle ihres Beginnjahres. Prüfen müssen Sie vor allem feste Monatsbeträge, die nicht mitwachsen, und Stunden, die über den Vertrag hinausgehen. Rechnen Sie mit 15 bis 30 Minuten je Person; länger dauern Minijobs, Aushilfen, Werkstudenten, Auszubildende und unbezahlte Mehrstunden (unsere Schätzung). Die Excel-Vorlage rechnet es für jede Person nach.

Auf dieser Seite: Zahlen 2027 · Minijob · Mindestlohn · Midijob · Auszubildende · Fall · Mehrere Berufsträger · Prüfliste · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Vorlage

Die Zahlen für 2027 auf einen Blick

Wert 2026 2027 Grundlage
Mindestlohn je Stunde, brutto 13,90 € 14,60 € § 1 Nr. 2 MiLoV5
Minijob-Grenze im Monat 603 € 633 € Mindestlohn × 130 : 3, aufgerundet; § 8 Abs. 1a SGB IV
Minijob-Grenze im Jahr (12-fach) 7.236 € 7.596 € 12 × Monatsgrenze, eigene Rechnung nach den Geringfügigkeits-Richtlinien, B 2.2.1
Übergangsbereich (Midijob) 603,01–2.000 € 633,01–2.000 € § 20 Abs. 2 SGB IV
Mindestausbildungsvergütung bei Beginn im Jahr, 1./2./3./4. Jahr 724 / 854 / 977 / 1.014 € 764 / 902 / 1.031 / 1.070 € Bekanntmachung 2026, Bekanntmachung 2027

Beide Stufen stehen seit November 2025 in derselben Verordnung (§ 1 MiLoV5); die 12 Euro im Mindestlohngesetz selbst sind überholt (§ 1 Abs. 2 MiLoG). Über die Zeit nach 2027 beschließt die Mindestlohnkommission turnusgemäß 2027 (§ 9 Abs. 1 MiLoG).

Mit „Lohnbüro“ meinen wir hier, wer bei Ihnen die Löhne abrechnet. In vielen Einzelkanzleien ist das die Steuerberatung; ihr geben Sie die Prüfliste und die ausgefüllte Vorlage.

Minijob-Grenze 2027: was 633 Euro für die Stunden in der Kanzlei heißen

Die Minijob-Grenze (Verdienstgrenze) folgt dem Mindestlohn: zehn Wochenstunden zum Mindestlohn, gerechnet mit 13 : 3 = 4,33 Wochen je Monat (52 Wochen geteilt durch 12 Monate). 14,60 × 130 : 3 = 632,67, aufgerundet 633 Euro (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Zum Mindestlohn passen 2027 also höchstens 43 volle Stunden im Monat in einen Minijob (633 : 14,60 = 43,35, abgerundet).

Die Falle sind feste Monatsbeträge. Wer für 603 Euro 43 Stunden im Monat arbeiten lässt, zahlt 14,02 Euro je Stunde, 2026 genug, 2027 zu wenig. Der Betrag muss auf mindestens 627,80 Euro steigen (43 × 14,60), oder die Stunden müssen sinken. Anders als im Beispiel zum Jahresende, das von den Stunden ausgeht: Wer 2026 die Grenze mit 43,38 Stunden im Monat ausgeschöpft hat (603 : 13,90), läge 2027 bei gleichen Stunden mit 633,37 Euro knapp darüber.

Für die Minijob-Grenze zählt das regelmäßige Entgelt in einer vorausschauenden Jahresbetrachtung, höchstens das Zwölffache der Monatsgrenze, 2027 also 7.596 Euro. Mindestens zählt das Entgelt, auf das ein Anspruch besteht. Diese Prognose, also die Schätzung des Verdienstes für die nächsten zwölf Monate, machen Sie bei Beginn und bei jeder dauerhaften Änderung neu; zu Beginn jedes Kalenderjahres ist sie ohnehin zulässig (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV; Geringfügigkeits-Richtlinien vom 05.01.2026, B 2.2.1). Schwankt der Verdienst, darf er einzelne Monate über 633 Euro liegen, solange der Durchschnitt der Jahresbetrachtung die Grenze hält. Die Richtlinien sind die gemeinsamen Auslegungsregeln der Sozialversicherungsträger zum Minijob, kein Gesetz. Weil der Anspruch mit dem Mindestlohn steigt, gehört zum 01.01.2027 eine neue Prognose in die Entgeltunterlagen, die Lohnakte, die für jeden Beschäftigten zu führen ist (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Zehn feste Wochenstunden ergeben 520 Stunden im Jahr, zum Mindestlohn 7.592 Euro: Das passt, aber für eine geplante Mehrstunde im Monat ist kein Platz mehr. Drei Punkte, die oft übersehen werden:

  • Unvorhersehbares Überschreiten schadet nicht, wenn es in höchstens zwei Kalendermonaten eines Zeitjahres geschieht und je Monat höchstens um den Betrag der Grenze (§ 8 Abs. 1b SGB IV). Zeitjahr heißt: die zwölf Monate, die mit dem betroffenen Monat enden (Geringfügigkeits-Richtlinien, 3.1.3). Das gilt für die Krankheitsvertretung, nicht für die Urlaubsvertretung, die bei der Prognose schon feststand.
  • Arbeit auf Abruf ohne vereinbarte Wochenstunden: Dann gelten 20 Stunden als vereinbart (§ 12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG). Das sind 2027 rechnerisch 1.265,33 Euro im Monat, weit über der Grenze.
  • Minijob neben dem Hauptjob in derselben Kanzlei: Mehrere Beschäftigungen bei demselben Arbeitgeber sind sozialversicherungsrechtlich eine einzige (Geringfügigkeits-Richtlinien, 2.1). Die Fachangestellte, die abends „als Minijob“ die Ablage macht, ist keine Minijobberin. Anders bei Auszubildenden, die im Ausbildungsbetrieb zusätzlich auf Grund eines eigenen Arbeitsvertrags geringfügig arbeiten: Nach den Richtlinien bleiben Ausbildung und Minijob getrennt (Geringfügigkeits-Richtlinien, 2.1.1). Für den Minijob gilt der Mindestlohn, denn § 22 Abs. 3 MiLoG nimmt nur die Vergütung der Ausbildung aus; anders bei Auszubildenden unter 18 Jahren, die noch keine Berufsausbildung abgeschlossen haben (§ 22 Abs. 2 MiLoG). Für die Höchstarbeitszeit zählen beide zusammen; Auszubildende sind Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (§ 2 Abs. 2 ArbZG), bei Minderjährigen gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Für jeden Minijobber müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren, auch bei kurzfristig Beschäftigten (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). Sonst drohen bis zu 50.000 Euro Bußgeld (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Die Vorlage enthält einen Stundenzettel.

Digital oder auf Papier? Eine bestimmte Form schreibt § 17 MiLoG nicht vor. Eine elektronische Zeiterfassung, etwa per App, Terminal oder Modul der Kanzleisoftware, genügt, wenn sie Beginn, Ende und Dauer fristgerecht festhält und die Daten zwei Jahre lesbar bleiben. Zeitdaten sind personenbezogen. Rechtsgrundlage ist hier die gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO); erfassen Sie nur, was dafür nötig ist, also keine Standortdaten. Das Monatsbrutto und die Vertragsstunden aller Beschäftigten muss niemand abtippen: Bitten Sie Ihr Lohnbüro um eine Liste als Tabelle, die Sie in die Vorlage übernehmen. Die tatsächlichen Mehrstunden kennt nur, wer Zeiten erfasst.

Der Arbeitgeber zahlt beim Minijob Pauschalbeiträge von 13 Prozent zur Krankenversicherung (bei gesetzlich Versicherten) und 15 Prozent zur Rentenversicherung, meist dazu 2 Prozent Pauschsteuer, eine pauschale Lohnsteuer statt der Abrechnung nach Steuerklasse (§ 40a Abs. 2 EStG; Geringfügigkeits-Richtlinien, Anlage 1, Stand 05.01.2026). Umlagen sind hier nicht eingerechnet.

Mindestlohn 2027 (14,60 Euro): wer in der Kanzlei betroffen ist

Anspruch auf den Mindestlohn hat jeder Arbeitnehmer (§ 1 Abs. 1 MiLoG). In der Kanzlei sind das neben den Fachangestellten vor allem Empfang, Bürohilfe, Botendienst, Reinigung und Aushilfen, außerdem Werkstudenten und Referendare, die neben dem Referendariat als Arbeitnehmer in der Kanzlei arbeiten (§ 22 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). Eine Vollzeitstelle mit 40 Wochenstunden braucht 2027 mindestens 2.530,67 Euro im Monat.

Werkstudenten bekommen den Mindestlohn wie alle; Sonderregeln gelten nur in der Sozialversicherung. Wer während des Studiums als ordentlicher Studierender beschäftigt ist, ist in der Krankenversicherung (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V) und in der Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei (§ 27 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 SGB III), damit auch nicht über die Kanzlei pflegeversichert (§ 20 Abs. 1 SGB XI). Rentenversicherungsbeiträge fallen an. Das nennt man Werkstudentenprivileg. Ob es im Einzelfall greift, etwa bei vielen Wochenstunden im Semester, ist eine Statusfrage; sie klärt das Lohnbüro mit der Krankenkasse.

Die für Kanzleien wichtigen Ausnahmen nach § 22 MiLoG:

  • Praktikum: Mindestlohn gilt, außer bei Pflichtpraktika nach Schul-, Studien- oder Ausbildungsordnung, Orientierungspraktika bis drei Monate und studienbegleitenden Praktika bis drei Monate, wenn es mit derselben Kanzlei noch keines gab (Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 bis 3). Ein freiwilliges Praktikum über drei Monate ist mindestlohnpflichtig.
  • Jugendliche unter 18 ohne abgeschlossene Berufsausbildung (Abs. 2), etwa beim Schülerjob.
  • Auszubildende nicht: Für sie gilt die Mindestausbildungsvergütung (Abs. 3), siehe unten.

Gerechnet wird mit den Stunden, die tatsächlich gearbeitet werden. Der Mindestlohn gilt je Zeitstunde (§ 1 MiLoV5). Fällig ist er spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats (§ 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 MiLoG). Mehrstunden, die das Monatsgehalt nicht schon mit mindestens 14,60 Euro je Stunde abdeckt, sind spätestens zum Fälligkeitstag zu bezahlen. Aufschieben lässt sich das nur über ein schriftlich vereinbartes Arbeitszeitkonto: höchstens 50 Prozent der vereinbarten Arbeitszeit im Monat, Ausgleich binnen zwölf Monaten mit Freizeit oder Geld (§ 2 Abs. 2 MiLoG). Wer regelmäßig eine Stunde länger bleibt, weil die Arbeit es verlangt und die Kanzlei das hinnimmt, und diese Stunde weder bezahlt noch auf ein solches Konto gebucht bekommt, verdient weniger je Stunde; im Fall unten unter die Grenze.

Vereinbarungen, die den Mindestlohn unterschreiten oder seine Geltendmachung beschränken, sind insoweit unwirksam; verzichten kann der Arbeitnehmer nur in einem gerichtlichen Vergleich (§ 3 MiLoG). Für ältere Arbeitsverträge heißt das: Eine vorformulierte Ausschlussfrist, die den Mindestlohn nicht ausnimmt, ist bei Verträgen ab 2015 insgesamt unwirksam (BAG, Urteil vom 18.09.2018 – 9 AZR 162/18). Wie eine Klausel richtig lautet, ist nicht Teil dieses Beitrags; das prüfen Sie mit einem Anwalt für Arbeitsrecht. Wer den Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig zahlt, riskiert ein Bußgeld bis 500.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 13, Abs. 3 MiLoG).

Für alle übrigen Beschäftigten gilt die allgemeine Pflicht, Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfassen (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21). In welcher Form, regelt das Gesetz bisher nicht.

Midijob: der Übergangsbereich 2027

Zwischen Minijob und voller Beitragslast liegt der Übergangsbereich, umgangssprachlich Midijob: Monatsentgelte über der Minijob-Grenze bis 2.000 Euro, 2027 also 633,01 bis 2.000 Euro (§ 20 Abs. 2 SGB IV). Die Beschäftigten zahlen hier einen verminderten Beitrag. Wie stark er sinkt, steuert der Faktor F, eine Rechengröße aus dem Gesamtbeitragssatz der Sozialversicherung. Ihn gibt das Bundesarbeitsministerium jeweils bis zum 31. Dezember für das Folgejahr bekannt (§ 20 Abs. 2a SGB IV). Für Auszubildende gilt der Übergangsbereich nicht.

Am Vertrag ändert sich dadurch nichts, wohl aber an der Abrechnung ab Januar; fragen Sie Ihr Lohnbüro, ob Untergrenze und Faktor übernommen sind. Wer eine Minijobberin über 633 Euro anhebt, macht aus dem Minijob einen Midijob mit Beiträgen und Meldungen.

Mindestausbildungsvergütung 2027: es zählt das Jahr des Beginns

Auszubildende haben Anspruch auf eine angemessene Vergütung, die mindestens jährlich steigt (§ 17 Abs. 1 BBiG). Unter der Mindestausbildungsvergütung ist sie nicht angemessen, es sei denn, ein für die Kanzlei geltender Tarifvertrag regelt etwas anderes (§ 17 Abs. 2, 3 BBiG). Entscheidend ist das Jahr, in dem die Ausbildung begonnen hat, nicht das laufende Kalenderjahr:

Beginn im Jahr 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr Bekanntmachung
2025 682 € 805 € 921 € BBiMindVergFBek 2025
2026 724 € 854 € 977 € BBiMindVergFBek 2026
2027 764 € 902 € 1.031 € BBiMindVergFBek 2027

Die Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten dauert in der Regel drei Jahre; für ihre Ausbildungsvergütung gilt deshalb nur die Tabelle bis zum dritten Jahr. Die Vorlage enthält auch das vierte Jahr und die Jahrgänge ab 2020. Wer im August 2025 begonnen hat, bekommt ab August 2027 im dritten Jahr mindestens 921 Euro, nicht die 1.031 Euro der neuen Tabelle.

Mehrarbeit über die vereinbarte tägliche Ausbildungszeit wird besonders vergütet oder mit Freizeit ausgeglichen (§ 17 Abs. 7 BBiG); bei Teilzeitausbildung sinkt die Vergütung höchstens im Verhältnis der Zeit (Abs. 5). Die Mindestvergütung ist ohne Tarifbindung eine Untergrenze; was darüber angemessen ist, hängt unter anderem von Tarifverträgen ab (Abs. 3, 4). Wie Empfehlungen Ihrer Rechtsanwaltskammer wirken, erfahren Sie dort. Vergütungen über diesen Untergrenzen behandelt dieser Beitrag nicht.

Fall: Lohnprüfung einer Mietrechtskanzlei für 2027

Erfundenes Beispiel. Eine Einzelkanzlei für Miet- und Wohnungseigentumsrecht in Leipzig beschäftigt neben der Anwältin vier Personen; die Löhne rechnet ihre Steuerberatung ab. Die Anwältin prüft im Herbst mit der Vorlage, was ab 01.01.2027 nicht mehr reicht:

Person heute Stunden im Monat Stundenlohn 2027 ohne Änderung nötig ab 01.01.2027 Kanzlei zahlt Mehrkosten 2027
Empfang, Minijob 603 €, 10 h/Woche 43,33 13,92 € 632,67 € 633 € 360 €
ReFa in Teilzeit 1.600 €, 25 h/Woche + 1 h unbezahlt 112,67 14,20 € 1.644,93 € 1.650 € für 26 h 600 €
Werkstudent (Recherche, Ablage) 14,00 €/h, 15 h/Woche 65 14,00 € 949,00 € 14,60 €/h 468 €
Auszubildende, Beginn 08/2025 3. Jahr ab 08/2027 vereinbart 900 € – – 921 € (ab 08/2027) 921 € 105 € (5 Monate)

Stunden im Monat = Wochenstunden × 13 : 3. Was die Prüfung zeigt:

  • Minijob: 603 Euro waren 2026 richtig, 2027 sind sie zu wenig. Mit 633 Euro liegt die Kanzlei genau auf der Grenze; jede geplante Mehrstunde macht daraus einen Midijob. Mit 30 Prozent Pauschalabgaben kostet die Anpassung 468 Euro im Jahr.
  • ReFa: Auf dem Papier 14,77 Euro je Stunde (dieselben 1.600 Euro für halbtags 20 Stunden wären 18,46 Euro). Die Stunde, die sie jede Woche für die Post länger bleibt, drückt den Lohn unter 14,60 Euro. Die Kanzlei schreibt 26 Stunden in den Vertrag und zahlt 1.650 Euro (Übergangsbereich).
  • Werkstudent: Der Stundenlohn steigt auf 14,60 Euro. Obwohl er über 633 Euro verdient, wird er nicht wie ein gewöhnlicher Midijob abgerechnet: Für ihn gilt das Werkstudentenprivileg: Zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen keine Beiträge an, zur Rentenversicherung schon.
  • Auszubildende: Die Vergütung für das dritte Jahr stand seit Vertragsschluss fest und war für ihren Jahrgang von Anfang an zu niedrig: 21 Euro unter der Mindestvergütung.

Zusammen zahlt die Kanzlei 2027 1.641 Euro mehr: 1.533 Euro brutto und 108 Euro Pauschalabgaben, ohne Arbeitgeberbeiträge für ReFa, Werkstudent und Auszubildende. Die Prüfung dauert hier etwa zwei Bürostunden, 30 Minuten je Person, weil jede betroffen ist. Das sind 54 Euro bei 27 Euro je Bürostunde: Personalkosten einer ReFa halbtags aus dem Stundensatz, 23.520 Euro im Jahr für 219 Arbeitstage mal 4 Stunden, also 876 Stunden. Die Vorlage zeigt für die drei Beschäftigten ohne die Auszubildende die genauen Mindestbeträge, zusammen 1.470,01 Euro; die Kanzlei rundet auf volle Beträge auf. Die Summe gehört in die Personalkosten in der Finanzplanung.

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

In einer Sozietät oder Partnerschaft ist in der Regel die Gesellschaft Arbeitgeberin, weil sie die Arbeitsverträge schließt, nicht der einzelne Partner (Geringfügigkeits-Richtlinien, 2.1.1). In einer Bürogemeinschaft ist dagegen in der Regel jede Anwältin Arbeitgeberin ihrer eigenen Beschäftigten. Das hat drei Folgen:

  • Wer entscheidet: Der für Personal zuständige Partner gibt die Anpassungen frei, das Lohnbüro rechnet, die Büroleitung liefert die tatsächlichen Stunden. Legen Sie fest, wer die Prüfung jedes Jahr im Herbst anstößt, und tragen Sie den Termin in die Aufgabenliste ein; sonst fällt sie zwischen Partnern und Büroleitung durch. Wer welche Aufgabe hat, gehört zu den Rollen im Büro.
  • Zusammenrechnen: Arbeitet jemand an zwei Standorten derselben Gesellschaft je einen Minijob, ist das ein einziges Beschäftigungsverhältnis; die Entgelte werden zusammengerechnet (Geringfügigkeits-Richtlinien, 2.1.1).
  • Lohnabstand: Der Mindestlohn steigt um rund 5 Prozent. Wer bisher 15 Euro je Stunde verdient, liegt danach nur noch 40 Cent über der Aushilfe. Das Gesetz verlangt hier keine Anhebung; anders nur, wenn ein Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag das vorsieht. Ob die Kanzlei den Abstand hält, ist eine Gehaltsentscheidung, und sie kann mehr kosten als der Mindestlohn selbst: Fünf Beschäftigte mit 25 Wochenstunden, die je 50 Cent mehr bekommen, sind 3.250 Euro im Jahr, ohne Arbeitgeberbeiträge, mehr als Minijobs und Werkstudenten in der Größenordnung unten (2.652 Euro). Sehen Sie dafür die Gehaltsliste der Kanzlei bis etwa 17 Euro je Stunde durch (unser Vorschlag).

Größenordnung für eine Kanzlei mit zehn Berufsträgern und 18 Beschäftigten, darunter drei Minijobs zu 603 Euro (Empfang, Post, Reinigung) und zwei Werkstudenten mit 20 Wochenstunden zu 14,00 Euro:

  • Minijobs auf 633 Euro: 3 × 360 Euro × 1,30 = 1.404 Euro im Jahr.
  • Werkstudenten: je Werkstudent 86,67 Stunden im Monat × 0,60 Euro = 52 Euro im Monat, für beide zusammen 1.248 Euro im Jahr, ohne Arbeitgeberbeiträge.
  • Prüfung: 18 Personen à 15 Minuten = 4,5 Bürostunden, 121,50 Euro; weniger je Person als im Fall, weil die meisten in Vollzeit nur kurz durchzusehen sind (Schätzung).

Zusammen 2.773,50 Euro. Dazu kommen die Auszubildenden, je nach Jahrgang, und ein gehaltener Lohnabstand.

Haftung: Nachzahlungen von Lohn und Beiträgen schuldet die Gesellschaft; bei GbR und Partnerschaft haften die Partner persönlich mit (§ 721 BGB, § 8 Abs. 1 PartGG), auch in der PartG mbB, deren Beschränkung nur für Berufsfehler gilt (§ 8 Abs. 4 PartGG). Die vorgeschriebene Berufshaftpflichtversicherung (§ 51 BRAO, für Gesellschaften § 59n BRAO) ist für Vermögensschäden aus der Beratung und Vertretung da; Lohn und Beiträge sind eigene Zahlungspflichten der Arbeitgeberin. Was Ihr Vertrag im Einzelnen deckt, steht in den Versicherungsbedingungen.

Wie weit das zurückreicht: Lohnansprüche verjähren regelmäßig in drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§ 199 Abs. 1 BGB); Beitragsansprüche in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig wurden, bei Vorsatz in dreißig (§ 25 Abs. 1 SGB IV). Die Deutsche Rentenversicherung prüft jeden Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Den Anteil der Beschäftigten darf die Kanzlei danach nur bei den drei nächsten Lohnzahlungen abziehen, später nur ohne eigenes Verschulden (§ 28g SGB IV); eine Nachforderung trägt sie deshalb meist ganz.

Prüfliste Personal 2027

Die vollständige Liste mit dreizehn Punkten, Zuständigkeit und Zeitpunkt steht in der Vorlage.

☐ Jeder Stundenlohn ab 01.01.2027 mindestens 14,60 Euro, auch Empfang, Boten, Reinigung und Aushilfen.

☐ Feste Monatsbeträge auf Stunden zurückgerechnet: Monatsbetrag geteilt durch (Wochenstunden × 13 : 3).

☐ Regelmäßige Mehrstunden bezahlt, soweit das Monatsgehalt sie nicht mit 14,60 Euro je Stunde abdeckt, oder auf ein schriftlich vereinbartes Arbeitszeitkonto gebucht und binnen zwölf Monaten ausgeglichen.

☐ Minijobs: regelmäßig höchstens 633 Euro im Monat, im Jahr höchstens 7.596 Euro (Jahresbetrachtung), feste Wochenstunden, keiner neben einer Hauptbeschäftigung in derselben Kanzlei (Ausnahme: Auszubildende mit eigenem Minijob-Vertrag); neue Prognose zu den Entgeltunterlagen.

☐ Stundenzettel für jeden Minijobber, binnen sieben Tagen, zwei Jahre aufbewahrt.

☐ Auszubildende: Vergütung je Ausbildungsjahr mit der Tabelle des Beginnjahres verglichen.

☐ Beschäftigte, deren Gehalt oder Stunden sich ändern, spätestens am Tag der Änderung schriftlich informiert (§ 3 NachwG, siehe Was Sie jetzt tun).

Was sonst zum Jahreswechsel im Personal ansteht, etwa der Hinweis auf verfallenden Urlaub, steht unter Personal zum Jahresende.

Wo das nicht passt

„Bei uns verdient niemand so wenig.“ Für Fachangestellte in Vollzeit meist richtig. Nach unserer Einschätzung findet die Prüfung aber seltener zu niedrige Stundenlöhne in Verträgen als Monatsbeträge, die seit Jahren gleich sind, Stunden, die nicht im Vertrag stehen, und Ausbildungsvergütungen, die bei Vertragsschluss für das dritte Jahr festgelegt wurden. Im Fall oben war jede der vier Personen betroffen.

Statusfragen beantwortet die Vorlage nicht. Ob eine Aushilfe kurzfristig beschäftigt ist und nicht berufsmäßig, ob ein Praktikum unter eine Ausnahme fällt, ob das Werkstudentenprivileg greift oder ob ein freier Mitarbeiter in Wahrheit angestellt ist, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel klären das die Minijob-Zentrale, die Krankenkasse oder das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung.

Verträge auch nicht. Ausschlussfristen, Arbeit auf Abruf und Arbeitszeitkonten brauchen wirksame Klauseln. Dieser Beitrag zeigt, wo die Grenzen liegen, formuliert aber keine; dafür ist ein Anwalt für Arbeitsrecht oder die Steuerberatung für die Lohnseite zuständig. Er ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Was Sie jetzt tun

  1. Büroleitung, vor der letzten Lohnabrechnung des Jahres: Vorlage herunterladen (Excel, XLSX), je Person Monatsbrutto, Vertragsstunden und tatsächliche Mehrstunden eintragen.
  2. Inhaber, eine Woche danach: Anpassungen entscheiden: Betrag anheben, Stunden senken oder Mehrstunden vertraglich fassen. In größeren Kanzleien zugleich den Lohnabstand prüfen.
  3. Inhaber, vor dem Jahreswechsel: Änderungen mit den Beschäftigten vereinbaren und an das Lohnbüro geben. Eine Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen, etwa von Gehalt oder Stunden, ist spätestens an dem Tag schriftlich mitzuteilen, an dem sie wirksam wird; ein ausgehändigter schriftlicher Änderungsvertrag ersetzt die Mitteilung (§ 3 NachwG). Textform, etwa per E-Mail, genügt, wenn Sie dabei einen Empfangsnachweis anfordern (§ 3 Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG).
  4. Lohnbüro (oder Steuerberatung), mit der ersten Abrechnung 2027: Minijob-Prognose neu, Übergangsbereich mit Faktor F 2027.
  5. Büroleitung, ab dem ersten Arbeitstag 2027: Stundenzettel für jeden Minijobber führen, auf Papier oder digital.
  6. Ausbilder, vor jedem neuen Ausbildungsjahr: Vergütung im Blatt Azubis prüfen.
  7. Inhaber, im Dezember: Mehrkosten in die Finanzplanung übernehmen.

Was in die Mitteilung an die Beschäftigten gehört (Inhalt, kein Muster):

  • ab wann die Änderung gilt, hier der 01.01.2027;
  • das neue Monatsbrutto oder der neue Stundenlohn;
  • die vereinbarten Wochenstunden, wenn sie sich ändern;
  • bei einem Wechsel vom Minijob in den Übergangsbereich: dass künftig eigene Beiträge vom Lohn abgehen;
  • bei Auszubildenden die Vergütung für das jeweilige Ausbildungsjahr.

Vorlage: Lohnprüfung 2027

Lohnprüfung 2027 herunterladen (Excel, XLSX) – keine Makros. Blätter: Werte mit Fundstellen, Lohnprüfung (Stundenlohn aus Monatsbetrag und Stunden, Minijob-Grenze, Mehrkosten), Azubis (Mindestvergütung nach Beginnjahr, Jahrgänge 2020 bis 2027), Minijob-Grenze (Stunden, Jahresbetrachtung, Abruf), Stundenzettel, Prüfliste mit dreizehn Punkten. Die Beispielzeilen sind der Fall oben; gelbe Zellen überschreiben Sie.

Die Vorlage ist ein Rechenhilfsmittel und ersetzt keine Beratung durch Steuerberatung oder Lohnbüro. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.

Quellen

Alle abgerufen am 24.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de. Dieser Beitrag wird jedes Jahr im Herbst auf die Zahlen des Folgejahres umgestellt.

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