Teambesprechung in der Kanzlei: Wochenrunde in 30 Minuten

Wie hält eine Kanzlei eine Teambesprechung, die nicht ausufert und trotzdem Fristen und Engpässe sichtbar macht?
Mit einer festen Wochenrunde von 30 Minuten und immer denselben sechs Punkten: Fristen und Termine der nächsten zehn Arbeitstage als Zahl je Person, Abwesenheiten der nächsten zwei Wochen, Posteingang und Rückstände, offene Aufgaben, ein einziges Thema der Woche und zum Schluss die Aufgaben mit Namen und Termin. Das Protokoll hält Aufgaben fest, keine Sachverhalte; was eine Akte betrifft, kommt als Vermerk in die Akte. Unsere Vorlage für Tagesordnung und Besprechungsprotokoll (Word, DOCX) enthält alle Punkte und ein ausgefülltes Beispiel.

Auf dieser Seite: Wozu · Tagesordnung · Fristen · Abwesenheiten · Protokoll · Termin und Teilnehmer · Rechnung · Fall · Mehrere Berufsträger · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Vorlage

Wozu die Teambesprechung dient

Die wöchentliche Teambesprechung bündelt, was sonst in vielen Einzelfragen über den Flur geht: Wer ist diese Woche überlastet, wer fehlt bald, was liegt im Posteingang ohne Zuständigen, was ist aus den Aufgaben der letzten Woche geworden. Akten bespricht der Anwalt danach zu zweit mit der Person, die sie bearbeitet.

In einer Befragung von 1.040 Beschäftigten in Deutschland (bilendi im Auftrag des Softwareanbieters HR WORKS, Februar 2025) empfanden die Befragten 3,2 von 4,7 Stunden Besprechung je Woche als verschenkt; 24 Prozent sagten, es gebe nie oder selten eine klare Tagesordnung. Das ist Selbsteinschätzung, keine Kanzleizahl.

Die feste Tagesordnung: sechs Punkte, 30 Minuten

Nr.	Punkt	Minuten	Was hineingehört
1	Fristen und Termine der nächsten zehn Arbeitstage	5	Zahl je Person aus dem Auszug des Fristenkalenders; besprochen werden nur Häufungen und wer wen entlastet
2	Abwesenheiten der nächsten zwei Wochen	3	wer fehlt (ohne Grund, also nicht „krank“), wer vertritt, ob die Vertretung im beA eingerichtet ist
3	Posteingang und Rückstände	5	beA-Nachrichten ohne Zuordnung, offene elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB), offene Rückrufe, nur als Zahl
4	Aufgaben aus der letzten Runde	5	erledigt, offen oder neuer Termin
5	Ein Thema der Woche	8	ein Ablauf, eine Vorlage, eine Software-Frage oder eine Schulung, nicht mehrere
6	Festhalten	4	Aufgaben mit wer, was, bis wann; nächster Termin

Die Minuten sind ein Vorschlag; wichtig ist das pünktliche Ende. Was bei Punkt 5 nicht fertig wird, kommt in die nächste Woche, und wer dort nicht gebraucht wird, darf gehen.

Für Punkt 3 genügen Zahlen: „vier eEB offen, zwei Rückrufe von gestern“; das eEB ist die elektronische Bestätigung an das Gericht, dass ein zugestelltes Schriftstück angekommen ist. Die Rückrufregel selbst legt die Runde nicht neu fest; sie steht in unserem Beitrag zur Kommunikation mit Mandanten.

Fristen in der Runde: Engpässe sehen, nicht Fristen verwalten

Die Runde ist kein Fristenkalender und darf keiner werden. Der Bundesgerichtshof verlangt, dass ein Anwalt, der die Fristnotierung einer Kanzleikraft überträgt, durch organisatorische Maßnahmen oder eine konkrete Einzelanweisung sicherstellt, dass die Fristen „zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden“ (BGH, Beschluss vom 18.10.2023 – XII ZB 31/23). Wird die Korrektur einer Rechtsmittelfrist nur mündlich angewiesen, braucht es Vorkehrungen, dass sie nicht „im Drang der übrigen Geschäfte“ vergessen wird. Ausreichend ist danach eine klare und präzise Anweisung, die Frist „sofort und vor allen anderen Aufgaben“ im Fristenkalender zu korrigieren.

Für die Runde heißt das: Eine Friständerung wird nicht mitgeschrieben, sondern sofort im Kalender erledigt. Die Runde wartet so lange. Im Protokoll steht danach nur „im Kalender erledigt durch … um …“. Die Gegenkontrolle läuft nach derselben Entscheidung über Erledigungsvermerke in der Handakte oder auf sonstige Weise. Eine Besprechungsnotiz in einem anderen Ordner leistet das aus unserer Sicht nicht. Wie die Fristenkontrolle selbst organisiert wird, steht in den Beiträgen zur Kanzleiorganisation und zum Zeitmanagement.

Was die Runde leisten kann: Der Auszug, nach Person gezählt, zeigt, wer am Donnerstag drei Begründungsfristen hat. Darüber wird gesprochen, über den Inhalt der Fristen nicht. Suchen Sie den Auszug im Fristen- oder Terminkalender der Kanzleisoftware: eine Liste, die sich nach Sachbearbeiter und Zeitraum filtern lässt. Gibt es sie nicht, genügt ein Ausdruck der Wochenansicht je Person, auf dem die Büroleitung die Fristen zählt.

Abwesenheiten zwei Wochen voraus

Für einen unvorhergesehenen Ausfall muss ein Anwalt allgemeine Vorkehrungen treffen. Kann er den Ausfall vorhersehen, muss er sich durch konkrete Maßnahmen im Einzelfall vorbereiten (BGH, Beschluss vom 19.02.2019 – VI ZB 43/18). Ein geplanter Urlaub, ein auswärtiger Termin oder eine Fortbildung ist ein solcher vorhersehbarer Fall. Der feste Punkt „Abwesenheiten der nächsten zwei Wochen“ sorgt dafür, dass ein geplanter Urlaub nicht erst am Freitag davor zur Sprache kommt. Zeitplan, Übergabeblatt und beA-Rolle der Vertretung beschreibt unser Beitrag zur Urlaubsvertretung.

Das Protokoll: Aufgaben statt Sachverhalte

Das Protokoll der Teambesprechung hält Organisatorisches fest: wer was bis wann erledigt, was die Kanzlei an einem Ablauf ändert, wann die nächste Runde ist. Es ist kein Aktenvermerk. Was eine Akte betrifft, etwa eine Weisung, ein Hinweis oder eine Entscheidung zum Mandat, gehört als Vermerk in diese Akte. Denn der Anwalt muss durch das Führen von Handakten „ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können“ (§ 50 Abs. 1 Satz 1 BRAO); ein Wochenprotokoll in einem anderen Ordner leistet das nicht. Was in einen solchen Vermerk gehört, steht in unserem Beitrag zum Aktenvermerk.

Zwei Regeln halten das Protokoll knapp und verschwiegen:

Aktenzeichen statt Inhalt. „Akte 112/26: Schriftsatzentwurf bis Mittwoch an RAin K.“ genügt. Keine Sachverhalte, keine Gesundheits- oder Strafdaten. Das folgt dem Grundsatz der Datenminimierung: nur, was für den Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Ablage im Kanzleisystem, in einem Ordner wie „Organisation/Wochenrunde“, nicht im Messenger oder im privaten Postfach, am selben Tag an alle verteilt. Wie lange Protokolle aufbewahrt werden, legt die Kanzlei einmal fest.

Innerhalb der Kanzlei dürfen Mandantennamen fallen: Wer Geheimnisse den bei ihm berufsmäßig tätigen Gehilfen oder den bei ihm zur Vorbereitung auf den Beruf tätigen Personen, etwa Auszubildenden, zugänglich macht, offenbart sie nicht (§ 203 Abs. 3 Satz 1 StGB). Anders ist es bei Dritten in der Runde, etwa dem IT-Betreuer oder dem Steuerberater der Kanzlei: Mandantenpunkte kommen dann vorher oder ohne sie dran. Praktikanten stehen den Beschäftigten gleich: Auch sie verpflichtet der Anwalt in Textform zur Verschwiegenheit und belehrt sie über die strafrechtlichen Folgen, am besten vor der ersten Runde (§ 43a Abs. 2 Sätze 4 und 6 BRAO). Wie das geht, steht in unserem Beitrag zum Einarbeitungsplan.

Termin und Teilnehmer

Eine angeordnete Teambesprechung ist Arbeitszeit. Arbeitszeit ist „die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen“ (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Daraus folgt dreierlei:

Nicht vor Bürobeginn und nicht in der Mittagspause. Eine Ruhepause unterbricht die Arbeit (§ 4 ArbZG); eine „Mittagsrunde mit Brötchen“, in der dienstlich besprochen wird, ist keine.
Zeit erfassen. Der Arbeitgeber muss Beginn und Ende der Arbeitszeit erfassen (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG); so das BAG (Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21). Die Runde zählt dazu.
Teilzeit und Minijob. Für Teilzeitkräfte und Minijobber zählt jede Runde in die Stunden. Legen Sie die Runde in ihre Anwesenheit oder geben Sie ihnen die Aufgaben schriftlich. Was das für die Minijob-Grenze heißt, steht in unserem Beitrag zu Minijob und Mindestlohn.

Gut passt der Montag, etwa 9:00 bis 9:30 Uhr, wenn der Posteingang gesichtet ist.

Wer die Runde aufzeichnen oder automatisch mitschreiben lassen will, holt vorher die Zustimmung aller Teilnehmer ein: Das nichtöffentlich gesprochene Wort unbefugt aufzunehmen, ist strafbar (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB). Läuft die Mitschrift über einen Dienst außerhalb der Kanzlei, gelten außerdem § 43e BRAO und Art. 28 DSGVO; das ist ein eigenes Thema.

Rechnung: Was die Runde kostet

Die Rechnung nimmt eine Kanzlei mit vier Anwälten und zwei Fachangestellten an und rechnet mit unseren einheitlichen Sätzen: 167 Euro je Anwaltsstunde, 27 Euro je Bürostunde (reine Personalkosten). Bei 219 Arbeitstagen sind das rund 44 Arbeitswochen im Jahr. Formel: Minuten geteilt durch 60, mal (Anwälte × 167 Euro + Büro × 27 Euro).

	4 Anwälte, 2 Fachangestellte	10 Anwälte, 6 Fachangestellte
Kosten je Minute	12,03 €	30,53 €
Runde 30 Minuten	361 €	916 €
Runde 60 Minuten	722 €	1.832 €
Jahr, 44 Runden à 30 Minuten	15.884 €	40.304 €
Vorbereitung und Protokoll durch eine Fachangestellte (25 Minuten)	11,25 €	11,25 €

Läuft jede Runde auf 60 Minuten aus, verdoppelt sich der Jahreswert. Die Zahlen sind gebundene Arbeitszeit, keine Ausgabe. Lohnend ist die Runde, wenn sie mehr Zeit spart, als sie bindet: Jeder Teilnehmer sitzt 30 Minuten in der Runde, also muss jeder in der Woche mindestens 30 Minuten an Einzelabsprachen, Nachfragen und Suchen sparen. Dann ist auch in Euro gerechnet der Einsatz von 361 Euro wieder hereingeholt; die 25 Minuten Vorbereitung und Protokoll der Büroleitung kommen hinzu. Ob das gelingt, zeigt nur die eigene Kanzlei: Zählen Sie Rückfragen über den Flur zwei Wochen vor der Umstellung und vier Wochen danach auf einer Strichliste.

Fall: Die Montagsrunde, die 70 Minuten dauerte

Beispiel, Kanzlei und Zahlen erfunden. Die Kanzlei Lindqvist & Ebersbach Rechtsanwälte hat vier Anwälte für Miet-, Arbeits- und Verkehrsrecht und zwei Fachangestellte. Seit Jahren trifft man sich montags um 9 Uhr, ohne Tagesordnung. Jeder berichtet aus seinen Akten, die Runde endet meist gegen 10:10 Uhr.

An einem Montag weist RA M. in der Runde mündlich an, eine verlängerte Begründungsfrist zu korrigieren. Die Fachangestellte notiert es auf ihrem Block und trägt es am Nachmittag ein, rechtzeitig, aber nur, weil ihr der Zettel wieder in die Hände fällt. Eine Woche später kommt der zweiwöchige Urlaub der Arbeitsrechtlerin, RAin K., erst am Freitag davor zur Sprache; die Vertretung im beA ist nicht eingerichtet.

Die Kanzlei stellt um: 9:00 bis 9:30 Uhr, die sechs Punkte, den Auszug aus dem Fristenkalender bereitet die Büroleiterin am Freitag vor. Fristkorrekturen erledigt die Fachangestellte sofort am Rechner im Besprechungsraum, die Runde wartet. Anfangs lief Punkt 5 über; seitdem gilt „ein Thema, sonst nächste Woche“. Seite 2 der Vorlage zeigt ein Protokoll dieser Kanzlei nach der Umstellung.

Die alte Runde band 70 Minuten × 12,03 € = rund 842 Euro, die neue bindet 361 Euro. Vorbereitung und Protokoll kosten 11,25 Euro mehr. Netto werden rund 470 Euro je Woche frei, bei 44 Runden rund 20.700 Euro Arbeitszeit im Jahr; gespart ist das erst, wenn diese Zeit abgerechnet wird.

In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern

Mit zehn Anwälten und sechs Fachangestellten kostet jede Minute der Runde rund 31 Euro.

Wer entscheidet: Die Partner beschließen Tagesordnung, Termin und Ablageort einmal für alle. Die Büroleitung bereitet den Auszug aus dem Fristenkalender vor und führt das Protokoll.

Zwei Teile statt einer langen Runde: Die Punkte 1 bis 4 und 6 mit allen dauern nach der Tagesordnung 22 Minuten und kosten rund 672 Euro. Das Thema der Woche (8 Minuten) bespricht nur, wen es betrifft, etwa drei Anwälte und zwei Fachangestellte (Annahme), das kostet 74 Euro. Zusammen sind das rund 746 statt 916 Euro je Woche, im Jahr rund 7.500 Euro weniger gebundene Arbeitszeit. Bei mehreren Dezernaten (Arbeitsbereichen einzelner Anwälte mit eigener Sachbearbeitung) zählt der Fristenauszug je Dezernat.

Einführung: Den Auszug je Person und Dezernat einzurichten und die erste Runde vorzubereiten, kostet die Büroleitung einmal etwa drei Stunden (Annahme), also 81 Euro. Fehlt die Büroleitung, übernimmt eine vorher bestimmte Fachangestellte Auszug und Protokoll.

Haftung: Die Runde ändert nichts daran, wer für eine versäumte Frist einsteht. Ob ein Versäumnis entschuldigt ist, hängt nach der Rechtsprechung an der Organisation der Fristenkontrolle und an der Einzelanweisung (XII ZB 31/23); eine Besprechung ersetzt beides nicht.

Wo das nicht passt

„Wir sprechen uns ohnehin täglich ab, eine feste Runde ist Bürokratie.“ Für die Akten stimmt das: Fragen zur Sache gehören in die tägliche Absprache. Es fehlt aber der Blick über alle: wer nächste Woche überlastet ist, wer bald fehlt, welche Aufgaben seit drei Wochen offen sind. Leistet Ihre tägliche Absprache das, brauchen Sie die Runde nicht; die Strichliste zeigt es.

Einzelkanzlei: Wer allein arbeitet, braucht keine Runde; die Punkte 1 bis 3 taugen trotzdem als Wochenblick am Montagmorgen, zehn Minuten mit dem Kalender. Beispiel, erfunden: Eine Familienrechtlerin mit einer Teilzeitkraft setzt sich montags um 10 Uhr, wenn die Kraft da ist, zehn Minuten zusammen: zwei Stellungnahmen und ein Anhörungstermin in den nächsten zehn Arbeitstagen, drei offene Rückrufe, der Urlaub der Teilzeitkraft in zwei Wochen. Das Protokoll sind drei Aufgabenzeilen.

Wann Sie Rat brauchen: Für Aufzeichnungen, regelmäßige Teilnahme Dritter oder Protokolle bei einem Dienst außerhalb der Kanzlei fragen Sie Ihre oder Ihren Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden, oder einen Anwalt für Berufsrecht. Diese Seite ist allgemeine Information und keine Beratung im Einzelfall.

Was Sie jetzt tun

Inhaber oder Partner, diese Woche: festen Termin von 30 Minuten in der Arbeitszeit setzen, für Teilzeitkräfte in ihrer Anwesenheit; die erste Runde in zwei Wochen.
Alle, ab sofort zwei Wochen lang: Rückfragen über den Flur auf einer Strichliste zählen (Vergleichswert).
Büroleitung, vor der ersten Runde: die Vorlage anpassen und klären, wie aus der Kanzleisoftware ein Auszug der Fristen und Termine der nächsten zehn Arbeitstage je Person entsteht.
Inhaber, in der ersten Runde: die Regel ansagen: Fristkorrekturen sofort im Kalender, im Protokoll nur „erledigt durch“.
Büroleitung, ab der ersten Runde: Protokoll am selben Tag ablegen und verteilen, nur mit Aktenzeichen.
Alle, vier Wochen ab der ersten Runde: weiter auf der Strichliste zählen.
Inhaber, nach vier Wochen: Dauer der Runden und beide Strichlisten vergleichen; Tagesordnung kürzen oder beibehalten.

Vorlage: Protokoll der Teambesprechung (Word)

Vorlage Tagesordnung und Protokoll der Teambesprechung herunterladen (Word, DOCX) – zwei Seiten, keine Makros. Seite 1 ist Tagesordnung und Protokoll zum Ausdrucken oder Ausfüllen in Word (Linien und Kästchen, keine Formularfelder), mit Aufgabenblock „wer, was, bis wann“. Seite 2 zeigt das Protokoll aus dem Fall und die Regeln der Runde mit Beispielzeilen.

Die Vorlage ist ein Muster zur allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.

Quellen

Alle abgerufen am 31.10.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.