Was unterscheidet in der Kanzlei eine Frist von einer Wiedervorlage? Eine Frist setzt ein anderer: Gesetz, Gericht, Vertrag oder Gegenseite; sie gehört in den Fristenkalender. Eine Wiedervorlage setzt die Kanzlei selbst als Erinnerung. Diese Trennung ist eine Praxisregel, keine Norm. Drei Regeln halten die Wiedervorlagen sauber; unsere Vorlage mit Regeln und Wochenliste (Excel, XLSX) enthält alles davon.
Auf dieser Seite: Frist oder Wiedervorlage · Vier Arten · Regeln · Vorlegen und entscheiden · Akten ohne Datum · Recht · Fall · Rechnung · Mehrere Berufsträger · Wo das nicht passt · Was Sie jetzt tun · Vorlage
Frist oder Wiedervorlage: die Trennlinie
Die Frage, die beides trennt: Wer hat das Datum bestimmt, und was geschieht, wenn es verstreicht? Bei einer Frist bestimmt es ein anderer, und das Verstreichen hat Folgen außerhalb der Kanzlei. Bei einer Wiedervorlage bestimmen Sie es selbst; verstreicht es, merkt das zunächst nur Ihre Kanzlei, oft gar nicht. Eine gesetzliche Pflicht, in der Anwaltskanzlei Wiedervorlagen zu führen, kennen wir nicht; in den beiden berufsrechtlichen Normen, die unten stehen, kommt das Wort nicht vor.
Eine Ausnahme ist die Vorfrist: Die Kanzlei setzt sie selbst, sie gehört aber zur Frist und steht mit ihr im Fristenkalender.
Wie ein Arbeitstag mit Fristenblock und den Wiedervorlagen des Tages abläuft, beschreibt unser Beitrag zum Zeitmanagement. Hier geht es um das Davor und Danach.
Vier Arten, sortiert nach der Folge des Versäumens
Sortieren Sie nicht nach Wichtigkeit, sondern danach, was geschieht, wenn der Termin ohne Reaktion verstreicht. Die vier Arten und die Abstände sind ein Vorschlag von uns, keine Vorgabe:
| Art | Beispiel | Erste Erinnerung (Vorschlag) | Folge bei Nichtstun |
|---|---|---|---|
| a Frist in Wahrheit | „Versicherer: Stellungnahme in 28 Tagen“ | gar keine Wiedervorlage, sondern Fristenkalender | die Frist läuft ohne die Kontrolle, die für Fristen gedacht ist |
| b Gegenseite, Gericht oder Behörde soll reagieren | „Gegner prüft bis Monatsende“ | am Tag nach dem zugesagten Termin, ohne Termin 14 Tage nach der Zusage | Stillstand, den niemand bemerkt; der Mandant fragt als Erster nach |
| c Mandant schuldet etwas | Belege für die Unterhaltsberechnung, Lohnabrechnungen | 7 Tage nach der Bitte | die Akte hängt, der Mandant glaubt, die Kanzlei arbeite |
| d eigene Aufgabe | Entwurf bis zum zugesagten Tag, Honorarrechnung, Ende der Aufbewahrung | 2 Arbeitstage vor dem Zusagetag | eine Zusage an den Mandanten wird gebrochen |
Art a ist der häufigste Fehler: Ein Datum, das jemand von außen gesetzt hat, steht als Wiedervorlage in der Liste. Ob hinter einem Datum eine Frist steckt, etwa eine Verjährung oder eine Annahmefrist, ist eine Rechtsfrage der Akte; sie entscheidet die Anwältin oder der Anwalt, nicht die Liste. Rückrufe an Mandanten sind Art c; wie die Notiz dazu aussieht, steht in unserem Beitrag zur Telefonnotiz.
Die Regeln einer Wiedervorlage
Fünf Angaben, ohne die nichts angelegt wird: die Akte, der Zweck als Frage („Lohnabrechnungen da?“), ein genaues Datum statt „bald“, eine verantwortliche Person (nicht „das Büro“) und die Art, a bis d.
Die Wiedervorlage gehört der Akte, nicht der Person. Fällt jemand aus, sieht die Vertretung dieselbe Liste; bei geplanter Abwesenheit stehen die offenen Einträge im Übergabeblatt. Im Betreff stehen nur Aktenzeichen und Zweck, keine Gesundheits- oder Strafdaten (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Wiedervorlage und Erledigung gehören aus unserer Sicht in die Akte, nicht nur in einen privaten Kalender oder auf einen Zettel. Der Anwalt muss durch die Handakte „ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können“ (§ 50 Abs. 1 Satz 1 BRAO). Welches Feld im Aktenvermerk das festhält, zeigt der Beitrag zum Aktenvermerk. Wo Mandanten etwas Zugesagtes erwarten („Wir melden uns bis …“), ist die Wiedervorlage ein Werkzeug, die Zusage einzuhalten.
Vorlegen und entscheiden
„Ziehen“ heißt: Die Fachangestellte nimmt die fälligen Einträge aus der Liste und legt die Akten dem Berufsträger vor. Er oder sie entscheidet, und die Entscheidung endet mit einem von drei Ergebnissen, vermerkt mit Datum und Kürzel: erledigt, zurückgelegt (mit neuem Datum und einem Satz Begründung) oder geschlossen, weil sich die Sache erledigt hat.
Beim Zurücklegen läuft ein Zähler mit. Unser Vorschlag, keine Rechtspflicht: Beim dritten Zurücklegen derselben Wiedervorlage entscheidet nicht mehr die Person allein, sondern die Wochenrunde der Kanzlei (Teambesprechung). Der Zähler macht sichtbar, was sonst unbemerkt bleibt: dass eine Aufgabe seit Wochen weitergeschoben wird.
Die Gegenprobe: Akten ohne Datum
Wiedervorlagen schützen nur Akten, die eine haben. Am gefährlichsten ist die offene Akte ohne jedes Datum, weder Frist noch Wiedervorlage. Die Gegenprobe: Einmal im Monat je Dezernat (bei vielen Akten wöchentlich) listen Sie die laufenden Akten auf, zu denen kein offener Termin besteht. Kann Ihre Kanzleisoftware das nicht selbst, lassen Sie sich zwei Listen jeweils mit Aktenzeichen ausgeben (der Hersteller sagt, in welchem Format): alle laufenden Akten und alle Akten mit mindestens einem offenen Termin. In Excel zeigt eine Formel (etwa SVERWEIS oder ZÄHLENWENN), welche Aktenzeichen der ersten Liste in der zweiten fehlen; das sind die Akten ohne Datum. Jede davon bekommt eine Wiedervorlage mit Zweck oder wird abgeschlossen. Die Vorlage rechnet den Anteil je Dezernat aus.
Recht: was die Normen sagen und was nicht
Der Rechtsanwalt hat seinen Beruf „gewissenhaft auszuüben“ (§ 43 Satz 1 BRAO). Eine bestimmte Form der Wiedervorlage folgt daraus nicht. Die Handakten sind sechs Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 Satz 2 und 3 BRAO).
Die Rechtsprechung berührt die Wiedervorlage vor allem dort, wo sie eine Vorfrist ersetzen soll. In einem Wiedereinsetzungsverfahren zur Berufungsbegründungsfrist hatte ein Anwalt statt einer Vorfrist eine Wiedervorlage verfügt. Der Bundesgerichtshof beanstandete das nicht schon deshalb: Eine Wiedervorlage sei die Anweisung, die Akte zu einem bestimmten Zeitpunkt vorzulegen, und erfülle den Zweck einer Vorfrist, wenn die Weisung bestehe, sie einzutragen. Er sah aber unter anderem eine Lücke, weil die Wiedervorlage von einer Einzelverfügung des Anwalts abhing und nicht dargelegt war, was geschieht, wenn diese ausbleibt. Wiedereinsetzung gab es, weil der Anwalt schriftlich eine Wiedervorlage in zwei Wochen verfügt hatte und in der Kanzlei die allgemeine Anweisung bestand, verfügte Wiedervorlagen einzutragen; beides zusammen hätte die Versäumung verhindert (BGH, Beschluss vom 04.09.2018 – VIII ZB 70/17).
Der Beschluss betrifft eine Rechtsmittelbegründungsfrist; zu Wiedervorlagen ohne Fristbezug sagt er nichts. Für diesen Beitrag zeigt er nur, dass der Bundesgerichtshof die Eintragung der Frist und die Anweisung, eine Akte vorzulegen, auseinanderhält und eine Wiedervorlage, die eine Vorfrist ersetzen soll, an der Fristenorganisation misst.
Fall: drei Dezernate, ein Freitagstermin
Beispiel, Kanzlei und Zahlen erfunden. Die Kanzlei Dornfeld & Sandmann hat drei Berufsträger mit je einem Dezernat (einem eigenen Arbeitsbereich mit eigener Sachbearbeitung): Miet-, Arbeits- und Verkehrsrecht. Dazu kommen drei Fachangestellte und etwa 120 laufende Akten je Dezernat. Bis zur Umstellung lagen Wiedervorlagen in persönlichen Kalendern und auf Zetteln der Anwälte.
Vier Einträge aus den ersten Wochen (Zeilen 15 bis 18 der Vorlage): A (Art b, Arbeitsrecht) Der Gegner kündigt eine Prüfung „bis Monatsende“ an; die Anwältin hat geprüft, dass keine Frist läuft, also Wiedervorlage und Nachfassen. B (Art c, Arbeitsrecht) Der Mandant sollte Lohnabrechnungen schicken und hat es nach sieben Tagen nicht getan; Erinnerung per Telefon, die Wiedervorlage wird einmal zurückgelegt (Zähler 1). C (Art d, Mietrecht) Der Entwurf eines Nachtrags zum Mietvertrag ist dem Mandanten bis Monatsende zugesagt; die Wiedervorlage liegt zwei Arbeitstage vor dem Zusagetag. D (Verkehrsrecht) „Versicherer: Stellungnahme in 28 Tagen“ steht als Wiedervorlage; es ist Art a und wandert in den Fristenkalender.
Seit der Umstellung gilt eine gemeinsame Wochenliste, freitags um 13 Uhr. Die Gegenprobe findet nach vier Wochen im Arbeitsrecht sieben Akten ohne jedes Datum (Annahme), bei zweien wartet der Mandant auf eine Rückmeldung. Beide bekommen noch am selben Tag eine Wiedervorlage.
Rechnung: Was die Wochenliste kostet
Die Rechnung nimmt an: je Dezernat und Woche 20 Minuten Fachangestellte (zusammenstellen, prüfen) und 10 Minuten Anwalt (entscheiden). Sätze: 167 Euro je Anwaltsstunde wie in der Stundensatz-Kalkulation und 27 Euro je Bürostunde (reine Personalkosten) wie bei den Kosten einer Mitarbeiterin. 219 Arbeitstage ergeben 43,8 Arbeitswochen.
| Rechenweg | Betrag | |
|---|---|---|
| Fachangestellte | 3 × 20 min = 60 min = 1 h je Woche; 1 h × 43,8 Wochen × 27 € | 1.182,60 € |
| Anwälte | 3 × 10 min = 30 min = 0,5 h je Woche; 0,5 h × 43,8 × 167 € | 3.657,30 € |
| Wochenliste im Jahr | 4.839,90 € (rund 403 € im Monat) | |
| Eine eingeschlafene Akte | 3 Anwaltsstunden × 167 € + 1 Bürostunde × 27 € | 528,00 € |
Gleichstand: 4.839,90 € ÷ 528 € = 9,2. Die Liste lohnt sich, wenn sie jährlich etwa zehn Akten davor bewahrt, einzuschlafen; bei 360 laufenden Akten sind das 2,8 Prozent. Die 528 € beruhen auf einer Schätzung von drei Anwaltsstunden. Nicht beziffert sind Honorarausfall, Mandatsverlust und Haftung. Der Mehraufwand ist kleiner als 4.839,90 €, soweit Ihre Kanzlei heute schon Listen führt, die die Wochenliste ablöst; den täglichen Blick auf die Fristen ersetzt sie nicht. Eigene Werte setzen Sie im Blatt „Rechnung“ der Vorlage ein.
In der Kanzlei mit mehreren Berufsträgern
Wer entscheidet: Die Partner legen einmal Arten, Abstände und Zählergrenze fest. Die Büroleitung führt Wochenliste und Gegenprobe. Die Datei liegt im Kanzleisystem; eine Person pflegt sie, und von der Akte stehen nur Aktenzeichen und Zweck darin.
Aufwand: Mit zehn Berufsträgern und zehn Dezernaten (Annahme) summiert sich der Aufwand: 10 × 20 min = 200 min Fachangestellte und 10 × 10 min = 100 min Anwälte je Woche, im Jahr 146 h × 27 € = 3.942 € und 73 h × 167 € = 12.191 €, zusammen 16.133 € (rund 1.344 € im Monat). Gleichstand bei 528 € je Akte: etwa 31 Akten im Jahr, bei 1.200 laufenden Akten 2,6 Prozent.
Haftung: Ob ein Fristversäumnis entschuldigt ist, beurteilen die Gerichte nach der Fristenorganisation der Kanzlei und den Anweisungen im Einzelfall; eine Wochenliste für Wiedervorlagen ändert daran nichts.
Wo das nicht passt
„Meine Kanzleisoftware hat Wiedervorlagen eingebaut, eine Wochenliste ist doppelte Arbeit.“ Ist die Software die einzige Erfassung, stimmt das für die Eingabe: Die Wochenliste ist dann ein Auszug, keine zweite Liste. Neu sind nur die vier Arten, der Zähler und die Gegenprobe; bildet Ihre Software sie nicht ab, bleibt die Excel-Vorlage als Ergänzung.
Einzelkanzlei: Bei 40 Akten genügt ein Blick pro Woche, zehn Minuten am Freitag; die Gegenprobe machen Sie monatlich. Die Rechnung: 10 min × 43,8 Wochen = 7,3 h × 167 € = 1.219,10 € im Jahr. Eine eingeschlafene Akte kostet ohne Büro 3 × 167 € = 501 €; Gleichstand also bei etwa 2,4 Akten im Jahr. Den Zähler nutzen Sie allein: Beim dritten Zurücklegen schließen Sie die Sache ab oder rufen an, statt wieder zu verschieben.
Wann Sie Rat brauchen: Ob ein bestimmtes Datum eine Frist ist und wie Ihre Fristenkontrolle organisiert sein muss, klärt ein Anwalt für Berufsrecht oder Haftungsrecht, nicht dieser Beitrag. Diese Seite ist allgemeine Information und keine Beratung im Einzelfall.
Was Sie jetzt tun
- Inhaber oder Partner, diese Woche: entscheiden, wer im Zweifel sagt, ob ein Datum eine Frist ist (Blatt „Regeln“, Nr. 1).
- Inhaber oder Partner mit der Büroleitung, diese Woche: die Vorlage öffnen, Abstände je Art und die Zählergrenze festlegen; die Büroleitung trägt sie ein.
- Büroleitung, bis Freitag: laufende Akten zählen und je Dezernat die erste Gegenprobe machen (Akten ohne Datum); danach monatlich.
- Fachangestellte, bis Freitag: vorhandene Wiedervorlagen aus Kalendern und Zetteln einer Liste zuordnen; Art a nach Rückfrage bei der Anwältin oder dem Anwalt in den Fristenkalender übertragen.
- Alle, ab sofort: neue Wiedervorlagen nur mit Akte, Zweck, Datum, Person und Art anlegen.
- Büroleitung und Anwälte, ab der nächsten Woche: feste Wochenliste, 20 plus 10 Minuten je Dezernat.
- Inhaber, nach vier Wochen: Zahl der Akten ohne Datum und der Einträge mit drittem Zurücklegen ansehen; Regeln anpassen.
Vorlage: Regeln und Wochenliste für Wiedervorlagen (Excel)
Vorlage Wiedervorlage: Regeln und Wochenliste herunterladen (Excel, XLSX) – keine Makros. Das Blatt „Regeln“ hält Ihre Festlegungen fest, das Blatt „Wochenliste“ führt die Einträge samt Zähler, Auswertung je Dezernat und Gegenprobe, das Blatt „Rechnung“ rechnet mit Ihren Werten, das Blatt „Hinweise“ enthält die Nutzungsbedingungen. Gelbe Felder tragen Sie ein, graue Zeilen sind erfundene Beispiele.
Die Vorlage ist ein Muster zur allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung. Es gelten die Nutzungsbedingungen für Vorlagen von ratg.de.
Quellen
Alle abgerufen am 07.11.2026; Gesetze in der Fassung von gesetze-im-internet.de.