Was muss in der Kostennote eines Anwalts stehen, damit der Mandant zahlen muss? Die Berechnung nach § 10 RVG nennt jede Gebühr mit Betrag, kurzer Bezeichnung und Nummer des Vergütungsverzeichnisses, bei Wertgebühren den Gegenstandswert, dazu die Auslagen und die erhaltenen Vorschüsse. Sie muss dem Auftraggeber in Textform zugehen; eine Unterschrift verlangt das Gesetz seit Juli 2024 nicht mehr. Für die Umsatzsteuer kommen die Angaben nach § 14 UStG hinzu. Unsere Prüfliste Kostennote (Excel, XLSX) fasst beides in 28 Punkten zusammen, rechnet nach und zeigt eine ausgefüllte Beispiel-Kostennote.
Auf dieser Seite: Warum die Kostennote zählt · Pflichtangaben · Fall · Privatmandantin · 13 typische Fehler · E-Rechnung · Einzelkanzlei · Mehrere Berufsträger · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Prüfliste
Warum ohne Kostennote kein Geld fließt
Die Kostennote ist die Berechnung der Vergütung, die der Anwalt seinem Auftraggeber mitteilt. Ohne sie kann er die Vergütung nicht fordern: Der Anwalt kann die Vergütung „nur aufgrund einer von ihm oder auf seine Veranlassung dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung fordern“ (§ 10 Abs. 1 Satz 1 RVG). Fällig wird die Vergütung schon vorher, wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendet ist (§ 8 Abs. 1 RVG). Die Angelegenheit ist dabei der Rahmen, in dem die Gebühren nur einmal entstehen (§ 15 Abs. 2 RVG); ein Auftrag kann mehrere Angelegenheiten umfassen, etwa die außergerichtliche Abwehr einer Forderung. Fällig ist also nicht dasselbe wie einforderbar.
Textform statt Unterschrift seit Juli 2024
Bis Juli 2024 musste der Anwalt die Berechnung unterzeichnen. Seit dem 17.07.2024 genügt Textform (Art. 35 des Gesetzes zur weiteren Digitalisierung der Justiz vom 12.07.2024, BGBl. 2024 I Nr. 234). Textform heißt: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist (§ 126b BGB). Ein PDF per E-Mail oder über das beA genügt also dem RVG. Viele Muster im Netz verlangen noch die Unterschrift; das ist überholt. Ob Sie die Rechnung per E-Mail schicken dürfen, ist eine zweite, steuerliche Frage (Pflichtangaben).
Die Verjährung wartet nicht. „Der Lauf der Verjährungsfrist ist von der Mitteilung der Berechnung nicht abhängig“ (§ 10 Abs. 1 Satz 2 RVG). Die Frist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Entstanden ist die Vergütung nach herrschender Lesart mit der Fälligkeit. Wer die Kostennote liegen lässt, gewinnt keine Zeit, er verliert sie (Fall).
Dieser Beitrag behandelt die gesetzliche Vergütung. Was bei Stundensatz oder Pauschale zu vereinbaren ist, steht im Beitrag zur Vergütungsvereinbarung; wie Sie Ihren Stundensatz ausrechnen, in Stundensatz kalkulieren.
Pflichtangaben: § 10 RVG und § 14 UStG nebeneinander
Eine Kostennote (RVG-Rechnung) erfüllt zwei Regelwerke. § 10 RVG regelt, was der Mandant sehen muss, damit er zahlen muss. § 14 UStG regelt, was eine Rechnung im Steuerrecht enthält, vor allem damit ein Unternehmer-Mandant die Vorsteuer, also die ihm berechnete Umsatzsteuer, vom Finanzamt zurückholen kann. Fehlt eine RVG-Angabe, ist die Vergütung nicht einforderbar. Fehlt eine UStG-Angabe, bleibt sie einforderbar; der Mandant kann aber eine berichtigte Rechnung verlangen.
| Angabe | § 10 Abs. 2 RVG | § 14 Abs. 4 UStG |
|---|---|---|
| Betrag jeder einzelnen Gebühr | Pflicht | Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt |
| Kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands (z. B. „Geschäftsgebühr“) | Pflicht | Art und Umfang der Leistung |
| Nummer des Vergütungsverzeichnisses (VV) je Gebühr und Auslage | Pflicht | – |
| Gegenstandswert bei Wertgebühren | Pflicht | – |
| Auslagen mit Bezeichnung; Post und Telekommunikation als Gesamtbetrag genügen | Pflicht | – |
| Erhaltene Vorschüsse | Pflicht | mit Steuerbetrag abzusetzen (Abs. 5 Satz 2) |
| Name und Anschrift von Kanzlei und Mandant | Person des Erklärenden (Textform) | Pflicht (Nr. 1) |
| Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer | – | Pflicht (Nr. 2 bis 4) |
| Zeitpunkt der Leistung | – | Pflicht (Nr. 6) |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Umsatzsteuer als Auslage (Nr. 7008 VV) | Pflicht (Nr. 8) |
Das Vergütungsverzeichnis ist die Anlage 1 zum RVG; jede Gebühr und jede Auslage hat dort eine Nummer. Der Gegenstandswert ist der Wert, nach dem sich eine Wertgebühr richtet. Den Gebührensatz (etwa 1,3) nennt § 10 Abs. 2 RVG nicht ausdrücklich. Ohne ihn kann der Mandant die Gebühr aber nicht nachrechnen; geben Sie ihn an.
Verbraucher oder Unternehmer? Für § 10 RVG macht das keinen Unterschied. Im Steuerrecht schon: Eine Rechnung binnen sechs Monaten schuldet die Kanzlei vor allem bei Leistungen an Unternehmer für deren Unternehmen und an juristische Personen; dazu kommen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Die Begriffe decken sich nicht ganz mit denen des BGB (§§ 13, 14 BGB).
Rechnung per E-Mail braucht die Zustimmung des Empfängers, soweit keine E-Rechnung vorgeschrieben ist (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Fragen Sie danach bei der Mandatsannahme.
Welche Tabelle? Für Aufträge ab dem 01.06.2025 gilt die Gebührentabelle der Anlage 2 RVG in der Fassung BGBl. 2025 I Nr. 109. Wurde der unbedingte Auftrag vor einer Gesetzesänderung erteilt, gilt das bisherige Recht (§ 60 Abs. 1 RVG). Maßgeblich ist also das Datum des Auftrags, nicht das der Kostennote.
Fall: eine Kostennote über 20.000 Euro
Beispiel, erfunden. Eine Kanzlei in Kassel mit zwei Anwältinnen und einer Rechtsanwaltsfachangestellten (ReFa) arbeitet überwiegend im Baurecht. Im März 2026 beauftragt ein Bauunternehmen (GmbH) die Kanzlei, eine Werklohnforderung über 20.000 Euro außergerichtlich abzuwehren. Die Kanzlei fordert einen Vorschuss von 500,00 Euro brutto an (§ 9 RVG) und stellt darüber eine Rechnung; das Unternehmen zahlt. Im September 2026 nimmt die Gegenseite die Forderung zurück, die Angelegenheit ist beendet.
Erste Fassung. Die ReFa nimmt die alte Word-Vorlage. Darin stehen „Geschäftsgebühr 1.133,60 Euro“, „Auslagen 226,72 Euro“, Umsatzsteuer auf 1.360,32 Euro, abzüglich 500,00 Euro, zu zahlen 1.118,78 Euro. Die Buchhaltung des Mandanten schickt die Rechnung zurück: Nummer im Vergütungsverzeichnis, Gegenstandswert und Leistungszeitraum fehlen, die Pauschale ist höher als erlaubt, und die Umsatzsteuer steht in voller Höhe da, obwohl 79,83 Euro davon schon mit der Vorschussrechnung ausgewiesen waren. Die Kanzlei hätte die 79,83 Euro damit ein zweites Mal ausgewiesen und schuldet ausgewiesene Steuer, bis sie die Rechnung berichtigt (§ 14c Abs. 1 UStG); abziehen darf das Unternehmen nur die gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 Abs. 1 UStG).
Zweite Fassung. Gegenstandswert 20.000 Euro, Auftrag nach dem 01.06.2025. Der Wert liegt in der Tabellenstufe „bis 22.000 Euro“, die volle Gebühr (1,0) beträgt 872,00 Euro (Anlage 2 RVG). Die Geschäftsgebühr ist mit 1,3 angesetzt, weil die Tätigkeit weder umfangreich noch schwierig war; mehr als 1,3 darf die Kanzlei nur dann fordern (Nr. 2300 VV RVG, Anmerkung Abs. 1).
| Position | VV-Nr. | Betrag |
|---|---|---|
| Geschäftsgebühr 1,3 aus 20.000 € (872,00 € × 1,3) | 2300 | 1.133,60 € |
| Pauschale für Post und Telekommunikation (20 %, höchstens 20 €) | 7002 | 20,00 € |
| Zwischensumme netto | 1.153,60 € | |
| Umsatzsteuer 19 % | 7008 | 219,18 € |
| Gesamtbetrag brutto | 1.372,78 € | |
| abzüglich Vorschuss netto | −420,17 € | |
| abzüglich Umsatzsteuer auf den Vorschuss | −79,83 € | |
| Restbetrag (netto 733,43 € + Umsatzsteuer 139,35 €) | 872,78 € |
Die Pauschale wäre mit 20 % 226,72 Euro, sie ist auf 20,00 Euro gedeckelt (Nr. 7002 VV RVG). Der Vorschuss von 500,00 Euro enthält 420,17 Euro netto und 79,83 Euro Steuer; beide setzt die Endrechnung getrennt ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Die erste Fassung verlangte 246,00 Euro zu viel: 206,72 Euro Pauschale und 39,28 Euro Steuer darauf.
Über den Positionen nennt die zweite Fassung Kanzlei und Mandant mit Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, die Angelegenheit, den Leistungszeitraum März bis September 2026 und die zuständige Anwältin. Das ausgefüllte Beispiel steht im Blatt „Beispiel Kostennote“ der Prüfliste, die Rechnung im Blatt „Nachrechnen“.
Die Vergütung wurde im September 2026 fällig. Die Verjährung beginnt mit Ablauf des Jahres 2026 und endet mit Ablauf des 31.12.2029, gleich wann die Kostennote hinausgeht.
Zweiter Fall: Privatmandantin mit Rechtsschutz
Beispiel, erfunden. Eine Einzelanwältin in Leipzig wehrt für eine Privatfrau außergerichtlich die Forderung eines Möbelhändlers über 3.000 Euro aus einem Kaufvertrag ab; Gegenstandswert ist der geforderte Betrag. Die Mandantin hat eine Rechtsschutzversicherung, die Deckung zugesagt hat. Die Kostennote: Geschäftsgebühr 1,3 aus 3.000 Euro (235,50 × 1,3) 306,15 Euro, Pauschale 20,00 Euro (20 % wären 61,23 Euro), netto 326,15 Euro, Umsatzsteuer 61,97 Euro, zusammen 388,12 Euro.
Drei Unterschiede zum ersten Fall: Die Mandantin ist Verbraucherin, eine Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG besteht nicht; die Kostennote nach § 10 RVG braucht die Anwältin trotzdem, um fordern zu können. Die Pflichtangaben nach UStG schaden nicht; die Anwältin nutzt dieselbe Vorlage. Und die Kostennote geht an die Mandantin als Auftraggeberin, nicht an den Versicherer (§ 10 Abs. 1 Satz 1 RVG); die Deckungszusage ändert nicht, wer die Berechnung erhält. Der Versicherer bekommt eine Abschrift.
Die 13 typischen Fehler
| Nr. | Fehler | Folge | Grundlage |
|---|---|---|---|
| 1 | Pauschalbetrag „für anwaltliche Tätigkeit“ ohne Gebührentatbestand und VV-Nummer | nicht einforderbar, bis berichtigt | § 10 Abs. 2 RVG |
| 2 | Gegenstandswert fehlt bei Wertgebühren | wie Nr. 1 | § 10 Abs. 2 RVG |
| 3 | Vorschuss fehlt oder falsch abgezogen, Steuer doppelt ausgewiesen | Berechnung unvollständig; Kanzlei schuldet die doppelt ausgewiesene Steuer, bis sie berichtigt | § 10 Abs. 2 RVG, § 14 Abs. 5 Satz 2, § 14c Abs. 1 UStG |
| 4 | Gebührentabelle passt nicht zum Auftragsdatum | Betrag falsch | § 60 Abs. 1 RVG |
| 5 | Pauschale Nr. 7002 über 20 €, mehrfach in derselben Angelegenheit oder neben Nr. 7001 | überhöhte Auslagen | Nr. 7001, 7002 VV RVG |
| 6 | Dokumentenpauschale für Kopien zur Unterrichtung des Mandanten unter 101 Seiten | nicht ersatzfähig | Nr. 7000 VV RVG |
| 7 | Kostennote nur an Rechtsschutzversicherer oder Gegner | dem Auftraggeber nicht mitgeteilt | § 10 Abs. 1 RVG |
| 8 | Kostennote liegen gelassen | Forderung verjährt trotzdem | § 10 Abs. 1 Satz 2 RVG |
| 9 | Steuernummer, Leistungszeitpunkt oder Rechnungsnummer fehlen | Mandant verlangt Berichtigung | § 14 Abs. 4 UStG |
| 10 | PDF per E-Mail ohne Zustimmung | steuerlich nicht ordnungsgemäß übermittelt | § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG |
| 11 | Auf Unterschrift gewartet, oder Datei ohne Namen des Erklärenden | Zeitverlust, ohne Namen keine Textform | § 10 Abs. 1 Satz 1 RVG, § 126b BGB |
| 12 | Geschäftsgebühr über 1,3, obwohl die Tätigkeit weder umfangreich noch schwierig war | Streit über die Höhe | Nr. 2300 VV RVG |
| 13 | Umsatzsteuer berechnet, obwohl die Kanzlei Kleinunternehmerin ist | Steuer zu Unrecht ausgewiesen; die Kanzlei schuldet sie trotzdem (§ 14c Abs. 2 UStG) | Nr. 7008 VV RVG |
Fehler 5 und 6 entstehen oft aus alten Vorlagen: Die Pauschale ersetzt die Einzelabrechnung der Post- und Telekommunikationsentgelte und kann in jeder Angelegenheit einmal gefordert werden (Nr. 7002 VV RVG, Anmerkung Abs. 1). Kopien zur Unterrichtung des Auftraggebers sind erst ab der 101. Seite ersatzfähig (Nr. 7000 Nr. 1 Buchstabe c VV RVG), andere Kopien nur, wenn der Mandant damit einverstanden war (Buchstabe d). Kleinunternehmerin (Fehler 13) ist eine Kanzlei, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet; ihre Umsätze sind dann steuerfrei, sie weist keine Umsatzsteuer aus (§ 19 Abs. 1 UStG). Hat sie auf diese Regel verzichtet, berechnet sie Umsatzsteuer wie jede andere Kanzlei (§ 19 Abs. 3 UStG).
E-Rechnung: was sich am Format ändert
Für Unternehmer-Mandanten kommt eine Formfrage hinzu. Wann die Kostennote als E-Rechnung im strukturierten Format gehen muss, hängt vom Jahr der Leistung, vom Tag, an dem die Rechnung hinausgeht, und vom Vorjahresumsatz der Kanzlei ab (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine Kostennote an einen Unternehmer-Mandanten für eine Leistung aus 2026, die erst ab 01.01.2027 hinausgeht, muss eine E-Rechnung sein, gleich wie hoch der Umsatz der Kanzlei ist (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG); ausgenommen sind Rechnungen bis 250 Euro. Stichtage und Entscheidungsweg stehen im Beitrag E-Rechnung in der Kanzlei. Am Inhalt ändert sich nichts: Auch der Datensatz braucht jede Angabe aus § 10 RVG, jede Gebühr als eigene Position.
Kurzspur für die Einzelanwältin
Prüfen Sie einmal Ihre Vorlage in der Kanzleisoftware oder in Word gegen die 28 Punkte, etwa eine halbe Stunde. Danach genügen bei jeder Kostennote fünf Blicke:
- Gegenstandswert, Gebührensatz und VV-Nummer bei jeder Gebühr?
- Pauschale höchstens 20 Euro und nur einmal je Angelegenheit?
- Vorschuss netto und Steuer getrennt abgezogen?
- Geht sie an den Auftraggeber, und ist die Zustimmung zur E-Mail vermerkt?
- Fälligkeit und Ende der Verjährung im Fristenkalender?
Schreiben Sie die Kostennote am Tag, an dem die Angelegenheit endet; mehr zum schnellen Abrechnen im Beitrag zur Liquidität.
In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern
Wer gibt frei: Weil keine Unterschrift mehr nötig ist, kann die Buchhaltung die Kostennote versenden, wenn der Anwalt den Versand veranlasst hat („auf seine Veranlassung“, § 10 Abs. 1 Satz 1 RVG). Legen Sie fest, wer die Kostennote freigibt, und halten Sie Name und Datum fest; die Prüfliste hat dafür ein Feld. Ist die Sozietät Vertragspartnerin des Mandanten, steht sie dem Rechtsanwalt gleich (§ 1 Abs. 1 Satz 3 RVG) und teilt die Berechnung in eigenem Namen mit; nennen Sie sie als Erklärende und dazu die zuständige Anwältin oder den zuständigen Anwalt.
Eindeutige Nummern: Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig vergeben sein; das Gesetz lässt eine oder mehrere Zahlenreihen zu (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Rechnet die Sozietät als ein Unternehmen ab, darf keine Nummer doppelt vorkommen. Am einfachsten ist ein Nummernkreis für die ganze Kanzlei; führen Sie Reihen je Anwalt, unterscheiden Sie sie eindeutig, etwa durch ein Kürzel.
Was es kostet: Annahme: zehn Berufsträger mit je 15 Kostennoten im Monat, also 150. Jede Kostennote bekommt vor dem Versand die fünf Blicke der Kurzspur, etwa drei Minuten: 450 Minuten. Dazu prüft die Büroleitung monatlich eine Stichprobe von zehn Kostennoten mit allen 28 Punkten und dem Blatt „Nachrechnen“, je 15 Minuten: 150 Minuten. Zusammen 10 Stunden im Monat, bei 27 Euro je Bürostunde 270 Euro. Ob sich das allein über Bürozeit rechnet, hängt an Ihren Rückläufern: Kostet eine Berichtigung 45 Minuten (Annahme), also 20,25 Euro, trägt sich die Prüfung erst ab 14 Rückläufern im Monat (270 ÷ 20,25 = 13,3). Zählen Sie drei Monate lang die Rückläufer. Der Hauptgrund für die Prüfung bleibt das Geld: Eine Kostennote, die zurückkommt, wird erst nach der Berichtigung bezahlt.
Haftung und Versicherung: Eine fehlerhafte Kostennote trifft zuerst die Kanzlei selbst. Sie wartet auf ihr Geld, und zu hoch ausgewiesene Steuer schuldet sie, bis sie berichtigt (§ 14c Abs. 1 UStG). Die Berufshaftpflichtversicherung deckt die Haftpflichtgefahren für Vermögensschäden aus der Berufstätigkeit (§ 51 Abs. 1 BRAO), also Ansprüche anderer gegen die Kanzlei; den Ausfall des eigenen Honorars deckt sie nach diesem Wortlaut nicht.
Wo das nicht passt
„Unsere Kanzleisoftware erzeugt die Kostennote, da kann nichts fehlen.“ Die Software rechnet, aber Vorschuss, Auftragsdatum und Zustimmung zur E-Mail hängen an Eingaben. Prüfen Sie ihre Vorlage einmal gegen die Liste, danach nur die Eingaben.
Gerichtliche Verfahren: Fälligkeit und Hemmung der Verjährung folgen eigenen Regeln (§ 8 RVG); die Festsetzung gegen den eigenen Mandanten behandelt dieser Beitrag nicht.
Wann Sie Rat brauchen: Bei Streit über Gebührensatz oder Gegenstandswert hilft ein Anwalt mit Erfahrung im Gebührenrecht, bei steuerlichen Fragen (Kleinunternehmer, Mandant im Ausland) Ihre Steuerberatung. Diese Seite ist allgemeine Information und keine Beratung im Einzelfall.
Was Sie jetzt tun
- Büroleitung, diese Woche: die eigene Vorlage für die Kostennote mit der Prüfliste abgleichen (etwa 30 Minuten).
- Büroleitung, diese Woche: Unterschriftszeile und Hinweise auf eine Unterschrift aus der Vorlage streichen, Name der Kanzlei und der Anwältin oder des Anwalts sichtbar lassen.
- Inhaber, in diesem Monat: festlegen, wer Kostennoten freigibt und wer sie versendet.
- Sekretariat, ab sofort: bei jeder Mandatsannahme die Zustimmung zur Rechnung per E-Mail erfragen und vermerken.
- Buchhaltung, bis Monatsende: alle Angelegenheiten suchen, die beendet sind und noch keine Kostennote haben; Ende der Verjährung notieren.
- Buchhaltung, bei jeder Vorschussrechnung: Netto und Steuer getrennt erfassen, damit die Endrechnung sie absetzen kann.
Prüfliste: Kostennote nach § 10 RVG (Excel)
Prüfliste Kostennote herunterladen (Excel, XLSX, 18 KB) – fünf Blätter, keine Makros: Prüfliste (28 Punkte mit Freigabefeld), Nachrechnen mit Vorschussabzug, Beispiel-Kostennote aus dem ersten Fall, die 13 Fehler und Hinweise. Die Gebührentabelle lesen Sie in Anlage 2 RVG ab.
Die Prüfliste ist eine Arbeitshilfe zur allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.
Quellen
Alle abgerufen am 28.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.
- RVG § 1, § 8, § 9, § 10, § 15, § 60, Anlage 1 (Vergütungsverzeichnis), Anlage 2 (Gebührentabelle, BGBl. 2025 I Nr. 109, S. 30)
- UStG § 14, § 14c, § 15, § 19, § 27
- BGB § 13, § 14, § 126b, § 195, § 199
- BRAO § 51
- Änderung des § 10 RVG durch Art. 35 des Gesetzes zur weiteren Digitalisierung der Justiz vom 12.07.2024, BGBl. 2024 I Nr. 234 (amtliches PDF); Fassungsübersicht bei buzer.de (Sekundärquelle)