Eine gute Kommunikation mit Kunden ist eine grundlegende Fähigkeit für erfolgreiche Anwaltskanzleien, die jede besitzen soll. Vom ersten Telefonanruf bis zum endgültigen Ergebnis ist jede Interaktion mit Ihren Kunden eine Gelegenheit, kundenorientierte Erfahrungen zu erhalten. Beachten Sie, dass über 80% der Kunden eine Geschäftsbeziehung aufgrund einer schlechten Kundenkommunikation bereits beendet haben.

Darüber hinaus führt der Verlust eines Kunden häufig zum Verlust vieler Kunden. Man geht davon aus, dass über 10% aller Kunden mehr als 15 Personen negative Erfahrungen mitteilen. In einer Branche, in der Empfehlungen wichtig sind und ein hervorragender Kundenservice im Mittelpunkt stehen muss, ist die Kommunikation mit Kunden von größter Bedeutung. In fast jeder Branche wird empfohlen, früh und häufig zu kommunizieren.

Wenn Sie die Bedeutung der Kundenkommunikation verstehen, Beziehungen ordnungsgemäß verwalten und digitale Tools verwenden, können Sie Ihre Kanzlei zu einem Kraftpaket für die Kundenkommunikation machen. Auf diese Weise schaffen Sie eine Kundenerfahrung, die Wachstum für Ihr Unternehmen generiert.

Konzentration auf die Klientenkommunikation!

Die Kommunikation mit Ihren Klienten ist das Wichtigste was Sie tun müssen.

Warum Kundenkommunikation der wichtigste Teil Ihrer Praxis sein kann

Zwei der häufigsten Beschwerden im Kundenservice in jeder Branche sind langwierige Kommunikationen und Anfragen, deren Beantwortung zu lange dauert. Insbesondere für Anwaltskanzleien wird die Nichtkommunikation mit Mandanten häufig als Hauptgrund für Beschwerden angeführt.

Kundenkommunikation ist ein entscheidender Aspekt Ihrer Kanzlei, da sie:

  • Baut Ihr Geschäft auf. Unternehmen, die ein besseres Kundenerlebnis bieten, erzielen Umsätze zwischen 4% und 8% über Marktverhältnisse. Darüber hinaus können Sie Ihre derzeitigen Kunden problemlos binden und gleichzeitig andere anziehen, um die Wachstumsziele Ihrer Kanzlei zu erreichen.
  • Verbessert Ihre Reputation. In der Rechtsbranche ist die Reputation alles. Heben Sie sich durch eine serviceorientierte Kommunikation von anderen Anwaltskanzleien ab und bauen Sie Ihre Nische auf.
  • Schützt Sie und Ihren Kunden. Die fortlaufende Kommunikation schützt Sie vor Verstößen gegen die Ethik und gegen Ansprüche wegen Fehlverhaltens. Es schützt den Kunden auch vor Entscheidungen, die auf einem Mangel an Informationen beruhen. Beispielsweise sind Kunden-Portale sichere und einfache Kommunikationsmethoden zwischen Ihnen und Ihren Kunden.

Obwohl wir alle wissen, wie wichtig Kommunikation ist, scheitern so viele Anwälte immer noch daran. Schuld daran sind zu komplexe Kommunikationsmethoden, unsachgemäßes Beziehungsmanagement und Zeitmangel. Die gute Nachricht ist, dass es Werkzeuge und Methoden gibt, um diese Lücke zu schließen.

Klientenkommunikation ist TEAMARBEIT!

Alle müssen auf der selben, kundenorientierten Seite sein!

So bringen Sie Ihr gesamtes Team dazu, Kommunikationspraktiken auszutauschen

Jede Initiative, die Sie in Ihrer Anwaltskanzlei starten, wird ohne, dass Sie alle an Bord holen, nicht erfolgreich sein. Aus diesem Grund ist es wichtig sicherzustellen, dass sich Ihr gesamtes Team auf derselben Seite befindet, auf der Seite zur Verbesserung der Kundenkommunikation.

Fördern Sie eine Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen

Der Aufbau einer Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen ist die Grundlage für eine außergewöhnliche Kundenkommunikation. Auf diese Weise können Sie üben, was Sie predigen. Fördern Sie beim Aufbau Ihres Unternehmens eine Kultur der offenen und ehrlichen Kommunikation durch:

  • Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Team über die Ereignisse in Ihrem Unternehmen informiert sind. Wenn Sie auf dem Laufenden sind, wird die Teilnahme verbessert und die Tür für eine bessere Zusammenarbeit geöffnet – etwas, dass Sie benötigen, um die beste Kundenerfahrung zu bieten.
  • Öffnen Sie Ihre Tür. Begrüßen Sie alle Kommentare, Beschwerden und Vorschläge Ihres Teams. Sie sollten darauf vertrauen, dass Sie immer bereit sind, zuzuhören.
  • Förderung der Teamkommunikation. Eine erfolgreiche Firma zu führen, ist eine Teamleistung. Ermutigen Sie die Teammitglieder, häufig miteinander zu kommunizieren. Es gibt nicht zu viele Informationen, wenn es um Kundenarbeit geht. Planen Sie häufig Treffen innerhalb Ihrer Anwaltskanzlei, um besser zusammenzuarbeiten.

Machen Sie deutlich, dass es in Ordnung ist, nicht zuzustimmen oder eine Gegenposition einzunehmen. Niemand wird die ganze Zeit mit allen einverstanden sein. Sagen Sie es Ihrem Team häufig, dass konstruktive Gegenpositionen gerne gesehen werden.

Erstellen Sie Kommunikationsrichtlinien für Ihr Unternehmen

Um alle auf der gleichen Seite zu halten, erstellen Sie Kommunikationsrichtlinien für Ihr Unternehmen, in denen die erforderlichen Erwartungen und Verfahren aufgeführt sind. Ihre Richtlinien müssen Folgendes enthalten:

  • Ihre Mission und Werte. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an ihre Bedeutung, indem Sie Ihre Mission und Werte sowie deren Beziehung zur Kommunikation in Ihrem Unternehmen einbeziehen.
  • Kontakt Informationen. Ihr Team muss verstehen, an wen es sich wenden kann, um das Problem rechtzeitig zu lösen. Listen Sie wichtige Kontaktinformationen basierend auf Ihren ausgewählten Kommunikationskanälen auf.
  • Liste der akzeptierten Kommunikationskanäle. Erstellen Sie eine Liste der akzeptierten und geeigneten Kommunikationskanäle, die Ihr Team verwenden sollte und eine Liste von denen es sich fernhalten sollte. Ihre Liste kann E-Mails, Klient-Portale, Kommunikations-Apps und mehr enthalten. Wählen Sie nur wenige aus, um es so einfach wie möglich zu halten.
  • Kommunikationsregeln und -verfahren. Wann sollte Ihr Team in E-Mails „Allen antworten“ verwenden? Wer sollte an Sitzungen teilnehmen? Wie sollen Mitarbeiter in sozialen Medien interagieren? Beantworten Sie diese und weitere Fragen in Ihren Kommunikationsrichtlinien.

Organisieren Sie Teamrollen und Verantwortlichkeiten

Eine erfolgreiche Kommunikation hängt vom Verständnis der Teamrollen und Verantwortlichkeiten ab. Wahrscheinlich wird Ihr Team verstehen, dass Sie der furchtlose Anführer sind, aber kennen sie die Verantwortung anderer Teammitglieder? Zum Beispiel:

  • Wer ist für die Verwaltung der Kundenanliegen verantwortlich?
  • Wer ist für die Organisation der wöchentlichen Teambesprechungen verantwortlich?
  • An wen sollten sich Mitarbeiter wenden, wenn sie Fragen zur Bezahlung haben?

Nehmen Sie sich Zeit, um ein Organigramm für Ihre Anwaltskanzlei zu erstellen. Ihre Mitarbeiter können jederzeit auf diese Tabelle verweisen, wenn sie Hilfe bei der Entscheidung über den nächsten Schritt zur Behandlung von Fragen und Bedenken benötigen.

Managen Sie die Kommunikationen mit den Klienten

Beziehungen aufbauen und Erwartungen pflegen

Loyale Kunden geben um 67% mehr aus als Neukunden. Einfach ausgedrückt, Kunden, die sich mit Ihnen verbunden fühlen, werden immer wieder kommen. Ihr Pr