Arbeitsanweisung KI-Nutzung: Kanzleiregeln für ChatGPT & Co. als Word-Vorlage

Auf dieser Seite: Kurzantwort · Weisung statt Vertrag · Warum Regeln nötig sind · Inhalt der Vorlage · Sieben Hinweise · Acht Wahlpunkte · Was bewusst fehlt · Download · Fall · Mehrere Berufsträger · Was Sie jetzt tun · Wo das nicht passt · Quellen

Welche Regeln braucht Ihr Team für KI? Die Kurzantwort

Was viele eine KI-Richtlinie nennen, ist in der Kanzlei am besten eine Arbeitsanweisung: Sobald jemand mit KI-Werkzeugen arbeitet, legen Sie schriftlich fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, was nie hineingehört und wer ein Ergebnis prüft, bevor es die Kanzlei verlässt. Dafür brauchen Sie keine Vertragsänderung: Eine Arbeitsanweisung der Kanzleileitung genügt, gestützt auf das Weisungsrecht des Arbeitgebers, also sein Recht, die Arbeit näher zu bestimmen (§ 106 GewO). Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei Einführung und Anwendung der Werkzeuge mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Unsere Word-Vorlage „Arbeitsanweisung KI-Nutzung“ hat neun Teile, eine Seite zum Aushängen und ein Beiblatt für die Kanzleileitung. Sie tragen die freigegebenen Werkzeuge ein, kreuzen acht Wahlpunkte an und geben die Anweisung aus.

Weisung statt Vertrag: worauf die Vorlage beruht

Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz nichts anderes festlegen (§ 106 Satz 1 GewO). Welche Werkzeuge bei der Arbeit benutzt werden und wie Ergebnisse geprüft werden, gehört zum Inhalt der Arbeitsleistung. Die Anweisung regelt nichts, was einen Vertrag braucht: keine Haftung, keine Vertragsstrafe, keine Kosten, keinen Zugriff auf private Geräte.

• Angestellte Anwältinnen und Anwälte sind in der Organisation weisungsgebunden. Die fachliche Entscheidung bleibt ihre eigene (berufliche Unabhängigkeit, § 43a Abs. 1 BRAO); die Vorlage sagt deshalb nie, wie juristisch zu entscheiden ist.
• Auszubildende müssen den Weisungen folgen, die ihnen im Rahmen der Berufsausbildung erteilt werden, die Ordnung der Ausbildungsstätte beachten und über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen wahren (§ 13 Satz 2 BBiG).
• Referendarinnen und Referendare stehen nicht in einem Arbeitsverhältnis mit der Kanzlei, sondern in einem Ausbildungsverhältnis mit dem Land. Der Anwalt hat sie zu unterweisen und anzuleiten; Gegenstand ist ausdrücklich auch „die Organisation einer Anwaltskanzlei“ (§ 59 BRAO). Die Anweisung gilt für sie als Teil dieser Anleitung, nicht als Weisung nach der Gewerbeordnung.
• Freie Mitarbeiter sind nicht weisungsgebunden. Sie bekommen die Regeln zur Kenntnis; verbindlich werden sie nur durch eine Vereinbarung.

Zwei weitere Anker: Der Verantwortliche muss dafür sorgen, dass ihm unterstellte Personen personenbezogene Daten nur auf seine Anweisung verarbeiten (Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Und das Berufsrecht verlangt, dass der Anwalt bei seinen Beschäftigten „in geeigneter Weise“ auf die Verschwiegenheit hinwirkt (§ 43a Abs. 2 Satz 5 BRAO). Die Anweisung ist ein solches Mittel. Sie ersetzt aber nicht die Verpflichtung in Textform mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen (Satz 4); eine Vorlage dafür steht im Prozesshandbuch zur Kanzleiorganisation, Teil D. Für Referendare ist diese Verpflichtung nicht nötig (Satz 7).

Die KI-Verordnung verlangt Maßnahmen, die den Aufbau von KI-Kompetenz im Team unterstützen (Art. 4 KI-VO). Eine Arbeitsanweisung kann helfen, Art. 4 zu erfüllen, zusammen mit einer Schulung in 60 Minuten; vorgeschrieben ist sie nicht. Was sonst für den KI-Einsatz gilt, steht in unserer Übersicht zu KI-Verordnung, BRAO und DSGVO.

KI-Richtlinie, Arbeitsanweisung oder Betriebsvereinbarung: der Unterschied

„Richtlinie“ ist kein Begriff des Arbeitsrechts; gemeint ist meist ein Regelwerk für den ganzen Betrieb, das der Arbeitgeber als Weisung erlässt oder mit dem Betriebsrat als Betriebsvereinbarung schließt. Eine Arbeitsanweisung erteilt die Kanzleileitung einseitig kraft Weisungsrecht; die Beschäftigten müssen nicht zustimmen. Eine Betriebsvereinbarung beschließen Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam (§ 77 Abs. 2 BetrVG). Unsere Vorlage ist keine, und das Wort „Richtlinie“ kann eine solche Rechtswirkung nahelegen. Deshalb heißt sie Arbeitsanweisung.

Warum es Regeln braucht: wie KI-Werkzeuge Fehler machen

Ein Sprachmodell erzeugt die wahrscheinlichste Fortsetzung eines Textes, keine geprüfte Auskunft. In unseren Versuchen für die KI-Schulung gab es echte Aktenzeichen mit falscher Aussage, richtige Fristdaten mit falscher Norm und einen Mandantenbrief mit umgedrehter Bedingung. Daraus folgen die Regeln 2 und 3. Und ein Werkzeug kann Anweisungen befolgen, die jemand in einem fremden Schriftsatz versteckt hat; in unserem Versuch taten die getesteten Modelle das nicht, ein Beleg für Sicherheit ist das nicht. Daraus folgt Regel 5.

Was in der Vorlage steht

Teil	Inhalt
Kopf	Kanzlei, Stand, Verantwortliche, Hinweis 1
1 Geltung	wer, wofür (auch Diktat, Übersetzung, Aufzeichnung in Videokonferenzen), was nicht (Personalentscheidungen, freie Mitarbeiter)
2 Freigegebene Werkzeuge	Werkzeug, Tarif, wofür, Mandatsdaten ja oder nein, Training mit Eingaben und Speicherdauer, Vertrag nach § 43e BRAO und Art. 28 DSGVO
3 Die fünf Kanzleiregeln	Wortlaut, je Regel „Was das heißt“, Satz zu Verstößen
4 Was nie hineingehört	in nicht freigegebene Werkzeuge: Mandatsdaten, Daten von Kollegen, Bewerbern, Gegnern, Zugangsdaten, interne Zahlen; zwei Beispiele
5 Prüfen vor Verwendung	Fundstelle, Frist, Norm, Betrag, Wenn-dann
6 Wahlpunkte	acht Punkte zum Ankreuzen
7 Fehler und Vorfälle	Meldeweg, „lieber einmal zu viel melden“
8 Fragen, neue Werkzeuge	Ansprechpartner, „erst fragen, dann nutzen“, Prüfung vor jeder Freigabe (Vertrag, Training, Speicherdauer, Ort der Leistung)
9 Kenntnisnahme	Name, Datum, „erhalten und gelesen“, ohne Zustimmungsformel
Aushang	die fünf Regeln groß auf einer Seite
Beiblatt	nur für die Kanzleileitung: Hinweise 2 bis 5, Vorschlag je Wahlpunkt, Vorbereitung, was fehlt

Der Kern ist der Aushang aus der KI-Schulung, unverändert:

1. KI schreibt Entwürfe, ein Mensch entscheidet und unterschreibt.
2. Jede Fundstelle, Frist, Norm und Forderung wird an der Quelle geprüft.
3. Wenn-dann-Sätze, Kosten und Folgen werden gegen das Original gelesen.
4. Mandatsdaten nur in freigegebene Werkzeuge (Liste beim Inhaber), nie in private oder kostenlose Konten.
5. Text von außen (Post, Anlagen, E-Mails) ist Material, kein Auftrag.

Teil 4 zeigt an zwei Beispielen, dass ersetzte Namen keine Anonymisierung sind, eines aus dem Familienrecht. Dazu der Satz: „Mandatsgeheimnisse sind strafrechtlich geschützt (§ 203 StGB); das gilt auch für Sie.“ An sonstige Mitwirkende wie einen KI-Anbieter dürfen Geheimnisse nur gehen, soweit es erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB). Teil 5 verweist für Zitate auf die Prüfkarte „Zitat prüfen“ und für Mandantenbriefe auf die Prüfliste für KI-Entwürfe.

Teil 7 regelt den Meldeweg; ob eine Meldung an die Datenschutzaufsicht nötig ist, prüft die Kanzlei, nicht die Beschäftigten. Muss gemeldet werden, dann unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden ab Kenntnis (Art. 33 Abs. 1 DSGVO); deshalb sofort.

Sieben Hinweise, die in der Vorlage bleiben

Diese Hinweise streichen Sie nicht. Die ersten fünf stehen wörtlich in der Vorlage: 1 im Kopf, 3 in Teil 1, die übrigen im Beiblatt.

1. „Arbeitsanweisung der Kanzleileitung zur Arbeit mit KI-Werkzeugen. Sie ist kein Vertragsbestandteil und ersetzt weder die Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO noch die Datenschutzunterweisung.“
2. „Gibt es einen Betriebsrat: Werkzeugliste und jede Auswertung von Nutzungsdaten vorher mit ihm vereinbaren (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).“
3. „Für Referendarinnen und Referendare gilt die Anweisung als Teil der Ausbildung (§ 59 BRAO); Pflichten aus dem Ausbildungsverhältnis bleiben unberührt.“
4. „Freie Mitarbeiter sind nicht weisungsgebunden; ihnen geben Sie die Regeln zur Kenntnis.“
5. „Die Freigabe eines Werkzeugs (Vertrag nach § 43e BRAO, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) prüft die Kanzleileitung vorher; die Liste in Teil 2 ist nur so gut wie diese Prüfung.“
6. Stand (Monat und Jahr), „Vorlage zur eigenen Anpassung, keine Rechtsberatung“ und die Nutzungsbedingungen für Vorlagen.
7. Der Titel „Arbeitsanweisung KI-Nutzung“. Markennamen wie ChatGPT stehen nur beschreibend, ohne Logo und ohne Nähe zu einem Anbieter.

Zu Hinweis 5: Der Vertrag mit dem Anbieter braucht Textform, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, die Pflicht, sich nur so weit Kenntnis von Geheimnissen zu verschaffen, wie es für den Vertrag erforderlich ist, und eine Regel zu weiteren Personen (§ 43e Abs. 3 BRAO). Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, muss der Schutz der Geheimnisse dort in der Regel vergleichbar sein (Abs. 4). Diese Prüfung nimmt Ihnen keine Vorlage ab.

Auftragsverarbeitung heißt: Ein Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung der Kanzlei, auf Grundlage eines Vertrags mit festen Inhalten (Art. 28 DSGVO).

Acht Wahlpunkte: was Sie selbst entscheiden

In Teil 6 kreuzen Sie je Punkt eine Variante an. Bei jedem Punkt steht „im Einzelfall prüfen“: Die richtige Wahl hängt von Ihren Werkzeugen und Verträgen ab. Die Spalte „Vorschlag kleine Kanzlei“ gilt ohne Betriebsrat und steht auch im Beiblatt.

Nr.	Punkt	Varianten	Vorschlag kleine Kanzlei	Worauf Sie achten
1	Allgemeine Dienste ohne Mandatsdaten	A: nur die freigegebenen Werkzeuge · B: allgemeine Dienste über ein Kanzleikonto, ohne Mandats-, Personen- und Kanzleidaten (z. B. Formulierungshilfe) · C: private Konten dafür	B	bei C Datenschutz- und Geheimnisrisiko, keine Kontrolle; bei A und B mit lizenziertem Werkzeug Betriebsrat beteiligen
2	Private Endgeräte	erlaubt · nicht erlaubt	nicht erlaubt	Datenschutz, Mitbestimmung
3	Kennzeichnung von KI-Entwürfen in der Akte	Vermerk „KI-Entwurf, geprüft von … am …“ · kein Vermerk	Vermerk	freiwillig
4	Mandatsbezogene Nutzung freigegebener Werkzeuge	nur nach Freigabe je Mandat durch den Sachbearbeiter · allgemein freigegeben	nur nach Freigabe je Mandat	§ 43e Abs. 5 BRAO, Lesart offen; die Kanzleileitung entscheidet
5	Werkzeuge mit Handlungsrechten (Agenten, Postfachzugriff)	nicht erlaubt (gilt ohne Eintrag) · einzeln freigegeben	nicht erlaubt	jede Freigabe einzeln
6	Betriebsrat	keiner · vereinbart am …	ankreuzen, was zutrifft	ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist
7	Texte für die Öffentlichkeit (Website, Newsletter)	KI-Entwürfe erlaubt, ein Mensch prüft vorher · nicht erlaubt	erlaubt, ein Mensch prüft vorher	Art. 50 Abs. 4 KI-VO: Kennzeichnung, außer ein Mensch prüft und die Kanzlei trägt die redaktionelle Verantwortung
8	Übersetzungen und Diktat mit KI-Funktion vorhandener Software	in die Werkzeugliste aufgenommen · ausgeschlossen	aufnehmen, was genutzt wird	leicht übersehen; in Einstellungen und Update-Hinweisen nachsehen

Zu Punkt 4: Für Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, verlangt § 43e Abs. 5 BRAO die Einwilligung des Mandanten. Ob ein allgemein eingesetztes KI-Werkzeug darunter fällt, ist offen, eher nein; ein Einwilligungsmuster enthält die Vorlage deshalb nicht.

Zu Punkt 5: Agenten sind Werkzeuge, die nicht nur Text liefern, sondern selbst handeln, etwa E-Mails senden, Dateien löschen oder Termine eintragen.

Zu Punkt 7: Die Pflicht zur Kennzeichnung (Art. 50 Abs. 4 KI-VO) betrifft KI-Texte, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Sie entfällt, wenn ein Mensch den Text geprüft hat und die Kanzlei die redaktionelle Verantwortung trägt. Schriftsätze und Mandantenbriefe betrifft sie nicht.

Was bewusst fehlt und warum

Eine Arbeitsanweisung trägt nur, was das Weisungsrecht trägt. Deshalb fehlen (die Begründungen stehen auch im Beiblatt):

• Vertragsklauseln: Vertragsstrafe, Haftungs- oder Regressregel, Klauseln für Arbeitsverträge oder freie Mitarbeiter, Muster-Betriebsvereinbarung. Für Schäden bei der Arbeit gelten ohnehin Grundsätze der Rechtsprechung: Beschäftigte haften je nach Grad des Verschuldens nicht, anteilig oder voll (innerbetrieblicher Schadensausgleich).
• Sanktionen: Folgen sind eine Frage des Einzelfalls; die Vorlage enthält nur den Satz „Verstöße können arbeitsrechtliche Folgen haben.“
• Kontrolle: keine Auswertung von Nutzungsverläufen, keine Stichproben in Konten (Mitbestimmung, Beschäftigtendatenschutz).
• Privates: kein Zugriff auf private Geräte oder Konten, keine Pflicht zu ihrer Nutzung; keine Regeln zu Pausen (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), zur Privatnutzung (Ordnung im Betrieb: Weisung möglich nach § 106 Satz 2 GewO, aber mitbestimmt nach Nr. 1) oder zum Verhalten außerhalb der Arbeit (nicht vom Weisungsrecht gedeckt).
• Einwilligungen: weder von Beschäftigten (Freiwilligkeit fraglich, Art. 7 Abs. 4 und Art. 88 DSGVO) noch von Mandanten nach § 43e Abs. 5 BRAO (offene Rechtsfrage).
• Personalentscheidungen: KI bei Bewerberauswahl und Leistungsbewertung ist in der Regel ein Hochrisiko-Einsatz nach Anhang III KI-VO, für den ab 2. Dezember 2027 besondere Pflichten gelten; Teil 1 schließt sie aus.
• Referendariat: nichts zu Prüfungsleistungen oder Pflichten gegenüber dem Oberlandesgericht (Landesrecht).
• Versprechen: keine Wörter wie „rechtssicher“, „DSGVO-konform“ oder „erfüllt Art. 4“; zum Namen der Vorlage siehe oben.

Download: Arbeitsanweisung KI-Nutzung

Arbeitsanweisung KI-Nutzung herunterladen (Word, ohne Makros): arbeitsanweisung-ki-nutzung-kanzlei.docx

Kopf und Teile 1 bis 9 für alle, eine Seite zum Aushängen, dazu das Beiblatt für die Kanzleileitung mit unserem Vorschlag je Wahlpunkt, das Sie vor der Ausgabe entfernen. Felder zum Ausfüllen stehen in eckigen Klammern. Sie dürfen die Vorlage kostenlos verwenden und anpassen; es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen.

Fall: Einführung in einer Einzelkanzlei

Erfundenes Beispiel. Eine Kanzlei für Bau- und Architektenrecht in Freiburg: Inhaber Rechtsanwalt K., zwei Rechtsanwaltsfachangestellte, eine Auszubildende, eine Referendarin in der Anwaltsstation (dem Ausbildungsabschnitt bei einem Anwalt), dazu ein freier Mitarbeiter für Vergaberecht. Die Kanzlei nutzt einen Chat-Assistenten im Teamtarif, für den ein Vertrag nach § 43e BRAO und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegen, und die KI-Funktion ihrer Diktatsoftware.

Der Anlass: Die Referendarin fragt, ob sie die Klageerwiderung in einem Bauprozess in den Chat-Assistenten laden darf, um die Replik vorzubereiten. Eine Fachangestellte hat die französische E-Mail eines Subunternehmers mit einem kostenlosen Dienst übersetzt. Eine Regel gab es nicht.

Die Entscheidungen: K. füllt Teil 2 aus und kreuzt in Teil 6 unseren Vorschlag an (kein Betriebsrat); Website-Texte prüft er selbst. Übersetzungen laufen künftig über den Chat-Assistenten im Teamtarif, bei Mandatsbezug nach Freigabe je Mandat; die Diktatfunktion kommt in die Liste (Punkt 8). Weil die übersetzte E-Mail Namen und Baustelle der Mandantin enthielt, lässt K. prüfen, ob eine Meldung nach Art. 33 DSGVO nötig ist.

Die Ausgabe: In 30 Minuten geht K. die fünf Regeln und Teil 4 durch; die drei Mitarbeiterinnen und die Referendarin unterschreiben Teil 9. Die Referendarin bekommt die Anweisung als Teil ihrer Anleitung. Für die Replik gibt K. das Mandat frei; ob er dafür die Einwilligung der Mandantin einholt, entscheidet er mit (§ 43e Abs. 5 BRAO, offen, siehe Punkt 4). Vor dem Hochladen nimmt die Referendarin heraus, was das Werkzeug für die Aufgabe nicht braucht, etwa Anschriften und Kontodaten (§ 43e Abs. 1 BRAO: nur soweit erforderlich). Unterschreiben wird K. selbst (Regel 1). Der freie Mitarbeiter erhält die Regeln zur Kenntnis.

Der Aufwand:

Wer	Stunden	Satz	Betrag
K.: Vorlage lesen und ausfüllen 1,5 h, Verträge der zwei Werkzeuge nachsehen 0,5 h, Besprechung 0,5 h	2,5	167 €	417,50 €
drei Mitarbeiterinnen: Besprechung je 0,5 h	1,5	27 €	40,50 €
zusammen	4		458,00 €

167 € ist der Ziel-Stundensatz aus unserer Rechnung zu den Kosten einer Stunde, also Umsatz, der in dieser Zeit nicht entsteht; 27 € kostet eine Bürostunde. Die Referendarin ist nicht gerechnet, ausgegeben hat die Kanzlei nichts.

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

Wer entscheidet: Die Partnerversammlung beschließt Werkzeugliste und Wahlpunkte. Ein benannter Partner verantwortet die Liste, ist Ansprechpartner (Teile 7 und 8) und sammelt die Kenntnisnahmen. Angestellte Anwälte entscheiden fachlich weiter selbst.

Betriebsrat: Ab in der Regel fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, von denen drei wählbar sind, kann einer gewählt werden (§ 1 Abs. 1 BetrVG). Gibt es einen, vereinbaren Sie die Werkzeugliste vorher mit ihm: Ein lizenziertes Werkzeug mit Benutzerkonten und Verlauf ist regelmäßig eine technische Einrichtung, die Verhalten oder Leistung überwachen kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Mitbestimmt sind Einführung und Anwendung des Werkzeugs als technische Einrichtung, etwa welche Nutzungsdaten es speichert und wer sie einsehen kann; Regeln zur Arbeit selbst wie die fünf Kanzleiregeln sind es nicht.

Verschwiegenheit: Üben Sie den Beruf gemeinsam aus und besteht zu den Beschäftigten ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis, genügt der Nachweis, dass einer der Partner die Verpflichtung nach § 43a Abs. 2 Satz 4 BRAO vorgenommen hat (Satz 8).

Rechenbeispiel: zehn Berufsträger, davon vier Partner, acht Mitarbeitende, zwei Referendare.

Posten	Berufsträger-Stunden	Mitarbeiter-Stunden
Vorlage ausfüllen, Verträge der Werkzeuge nachsehen (verantwortlicher Partner)	3	–
Beschluss in der Partnerversammlung (vier Partner je 15 Minuten, wie in der KI-Schulung)	1	–
Vorstellung in zwei Runden zu je 30 Minuten; jede Person sitzt in einer Runde (je 0,5 h)	5	4
zweite Runde für den vortragenden Partner	0,5	–
Kenntnisnahmen einsammeln und ablegen (Büroleitung)	–	1
Summe	9,5 × 167 € = 1.586,50 €	5 × 27 € = 135,00 €

Zusammen sind das 14,5 Stunden und 1.721,50 €, rund 172 € je Berufsträger. Die Zeit der Referendare ist nicht gerechnet. Mit Betriebsrat kommt die Vereinbarung dazu; rechnen Sie dafür etwa zwei weitere Partnerstunden (334 €), wir nehmen das an.

Haftpflicht: Ob der KI-Einsatz gedeckt ist, fragen Sie Ihren Versicherer schriftlich (mehr dazu in der KI-Schulung); Anweisung und Kenntnisnahmen zeigen ihm, was Sie geregelt haben.

Anders als in der Einzelkanzlei: Referendare und Neuzugänge kommen laufend; machen Sie die Ausgabe zum festen Schritt der Einarbeitung.

Was Sie jetzt tun

1. Inhaberin oder Inhaber, diese Woche: feststellen, welche KI genutzt wird, auch privat und in vorhandener Software (Bestandsliste der KI-Werkzeuge).
2. Inhaberin oder Inhaber, vor der Ausgabe: die Verträge der Werkzeuge prüfen (§ 43e BRAO, Art. 28 DSGVO, Training, Speicherdauer) und die Vorlage herunterladen (Word); Teil 2 ausfüllen.
3. Kanzleileitung oder Partnerversammlung, in derselben Woche: die acht Wahlpunkte ankreuzen, Meldeweg und Ansprechpartner eintragen.
4. Mit Betriebsrat, vor der Ausgabe: Werkzeugliste mit ihm vereinbaren und das Datum in Punkt 6 eintragen.
5. Inhaberin oder Inhaber, in einer Besprechung von 30 Minuten: Beiblatt entfernen, Anweisung ausgeben, Kenntnisnahme unterschreiben lassen; freie Mitarbeiter bekommen die Regeln zur Kenntnis.
6. Büroleitung, am selben Tag: die Seite „Aushang“ aufhängen, Kenntnisnahmen ablegen; bei jedem Neuzugang und jeder neuen Referendarin nachholen.
7. Inhaberin oder Inhaber, bei jedem neuen Werkzeug, sonst einmal im Jahr: Liste und Stand aktualisieren und das Team schulen.

Wo das nicht passt und was dagegen spricht

„Ein Blatt Papier verhindert keinen Fehler.“ Richtig. Die Anweisung wirkt nur mit geprüfter Werkzeugliste, Schulung und Menschen, die tatsächlich prüfen. Sie schafft aber Klarheit und ist eine Maßnahme nach Art. 32 Abs. 4 DSGVO und § 43a Abs. 2 Satz 5 BRAO.

„Dann verbieten wir KI einfach.“ Das geht: Variante A mit leerer Liste. Dann müssen Sie aber auch die KI-Funktionen in Diktat-, Übersetzungs- und Schreibprogrammen abschalten (Punkt 8). Und wer nichts erlaubt, erfährt nicht, was trotzdem genutzt wird.

Wo die Vorlage nicht passt: überall dort, wo Sie etwas aus dem Abschnitt Was bewusst fehlt regeln wollen; dafür brauchen Sie anwaltliche Beratung im Arbeits- oder Berufsrecht.

Wir überprüfen diesen Beitrag, sobald sich § 43e BRAO, § 87 BetrVG oder Art. 4 und Art. 50 KI-VO ändern oder sich ein Gericht oder die BRAK zu § 43e Abs. 5 und KI-Werkzeugen äußert.

Quellen

Alle abgerufen am 26.10.2026.

• § 106 GewO, § 13 BBiG
• § 43a BRAO, § 43e BRAO, § 59 BRAO, § 203 StGB
• § 1 BetrVG, § 77 BetrVG, § 87 BetrVG
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 7 Abs. 4, Art. 28, Art. 32 Abs. 4, Art. 33 Abs. 1, Art. 88
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 Abs. 4, Anhang III Nr. 4
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI): Art. 4 und Art. 113 Abs. 3 KI-VO neue Fassung